Hướng dẫn tạo tài khoản Email Business Hosting mới

Email doanh nghiệp là phương tiện nhanh chóng và chất lượng cao để giao tiếp nội bộ và trao đổi thông tin, tài liệu với khách hàng và đối tác. Sử dụng đúng cách và hợp lý công cụ này có thể đem lại cho tổ chức kinh doanh nhiều lợi thế hơn so với đối thủ cạnh tranh. Bài viết này sẽ hỗ trợ cách để tạo tài khoản Email Business đơn giản và nhanh chóng. 

Tạo tài khoản Email Business mới có quan trọng không?

Các doanh nghiệp đều thừa nhận rằng email là hình thức giao tiếp không thể thiếu, không chỉ hỗ trợ đắc lực cho quá trình giao tiếp và trao đổi thông tin mà còn là công cụ truyền thông thương hiệu tiết kiệm chi phí nhưng hiệu quả. Email Business cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tính năng cần thiết cho hoạt động đặc thù của tổ chức kinh doanh, chẳng hạn như không gian lưu trữ lớn, bảo mật tốt,…

tạo tài khoản email business mới

Vậy thao tác tạo tài khoản Email Business Hosting mới có quan trọng không?

Bản sắc riêng biệt

Một email dành riêng cho doanh nghiệp giúp phân biệt công ty của bạn với các tài khoản email cá nhân hoặc chung chung khác. Tạo tài khoản Email Business mới với domain là thương hiệu doanh nghiệp, chẳng hạn như nam@domain.com, chứng minh với người nhận là bạn đến từ một tổ chức chuyên nghiệp và có uy tín.

Thông thường, người nhận sẽ nhìn vào địa chỉ thư trước khi quyết định có mở thư hay không. Do đó, sử dụng tài khoản email doanh nghiệp để tương tác với khách hàng, đối tác và các bên liên quan là một phương pháp thông minh để nâng cao tỷ lệ thư, cũng như tiếp cận đối tượng đối tượng mục tiêu nhanh chóng hơn.

Xây dựng thương hiệu

Khi tạo tài khoản Email Business, bạn có thể kết hợp tên thương hiệu hoặc miền của công ty vào trong địa chỉ email. Điều này góp phần củng cố bản sắc thương hiệu với mọi tương tác, dù là trên website, fanpage hay thông qua email.

Xây dựng thương hiệu nhất quán trên tất các kênh truyền thông giúp tăng cường sự công nhận và củng cố hình ảnh thương hiệu tổng thể của doanh nghiệp. Đây cũng là cách hiệu quả để tổ chức thực hiện chiến dịch rebranding đến đối tượng mục tiêu.

Tách biệt giữa giao tiếp cá nhân và công việc

phân biệt việc cá nhân và công việc

Sự phân biệt giữa mục đích cá nhân và công việc là một trong những lý do chính thôi thúc bạn cần thực hiện tạo tài khoản Email Business mới cho người dùng. Tạo ra ranh giới rõ ràng giữa thư từ cá nhân và liên quan đến công việc không chỉ thể hiện tác phong chuyên nghiệp, mà còn hỗ trợ cải thiện năng suất làm việc của chính bạn.

Sự tách biệt này đảm bảo các email liên quan đến kinh doanh sẽ không bị lẫn lộn giữa một “rừng” email cá nhân, từ đó giảm nguy cơ bỏ lỡ những thư có tính chất quan trọng hoặc khẩn cấp.

Cộng tác nhóm hiệu quả

Trong một doanh nghiệp với nhiều nhân viên, việc tạo tài khoản Email Business riêng lẻ cho từng thành viên trong nhóm sẽ tạo điều kiện cộng tác và giao tiếp hiệu quả. Mỗi nhân viên có thể có tài khoản riêng để phục vụ cho việc liên lạc liền mạch trong tổ chức.

Với các địa chỉ email chuyên nghiệp, việc giao nhiệm vụ, chia sẻ tệp và theo dõi các cuộc hội thoại liên quan đến dự án hoặc phòng ban cụ thể trở nên dễ dàng hơn.

Quyền riêng tư và bảo mật

Là dịch vụ dành cho các tổ chức kinh doanh, email doanh nghiệp thường cung cấp cho người dùng những tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin liên lạc cũng như các dữ liệu quan trọng khác. Một số tính năng nổi bật có thể kể đến gồm mã hóa email khi đang chuyển tiếp và trạng thái nghỉ, bộ lọc thư rác nâng cao, quét virus và xác thực hai yếu tố. 

Bằng cách sử dụng các biện pháp bảo mật này, doanh nghiệp có thể bảo vệ thông tin quan trọng, giảm thiểu rủi ro vi phạm dữ liệu và bảo vệ danh tiếng cho thương hiệu của mình.

Mẹo khi tạo tài khoản Email Business

mẹo tài khoản email business

Có một số vấn đề quan trọng bạn cần biết để việc tạo tài khoản Email Business mới có thể đem lại hiệu quả tốt nhất cho quá trình làm việc và công tác trong doanh nghiệp.

  • Chọn dịch vụ webmail đáng tin cậy: Doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu và chọn một nhà cung cấp dịch vụ email trực tuyến uy tín, có thời gian hoạt động đáng tin với các tính năng bảo mật mạnh mẽ và giao diện thân thiện với người dùng.
  • Ưu tiên vấn đề bảo mật: Đối với doanh nghiệp, bảo mật luôn là vấn đề cần được ưu tiên hàng đầu. Do đó, bạn nên chọn dịch vụ webmail cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ nhằm đảm bảo các thông tin quan trọng không bị rò rỉ hoặc đánh cắp.
  • Thiết lập tùy chọn khôi phục tài khoản: Hãy bật tùy chọn khôi phục tài khoản, chẳng hạn như địa chỉ email hoặc số điện thoại thay thế. Điều này cho phép bạn có thể lấy lại được quyền truy cập của mình trong trường hợp quên mật khẩu hoặc gặp sự cố đăng nhập.
  • Định cấu hình chữ ký email: Sau khi tạo tài khoản Email Business mới, bước tiếp theo để củng cố tính chuyên nghiệp chính là thiết lập chữ ký email với các thông tin cần thiết như chi tiết liên hệ, vị trí/chức danh và liên kết có liên quan (website, tài khoản mạng xã hội). Chữ ký email được thiết kế tốt sẽ tạo dấu ấn cá nhân và quảng bá hiệu quả danh tính của doanh nghiệp.
  • Luôn cập nhật các bản vá bảo mật: Việc cập nhật dịch vụ webmail và phần mềm liên quan bằng các bản cập nhật và bản vá bảo mật mới giúp tài khoản Email Business được bảo vệ khỏi các lỗ hổng bảo mật, đồng thời đảm bảo quyền truy cập vào các tính năng và cải tiến mới nhất.

Cách tạo tài khoản Email Business mới

Để bắt đầu sử dụng dịch vụ Email Business, bạn cần có một tài khoản email mới. Hướng dẫn dưới đây với các bước thực hiện chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tạo tài khoản mới.

Bước 1: Bạn đăng nhập vào webmail của dịch vụ Email Business >> nhấp vào Cài đặt cho tên miền >> Danh sách người dùng >> Tạo mới.

truy cập danh sách người dùng để thêm tài khoản

Bước 2: Tiến hành nhập đầy đủ các thông tin, bao gồm:

Tên người dùng: Chẳng hạn, nếu muốn tạo một email có địa chỉ là kinhdoanh@domain.com, bạn nhập tên người dùng là kinh doanh.

Mật khẩu: Cần thỏa mãn các điều kiện dưới đây:

  • Chứa ít nhất 1 chữ cái IN HOA
  • Có ít nhất 1 chữ cái in thường
  • Không trùng với username
  • Chứa bất kỳ 1 số từ 0 đến 9
  • Chứa các ký tự đặc biệt chẳng hạn #, @, &.
  • Có độ dài tối thiểu 8 ký tự

nhập thông tin đầy đủ

Bước 3: Cài đặt dung lượng cho người dùng tại Kích thước tối đa hòm thư MB >> Nhấn Save để lưu lại.

cài đặt dung lượng

Như vậy, bạn đã hoàn tất việc tạo tài khoản Email Business Hosting mới. Nếu gặp bất kỳ vấn đề gì trong quá trình thực hiện, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được chuyên gia hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin thiết thực cho quá trình sử dụng email doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đế cách tạo tài khoản Email Business Hosting mới, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ giải đáp.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận