Hướng dẫn sử dụng catch-all email trên Email Business

Giao tiếp với khách hàng và đối tác qua email business là một trong những phương pháp được ưa chuộng hiện nay. Một trong những tính năng có sẵn trong dịch vụ mà bạn cần tìm hiểu và thông thạo cách áp dụng để có thể cải thiện hiệu suất làm việc chính là Catch-all email. Hãy cùng tham khảo các bước cài đặt và sử dụng tính năng thông qua bài viết này.

Đôi nét về dịch vụ email business

Trước hết, hãy cùng tìm hiểu đôi nét về email business để có được bức tranh tổng quan về dịch vụ, như vậy bạn có thể áp dụng hiệu quả tính năng Catch-all email.

Định nghĩa về email business

Email business còn được biết đến là email doanh nghiệp đơn giản là một email được sử dụng riêng cho doanh nghiệp và được sử dụng để giao tiếp, cộng tác và trao đổi với khách hàng, đối tác cũng như trong nội bộ tổ chức. Với phần domain có chứa tên công ty hoặc tên thương hiệu, chẳng hạn marketing@group.com, người nhận sẽ có ấn tượng tích cực hơn và sẵn sàng đọc thư hơn so với việc nhận được thư từ một địa chỉ có đuôi chung chung.

Sự chuyên nghiệp chính là một trong những hiệu quả lớn nhất mà doanh nghiệp gặt hái được khi đầu tư cho email business account. Trong mắt khách hàng và đối tác, doanh nghiệp của bạn như được “nâng tầm” với sự uy tín nhất định. Chỉ cần bỏ ra một khoản chi phí cho dịch vụ, bạn có thể dễ dàng quản lý tài nguyên trực tuyến của nội bộ doanh nghiệp cũng như có thể thoải mái tùy chỉnh và kiểm soát hệ thống.

Format email business phù hợp

Để một email doanh nghiệp trông đẹp mắt và chuyên nghiệp, điều quan trọng là phải biết cấu trúc chuẩn. Nó giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, những email có format sai hoặc không rõ ràng có thể tạo ấn tượng xấu.

Định dạng email business chính xác phải bao gồm các yếu tố sau:

• Tên người gửi
• Subject line
• Preheader
• Lời chào
• Nội dung thư
• Chữ ký

Cấu trúc của email doanh nghiệp cần đảm bảo câu đầu tiên của nội dung giải thích rõ ràng thông điệp của thư. Các câu cuối cùng nên tóm tắt lại email. Lời kêu gọi hành động (CTA) khá phù hợp cho email business, vì điều này sẽ cho người đọc biết phải làm gì tiếp theo và làm như thế nào.

Một số email business examples

Một số ví dụ về email business dưới đây sẽ giúp bạn phần nào hiểu hơn về loại hình dịch vụ phổ biến đối với doanh nghiệp này:

• Nền tảng email marketing: Email business account được cung cấp cho doanh nghiệp như một công cụ để tạo và gửi email, quản lý danh sách gửi thư, phân tích hiệu suất chiến dịch,…Các ví dụ về nhà cung cấp phổ biến cho bạn tham khảo có thể kể đến Mailchimp, Hubspot.
• Bảo mật và mã hóa email: Các nhà cung cấp giải pháp email an toàn cho cá nhân và tổ chức quan tâm đến quyền riêng tư và bảo mật thông qua liên hệ điện tử. Các ví dụ bao gồm ProtonMail, Hushmail.
• Công cụ năng suất email: Các phần mềm hoặc ứng dụng được tạo ra để doanh nghiệp có thể quản lý hộp thư đến của mình, tự động hóa tác vụ và tăng hiệu quả làm việc. Các ví dụ về nhà cung cấp có thể kể đến như email business Gmail, Outlook.
• Email hosting provider: Các nhà cung cấp này đem đến cho doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ email, bao gồm thiết lập, bảo trì và hỗ trợ máy chủ email. Các ví dụ điển hình bao gồm Google Workspace (trước đây là G Suite), Microsoft Exchange Online và Zoho Mail.

Tính năng Catch-all email có tác dụng gì?

Catch-all email là hộp thư nhận tất cả email được gửi đến bất kỳ địa chỉ thư nào có domain nhất định không khớp với tài khoản email hiện có. Tính năng thường được sử dụng như một bản sao lưu hoặc dự phòng an toàn để đảm bảo rằng không có email quan trọng nào bị bỏ sót do lỗi đánh máy, lỗi chính tả hoặc lỗi người dùng khác khi gửi thư.

