Hướng dẫn sử dụng Gmail để gửi thư từ các địa chỉ email khác
Các cá nhân trong doanh nghiệp không thể tránh khỏi việc sử dụng đồng thời nhiều tài khoản email để làm việc. Việc quản lý và sử dụng nhiều địa chỉ email cùng lúc trở nên đơn giản hơn nếu bạn đang sử dụng nền tảng Gmail.
Gmail là gì?
Gmail là dịch vụ email của Google có thể được sử dụng để truy cập vào các dịch vụ khác của Google chẳng hạn Drive hoặc YouTube.
Tài khoản Gmail rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì tài khoản này cho phép bạn giao tiếp với khách hàng bằng địa chỉ email chuyên nghiệp. Nó cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào bộ công cụ năng suất của Google, có thể giúp bạn điều hành doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn.
Tip sử dụng Gmail hiệu quả
Google Workspace và Gmail là phần mềm cộng tác, giao tiếp và năng suất dành cho doanh nghiệp được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Để việc sử dụng ứng dụng này trở nên hiệu quả nhất, hãy cùng xem qua một số mẹo được các chuyên gia khuyến khích.
Sử dụng Gmail template để tiết kiệm thời gian
Gmail template là một tính năng tiện lợi cho phép người dùng lưu mẫu thư để chèn vào các email trong tương lai. Điều này đặc biệt hữu ích cho các email kinh doanh khi nó hợp lý hóa việc gửi các thư tương tự đến nhiều người nhận, chẳng hạn như các cold call hoặc email chăm sóc khách hàng.
Ví dụ, bạn có thể thiết lập email template để trả lời FAQ của khách hàng hoặc mẫu chăm sóc khách hàng cho đồng nghiệp.
Thêm email vào Google Tasks
Google Tasks là phiên bản kỹ thuật số của Google về danh sách các việc cần làm. Có những ứng dụng dành riêng cho Tasks có thể tải xuống nhưng bạn cũng có thể truy cập thông qua các ứng dụng Google Workspace khác, bao gồm cả Gmail.
Trên phiên bản Gmail dành cho desktop, người dùng có thể thêm email làm tác vụ trong hộp thư đến của mình. Điều này giúp theo dõi các sự kiện hoặc nhiệm vụ quan trọng được gửi qua email hoặc thậm chí là lời nhắc trả lời email trong thời gian cụ thể.
Tham gia Chat hoặc Meet từ Gmail
Về tổng thể các tính năng hàng đầu của Gmail, Google giúp việc giao tiếp và làm việc nhóm trở nên liền mạch trên Workspace. GG Chat có thể được truy cập trực tiếp từ thanh bên trái của inbox – cho phép người dùng email doanh nghiệp hợp lý hóa giao tiếp nội bộ thông qua tin nhắn tức thì.
Ngoài ra còn có phần GG Meet trên Gmail cho phép người dùng tạo hoặc tham gia các cuộc họp trực tiếp từ web hoặc ứng dụng email.
Kích hoạt tính năng Smart Compose (Soạn thư thông minh)
Tương tự như cách các tính năng tự động điền hoạt động trên công cụ tìm kiếm Google, tính năng Soạn thư thông minh trong Gmail cung cấp các đề xuất khi người dùng nhập email để giúp quá trình viết nhanh hơn, dễ dàng hơn và gặp ít lỗi hơn. Tính năng này đã được bật theo mặc định khi bạn bắt đầu sử dụng ứng dụng email của Google Workspace.
Tính năng Soạn thư thông minh khả dụng cho nội dung tiếng Anh, Tây Ban Nha, Pháp, Ý và Bồ Đào Nha. Bạn cũng có thể bật tính năng cá nhân hóa để nhận các đề xuất được cá nhân hóa dựa trên phong cách viết của người dùng.
