Hướng dẫn sao lưu Email trên Outlook

Sao lưu email Outlook như một giải pháp hiệu quả để người dùng có thể giải phóng dung lượng hộp thư mà không phải xóa, cũng như đảm bảo an toàn cho các thư quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các cách để thực hiện việc sao lưu nhanh chóng và hiệu quả.

Sao lưu email Outlook là gì?

Sao lưu email trên Outlook là tạo bản sao dữ liệu của email và lưu trữ ở một vị trí riêng biệt, chẳng hạn như ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây. Việc tạo bản sao lưu dữ liệu có vai trò quan trọng đối với người dùng, đặc biệt là doanh nghiệp, vì nó giúp bảo vệ chống mất dữ liệu trong trường hợp lỗi hệ thống, xóa nhầm hoặc các sự cố khác.

sao lưu email outlook

Để tạo bản sao lưu dữ liệu email, người dùng có thể sử dụng tính năng xuất tích hợp sẵn trong Outlook. Điều này cho phép bạn có thể tạo một bản sao của thông tin liên hệ, email, lịch, tác vụ và danh bạ ở định dạng tệp có thể dễ dàng nhập lại vào ứng dụng email khi cần thiết. Bạn cũng có thể thiết lập sao lưu tự động thường xuyên bằng phần mềm sao lưu của bên thứ ba hoặc các dịch vụ dựa trên đám mây để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ an toàn.

Lợi ích của việc sao lưu email trong Outlook

Việc sao lưu email Outlook có thể mang lại cho người dùng một số lợi ích đáng bất ngờ cho công việc. Mặc dù có khá nhiều lợi ích, nhưng hãy cùng điểm qua một số ý chính nổi bật nhất mà bạn có thể nhận ra rõ ràng với báo cáo từ Outlook.

Backup dữ liệu

Bằng cách sao lưu email trên Outlook, bạn có thể tạo ra bản sao của các email quan trọng của mình phòng cho trường hợp mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc bất kỳ sự kiện không lường trước nào khác.

Do đó, bản sao lưu của tất cả email quan trọng sẽ được giữ ở một vị trí an toàn và người dùng có thể truy cập chúng bất cứ khi nào muốn hoặc cần thiết.

Chuyển đổi file dễ dàng

Việc chuyển đổi dữ liệu ngày nay trở nên khá phổ biến khi mọi người thường xuyên nâng cấp thiết bị của mình. Tuy nhiên, việc chuyển đổi các tệp và dữ liệu quan trọng có thể là một quá trình phức tạp, tốn nhiều thời gian. 

Sao lưu email Outlook có thể giúp bạn thực hiện việc chuyển đổi sang ứng dụng email khách hoặc máy tính mới trở nên nhanh chóng hơn. Bạn có thể dễ dàng nhập email của mình từ bất cứ nơi nào cần và tiếp tục làm việc mà không mất bất kỳ data có giá trị nào.

chuyển đổi file dễ dàng

Giải phóng dung lượng bộ nhớ

Nếu nhận được nhiều email trong hộp thứ đến của mình, bạn có thể phải “vất vả” với việc thiếu dung lượng trống để lưu trữ. Việc sao lưu email Outlook có thể hỗ trợ đáng kể cho vấn đề này khi nó cho phép bạn giải phóng dung lượng trên máy chủ email hoặc máy tính của mình.

Cụ thể, bạn có thể xuất các email cũ hơn và xóa chúng khỏi hộp thư đến Outlook của mình, do đó giải phóng dung lượng cho các email mới và lưu các email cũ nếu cần.

Tuân thủ theo pháp luật

Tuân thủ các yêu cầu pháp lý là điều cần thiết, đặc biệt nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp. Công ty có thể được yêu cầu lưu trữ hồ sơ của tất cả các email trong một khoảng thời gian nhất định, điều này có thể gây khó khăn cho người dùng nếu không có dung lượng lưu trữ cho các thư đó. 

May mắn thay, việc sao lưu email Outlook bằng cách xuất thư có thể đảm bảo rằng bạn có một bản ghi hoàn chỉnh cho mục đích này.

Sắp xếp email hợp lý

Xuất email cũng có thể giúp người dùng sắp xếp email một cách có tổ chức và hợp lý hơn. Mặc dù bạn có thể coi việc tổ chức lại hộp thư là một công việc phụ, nhưng điều cần thiết là phải sắp xếp tất cả các thư một cách gọn gàng.

Với sự trợ giúp của tính năng sao lưu email Outlook, bạn có thể chia email thành các thư mục hoặc danh mục cụ thể, giúp dễ dàng tìm và truy cập thông tin quan trọng khi cần.

Một số lưu ý khi thực hiện sao lưu mail trên Outlook

lưu ý khi sao lưu email outlook

Để việc sao lưu email quan trọng giải phóng dung lượng của Outlook được hiệu quả và suôn sẻ, người dùng cần quan tâm đến một số đề quan trọng sau:

  • Chọn vị trí an toàn cho bản sao lưu của tệp và tài liệu: Khi tạo bản sao email, vấn đề quan trọng cần được để tâm là chọn một vị trí an toàn để lưu trữ tệp sao lưu. Đây có thể là ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây có uy tín trên thị trường.
  • Sao lưu tất cả dữ liệu cần thiết: Bạn cần đảm bảo chọn tất cả dữ liệu cần thiết và quan trọng để sao lưu, trong đó bao gồm email, danh bạ, lịch và bất kỳ mục bào khác cần được lưu.
  • Lưu ý về giới hạn kích thước tệp: Tệp PST có thể trở nên khá lớn nếu bạn có nhiều email và tệp đính kèm. Do đó, người dùng cần lưu ý rằng một số dịch vụ email, chẳng hạn Gmail, có giới hạn về kích thước tệp PST được nhập. Nếu tệp quá lớn, bạn có thể cần chia bản sao lưu thành nhiều phần.
  • Thường xuyên cập nhật bản sao lưu: Các chuyên gia khuyên rằng người dùng cần thường xuyên update tệp sao lưu, có thể bằng cách thiết lập sao lưu tự động trong các khoảng thời gian nhất định.

Hướng dẫn cách sao lưu mail trên Microsoft Outlook

Microsoft Outlook cho phép người dùng có thể thực hiện sao lưu email bằng 02 cách thủ công và tự động. Dưới đây là chi tiết các bước thực hiện trên phần mềm để bạn có thể tham khảo.

Cách 1: Sao lưu email thủ công trong Outlook

Bước 1: Từ trang chính của phần mềm Outlook, người dùng nhấp vào tab File >> Khi màn hình Account Information xuất hiện, nhấp chọn Open & Export >> Tiếp tục chọn Import/Export.

sao lưu email thủ công

Bước 2: Tại cửa sổ Import and Export Wizard, người dùng tiếp tục click chọn Export to a file.

export file

Bước 3: Chọn định dạng file cần sao lưu, trong trường hợp ví dụ ở đây là .pst.

chọn định dạng cần sao lưu

Bước 4: Chọn hộp thư cần sao lưu >> Sau đó nhấn Next.

chọn hộp thư cần sao lưu

Bước 5: Chọn đường dẫn thư mục có chứa file được sao lưu.

chọn đường dẫn thư mục

Sau đó, bạn sẽ nhận được yêu cầu nhập password cho file cần sao lưu.

nhập password

Như vậy là bạn đã hoàn thành xong việc sao lưu email Outlook. Việc xuất tệp tin .pst lớn có thể sẽ mất một chút thời gian, do đó người dùng cần kiên nhẫn chờ đợi cho tiến trình hoàn tất.

Cách 2: Sao lưu mail tự động trong Outlook

Bước 1: Từ trang chính của Outlook, nhấp vào File >> Options.

sao lưu email outlook tự động

Bước 2: Khi cửa sổ Outlook Options mở ra, chọn tab Advanced >> Tìm đến AutoArchive Settings…

chọn advanced

Bước 3: Tại bảng AutoArchive, bạn có thể tùy chọn các thông số để Microsoft Outlook tiến hành tự động sao lưu.

chọn thông số

Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất việc sao lưu email Outlook và thư mục Archives sẽ tự động xuất hiện trong Outlook của người dùng.

Bạn có thể tùy chọn việc sao lưu theo cách thủ công hoặc tự động dựa trên nhu cầu sử dụng. Người dùng cũng có thể thực hiện các bước tương tự như trên khi muốn sao lưu email trong Gmail. Trong trường hợp có thắc mắc, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ chi tiết.

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – luôn cố gắng hết mình để làm tốt nhiệm vụ người đồng hành của doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số. Chúng tôi cung cấp nhiều gói giải pháp email doanh nghiệp cũng như công cụ để đưa không gian làm việc lên trực tuyến. Các chuyên gia với vốn kiến thức sâu rộng chắc chắn sẽ mang đến cho khách hàng sự tư vấn thiết thực và có ích nhất để giúp bạn đưa ra được các lựa chọn hợp lý với mức chi phí tối ưu.

Bên cạnh đó, chúng tôi không thể không nói đến sự đồng hành của đội ngũ kỹ thuật – luôn thường trực 24/7 để mang đến sự ổn định cho hệ thống và sự kịp thời mỗi khi người dùng cần, từ đó đếm đến cho khách hàng trải nghiệm hài lòng.

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn một số thông tin hữu ích liên quan đến việc sao lưu email Outlook cũng như các cách để thực hiện. Nếu bạn đang có thắc mắc hoặc câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để được các chuyên gia hỗ trợ giải đáp.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận