Hướng dẫn sử dụng Folder Auto-Clean trên Email Business

Một trong những tính năng dễ sử dụng nhưng cực kỳ hiệu quả trong Email Business Hosting chính là Folder Auto-clean. Để áp dụng tính năng hợp lý và giúp ích tối đa được cho người dùng, hãy cùng tham khảo các bước hướng dẫn sử dụng chúng tôi sẽ cung cấp dưới đây.

Tính năng Folder Auto-clean là gì?

Folder Auto-clean hay Thiết lập quy tắc tự động dọn dẹp trong Email Business Hosting là phương pháp khá hiệu quả để người dùng có thể giới hạn dung lượng ổ đĩa của domain được chiếm bởi các thư mục như Spam, Sent và Deleted Items. Nói cách khác, tính năng hỗ trợ bạn giữ hộp thư của mình ngăn nắp và có tổ chức, đồng thời giải phóng dung lượng lưu trữ trên server.

Bằng cách đặt giới hạn cho kích thước của các folder hoặc xóa tự động các thư có số ngày nằm trong hộp thư lớn hơn giới hạn đặt ra, người dùng đã có thể đảm bảo được không gian đĩa miền của mình không bị đầy một cách không cần thiết.

Bên cạnh đó, tính năng Folder Auto-clean sẽ xóa các tin nhắn theo thứ nhận được sau khi người dùng đã thiết lập xong giới hạn kích thước thư mục, từ đó các thư cũ hơn sẽ bị xóa trước.

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho những người dùng nhận được một lượng lớn email và cần quản lý hộp thư của mình một cách hiệu quả.

Tại sao bạn nên sử dụng tính năng Folder Auto-clean?

Khi sử dụng tính năng Thiết lập quy tắc tự động dọn dẹp trong Email Business Hosting, doanh nghiệp có thể giữ cho hộp thư của mình ngăn nắp và ngăn không cho hộp thư trở nên lộn xộn với các email cũ hoặc không cần thiết.

Khi thiết lập tính năng, bạn có thể chỉ định một số tiêu chí nhất định sẽ kích hoạt việc tự động xóa email trong thư mục cụ thể sau một khoảng thời gian nhất định. Chẳng hạn, người dùng có thể chọn tự động xóa tất cả các email trong folder spam đã quá 30 ngày.

Bằng cách sử dụng Folder Auto-clean, bạn có thể đảm bảo rằng hộp thư của mình luôn gọn gàng và hữu ích cho người dùng, điều này giúp bạn nhanh chóng tìm thấy các email quan trọng đang cần thiết.

Nó cũng giúp cải thiện hiệu suất của ứng dụng email khi không cần phải xử lý quá nhiều thư. Do đó, có thể nói rằng tính năng Folder Auto-clean là một công cụ hữu ích để quản lý email và giữ hộp thư đến luôn gọn gàng.

Khi nào cần sử dụng tính năng Folder Auto-clean?

Có một số trường hợp sẽ tốt nhất nếu bạn chủ động áp dụng tính năng Folder Auto-clean để giải quyết vấn đề. Các trường hợp đó bao gồm:

• Khi người dùng có dung lượng lưu trữ hộp thư hạn chế: Với một mailbox có dung lượng lưu trữ hạn chế, việc áp dụng Thiết lập quy tắc tự động dọn dẹp có thể giúp bạn quản lý dung lượng đó hiệu quả bằng cách tự động xóa các email cũ và không cần thiết.
• Khi nhận được một số lượng lớn email: Nếu thường xuyên nhận được một số lượng lớn email, bạn có thể gặp khó khăn trong việc sắp xếp hộp thư của mình sao cho ngăn nắp và gọn gàng. Tính năng Folder Auto-clean có thể giúp bạn quản lý khối lượng email này bằng cách tự động xóa những email không còn được sử dụng nữa.
• Khi cần cải thiện hiệu suất: Các hộp thư lớn với số lượng lớn email đôi khi có thể gây ra các vấn đề về hiệu suất với ứng dụng email. Bằng cách áp dụng Thiết lập quy tắc tự động dọn dẹp để xóa các mail đã cũ, bạn có thể cải thiện hiệu suất tổng thể và tốc độ của ứng dụng email hiện đang sử dụng.
• Khi cần ưu tiên các email quan trọng: Folder Auto-clean có thể được sử dụng để tự động di chuyển các email quan trọng đến các thư mục cụ thể, giữ chúng tách biệt với các thư ít quan trọng hơn, Điều này có thể giúp bạn ưu tiên khối lượng công việc của mình và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thư quan trọng nào.

Một số lưu ý khi sử dụng tính năng Folder Auto-clean

Khi sử dụng tính năng Thiết lập quy tắc tự động dọn dẹp trong Email Business Hosting, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Đảm bảo bạn hiểu cách thức hoạt động của tính năng Folder Auto-clean trước khi bật tính năng này. Hãy cố gắng đọc kỹ hướng dẫn và lưu ý mọi hạn chế hoặc sự cảnh báo.
• Quyết định thư mục nào bạn muốn áp dụng tính năng này. Người dùng có thể chỉ muốn sử dụng Thiết lập quy tắc tự động dọn dẹp cho một số folder nhất định, chẳng hạn như hộp thư đến hoặc các mục đã gửi.
• Chọn cài đặt thích hợp cho tính năng Folder Auto-clean. Ví dụ, bạn có thể muốn xóa các thư cũ hơn một số ngày nhất định hoặc chỉ giữ một số thư nhất định trong một thư mục.
• Hãy lưu ý rằng sau khi một tin nhắn bị xóa bởi tính năng này thì nó không thể phục hồi được. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn không vô tình xóa các thư quan trọng.
• Thường xuyên xem lại các thư mục của mình để đảm bảo rằng Folder Auto-clean đang hoạt động bình thường và không xóa đi các thư mà bạn muốn giữ lại.
• Hãy cân nhắc thiết lập sao lưu tự động tài khoản email để có thể khôi phục các email nếu không may thư đó vô tình bị xóa do tính năng này.

Hướng dẫn sử dụng Folder Auto-clean trên Email Business Hosting

Sau khi đăng ký dịch vụ Email Business Hosting thành công, bạn có thể tiến hành tự động xóa các dữ liệu trên webmail theo định kỳ bằng cách sử dụng tính năng Folder Auto-clean (Thiết lập quy tắc tự động dọn dẹp).

Bước 1: Thực hiện truy cập vào Domain Settings > Chọn Folder Auto-Clean.

• Override auto-clean settings: Người dùng có thể bật cài đặt này để ghi đè cài đặt được thiết lập bởi Quản trị viên hệ thống, từ đó cho phép bạn tạo quy tắc của riêng mình. Mọi thay đổi được thực hiện sẽ không bị ảnh hưởng nếu Quản trị viên hệ thống thay đổi chính sách, trừ khi họ vô hiệu hóa ghi đè tên miền.
• Allow users to override auto-clean settings: Cài đặt này được bật để cho phép các tài khoản thành viên có thể ghi đè chính sách miền và tạo quy tắc tự động làm sạch của riêng họ.

Bước 2: Thiết lập chế độ dọn dẹp định kỳ

Chọn vào New Rule >> cửa sổ thiết lập dọn dẹp sẽ được mở ra trên màn hình.

Như ví dụ trong ảnh, Rule sẽ tự động xóa mail trong hộp thư “Deleted Items” của toàn bộ user mail khi hộp thư đạt giới hạn lớn hơn 10MB. Việc xóa được tiến hành đến khi dung lượng hộp thư chỉ còn 5MB. Bạn có thể tùy chọn các hộp thư và dung lượng cần xóa theo ý muốn của mình.

Hoặc, người dùng có thể thiết lập xóa những thư đã tồn tại trên webmail trong 30 ngày (có thể tùy chỉnh) như hình ảnh dưới đây.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tính năng Folder Auto-clean để bạn có thể tham khảo. Nếu gặp rắc rối trong quá trình thực hiện, bạn hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia hỗ trợ bạn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Nếu bạn có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu hơn về Email Business Hosting trước khi quyết định đăng ký, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024 9999 7777 để được các chuyên viên giàu kinh nghiệm tư vấn. Bên cạnh đó, đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến cách sử dụng dịch vụ hiệu quả cho doanh nghiệp, vì thế đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với chúng tôi ngay.