Sắp xếp tin nhắn bằng nhãn
Nhãn (label) là một trong những tính năng tốt nhất của Gmail để sắp xếp hộp thư đến. Tương tự như email folder, nhãn nhóm các email lại với nhau tùy thuộc vào nội dung hoặc người nhận. Tuy nhiên, nhãn mang lại sự linh hoạt hơn vì có thể sử dụng nhiều cho một thông báo.
Ví dụ, một email có thể được gắn nhãn là “Công việc” và “Lead” cùng một lúc – cho phép người dùng tập trung vào các thư phù hợp hơn khi cần.
Thêm chữ ký email tùy chỉnh
Chữ ký email có thương hiệu giúp email doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và dễ nhận biết hơn. Gmail có chữ ký email tùy chỉnh lên đến 10.000 ký tự. Chúng được tự động thêm vào cuối email dưới dạng footer. Bạn có thể có các chữ ký email khác nhau cho các loại thư khác nhau mà bạn muốn gửi đi.
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Gmail để gửi thư từ các địa chỉ khác
Bạn sở hữu nhiều địa chỉ email và việc quản lý khá phức tạp mỗi khi gửi thư từ các địa chỉ khác nhau. Dưới đây sẽ là hướng dẫn dành cho bạn để thêm các tài khoản email khác vào Gmail để tiện lợi cho việc gửi thư và quản lý.
Bước 1: Thực hiện đăng nhập tài khoản Gmail
Bước 2: Thiết lập cấu hình thêm tài khoản gửi trên Gmail
Người dùng đăng nhập vào email Google Workspace sau đó nhấp vào phần răng cưa bên góc phải và chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
Bước 3: Chọn tài khoản để thêm vào Gmail.
Bạn hãy nhấp vào tab Tài khoản >> khi được đưa tới mục Gửi thư bằng địa chỉ chọn Thêm địa chỉ email khác.
Bước 4: Thêm địa chỉ email khác ngoài Gmail.
Nhập địa chỉ email mà bạn cần thêm vào.
Bước 5: Nhập các thông tin kết nối đến tài khoản email của bạn
Lúc này, bạn tiến hành nhấp vào Gửi xác minh.
Lưu ý: Chỉ xảy ra khi dùng email khác nhưng cùng trong một tên miền ví dụ: …@demo.hvn.vn
Nếu dùng email khác tên miền, bạn cần phải nhập thông tin máy chủ SMTP, tên tài khoản, mật khẩu để kết nối đến tài khoản thêm vào.
Bước 6: Thực hiện nhập mã xác thực tài khoản
Sau khi đã hoàn thành việc kết nối với tài khoản, bạn cần xác thực tài khoản.
Để lấy mã xác thực, hãy tiến vào hòm thư tài khoản cần thêm để lấy mã xác thực.
Bước 7: Kiểm tra kết quả
Sau khi nhập mã xác thực thành công, bạn sẽ thấy tài khoản đã thêm vào.
Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc thêm tài khoản khác vào Gmail để tiện cho việc sử dụng và quản lý nhiều tài khoản trên một không gian.
Doanh nghiệp đăng ký Google Workspace ở đâu?
Với tư cách là đối tác cấp cao của Google Cloud tại thị trường Việt Nam, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – tập hợp đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao về Gmail nói riêng và các giải pháp Google Workspace nói chung.
Mọi câu hỏi và vấn đề của bạn sẽ nhanh chóng được giải quyết sau khi kết nối với chúng tôi. Đồng thời, dựa trên các đánh giá và phân tích về phương hướng phát triển và nhu cầu của doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia sẽ cung cấp cho bạn sự tư vấn chuyên sâu và chi tiết nhất, nhằm hỗ trợ cho bạn có thể đưa ra quyết định áp dụng gói Google Workspace phù hợp nhất.
Do đó, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi liên quan đến Google Workspace hoặc gặp vấn đề trong quá trình thêm địa chỉ email và Gmail để tiện lợi trong việc quản lý và sử dụng, vui lòng kết nối với HVN thông qua Hotline 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ nhanh chóng hỗ trợ và giúp bạn giải quyết tình huống.