Hướng dẫn lấy lại mật khẩu tài khoản user từ tài khoản quản trị

Trong một số trường hợp, người dùng có nhu cầu lấy lại mật khẩu cho tài khoản email doanh nghiệp của mình. Bạn hoàn toàn có thể thực hiện thao tác này một cách đơn giản và nhanh chóng từ tài khoản quản trị. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách thực hiện và giải thích lý do vì sao cần lấy lại password.

Cần lấy lại mật khẩu email khi nào?

Email được biết đến là công cụ giao tiếp và trao đổi thông tin quan trọng trong môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên, user có thể gặp một vài sự cố buộc phải nhận sự hỗ trợ reset password từ tài khoản quản trị. Hãy cùng điểm qua một số trường hợp cụ thể cho nhu cầu này của user:

Xâm phạm hoặc nghi ngờ tài khoản

Email doanh nghiệp là mục tiêu tấn công của nhiều đối tượng xấu với ý định đánh cắp thông tin quan trọng của tổ chức. Nếu người dùng nhận thấy bất kỳ nghi ngờ hoặc bằng chứng nào về việc truy cập trái phép hoặc vi phạm bảo mật đối với tài khoản email, giải pháp thiết thực cần thực hiện ngay lúc đó là lấy lại mật khẩu email.

Việc này như một sự gia cố cho lớp bảo mật đầu tiên của tài khoản, khiến hacker gặp khó khăn trong việc truy cập trái phép, từ đó có thể giúp bạn cũng như doanh nghiệp bảo vệ an toàn thông tin và dữ liệu quan trọng.

Quên hoặc mất mật khẩu

Một mật khẩu chứa nhiều ký tự và độ phức tạp lớn giúp user đảm bảo tính mạnh mẽ cho tài khoản của mình trước ý định xâm nhập của những kẻ xấu, tuy nhiên điều này cũng khiến cho người dùng gặp khó khăn trong việc nhớ password khi cần đăng nhập.

Trong quá trình sử dụng email, người dùng không thể tránh khỏi đôi lần bị quên hoặc mất mật khẩu tài khoản, khiến cho việc đăng nhập bị gián đoạn. Trong trường hợp này, việc lấy lại mật khẩu từ tài khoản quản trị là điều cần thiết để lấy lại quyền truy cập vào tài khoản email doanh nghiệp.

Nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí

Khi một nhân viên rời công ty hoặc thay đổi vị trí làm việc, thông lệ tiêu chuẩn là đặt lại mật khẩu email doanh nghiệp như một phần của giao thức quản lý tài khoản. Thao tác này giúp đảm bảo rằng nhân viên cũ không có quyền truy cập kéo dài vào dữ liệu quan trọng của phòng ban và doanh nghiệp, đảm bảo hạn chế sự rò rỉ thông tin – điều tối kỵ trong các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh.

Chính sách hết hạn mật khẩu

Một số tổ chức kinh doanh thực hiện chính sách hết hạn mật khẩu vì mục đích bảo mật. Theo các chính sách này, người dùng được yêu cầu thay đổi mật khẩu định kỳ, chẳng hạn như 90 ngày. Khi mật khẩu đến ngày hết hạn, người dùng sẽ được nhắc đặt lại mật khẩu khi đăng nhập vào tài khoản. Việc triển khai chính sách này là một biện pháp hiệu quả để doanh nghiệp đảm bảo tài khoản email của user luôn ở trong trạng thái an toàn với mật khẩu mạnh mẽ khó đoán.

Bảo trì hoặc nâng cấp hệ thống

Thông thường, quá trình bảo trì hoặc nâng cấp hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ email hoặc bộ phận CNTT của doanh nghiệp yêu cầu hoặc khuyên người dùng lấy lại mật khẩu tài khoản của mình. Việc này được xem như một biện pháp phòng ngừa các sự cố và để phù hợp hơn với các biện pháp bảo mật nâng cao mới được cập nhập.

Cần lưu ý gì khi lấy lại mật khẩu từ tài khoản quản trị?

Trước khi tiến hành reset password cho email doanh nghiệp của người dùng với tài khoản quản trị, bạn cần lưu ý một số vấn đề:

• Xác minh người dùng: Việc xác minh danh tính người dùng trước khi lấy lại mật khẩu được thực hiện bằng cách xác nhận thông tin cá nhân, chẳng hạn như tên đầy đủ, địa chỉ email hoặc bất kỳ câu hỏi bảo mật nào được thiết lập trước đó.
• Giao tiếp: Bạn cần thông báo cho người dùng về việc lấy lại mật khẩu bằng tài khoản quản trị và cung cấp cho user hướng dẫn liên quan. Hãy thông báo qua một kênh an toàn, chẳng hạn như địa chỉ email thay thế hoặc số điện thoại đã xác minh, thay vì sử dụng tài khoản email có khả năng bị xâm nhập.
• Tạo mật khẩu mạnh: Một mật khẩu mới mạnh, duy nhất và an toàn là vấn đề bạn cần đặc biệt lưu ý khi lấy lại mật khẩu. Quản trị viên cần đảm bảo password mới đáp ứng các yêu cầu về độ phức tạp cần thiết, chẳng hạn độ dài tối thiểu, sự kết hợp giữa chữ hoa và chữ thường, số và các ký tự đặc biệt.
• Bảo mật: Việc lấy lại mật khẩu từ tài khoản quản trị yêu cầu xử lý password và thông tin người dùng với tính bảo mật nghiêm ngặt. Bạn nên tránh chia sẻ các thông tin này với bất kỳ ai trái phép hoặc lưu trữ theo cách không an toàn. 
• Xác thực hai yếu tố (2FA): Hãy cân nhắc đến việc bật hoặc nhắc user thiết lập xác thực hai yếu tố để tăng cường vấn đề bảo mật. Điều này giúp tài khoản được đảm bảo an toàn ngay cả khi mật khẩu bị lộ trong tương lai.
• Ghi nhật ký và kiểm tra: Các thông tin liên quan đến việc lấy lại mật khẩu cần được lưu giữ, bao gồm ngày giờ và chi tiết về các thay đổi được thực hiện. Việc lưu trữ và duy trì hồ sơ thay đổi này có ích cho mục đích kiểm tra và điều tra bất kỳ hành vi vi phạm bảo mật tiềm ẩn nào.

Các bước lấy lại mật khẩu email cho tài khoản user

Để lấy lại mật khẩu (reset password) cho tài khoản user, bạn tiến hành đăng nhập vào tài khoản quản trị dịch vụ Email Business và thực hiện theo hướng dẫn dưới đây. 

Bước 1: Chọn Domains Setting (Cài đặt cho tên miền) >> Accounts (Danh sách người dùng) >> sau đó click chọn tài khoản user cần lấy lại mật khẩu.

Bước 2: Bấm vào nút … màu xanh >> chọn Change Password (Thay đổi mật khẩu).

Nhập mật khẩu vào cả 2 ô New Password và Confirm Password >> bấm Save.

Lưu ý: Mật khẩu phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Có chứa chữ in hoa
• Có chứa chữ in thường
• Mật khẩu không trùng với tên người dùng
• Chứa ít nhất một số từ 0 đến 9
• Có chứa ít nhất một ký tự đặc biệt như #, @, &, v.v.
• Dài ít nhất 8 ký tự

Ví dụ về một mẫu mật khẩu hợp lệ:

Như vậy, bạn hoàn thành xong việc lấy lại mật khẩu tài khoản Email Business Hosting từ tài khoản quản trị. Trong quá trình cài đặt, nếu bạn gặp bất cứ khó khăn nào, hãy kết nối với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – theo số Hotline 024 9999 7777 để được đội ngũ chuyên viên kỹ thuật hỗ trợ ngay lập tức.