Hướng dẫn tạo email công ty bằng Gmail với 03 bước đơn giản

Gmail là nền tảng giao tiếp kinh doanh được nhiều tổ chức trên toàn thế giới sử dụng. Là một phần quan trọng của Google Workspace, ứng dụng này cung cấp cho người dùng vô vàn tính năng như ủy quyền email liền mạch, quản trị tập trung và các tính năng bảo mật nâng cao. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách để tạo email công ty cũng như khám phá các mức giá của Gmail dành cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp hưởng lợi gì khi tạo email công ty?

Khi tạo email công ty trên Gmail, doanh nghiệp sẽ có được hình ảnh chuyên nghiệp và tạo lòng tin mạnh mẽ với khách hàng, đối tác. Trong kinh doanh hiện đại, hình ảnh chuyên nghiệp và mức độ uy tín cao là những chìa khóa giúp tổ chức có thể tồn tại, phát triển và vượt mặt những đối thủ cạnh tranh khác. 

lợi ích của tạo email công ty bằng gmail

Trước khi đi sâu vào cách để tạo email công ty, hãy cùng điểm qua một số lợi thế mà một tài khoản Gmail doanh nghiệp có thể mang đến cho bạn:

  • Email doanh nghiệp tùy chỉnh với tên miền: Tính năng cho phép bạn tạo email công ty chuyên nghiệp và nhất quán gắn liền tên miền của thương hiệu. Thay vì có hậu tố @gmail.com, email của bạn có thể kết thúc bằng tên miền doanh nghiệp, chẳng hạn như @tencongty.com. Điều này góp phần tăng cường độ nhận diện thương hiệu của tổ chức trên thị trường.
  • Bộ nhớ lưu trữ từ 30GB đến không giới hạn: Tạo email công ty với Gmail cung cấp cho bạn nhiều bộ nhớ hơn so với phiên bản không tính phí. Tùy thuộc vào đăng ký mà doanh nghiệp lựa chọn, mỗi người dùng có thể có dung lượng lưu trữ từ 30GB đến không giới hạn trên Drive. Thông qua đó, bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên lượng lớn tệp, bao gồm tài liệu, bảng tính và bản trình bày.
  • Hỗ trợ 24/7: Các doanh nghiệp cần có sự đảm bảo về uptime và hỗ trợ liên tục. Thông qua tạo email công ty với Google Workspace, bạn có quyền truy cập vào nhóm hỗ trợ của Google 24/7 bằng điện thoại, email hoặc live chat. Việc này đảm bảo mọi vấn đề mà tổ chức gặp phải trong quá trình sử dụng dịch vụ đều có thể được giải quyết kịp thời, qua đó giảm thiểu sự gián đoạn cho hoạt động kinh doanh.
  • Kiểm soát quản lý và bảo mật: Kiểm soát nâng cao của admin cho phép quản trị viên định cấu hình cài đặt bảo mật, kiểm soát quyền truy cập của người dùng, lên lịch email, quản lý thiết bị, xóa email hàng loạt và thiết lập quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu. 
  • Quản lý thiết bị di động: Với sự phát triển của văn hóa BYOD, điều quan trọng là phải bảo mật dữ liệu của công ty. Tính năng này cho phép quản trị viên thực thi mật mã và xóa dữ liệu bí mật trên các thiết bị bị mất. Nó cũng cho phép định vị các thiết bị bị mất mà vẫn đảm bảo quyền riêng tư của người dùng.
  • Ngăn chặn mất dữ liệu cho Gmail và Drive: Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) là một bộ công cụ ngăn chặn việc chia sẻ thông tin quan trọng của tổ chức ra bên ngoài. DLP có thể nhận dạng thông tin quan trọng như số thẻ tín dụng hoặc các điều khoản liên quan đến dự án độc quyền. Nó có thể được thiết lập để cảnh báo người dùng hoặc ngăn chặn chia sẻ hoàn toàn.

Chi phí tạo email công ty bằng Gmail 

tạo email công ty với gmail chi phí

Gmail cung cấp cho người dùng cá nhân tài khoản email không tính phí. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo email công ty bằng Gmail thì cần phải đăng ký dịch vụ Google Workspace có trả phí hàng năm hoặc hàng tháng. Tùy theo nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, bạn có thể chọn một trong các gói sau:

  • Business Starter (6 USD/người dùng/tháng): Đây là gói rẻ nhất của Google, cung cấp cho bạn tài khoản email doanh nghiệp tùy chỉnh, cuộc họp video với 100 người tham gia và bộ nhớ lưu trữ lên tới 30GB cho mỗi user.
  • Business Standard (12 USD/người dùng/tháng): Với gói dịch vụ này, bạn có thể tạo email công ty với tên miền tùy chỉnh, thực hiện cuộc gọi video dành cho 150 người tham gia kèm theo tính năng ghi âm. Bên cạnh đó, mỗi người dùng nhận được không gian lưu trữ đám mây với dung lượng lên đến 2TB.
  • Business Plus (18 USD/người dùng/tháng): Gói Google Workspace này bao gồm địa chỉ email chuyên nghiệp, cuộc họp video trên Meeting với 500 người tham dự, 5TB dung lượng lưu trữ dành cho mỗi người dùng và quyền truy cập vào Vault – một công cụ quản lý thông tin và khám phá điện tử dành cho Google Workspace.
  • Enterprise: Đây là một gói tùy chỉnh của Google. Bạn sẽ cần liên hệ với bộ phận bán hàng của Google hoặc đối tác chính thức của thương hiệu để được biết rõ về giá. Gói dịch vụ này cung cấp cho bạn khả năng tạo email công ty chuyên nghiệp, bộ nhớ đám mây không giới hạn, mã hóa S/MIME, hỗ trợ nâng cao và các biện pháp kiểm soát tuân thủ, quản lý và bảo mật nâng cao.

