Hướng dẫn mua bổ sung dung lượng GW cho doanh nghiệp

Bộ nhớ Google Workspace cho phép doanh nghiệp lưu trữ các tập tin và phương tiện quan trọng trên không gian đám mây. Tuy nhiên, khi đạt đến giới hạn, bạn có thể đối mặt với nhiều rủi ro nếu không có biện pháp xử lý kịp thời. Mua bổ sung dung lượng GW là một cách giải quyết lý tưởng trong trường hợp này. Khám phá ngay.

Điều gì xảy ra khi dung lượng GW đạt giới hạn?

Dung lượng Google Workspace được chia sẻ giữa tất cả người dùng trong tổ chức trừ khi quản trị viên đặt ra giới hạn cụ thể đối với từng nhóm người hoặc đơn vị tổ chức. Mức sử dụng GW trong doanh nghiệp bao gồm các tệp được lưu trữ trong Gmail, Drive và Photos – nghĩa là mọi thứ bạn tạo trong hoặc tải lên các ứng dụng đó, bao gồm cả nội dung trong shared drives và Trash. 

Dung lượng Google Workspace được phân bổ cho tổ chức tùy thuộc vào phiên bản được đăng ký và số lượng giấy phép người dùng liên kết với tổ chức. Bạn có thể tham khảo bảng dưới đây trước khi mua bổ sung dung lượng GW:

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể đạt tới giới hạn bộ nhớ Google Workspace do lượng dữ liệu lưu trữ nhiều hơn so với dự kiến. Điều đó có thể mang đến một số rủi ro cho hoạt động của tổ chức nếu không có kế hoạch mua bổ sung dung lượng GW kịp thời.

Khi lần đầu đạt đến giới hạn, Google sẽ gửi cho doanh nghiệp cảnh bảo giải thích rằng bạn đã vượt quá giới hạn bộ nhớ gộp (pooled storage) và được cho một khoảng thời gian nhất định để giải phóng hoặc mua bổ sung dung lượng GW. 

Khi grace period kết thúc, tài khoản sẽ bị chuyển sang chế độ chỉ đọc (read-only mode), đồng nghĩa với việc người dùng không thể tải lên hoặc tạo tài liệu Docs, Slides, Sheets hay Forms mới. Bạn cũng không thể thêm tệp vào Drive và khả năng gửi email cũng bị ảnh hưởng. Việc xem các tệp và email hiện có vẫn được hỗ trợ nhưng Google Workspace sẽ không thể sử dụng được cho công việc đang diễn ra. 

Do đó, nếu không có biện pháp xử lý hoặc mua bổ sung dung lượng GW kịp thời, các hoạt động trong tổ chức sẽ bị gián đoạn và làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả công việc và danh tiếng trong mắt khách hàng, đối tác.

Quản lý dung lượng Google Workspace

Như đã đề cập ở trên, việc đạt đến giới hạn bộ nhớ Google Workspace sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh và quá trình phát triển của doanh nghiệp. Do đó, vấn đề quản lý bộ nhớ và kế hoạch mua bổ sung dung lượng GW cần được quan tâm và chú trọng. Dưới đây là một số gợi ý để quản lý hiệu quả dụng lượng cho doanh nghiệp.

Giải phóng bộ nhớ trong Google Workspace

Khi sắp đạt đến giới hạn bộ nhớ, việc đầu tiên cần được thực hiện là xóa càng nhiều mức sử dụng càng tốt. May mắn thay, Google giúp bạn dễ dàng biết được điều gì và ai có thể đang “ngốn hết” dung lượng lưu trữ của tổ chức. Để xem thông tin tổng quan về mức sử dụng bộ nhớ, hãy đăng nhập vào Google Workspace Admin panel >> Menu >> Show More >> Storage. Tại đây, bạn có thể xem ứng dụng, bộ nhớ dùng chung và người dùng cá nhân nào đang sử dụng nhiều không gian nhất trong tổ chức.

Đặt giới hạn bộ nhớ trong Google Workspace

Nếu một số người dùng nhất định đang sử dụng nhiều mức lưu trữ hơn mặc định, hoặc nếu doanh nghiệp muốn phân bổ bộ nhớ theo khuyến nghị của Google, hãy đặt giới hạn bộ nhớ cho người dùng và bộ nhớ dùng chung từ Google Workspace Admin panel. Để thực hiện việc này, hãy đi tới Menu >> Show More >> Storage >> Storage Settings >> Manage và tiến hành chỉ định giới hạn bộ nhớ cho bất kỳ Organizational Unit hoặc Group nào.

Mua bổ sung dung lượng GW 

Việc giải phóng dung lượng và đặt giới hạn bộ nhớ chỉ mang tính chất tạm thời nếu doanh nghiệp đang có xu hướng phát triển và lượng dữ liệu cần lưu trữ không ngừng nhiều hơn. Giải pháp tối ưu và mang tính dài hạn nhất là mua bổ sung dung lượng GW bằng cách nâng cấp phiên bản hiện tại. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến Google Workspace Admin panel >> Menu >> Billing >> Get more services. Tại đây bạn có thể so sánh các gói và chọn một giải pháp phù hợp để nâng cấp lên.

Các cách mua bổ sung dung lượng GW

Mua bổ sung dung lượng GW là cách giải quyết mang tính tối ưu và lâu dài đối với trường hợp chạm mức giới hạn bộ nhớ Google Workspace cung cấp. Có 03 cách để bạn có thể bổ sung dung lượng, đó là:

Bổ sung thêm người dùng Google Workspace

Có một cách giải quyết tức thì cho nhu cầu mua bổ sung dung lượng GW, đặc biệt đối với người dùng Business Standard và Business Plus, đó là tăng số lượng tài khoản người dùng. Chẳng hạn, người dùng Standard có 2TB dung lượng lưu trữ và khi thêm tài khoản người dùng thứ hai, 2TB khác sẽ có sẵn vì dung lượng lưu trữ có thể được chia sẻ trong pooled storage.

Nâng cấp gói Google Workspace

Doanh nghiệp có thể tự mình nâng cấp gói để mua bổ sung dung lượng GW cho doanh nghiệp theo gợi ý các bước ở phần trên của bài viết. Việc truy cập vào Google Workspace Admin panel không chỉ cho phép nâng cấp lên gói cấp cao hơn mà còn cung cấp cho bạn một tùy chọn khác là mua các khối bộ nhớ bổ sung độc lập mà không cần nâng cấp. 

Bằng cách truy cập vào Menu >> Billing >> Get more services >> Google Workspace add-on và tìm đến panel Google Workspace Additional Storage và Started, bạn có thể có thêm pooled storage vào tổ chức với mức tăng dần là 10GB với chi phí 300USD/tháng.

Tuy nhiên, giải pháp này không được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì nó không mang lại lợi ích tài chính so với việc nâng cấp lên gói cao hơn.

Mua bổ sung dung lượng GW với nhà cung cấp uy tín

Thay vì phải loay hoay tìm hiểu và thử các cách để tăng bộ nhớ lưu trữ, bạn có thể mua bổ sung dung lượng GW một cách nhanh chóng dưới sự tư vấn và hướng dẫn của chuyên gia thông qua liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ uy tín – các đối tác có liên kết trực tiếp với Google.

Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm thấy phương án giải quyết hợp lý cho vấn đề đạt tới giới hạn bộ nhớ, mà còn có thể tiết kiệm chi phí cũng như nhận được sự đảm bảo hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ.

Được nhiều khách hàng doanh nghiệp đánh giá cao, HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – cung cấp cho bạn các giải pháp mua bổ sung dung lượng GW tối ưu chi phí. Dựa trên các phân tích về doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ giới thiệu cách hợp lý nhất để tăng dung lượng, thậm chí có thể kết hợp các gói với nhau nếu cần thiết. Hơn nữa, nhóm hỗ trợ kỹ thuật đảm bảo giám sát 24/7 để giải quyết kịp thời các sự cố có thể xảy ra cũng như hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.

Để tư vấn và lựa chọn giải pháp mua bổ sung dung lượng GW phù hợp, vui lòng bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Đoạn kết

Thông qua bài viết, chúng tôi đã giới thiệu tới bạn cách để mua bổ sung dung lượng GW cho doanh nghiệp của mình. Trong trường hợp cần được tư vấn chi tiết hơn về cách sử dụng bộ nhớ Google Workspace và bổ sung dung lượng nhanh chóng, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua số Hotline: 024.9999.7777, đội ngũ chuyên gia sẽ nhanh chóng có mặt và hỗ trợ giải đáp.