Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Khi bạn sử dụng Google Forms để thu thập dữ liệu phản hồi từ người dùng, việc mở thông báo thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và đôi khi rất dễ bị bỏ lỡ. Chính vì vậy, trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo Google Forms và cấu hình gửi thông báo khi có phản hồi chỉ với vài bước triển khai cơ bản.
Tại sao nên cấu hình gửi thông báo Google Forms khi có phản hồi?
Nếu bạn vẫn chưa biết lý do vì sao nên cấu hình gửi thông báo Google Forms khi có phản hồi thì hãy tham khảo ngay một số những gợi ý của chúng tôi như sau:
- Tự động hóa quy trình xử lý phản hồi: Giảm thiểu công việc thủ công, giúp bạn nhanh chóng tiếp cận thông tin phản hồi từ Google Forms. Thông tin từ biểu mẫu sẽ được xử lý ngay lập tức, giúp bạn tiếp cận dữ liệu tức thì và đưa ra quyết định kịp thời. Điều này đặc biệt hữu ích khi quản lý số lượng lớn phản hồi, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
- Tích hợp thông báo qua email và webhook: Đảm bảo nhân sự liên quan và hệ thống được thông báo ngay khi có phản hồi mới. Email gửi trực tiếp đến các cá nhân liên quan, trong khi webhook tự động kết nối với các ứng dụng khác để thực hiện các tác vụ như cập nhật dữ liệu hay gửi tin nhắn. Điều này tạo sự liền mạch trong quy trình làm việc và giảm thời gian chờ đợi.
- Ứng dụng linh hoạt: Phù hợp để quản lý thông tin khách hàng, khảo sát ý kiến, đăng ký sự kiện, hoặc thu thập dữ liệu nội bộ. Tính linh hoạt này giúp nó trở thành công cụ hữu ích cho cả doanh nghiệp, tổ chức giáo dục và quản lý nội bộ. Dễ dàng sử dụng, biểu mẫu này hỗ trợ tối ưu hóa việc thu thập và quản lý thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Do đó, nếu bạn biết cách tạo Google Forms và cấu hình gửi thông báo khi có phản hồi sẽ giúp cho quá trình thu thập dữ liệu diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết cách thực hiện ở phần nội dung kế tiếp.
Hướng dẫn tạo Google Forms và cấu hình gửi thông báo khi có phản hồi
Để bạn có thể tự tạo Google Forms nhanh chóng và thiết lập cấu hình gửi thông báo khi có phản hồi dễ dàng, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bước triển khai cụ thể như sau:
PHẦN 1: TẠO GOOGLE FORMS
- Tạo Form
- Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập vào Google Forms.
- Bước 2: Nhấn nút Blank (Trống) để tạo form mới.
- Bước 3: Thêm câu hỏi:
-
- Nhập tiêu đề và mô tả form.
- Nhấn vào + để thêm câu hỏi.
- Chọn kiểu câu hỏi (nhiều lựa chọn, trắc nghiệm, văn bản,…).
- Bước 4: Lưu Form:
-
- Google Forms tự động lưu. Bạn có thể đổi tên form bằng cách nhấp vào tiêu đề.
- Cấu hình Form
- Bước 1: Nhấn vào biểu tượng Settings (Cài đặt) ở góc trên bên phải.
- Bước 2: Trong tab “Responses” (Câu trả lời):
-
- Bật Collect email addresses (Thu thập địa chỉ email): Nếu cần email người trả lời.
- Limit to 1 response (Giới hạn 1 câu trả lời): Nếu cần kiểm soát số lần trả lời.
- Bước 3: Nhấn Save (Lưu) để áp dụng thay đổi.
- Lấy ID của Google Forms
- Bước 1: Mở Google Forms đã tạo.
- Bước 2: Trên thanh địa chỉ trình duyệt, tìm ID của Form:
-
- URL mẫu: https://docs.google.com/forms/d/1x2y3z4a5b6c7d8e9f0g/edit
- ID của Form: Chuỗi ký tự nằm giữa /d/ và /edit (VD: 1x2y3z4a5b6c7d8e9f0g).
- Bước 3: Sao chép ID này và thay vào <FORM_ID> trong mã Apps Script.
PHẦN 2: CẤU HÌNH APPS SCRIPT
Google Apps Script sẽ giúp gửi thông báo qua email và webhook qua Base Message khi có phản hồi.
- Mở Apps Script
- Bước 1: Trong Google Forms, nhấn vào Dấu ba chấm như hình dưới > Apps Script (Trình chỉnh sửa tập lệnh).
- Bước 2: Một cửa sổ mới mở ra để bạn viết mã.
