Hướng dẫn đổi tên tài khoản trong Email Business

Việc đổi tên tài khoản email doanh nghiệp nghe có vẻ đơn giản nhưng lại đem lại cho người dùng nói riêng, doanh nghiệp nói chung những lợi thế không ngờ đến. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cách để có thể thay đổi tên email một cách nhanh chóng.

Tại sao nên thay đổi tên tài khoản email business?

Email được biết đến là một trong những công cụ phổ biến và hỗ trợ đắc lực nhất cho quá trình giao tiếp và trao đổi tài liệu trong môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên, người dùng cần biết cách tận dụng triệt để cách thức liên lạc này để có thể thu về hiệu quả tốt nhất. Việc thay đổi tên email doanh nghiệp là một trong những phương pháp “nhỏ nhưng có võ” dành cho người dùng.

Xây dựng độ phủ thương hiệu

Địa chỉ email doanh nghiệp là một phần thiết yếu trong bộ nhận diện thương hiệu của công ty. Bằng cách sử dụng tài khoản có bao gồm đầy đủ tên công ty hoặc tên miền, doanh nghiệp của bạn có thể củng cố độ phủ thương hiệu và tăng độ nhận diện trên thị trường.

Đồng thời, khi thương hiệu được gắn liền trong tên tài khoản email, bạn phần nào thể hiện được mức độ chuyên nghiệp trong phong cách làm việc, từ đó xây dựng niềm tin với khách hàng, đối tác và các bên liên quan.

Tính nhất quán

Đổi tên tài khoản email doanh nghiệp là một hình thức tuân theo định dạng được tiêu chuẩn hóa trong toàn tổ chức, tạo nên tính nhất quán và liền mạch. Điều này giúp cho nhân viên dễ dàng xác định địa chỉ email của đồng nghiệp và thúc đẩy giao tiếp hiệu quả trong nội bộ công ty.

Việc đổi tên cũng thể hiện một mặt trận thống nhất cho các phía bên ngoài, giảm sự nhầm lẫn và hợp lý hóa sự tương tác. Khách hàng dễ dàng nhận ra thư đến từ doanh nghiệp sau khi thấy tên tài khoản email và có khả năng mở thư cao hơn so với việc bạn sử dụng một địa chỉ chung chung để gửi mail.

Khả năng mở rộng

Việc doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô là một viễn cảnh lý tưởng đối với bất kỳ tổ chức nào. Chuẩn bị tốt nhất cho sự mở rộng đó cũng là một phần trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Số lượng nhân viên tăng lên, các phòng ban hoặc công ty con được thành lập là điều nằm trong kế hoạch. Điều này thúc đẩy nhu cầu về sử dụng thêm email trong nội bộ tổ chức, tuy nhiên, cũng đem đến rủi ro về vấn đề quản lý và kiểm soát số lượng lớn địa chỉ như vậy.

Đổi tên tài khoản email có thể giúp doanh nghiệp tổ chức và phân loại các nhóm, vai trò hoặc vị trí khác nhau một cách hiệu quả. Ví dụ, tạo các địa chỉ email như sales@congty.com hoặc kythuat@congty.com có thể hỗ trợ quản lý và định tuyến email tốt hơn.

Lưu ý khi đổi tên tài khoản email business

Vì tài khoản email doanh nghiệp của bạn là công cụ quan trọng để làm việc với đối tác, khách hàng và nội bộ công ty, do đó hãy cẩn thận và cân nhắc thật kỹ trước khi bạn tiến hành đổi tên tài khoản. Bạn có thể xem xét tới một số vấn đề sau đề sau để tối đa hóa hiệu quả:

• Đơn giản: Bạn cần chọn một cái tên email dễ nhớ và dễ nhập, đồng thời tránh sử dụng các tổ hợp số phức tạp hoặc dài dòng, ký tự đặc biệt hoặc cách viết khác thường.
• Sử dụng tên miền doanh nghiệp: Nếu có thể, người dùng nên kết hợp tên miền của tổ chức với tên địa chỉ email của mình. Ví dụ, nếu miền của tổ chức là “chuyendoiso.com”, hãy sử dụng địa chỉ email như “congnghe@chuyendoiso.com” thay vì sử dụng tên nhà cung cấp email chung chung như Gmail hay Yahoo.
• Chứa tên người dùng: Sử dụng tên của bạn trong địa chỉ email sẽ thêm dấu ấn cá nhân và giúp người nhận dễ dàng nhận diện ra sự hiện diện của bạn. Việc đổi tên tài khoản có chứa tên người dùng cũng giúp duy trì tính nhất quán trong các hoạt động giao tiếp chuyên nghiệp.
• Kiểm tra cẩn thận tính khả dụng: Trước khi hoàn thiện email với tên mới, hãy xác minh tính khả dụng của nó với bộ phận CNTT hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ. Bạn nên đảm bảo tên tài khoản được chọn chưa được chỉ định hoặc sử dụng bởi người khác trong tổ chức.
• Cập nhật thông tin liên hệ: Khi bạn hoàn tất việc đổi tên tài khoản, hãy đảm bảo cập nhật địa chỉ đó ở tất cả những nơi có liên quan, bao gồm trang web, danh thiếp, hồ sơ mạng xã hội và danh bạ trực tuyến.

Ảnh hưởng của đổi tên tài khoản tới chiến lược truyền thông

Việc đổi tên tài khoản email doanh nghiệp của bạn có thể đem lại cả tác động và tiêu cực đến chiến lược truyền thông và xây dựng thương hiệu của tổ chức. Cụ thể:

• Tính liền mạch: Khi tài khoản email được liên kết với một thương hiệu hoặc công ty, việc thay đổi tên tài khoản có thể làm gián đoạn tính nhất quán trong giao tiếp. Các liên hệ hiện tại có thể đã quen với tên email cũ và có thể bỏ lỡ thông báo hoặc cập nhật quan trọng nếu họ không được thông báo về sự thay đổi này.
• Cơ hội rebranding: Mặt khác, việc đổi tên thương hiệu có thể phù hợp với nỗ lực rebranding. Nếu doanh nghiệp đang trải qua những thay đổi quan trọng, chẳng hạn như tên, logo hoặc vị trí mới, việc cập nhật thông tin và thay đổi tên để phản ánh sự thay đổi có thể báo hiệu tính nhất quán và củng cố độ nhận diện thương hiệu.
• Tin cậy và chuyên nghiệp: Một địa chỉ email chuyên nghiệp và có thương hiệu có thể nâng cao lòng tin và sự tín nhiệm. Việc thay đổi mà không có lý do rõ ràng có thể khiến người nhận lo ngại về tính hợp pháp hoặc tính liên tục của thông tin liên hệ.

Sự tác động của việc đổi tên tài khoản email doanh nghiệp đối với chiến lược truyền thông và xây dựng thương hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, gồm bối cảnh cụ thể, mục tiêu kinh doanh cũng như mức độ nhận thức. Do đó, trước khi đưa ra quyết định về thay đổi tên, bạn nên đánh giá về những lợi ích và thách thức tiềm ẩn, đồng thời chủ động đưa ra thông báo về sự thay đổi để giảm thiểu sự gián đoạn không đáng có.

Cách đổi tên tài khoản email business trong webmail

Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng, bạn có thể nhanh chóng đổi tên tài khoản email doanh nghiệp của mình mà không cần tạo tài khoản mới, trong khi các thư trong dịch vụ vẫn được giữ nguyên. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đổi tên trong webmail để bạn tham khảo.

Bước 1: Truy cập tài khoản

Bạn thực hiện truy cập tài khoản có quyền quản trị cao nhất đang sử dụng dịch vụ email business >> sau đó tìm đến Domain Settings, chọn Accounts và chỉnh sửa tài khoản cần thay đổi.

Bước 2: Đổi lại tên tài khoản

Khi cửa sổ Accounts hiện lên trên màn hình, bạn nhấp vào … và chọn tiếp Rename.

Tại bảng Change Username, bạn có thể tùy ý điền vào tên tài khoản mong muốn.

Cuối cùng, bạn chọn vào Save để hoàn tất việc đổi tên tài khoản. Bạn có thể thoát ra và thực hiện đăng nhập lại bằng tài khoản mới này và sử dụng dịch vụ.

Chỉ với 02 bước đơn giản, bạn đã hoàn thành xong quá trình đổi tên tài khoản email business của mình. Nếu có bất kỳ câu hỏi và vấn đề trong quá trình thực hiện, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ giải đáp.