Hướng dẫn tạo nhóm trong Google Workspace

Tạo nhóm là thao tác cần thiết trong Google Workspace để nhóm của bạn làm việc hiệu quả và tương tác tốt hơn. Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu một số thông tin thú vị về chức năng nhóm của phần mềm cũng như chi tiết các bước tạo group.

Tạo nhóm trong Google Workspace có quan trọng không?

Google Group là một cách tổ chức người dùng của Google, như chủ tài khoản GG hoặc Gmail – với quyền hạn chung, ví dụ như quyền truy cập một số tài liệu trên Drive, nhận hàng loạt email hoặc tham dự một số cuộc họp nhất định.

tạo nhóm trong google workspace

Việc tạo nhóm cho phép bạn lập kế hoạch cho các hành động cụ thể, như chia sẻ tài liệu, gửi thư, cấp quyền, mời tham gia sự kiện,…chỉ một lần cho cả nhóm thay vì thực hiện riêng lẻ một cách tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Ví dụ, bạn muốn gửi email đến nhóm Google kế toán, tất cả các thành viên của nhóm sẽ nhận được email đó và bạn cũng không phải liệt kê tất cả những người nhận riêng lẻ.

Người dùng cũng có thể tạo nhóm với những người bên ngoài tổ chức của mình, miễn là họ có tài khoản Google. Các nhóm nằm trong toàn bộ hệ thống Google Workspace, vì vậy, những nhóm này sẽ trải rộng trên toàn bộ các ứng dụng.

Việc sử dụng nhóm trên Google Workspace cũng cho phép bạn bảo mật dữ liệu của mình khi có thể kiểm soát các thành viên trong group, do đó có thể chỉ định ai có thể truy cập thông tin bí mật.

Tạo nhóm và những điều nên – không nên làm

Khi nắm được thông tin những điều nên làm và không nên làm với tính năng Google Group, bạn hoàn toàn có thể đẩy năng suất công việc lên mức tối đa mà không lo về bất kỳ rủi ro gì. Hãy cùng điểm qua một điều nên và không nên làm với nhóm.

những điều nên không nên làm với nhóm

Google Group trong Drive

Sau khi tạo nhóm, bạn có thể tối đa hóa hiệu suất làm việc, đặc biệt là cộng tác nhóm với một số thao tác sau:

  • Xác định nhóm người dùng theo các hành động thông thường và quyền trong Drive. Bạn có thể quyết định nhóm người dùng nào nhận được cùng một email, có thể truy cập từng loại tài liệu.Như đã đề cập nhiều lần, admin có thể dễ dàng tạo nhóm cho các bộ phận trong doanh nghiệp thông qua Admin Console tại Google Workspace.
  • Cấp quyền truy cập cho toàn bộ nhóm thay vì từng người dùng: Theo đó, thay vì chia sẻ với từng cá nhân, cách tốt nhất là xóa tất cả các chia sẻ riêng lẻ khỏi tài liệu và thư mục Drive, sau đó tiến hành chia sẻ lại với các nhóm Google thích hợp. Mỗi cá nhân thuộc một nhóm sẽ có quyền truy cập vào các tài nguyên được chia sẻ.
  • Tiến hành kiểm tra ai là thành viên của nhóm trước khi tiến hàng chia sẻ bất kỳ điều gì sau khi tạo nhóm. Đây là cách đơn giản nhất để đảm bảo đúng người có quyền truy cập vào tài liệu, cũng như bạn luôn biết được mình đang chia sẻ với ai.

Bên cạnh một số hành động được khuyên làm như trên, bạn nên chú ý tới các hành động không nên làm khi tạo nhóm với Google Drive:

  • Không chia sẻ tệp Google Drive riêng lẻ từng người: Nếu chia sẻ tài liệu hoặc thư mục Drive với từng người, bạn có thể gặp khó khăn khi xóa các quyền truy cập này khi những người dùng đó không còn cần quyền truy cập nữa, chẳng hạn như rời nhóm hoặc thay đổi vai trò.
  • Không chia sẻ tài liệu hoặc thư mục trên Drive với danh sách liên hệ/nhãn liên hệ; Nếu chia sẻ thư mục Google Drive với một nhóm, quyền truy cập vào thư mục này sẽ tự động được cập nhập khi các thành viên của nhóm thay đổi. Tuy nhiên, khi chia sẻ với nhãn liên hệ, Google sẽ chia sẻ thư mục với những người dùng này một cách riêng lẻ và nếu xóa một người khỏi nhãn, thì người đó sẽ vẫn có quyền truy cập.

Google Group trong Gmail

nên và không nên làm với nhóm trong gmail

Hãy chuyển sang một số điều bạn được khuyên nên làm khi tạo nhóm với Gmail:

  • Tiến hành kiểm tra xem các thành viên của nhóm là ai bằng cách nhấp vào Shared Contacts Gmail Add-on trước khi gửi email. Việc này giúp bạn có thể đảm bảo gửi email đúng đối tượng cần.
  • Sử dụng các nhóm Google và Contact dùng chung cho Gmail để chỉ gửi email đến những người có liên quan.
  • Xác định đúng nhóm người dùng theo danh bạ được phép truy cập. Như vậy, bạn có thể quyết định nhóm người dùng nào có thể truy cập hoặc cập nhật vào cũng một danh bạ ngay sau khi tạo nhóm.
  • Cấp quyền cho toàn bộ nhóm thay vì từng người trong Danh bạ dùng chung cho Gmail. Phương pháp tốt nhất là xóa tất cả các chia sẻ riêng lẻ khỏi nhãn Liên hệ và chia sẻ lại với các nhóm thích hợp.

Trong khi đó, người dùng vẫn cần lưu ý đến một số hành động không nên làm để tránh gây tổn thất cho hiệu quả công việc:

  • Không nên gửi email đến một nhóm người dùng mà không biết email đó sẽ đến tay ai. Điều này có thể vô tình khiến những người không có liên quan vẫn nhận được thư. Trong Google Workspace, chỉ có admin mới có thể biết ai thuộc nhóm nào, điều này có thể gây bất tiện đôi chút cho những người dùng khác.
  • Không spam mọi người bằng những email không liên quan. Nếu bạn muốn gửi email nhưng không muốn mọi người trong nhóm nhận được được vì lý do nào đó, hãy chọn người dùng trong tiện ích bổ sung của Gmail. Như vậy, bạn không phải lúc nào cũng phải tạo nhóm mới hoặc gửi cho các cá nhân nếu muốn loại trừ một người nào đó.
  • Không chia sẻ nhãn với từng người nếu tổ chức của bạn đang chia sẻ một số lượng lớn nhãn liên hệ. Việc này khiến việc chia sẻ trở nên phức tạp, đồng thời bạn buộc phải xóa quyền truy cập của nhiều người nếu họ rời khỏi nhóm hoặc thay đổi phận sự.

Cách tạo nhóm trong Google Workspace

Việc tạo nhóm cho tổ chức của bạn được thực hiện khá dễ dàng bằng cách sử dụng quyền kiểm soát Nhóm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên (Admin Console).

Bước 1: Thực hiện thao tác đăng nhập vào Admin Console tại địa chỉ admin.google.com -> truy cập vào phần Nhóm.


huong-dan-tao-group-user-trong-google-workspace-anh-1

Bước 2: Nhấp vào chọn Tạo nhóm.


huong-dan-tao-group-user-trong-google-workspace-anh-2

Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết và bấm chọn Tiếp theo.


huong-dan-tao-group-user-trong-google-workspace-anh-3

Bước 4: Tiến hành thiết lập các quyền, nếu bạn không cần thiết lập gì đặc biệt, thì có thể sử dụng tính năng mặc định và chọn Tạo nhóm.


huong-dan-tao-group-user-trong-google-workspace-anh-4


huong-dan-tahuong-dan-tao-group-user-trong-google-workspace-anh-6o-group-user-trong-google-workspace-anh-5

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc tạo nhóm trong không gian Google Workspace. Trong quá trình thực hiện, nếu bạn gặp vấn đề gì, có thể kết nối với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ bằng cách bấm chọn ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Địa chỉ đăng ký Google Workspace uy tín

Được biết đến là đối tác cấp cao của Google Cloud tại thị trường Việt Nam, HVN đã và đang nhận được sự tin tưởng của các doanh nghiệp khi quyết định đầu tư đăng ký giải pháp Google Workspace cho tổ chức của mình.

Đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên sâu về dịch vụ và đạt được chứng chỉ do Google cung cấp chắc chắn sẽ không chỉ hướng dẫn tường tận về cách tạo nhóm mà còn nhiệt tình hỗ trợ giải đáp các câu hỏi liên quan tới các gói giải pháp.

Bên cạnh đó, ngay khi nhận được thông tin về nhu cầu đăng ký dịch vụ của doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ nhanh chóng phân tích và đánh giá nhu cầu cũng như phương hướng phát triển của tổ chức, từ đó giúp bạn đưa ra được quyết định sáng suốt về gói giải pháp Google Workspace phù hợp nhất.

Qua bài viết này, bạn đã được hướng dẫn về cách tạo nhóm trong Google Workspace với các bước chi tiết. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề gì liên quan đến dịch vụ Google, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để gặp gỡ chuyên gia của chúng tôi.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận