Hướng dẫn import nhiều tài khoản trong Email Business

Bạn muốn thêm nhiều tài khoản mail mà không cần mất thời gian cho các thao tác lặp đi lặp lại khi sử dụng dịch vụ Email Business? Bài viết sẽ hướng dẫn bạn sử dụng import file (.CSV) để import nhiều tài khoản một cách nhanh chóng.

Tại sao cần import nhiều tài khoản trong Email Business?

Thực hiện import file với nhiều tài khoản email vào trong dịch vụ Email Business đem đến cho người dùng nhiều lợi thế trong quá trình làm việc.

Hiệu quả về mặt thời gian

Rõ ràng, thao tác import nhiều tài khoản email thông qua tệp .csv có thể giảm đáng kể thời gian và công sức cần thiết so với việc bạn thêm bằng cách thủ công. Thay vì nhập từng chi tiết tài khoản như cách truyền thống, người dùng email doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị một file .csv với tất cả các thông tin cần thiết, như địa chỉ email, tên người dùng, cài đặt máy chủ, và sau đó nhập tệp đó vào trong ứng dụng chỉ với một thao tác đơn giản.

Thời gian tiết kiệm được có thể được sử dụng cho các công việc mang tính chất quan trọng hơn đối với hoạt động kinh doanh. Như vậy, năng suất và hiệu quả làm việc của bạn được cải thiện rõ rệt hơn.

Thao tác hàng loạt

Sau khi các tài khoản email được nhập vào dịch vụ Email Business, bạn có thể thực hiện thao tác hàng loạt trên chúng. Điều này có nghĩa là bất kỳ thay đổi hoặc cấu hình nào được thực hiện sẽ áp dụng đồng thời cho tất các tài khoản đã được nhập.

Ví dụ, bạn có thể thiết lập chữ ký chung, áp dụng quy tắc hoặc bộ lọc, tạo thư mục hoặc nhãn, điều chỉnh cài đặt thông báo hoặc xác định bộ lọc thư rác thống nhất trên tất cả các tài khoản đã nhập. Như vậy, thao tác hàng loạt sau khi import nhiều tài khoản hỗ trợ hợp lý hóa các nhiệm vụ quản lý của người dùng và đảm bảo tính nhất quán trong cài đặt.

Tổ chức hợp lý và phân khúc

Import nhiều tài khoản email qua tệp .csv cho phép bạn tổ chức và phân khúc các email đến tốt và hiệu quả hơn. Mỗi tài khoản đã nhập có thể được chỉ định một mục đích hoặc danh mục cụ thể, chẳng hạn như cá nhân, công việc, các dự án khác nhau hoặc các bộ phận cụ thể trong một tổ chức.

Bằng cách phân tách các email dựa trên nguồn của chúng, bạn có thể dễ dàng phân biệt và ưu tiên các luồng liên hệ. Điều này giúp mailbox luôn ngăn nắp, từ đó hỗ trợ người dùng cải thiện năng suất và giảm thiểu khả năng bỏ lỡ các thư có tính quan trọng.

Truy cập tập trung

Với nhiều tài khoản email được nhập vào một giao diện duy nhất, bạn có quyền truy cập tập trung vào tất cả các account đó. Thay vì đăng nhập và đăng xuất khỏi các nhà cung cấp email khác nhau hoặc chuyển đổi qua lại giữa các tab trình duyệt, bạn hoàn toàn có thể quản lý tất cả các tài khoản đó từ một nền tảng duy nhất.

Việc tập trung hóa này góp phần vào đơn giản hóa quy trình làm việc, từ đó cho phép điều hướng liền mạch giữa các tài khoản email doanh nghiệp và tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ nhu cầu đăng nhập nhiều lần.

Cộng tác nâng cao

Import nhiều tài khoản email vào dịch vụ Email Business đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc theo nhóm hoặc cộng tác. Bạn có thể nhập nhiều tài khoản người dùng và cấp quyền truy cập cho các thành viên nhóm thích hợp. Điều này tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả, nhanh chóng khi các thành viên có thể xem và trả lời chung cho các email có liên quan đến dự án hoặc nhiệm vụ chung.

Bằng cách nhập tài khoản qua tệp .csv, bạn có thể nhanh chóng thiết lập và cấp quyền truy cập cho nhiều người dùng, hợp lý hóa quy trình cộng tác.

Di chuyển dễ dàng

Khi chuyển đổi từ nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp này sang nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp khác, việc import nhiều tài khoản bằng tệp .csv sẽ đơn giản hóa quy trình di chuyển dữ liệu. 

Theo đó, bạn có thể xuất chi tiết tài khoản (địa chỉ email, tên người dùng, mật khẩu, cài đặt máy chủ) từ nhà cung cấp cũ thành tệp .csv. Sau đó, nhờ sự hỗ trợ của tính năng nhập của nhà cung cấp dịch vụ Email Business, bạn có thể dễ dàng nhập tệp .csv và di chuyển tất cả các tài khoản cùng một lúc.

Việc này đã góp phần loại bỏ nhu cầu tạo lại từng tài khoản theo cách thủ công, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình di chuyển.

Một số lưu ý khi import nhiều tài khoản trong Email Business

Mọi phương pháp đều có tác động tích cực và tiêu cực đến hiệu suất làm việc của người dùng. Do đó, để có thể tối đa hóa hiệu quả của việc import nhiều tài khoản trong dịch vụ Email Business, bạn cần thực hiện đúng cách và lưu ý một số vấn đề sau:

• Định dạng CSV: Hãy đảm bảo rằng tệp CSV của bạn theo đúng định dạng với các tiêu đề và dữ liệu phù hợp. Thông thường, mỗi hàng đại diện cho một tài khoản email và mỗi cột chứa thông tin cụ thể như địa chỉ email, tên người dùng,…
• Xác thực dữ liệu: Xác thực dữ liệu trong tệp CSV trước khi nhập là điều cần thực hiện để đảm bảo mọi thông tin đầy đủ và chính xác.
• Kiểm tra trùng lặp: Bạn cần đảm bảo xử lý các mục nhập trùng lặp trong tệp CSV để xem đã tồn tại một tài khoản email có cùng địa chỉ chưa.
• Kiểm tra và xác minh: Sau khi import nhiều tài khoản email, hãy kiểm tra kỹ lưỡng và xác minh chức năng của chúng. Bạn cần xác nhận rằng các tài khoản đã nhập có thể gửi và nhận email chính xác cũng như tất cả các cài đặt liên quan đều được định cấu hình chính xác.
• Bảo mật và quyền riêng tư: Người dùng cần duy trì mức độ bảo mật và quyền riêng tư cao trong suốt quá trình nhập, hãy đảm bảo rằng các thông tin quan trọng chẳng hạn như địa chỉ email và mật khẩu, được xử lý an toàn và bảo vệ khỏi việc truy cập trái phép.

Hướng dẫn import nhiều tài khoản với import file

Bước 1: Bạn cần chuẩn bị một file excel có ghi các thông tin về tài khoản (bài viết sẽ chỉ hướng dẫn thêm tên đăng nhập và mật khẩu vào dịch vụ Email Business).

Sau đó, thực hiện lưu lại file với định dạng .csv như hình dưới.

Bước 2:  Bạn truy cập vào trang quản lý email của mình bằng tài khoản có quyền quản trị cao nhất. 

Hãy chọn vào Domain Setting >>  Accounts >> Tìm đến dấu … >> chọn Import From CSV.

Bước 3: Cửa sổ Import from CSV hiện lên và cho phép bạn upload file .csv từ máy tính của mình >> sau đó tìm đến file và nhấn Next.

Bước 4:  Bạn chọn đúng các giá trị tương ứng với các cột trong file .csv mà bạn muốn. Nếu bỏ qua cột đó, bạn nhấp vào chọn Ignore. 

Hệ thống sẽ yêu cầu tạo mật khẩu mặc định cho những user nào chưa có mật khẩu, do đó bạn điền mật khẩu rồi nhấn Save.

Khi hoàn tất, các tài khoản mới sẽ được cập nhật trong dịch vụ Email Business.

Như vậy bạn đã hoàn thành xong việc import nhiều tài khoản trong dịch vụ Email Business. Nếu gặp vấn đề trong quá trình thực hiện, hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên viên kỹ thuật của chúng tôi hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Hy vọng các thông tin trong bài viết có thể giúp bạn sử dụng dịch vụ Email Business đạt hiệu quả tốt nhất. Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện, nếu bạn có câu hỏi hoặc thắc mắc về việc import nhiều tài khoản, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024 9999 7777 để các chuyên gia với kiến thức chuyên môn cao của chúng tôi hỗ trợ giải đáp nhanh chóng.