Hướng dẫn sử dụng chức năng lọc email (Filtering Email) trong Email Business

Lọc email (Filtering email) là một chức năng cơ bản và mạnh mẽ trong dịch vụ email business. Khi thực hiện đúng cách, người dùng có thể tránh sự làm phiền của các thư spam, thư quảng cáo hoặc lừa đảo, đồng thời có thể tập trung hơn cho các nhiệm vụ cơ bản. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn bức tranh tổng quát nhất về tính năng đồng thời hướng dẫn cách sử dụng hiệu quả.

Lọc email (Filtering email) là gì?

email business

Theo dữ liệu thống kê của Spamlaw, 45% tổng số email là thư rác – và con số này đang có xu hướng tăng lên nhanh chóng trong thời gian gần đây khi nền tảng trực tuyến trở thành nơi làm việc chủ yếu tại các tổ chức.

Không chỉ gây khó chịu cho người dùng, các tin nhắn spam còn có thể trở thành một công cụ để hacker chiếm giữ các máy chủ có giá trị cũng như thông tin cá nhân và dữ liệu quan trọng.

Quy mô doanh nghiệp không quan trọng trong những tình huống này. Nếu bạn đang hoạt động trực tuyến, các cuộc tấn công mạng là mối đe dọa đáng kể, và kể thời thời điểm bùng nổ Covid-19, sự nghiêm trọng trong hoạt động tội phạm mạng cũng trở nên đáng lo ngại hơn nhiều lần.

Đối với các công ty và cá nhân muốn bảo vệ mình khỏi các cuộc tấn công mạng, bộ lọc email là một trong những cách phổ biến nhất để kiểm soát hoàn toàn các email nhận được, cuối cùng là bảo vệ người dùng khỏi thư rác bằng cách kiểm soát các thư đến.

Lọc email là một kỹ thuật bảo mật thư được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhằm mục đích kiểm soát chặt chẽ hơn các loại thư được gửi đi và nhận được. Hơn nữa, tính năng cũng giúp nâng cao năng suất làm việc bằng cách dễ dàng phân loại lọc thư khi nhận được.

Nhắc đến vấn đề này, tính năng lọc email trong Gmail và Outlook được nhiều người dùng đánh giá là mạnh mẽ, có thể giúp doanh nghiệp quản lý lưu lượng email hiệu quả và đảm bảo an toàn cho hệ thống.

Vì sao nên thực hiện lọc email?

vì sao nên thực hiện lọc email

Lọc email là một tính năng tiện ích và mang lại nhiều lợi ích cho người dùng email business. Có hai lý do chính được đặt ra để doanh nghiệp của bạn nhanh chóng tìm hiểu và áp dụng:

Bảo vệ khỏi thư spam và phần mềm độc hại

Bộ lọc email được thiết kế để chặn các thư không mong muốn và có khả năng gây nguy hiểm như thư rác, tấn công lừa đảo, virus và các dạng phần mềm độc hại khác. Bằng cách triển khai lọc thư, doanh nghiệp có thể giảm nguy cơ vi phạm bảo mật, mất dữ liệu và các mối đe dọa an ninh khác.

Cải thiện năng suất làm việc

Bên cạnh lợi ích trên, bộ lọc email còn có thể giúp doanh nghiệp quản lý lưu lượng email đến hiệu quả hơn bằng cách ưu tiên các thư quan trọng và chặn những thư không liên quan hoặc có mức độ ưu tiên thấp. Điều này giúp nhân viên tập trung hơn vào các nhiệm vụ cốt lõi và giảm bớt sự phân tâm do các nội dung thư quan trọng.

Tuân thủ pháp lý và yêu cầu của ngành

Đây là một lý do bổ sung để bạn có thể tham khảo và áp dụng chức năng Filtering email. Một số ngành có thể yêu cầu việc liên hệ qua email phải được mã hóa hoặc tuân theo các giao thức nhất định để bảo vệ an toàn cho các thông tin quan trọng. Do đó, bộ lọc sẽ hỗ trợ việc này được thực hiện hiệu quả và nhanh chóng hơn bằng cách sử dụng các rule do người dùng đặt ra.

cải thiện năng suất với lọc email

Các lý do trên đây đã hối thúc các doanh nghiệp tìm hiểu về cách lọc email trong Outlook, trong Gmail nói riêng,trong email business nói chung, một cách hiệu quả. Khi thực hiện đúng cách, người dùng có thể phát huy hết sức mạnh của chức năng để giảm thiểu tối đa sự thâm nhập của spam hoặc các nội dung độc hại vào hệ thống thư, cũng như đẩy mạnh hiệu suất làm việc với một hộp thư đến gọn gàng và đã được lọc cẩn thận.

Do đó, phần tiếp theo của bài viết, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lọc email rác bằng tính năng Filtering email chỉ với một vài bước đơn giản.

Hướng dẫn cách lọc email trong email business

Như đề cập ở trên, chức năng lọc email (Filtering email) có tác dụng lọc những email được gửi đến theo tên miền hay nội dung vào một folder nhất định theo sự sắp xếp của người dùng.

Để sử dụng chức năng này, bạn tiến hành thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể dưới đây:

Bước 1: Chọn vào phần Setting (Cài đặt) >> Content filtering (Lọc nội dung) >> New (Tạo mới).

bật tính năng lọc email

Tại đây bạn có thể tùy chọn lọc email theo các tiêu chí tên miền, địa chỉ, tiêu đề, nội dung… trong email để phân loại các thư như ý muốn.

Ví dụ: Chúng tôi sẽ lọc những email được gửi tới từ địa chỉ hvn.vn vào folder Đối tác.

Bước 2: Đặt tên cho bộ lọc email.

đặt tên cho bộ lọc

Bước 3: Thực hiện đặt điều kiện lọc tại mục Conditions (Điều kiện) >> New Condition (Tạo điều kiện mới).

đặt điều kiện lọc

Sau đó, người dùng nhấn mũi tên trỏ xuống và chọn các tùy chọn như hình dưới >> Nhấn Save.

lưu lại thay đổi

Bước 4: Thiết lập hành động.

Ví dụ: Đặt hành động di chuyển thư từ domain hvn.vn vào mục Đối tác: Actions (Hành động) >> New Actions (Tạo hành động mới).

thiết lập hành động

Sau đó, bạn bấm Save để lưu các cài đặt.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong các bước để sử dụng chức năng lọc email trong dịch vụ email business. Trong trường hợp gặp vấn đề trong quá trình thực hiện cài đặt, vui lòng bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – luôn hướng tới việc trở thành người đồng hành đáng tin cậy của các tổ chức trong quá trình chuyển đổi số và phát triển bằng cách cung cấp đa dạng các giải pháp email business. Các doanh nghiệp với nhiều quy mô có thể đưa ra lựa chọn của riêng mình dựa trên định hướng phát triển hoặc nhờ tới sự tư vấn tận tình của đội ngũ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi.

Bên cạnh đó, các nhân viên kỹ thuật luôn thường trực 24/7 để đảm bảo hệ thống khách hàng hoạt động ổn định và giải quyết sự cố phát sinh một cách kịp thời, từ đó mang đến cho doanh nghiệp trải nghiệm ấn tượng.

Bài viết đã cung cấp cho bạn các thông tin cơ bản cần thiết liên quan đến chức năng lọc email (Filtering email) trong email business. Nếu bạn có thắc mắc hoặc vấn đề cần giải đáp nhanh chóng, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777, đội ngũ nhân viên nhiệt tình với trình độ chuyên môn cao của chúng tôi sẽ ngay lập tức giải đáp và hỗ trợ bạn.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận