Hướng dẫn tạo mẫu GG Form chuyên nghiệp với 03 bước cơ bản

Google Forms được biết đến là công cụ lý tưởng để các tổ chức và cá nhân sử dụng cho mục đích nghiên cứu và thu thập dữ liệu. Bài viết này sẽ tập trung hướng dẫn bạn cách để tạo mẫu GG Form chuyên nghiệp với một số bước cơ bản và cách để sử dụng ứng dụng đúng cách trong doanh nghiệp.

Khi nào tạo mẫu GG Form?

Google Forms là một công cụ tuyệt vời cho mọi chủ doanh nghiệp, người làm tự do, đại lý, người tổ chức sự kiện, quản lý nhân sự, giáo viên,…Về cơ bản, nền tảng phù hợp cho bất kỳ ai cần thực hiện nghiên cứu và thu thập dữ liệu hoặc feedback.

Giả sử, bạn điều hành một doanh nghiệp trực tuyến và muốn lấy thông tin của khách hàng tiềm năng hoặc cần phản hồi về sản phẩm của mình, việc tạo mẫu GG Forms cho phép sử dụng các mẫu có sẵn để thu thập dữ liệu cần thiết đó. Vì nền tảng tích hợp với tất cả sản phẩm còn lại của Google nên việc phân tích kết quả thu thập được cũng trở nên cực kỳ dễ dàng.

Bạn cũng có thể tạo mẫu GG Forms cho đơn xin việc, đăng ký sự kiện, khảo sát,…Điều tuyệt vời nhất là mọi thứ đều có thể được thực hiện trên thiết bị di động mà không bị giới hạn bởi máy tính để bàn hay laptop, cũng như không cần cài đặt bất cứ phần mềm đặc biệt nào. Google Forms dễ sử dụng, ngay cả học sinh hoặc người ít dùng công nghệ cũng có thể nhanh chóng làm quen và tiến hành nghiên cứu của riêng mình.

Tại sao nên tạo mẫu GG Form?

Không phải ngẫu nhiên Google Forms được nhiều doanh nghiệp và tổ chức trên thế giới lựa chọn làm công cụ để khảo sát và nghiên cứu. Dưới đây là một số lợi thế cốt lõi mà việc tạo mẫu GG Forms mang đến cho người dùng trong quá trình làm việc.

• Tiết kiệm thời gian: Việc tạo mẫu GG Form khá đơn giản nên bạn sẽ không mất nhiều thời gian để tạo biểu mẫu khảo sát. Bên cạnh đó, người dùng cũng không cần có kinh nghiệm hoặc kiến thức nào trước đó mà vẫn có thể hoàn thành việc tạo chỉ trong một vài phút.
• Tự động lưu ở một vị trí: Các biểu mẫu được tích hợp với bảng tính nên bạn có thể dễ dàng truy cập vào tất cả dữ liệu thu thập được tại một nơi duy nhất. Điều này có nghĩa là các câu trả lời nhận được từ cuộc khảo sát sẽ tự động được lưu vào một tệp.
• Thân thiện với thiết bị di động: Google Forms tương thích với nhiều nền tảng khác nhau nên người dùng có thể sử dụng từ desktop, laptop, máy tính bảng hoặc thậm chí là điện thoại thông minh. Thông thường, phần mềm càng thân thiện với thiết bị thì tỷ lệ phản hồi càng cao.
• An toàn: Tất cả các tệp tạo mẫu GG Forms đều được bảo mật và bảo vệ an toàn, tuân theo các quy định của HIPAA. Nội dung gửi không được công khai và chỉ chủ sở hữu biểu mẫu mới có thể xem kết quả cho đến khi nó được chia sẻ. Dữ liệu được mã hóa trong quá trình truyền và ở trạng thái lưu trữ, giúp an toàn trước sự tấn công của hacker hoặc các hành vi vi phạm dữ liệu khác.

Hướng dẫn cách tạo mẫu GG Form

Việc tạo một biểu mẫu cho bất kỳ nhu cầu nào, dù là công việc hay học tập, đều khá đơn giản ngay cả đối với những người không rành về kỹ thuật. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách để tạo mẫu GG Forms chuyên nghiệp chỉ với 03 bước cơ bản.

Tạo mẫu GG Forms trên thiết bị di động và web

Để có thể tạo mẫu GG Forms, bạn cần có tài khoản Google hoặc Google Workspace và đăng nhập sẵn trên thiết bị.

Để tạo mẫu GG Forms, bạn vào trình duyệt và đi trực tiếp tới địa chỉ google.com/forms/about/ và chọn Go to Forms hoặc truy cập vào Google Drive >> nhấp vào New >> kéo xuống chọn Google Forms để bắt đầu chỉnh sửa và tùy chỉnh.

Chỉnh sửa mẫu Google Forms

Trong bước này, chúng ta sẽ bắt đầu tạo mẫu GG Forms với một biểu mẫu trống hoàn toàn. Mẫu trống sẽ có hình thức giống nhau dù bạn đang tạo trên máy tính hay thiết bị động. 

Quá trình chỉnh sửa mẫu được tiến hành với các bước nhỏ như dưới đây:

Đặt tên và mô tả phù hợp cho biểu mẫu

• Nhấp vào Untitled form ở góc trên cùng bên trái và nhập tên biểu mẫu. 

• Di chuyển con trỏ chuột đến Form description và nhấp chuột phải để nhập mô tả ngắn gọn về biểu mẫu.
• Thêm hình ảnh tiêu đề và phông chữ độc đáo
• Nhấp vào biểu tượng Customize theme nằm ở phía trên bên phải màn hình và một menu pop-up xuất hiện.

• Cuộn xuống danh sách các tùy chọn và chọn kiểu văn bản tốt nhất cho tài liệu cũng như hình ảnh và màu sắc tiêu đề.

Lưu ý: Việc thêm logo doanh nghiệp hoặc tổ chức làm hình ảnh tiêu đề là lựa chọn lý tưởng để mọi người có thể ngay lập tức nhận ra thương hiệu của bạn.

Thêm và chỉnh sửa câu hỏi

• Nhấp vào biểu tượng + trên menu bên phải để thêm câu hỏi mới.

• Nhấp vào thanh màu xám có nội dung Question và nhập câu hỏi đầu tiên để tạo mẫu GG Forms.
• Chọn menu thả xuống ở bên phải có nội dung Multiple choice. Tại đây, bạn có thể chọn loại câu trả lời mình muốn (có 10 tùy chọn cho loại câu hỏi này để đưa vào biểu mẫu).
• Nếu bạn muốn người trả lời chọn từ các câu trả lời được xác định trước, hãy thêm câu trả lời bên dưới câu hỏi của mình. Nếu muốn họ đưa ra những câu trả lời độc đáo, thì bạn không cần phải thêm bất cứ thứ gì.

Trong quá trình tạo mẫu GG Forms, bạn có nhiều lựa chọn cho kiểu câu hỏi khảo sát. Dưới đây là ví dụ về tùy chọn linear scale. Kiểu câu hỏi này cung cấp cho người đọc tùy chọn xếp hạng từ 1-5, hoặc có thể được chỉnh sửa kéo dài hơn hoặc thu ngắn lại tùy theo ý định của người tạo. 

Lưu ý, nhấp vào biểu tượng ⋮ ở dưới cùng bên phải của bảng câu hỏi để thêm mô tả hoặc gợi ý cho câu hỏi cũng như sắp xếp lại các câu hỏi khi bạn tạo mẫu GG Forms với 02 câu hỏi trở lên. Khi đã tạo xong tất cả các câu hỏi cho biểu mẫu của mình, bạn có thể đi tới nút xem trước và xem tài liệu sẽ trông như thế nào đối với người trả lời.

Chia sẻ mẫu Google Forms

Khi đã hoàn tất xong việc tạo mẫu GG Forms, bước tiếp theo bạn cần làm là chia sẻ cho đối tượng nhắm đến trong cuộc khảo sát hoặc nghiên cứu. Có 04 phương pháp để chia sẻ mẫu, gồm:

• Gửi trực tiếp đến hộp thư email của người cần khảo sát.
• Chia sẻ liên kết trên bất kỳ nền tảng kỹ thuật số nào.
• Nhúng biểu mẫu qua mã HTML vào website.
• Chia sẻ trên mạng xã hội, chẳng hạn như Facebook group hoặc Twitter post.

Bạn cũng có thể chọn Collect email nếu muốn người trả lời cung cấp địa chỉ email. Đây là một bổ sung tuyệt vời nếu muốn sử dụng biểu mẫu để tạo danh sách khách hàng tiềm năng. 

Lưu ý: Các biểu mẫu Google Forms chứa hình ảnh hoặc thu thập địa chỉ email sẽ yêu cầu người trả lời đăng nhập vào tài khoản Google của họ trước khi trả lời và gửi biểu mẫu đi.

Bên cạnh sử dụng mẫu trống và thiết kế từ đầu, bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tạo mẫu GG Forms với template có sẵn. Google cung cấp cho bạn kho biểu mẫu dành cho các mục đích khác nhau: cá nhân, giáo dục và công việc. Tùy theo mục đích tạo biểu mẫu, bạn có thể lựa chọn template được thiết kế sẵn phù hợp để rút ngắn thời gian thực hiện cũng như tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn.

Tip tạo mẫu GG Form chuyên nghiệp

Bạn có thể thực hiện nhiều thứ thông qua Google Forms vì công cụ này lý tưởng cho cả người mới bắt đầu và các chuyên gia. Loạt tip dưới đây sẽ cho phép bạn tạo mẫu GG Forms chuyên nghiệp và đạt được hiệu quả tốt nhất.

Bật thông báo

Google Forms không chỉ cho phép người dùng tạo và thiết kế biểu mẫu mà còn giúp theo dõi tất cả các phản hồi, qua đó có thể phân tích kỹ lưỡng tất cả dữ liệu được thu thập. Do đó, việc bật thông báo đẩy qua email là cách tốt nhất để nhận được thông báo ngay lập tức vào thời điểm có bất kỳ ai đã gửi biểu mẫu hoặc điền vào phản hồi.

Để bật thông báo, bạn hãy mở Google Forms >> chuyển sang tab Response >> nhấp vào chọn Get Email notifications for response. Từ thời điểm này trở đi, người dùng sẽ nhận được thông báo qua email trên tài khoản đã đăng ký của mình khi có ai đó gửi phản hồi.

Tùy chỉnh biểu mẫu

Dù bạn có đồng ý hay không thì sự thật là thiết kế và giao diện khi tạo mẫu GG Forms có tác động nhiều đến người được khảo sát. Sau khi chèn gọn gàng tất cả dữ liệu văn bản quan trọng vào biểu mẫu, bạn nên dành chút thời gian để thiết kế biểu mẫu của mình.

Người dùng có thể thử nghiệm với phông chữ hoặc thay đổi màu nền của biểu mẫu. Tuy nhiên, bạn không nên sử dụng quá đà việc trang trí form mà hãy làm cho biểu mẫu của mình bắt mắt và dễ đọc.

Thêm add-on vào biểu mẫu

Việc thêm add-on vào biểu mẫu trong quá trình tạo mẫu GG Forms giúp cho mẫu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn nhiều. Google Forms cho phép người dùng có thể thêm nhiều tiện ích bổ sung vào form để tự động hóa và hiệu quả hơn.

Để sử dụng add-on trên Google Forms, hãy nhấn vào biểu tượng ghép hình ở menu trên cùng, sau đó cùng khám phá danh sách các tiện ích bổ sung trong Google Store và nhấp vào add-on mà bạn muốn đưa vào biểu mẫu của mình.

Sử dụng Google Forms trả phí

Ngoài những tip tạo mẫu GG Forms chuyên nghiệp nêu trên, một cách để bạn có thể nâng cấp các biểu mẫu của mình đó là sử dụng ứng dụng tạo biểu mẫu của Google bằng tài khoản trả phí. 

Trong môi trường doanh nghiệp, tài khoản Google Workspace mang lại cho người dùng vô vàn lợi thế, không dừng lại ở việc cung cấp nhiều tính năng bổ sung và nâng cao cho Google Forms mà còn bổ sung tính năng quản lý và bảo mật (Admin, Endpoint, Vault và Work Insights) cho tất cả các ứng dụng quen thuộc của Google như Gmail, Docs, Sheets, Drive, Cloud Search, Jamboard,…

Bạn có thể bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được tư vấn chi tiết hơn về việc tạo mẫu GG Forms trả phí nói riêng và giải pháp Google Workspace nói chung.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Với tư cách là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN quy tụ đội ngũ nhân viên có hiểu biết sâu rộng về các ứng dụng của Google và đã được chính thương hiệu này công nhận. Do đó, chúng tôi sẽ không chỉ cung cấp cho bạn dịch vụ Google Workspace chất lượng với chi phí phải chăng mà còn giúp bạn tự tin và chuyên nghiệp hơn trong việc sử dụng các công cụ của Google cho công việc, không dừng lại ở việc tạo mẫu GG Forms.

Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích cho hành trình tạo mẫu GG Form chuyên nghiệp để phục vụ cho công việc và học tập. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào cần được giải đáp hoặc cần được tư vấn chuyên sâu hơn về giải pháp Google Workspace, bạn vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.