- Dán mã vào Apps Script
- Bước 1: Dán mã sau vào cửa sổ Apps Script:
function submitForm() {
try {
// Mảng lưu trữ phản hồi
let record_array = [];
// Mở Form và lấy phản hồi
const form = FormApp.openById(<FORM_ID>); // Thay <FORM_ID> bằng ID của form
const formResponses = form.getResponses();
const lastResponse = formResponses.length;
const formTitle = form.getTitle();
// Lấy phản hồi mới nhất
const formResponse = formResponses[lastResponse - 1];
const itemResponses = formResponse.getItemResponses();
for (let j = 0; j < itemResponses.length; j++) {
const itemResponse = itemResponses[j];
const title = itemResponse.getItem().getTitle(); // Tiêu đề câu hỏi
const answer = itemResponse.getResponse(); // Câu trả lời
Logger.log(title);
Logger.log(answer);
// Đẩy phản hồi vào mảng
record_array.push(`${title}: ${answer}`);
}
// 1. Gửi email
const emailRecipient = "kinhdoanh@hvn.vn"; // Thay địa chỉ email bằng Email của bạn
const emailSubject = `Phản hồi Google Form - ${formTitle}`;
const emailBody = `Có thông tin phản hồi từ Google Form: ${formTitle}\n\nResponses:\n` + record_array.join("\n\n");
MailApp.sendEmail(emailRecipient, emailSubject, emailBody);
// 2. Gửi webhook nội dung phản hồi qua Base Message
const summary = record_array.join("\n\n ");
const data =
"bot_name=HVN MKT&bot_username=base_office&content=" +
encodeURIComponent(summary);
const webhookUrl =
"https://bot.base.vn/v1/webhook/send/hook_id"; //Thay hook_id của bạn
sendToWebhook(webhookUrl, data);
} catch (error) {
console.error("Error processing form submission:", error);
}
}
// Hàm gửi dữ liệu tới webhook
function sendToWebhook(url, data) {
try {
const options = {
method: "post",
payload: data,
headers: { "Content-Type": "application/x-www-form-urlencoded" },
};
const response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
console.log("Webhook response:", response.getContentText());
} catch (error) {
console.error("Error sending to webhook:", error);
}
}
- Lưu Script
- Bước 1: Nhấn File > Save.
- Bước 2: Đặt tên dự án (VD: Form Notification Script).
- Hướng dẫn mở rộng: Tích hợp thêm các kênh thông báo
Nếu bạn muốn gửi thông báo tới các kênh khác như Telegram hoặc Slack:
- Telegram:
- Tạo Bot bằng BotFather và lấy Bot Token.
Gửi thông báo tới nhóm Telegram qua API Bot:
const telegramUrl = `https://api.telegram.org/bot<Bot_Token>/sendMessage`;
const chatId = "<Group_Chat_ID>";
const message = "New response received: " + summary;
UrlFetchApp.fetch(telegramUrl, {
method: "post",
payload: {
chat_id: chatId,
text: message,
},
});
- Slack:
Sử dụng Webhook URL của Slack để gửi tin nhắn tới kênh:
const slackWebhookUrl = "<SLACK_WEBHOOK_URL>";
const slackMessage = {
text: "New response received:\n" + summary,
};
UrlFetchApp.fetch(slackWebhookUrl, {
method: "post",
contentType: "application/json",
payload: JSON.stringify(slackMessage),
});
PHẦN 3: THIẾT LẬP TRIGGER (KÍCH HOẠT TỰ ĐỘNG)
- Thêm Trigger
- Bước 1: Trong Apps Script, nhấn vào biểu tượng đồng hồ (Triggers).
- Bước 2: Nhấn Add Trigger (Thêm Trigger).
- Bước 3: Thiết lập:
+ Function: submitForm
+ Deployment: Head
+ Event Source: From form
+ Event Type: On form submit
- Bước 4: Nhấn Save (Lưu).
PHẦN 4: KIỂM TRA VÀ HOẠT ĐỘNG
- Thử nghiệm Form
- Truy cập Form qua URL được cung cấp.
- Điền một phản hồi mẫu và nhấn Submit.
- Kiểm tra kết quả
- Email: Nhân sự nhận được email thông báo từ địa chỉ cài đặt.
- Webhook: Kiểm tra nếu webhook đã nhận dữ liệu qua Base Bot.
PHẦN 5: CHÚ Ý
- Quyền truy cập: Lần đầu chạy script, bạn cần cấp quyền truy cập.
- Bảo mật webhook: Đảm bảo URL webhook chính xác và không chia sẻ công khai.
- Kiểm tra email: Đảm bảo tài khoản nhận email (VD: kinhdoanh@hvn.vn) hoạt động bình thường.
Một số câu hỏi thường gặp
- Tôi có thể gửi thông báo cho nhiều email không?
Ở chế đm Mặc định, Google Forms chỉ gửi thông báo đến email của người tạo biểu mẫu. Để gửi thông báo cho nhiều email, bạn cần sử dụng Google Sheets liên kết với Google Forms, sau đó thiết lập Apps Script để gửi email tự động tới danh sách email được chỉ định.
- Tôi có thể nào tùy chỉnh thông báo qua email không?
Có thể. Sau khi liên kết Google Forms với Google Sheets, bạn cần sử dụng Google Apps Script để tạo mẫu email tùy chỉnh và gửi thông báo khi có phản hồi mới.
- Có thể thêm hình ảnh hay video vào Google Forms hay không?
Hoàn toàn có thể. Trong giao diện tạo biểu mẫu, bạn sẽ thấy biểu tượng hình ảnh và video để chèn trực tiếp nội dung minh họa.
- Làm thế nào để liên hệ hỗ trợ được với HVN Group?
Nếu trong quá trình triển khai, bạn cần sự hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật của HVN Group chỉ cần liên hệ ngay đến chúng tôi qua Hotline 0777.247.777.
Phần kết
Bài viết này đã hướng dẫn chi tiết bạn cách tạo Google Forms và cấu hình gửi thông báo khi có phản hồi từ khách hàng. Nếu trong quá trình triển khai, bạn cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng gọi điện đến Hotline 024.9999.7777 của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0.