Catch-all email trong email business còn được sử dụng để theo dõi các nguồn thư không mong muốn hoặc spam, cũng như để quản lý nhiều bí danh hoặc sub-domain trong một tài khoản email.

Để hiểu rõ hơn, dưới đây là liệt kê cụ thể các lý do một doanh nghiệp nên lựa chọn áp dụng tính năng trong khi sử dụng email business address:

• Ngăn chặn các email bị bỏ lỡ: Catch-all email đảm bảo rằng không có bất kỳ thư mang tính chất quan trọng nào bị mất do lỗi đánh máy hoặc các lỗi khác khi thư đó được gửi đến các địa chỉ không tồn tại.
• Giảm thiểu spam: Tính năng cũng có thể được sử dụng để lọc thư rác và các email không mong muốn, bằng cách chuyển chúng đến một hộp thư riêng hoặc chặn chúng hoàn toàn.
• Quản lý chặt chẽ nhiều bí danh: Doanh nghiệp có thể sử dụng Catch-all email trong email business để quản lý nhiều bí danh hoặc tên miền phụ trong một tài khoản thư, từ đó giúp cho việc sắp xếp và ưu tiên thư đến dễ dàng và có tổ chức hơn.
• Cải thiện chất lượng giao tiếp với khách hàng: Bằng cách sử dụng Catch-all email như một phương án dự phòng, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng khách hàng luôn có cách để liên hệ với tổ chức, ngay cả khi họ mắc lỗi khi nhập địa chỉ thư.
• Hợp lý hóa việc quản lý email: Với một địa chỉ Catch-all email, tổ chức kinh doanh có thể đơn giản hóa quy trình quản lý thư của mình, giảm thiểu nhu cầu can thiệp thủ công và nâng cao hiệu quả tổng thể.

Cách sử dụng Catch-all email trong email business

Catch-all email là tính năng có nhiệm vụ nhận hết những mail gửi tới người nhận không chính xác. Ví dụ tên email hiện đang được sử dụng là admin@hvn.vn, có người gửi mail đến địa chỉ admin01@hvn.vn (tài khoản không tồn tại), chức năng Catch-all email vẫn sẽ nhận những thư này và chuyển hết về địa chỉ admin@hvn.vn.

Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cách cài đặt Catch-all email trên email business để bạn có thể tham khảo cho trường hợp này.

Bước 1: Thực hiện đăng nhập vào webmail.

Đầu tiên, bạn cần truy cập vào webmail quản lý dịch vụ (có địa chỉ dạng webmail.domain.com) bằng tài khoản có quyền quản trị cao nhất và tìm đến phần Domain Settings > Chọn Accounts.

Tiếp theo, bạn đi đến Aliases > Click vào New để tạo mới.

Bước 2: Cấu hình chức năng Catch-all email.

Khi bảng Alias hiện ra, bạn có thể thực hiện cấu hình Catch-all email tại đây như hình dưới.

Bước 3: Lưu lại các thay đổi.

Cuối cùng bạn nhấn vào Save để hoàn tất quy trình cài đặt chức năng trên email business. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc thực hiện cấu hình Catch-all email vì chức năng này rất dễ bị spam hộp thư.

Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình thực hiện việc thiết lập, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để gặp các chuyên gia.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Với vai trò là người bạn đồng hành cùng các doanh nghiệp trên con đường phát triển, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – luôn nỗ lực đem đến cho khách hàng những công cụ tốt nhất để có thể tăng hiệu suất công việc nhưng vẫn đảm bảo chi phí được tối ưu.

Khi đến với chúng tôi, bạn có nhiều sự lựa chọn về giải pháp email business với các mức giá khác nhau. Đội ngũ nhân viên luôn sát cánh cùng khách hàng để giúp bạn có thể đưa ra quyết định hợp lý nhất dựa trên các phân tích và đánh giá về phương hướng phát triển của doanh nghiệp.

Hơn nữa, mọi câu hỏi của bạn sẽ được trả lời trong thời gian nhanh nhất, hệ thống cũng được đảm bảo hoạt động ổn định nhờ đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn cao luôn túc trực 24/7.

Hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777, các chuyên gia sẽ nhanh chóng giúp bạn lựa chọn được gói giải pháp email business phù hợp. Hơn nữa, chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn sử dụng dịch vụ sao cho hiệu quả nhất, chẳng hạn như cách để áp dụng tính năng Catch-all email.