Hướng dẫn cách tạo email công ty bằng Gmail

Doanh nghiệp có thể tạo tài khoản email công ty bằng Gmail chỉ trong vài phút ngày từ website Google Workspace. Bạn có thể tham khảo các bước tiến hành như hướng dẫn dưới đây;

Tạo tài khoản Google Workspace

Để bắt đầu tạo email công ty, bạn cần có tài khoản Google Workspace. Để làm được điều đó, hãy:

Bước 1: Truy cập vào trang chủ Google Workspace có địa chỉ workspace.google.com và nhấp vào Get started.

tạo email công ty bằng gmail

Bước 2: Trên trang tiếp theo, Google sẽ yêu cầu cung cấp một số thông tin cần thiết, bao gồm tên công ty, số lượng nhân viên và khu vực nơi công ty đặt trụ sở. Sau khi hoàn tất các thông tin, bạn click vào Next để tiếp tục.

nhập các thông tin cơ bản về doanh nghiệp

Bước 3: Tiến hành nhập thông tin liên hệ bao gồm tên, họ và địa chỉ email hiện tại của bạn >> nhấp vào Next.

cung cấp các thông tin của người dùng

Kết nối với tên miền

Việc tạo email công ty bằng Gmail yêu cầu bạn phải có một tên miền, chẳng hạn congty.com. Tên miền hay domain là tên đứng sau https://www trong URL của trang web. Bước tạo tên miền vô cùng quan trọng vì Google sẽ sử dụng tên miền này để tạo email công ty cho bạn. 

Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp của bạn có tên là ABC, thì domain sẽ là abc.com và email công ty sẽ là tennguoidung@abc.com.

Tại thời điểm này, bạn sẽ có 02 tùy chọn cho việc tạo tên miền:

  • Tạo domain mới nếu chưa có: Hãy nhấp vào No, I need one và tìm kiếm miền phản ánh tên hoặc thương hiệu của doanh nghiệp. Google sẽ cho biết tên miền đó có sẵn hay không. Sau khi chọn tên miền mới, nhấp vào Next để tiếp tục quá trình tạo email công ty.

tạo tên miền mới

  • Sử dụng domain hiện có để tạo email công ty: Trường hợp này giúp bạn có địa chỉ email doanh nghiệp giống với tên website, qua đó củng cố độ nhận diện thương hiệu. Hãy nhấp vào Yes, I have one và gõ tên miền hiện tại >> nhấp vào Next để tiếp tục.

sử dụng tên miền hiện có

Tạo tên người dùng email công ty

Thao tác quan trọng tiếp theo trong quá trình tạo email công ty với Gmail là tạo tên người dùng. Cũng như mật khẩu, bạn sẽ sử dụng tên này để truy cập vào tài khoản email doanh nghiệp Gmail của mình.

Tên người dùng hay username là tên đứng trước @ trong địa chỉ email công ty. Sau khi đã chọn tên cho Gmail, việc thay đổi là vô cùng khó khăn. Do đó, hãy thật thận trọng và suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi quyết định username, đồng thời đảm bảo tên được chọn thể hiện được sự chuyên nghiệp, dễ nhớ và phù hợp trong môi trường làm việc.

Bên cạnh việc tạo tên cho người dùng, bạn cũng có thể tạo nhóm email cho từng bộ phận trong công ty của mình, chẳng hạn sales@abc.com, techsupport@abc.com hay marketing@abc.com. Dù chọn tên gì, hãy đảm bảo sử dụng cùng một định dạng tên người dùng trong toàn bộ tổ chức. 

Khi hoàn tất việc chọn username, hãy nhấp vào Agree and continue để tiếp tục hoàn tất việc tạo email công ty cho doanh nghiệp của mình.

tạo email công ty với tên người dùng

Bước cuối cùng cần làm là chọn gói thanh toán. Bạn có thể lựa chọn một trong những gói Google Workspace được liệt kê ở trên để tạo email công ty tùy theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và ngân sách hiện có. Bạn cũng có thể nhờ tới sự hỗ trợ tư vấn của các chuyên gia bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Hoạt động trên thị trường với tư cách Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN không chỉ cung cấp các gói Google Workspace được cố định ở mức giá hợp lý, mà còn sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đã thành công chinh phục các chứng chỉ chuyên môn của Google. Do đó, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tạo email công ty một cách nhanh chóng và an toàn mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn có thể tạo email công ty bằng Gmail và chuyên nghiệp hóa hệ thống làm việc của mình. Trong trường hợp có câu hỏi liên quan hoặc cần trao đổi chuyên sâu hơn về dịch vụ Google Workspace, bạn có thể kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – bằng cách gọi tới số Hotline 024.9999.7777.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận