Hướng dẫn đăng ký email doanh nghiệp trên Google và lợi ích

Trong thế giới kinh doanh, ấn tượng đầu tiên đóng vai trò vô cùng quan trọng. Địa chỉ email thường là một trong những điều mà khách hàng tiềm năng nhìn thấy đầu tiên khi tìm kiếm thông tin về công ty, đó là lý do bạn cần xem hướng dẫn đăng ký email công ty. Để sở hữu tài khoản email chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo hướng dẫn đăng ký Gmail doanh nghiệp thông qua bài viết này của HVN Group ngay.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp hay công ty là loại email được sử dụng cho mục đích giao tiếp chuyên nghiệp với khách hàng, nhân viên, đối tác và các doanh nghiệp khác. Loại địa chỉ thư này xuất hiện tên miền tùy chỉnh thay vì các đuôi chung chung như @gmail.com hay @hotmail.com. Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng tìm thấy chữ ký chuyên nghiệp kèm theo thông tin liên hệ chi tiết trong những thư được gửi đến bằng địa chỉ này.

Bạn có thể lựa chọn và đăng ký email Outlook hoặc Google, tùy theo nhu cầu của tổ chức, để sử dụng cho việc gửi hóa đơn, đề xuất hoặc các tài liệu quan trọng khác, đồng thời lên lịch cuộc hẹn hoặc liên hệ với khách hàng.

Tại sao bạn nên ưu tiên đăng ký email doanh nghiệp?

Các doanh nghiệp, dù có quy mô lớn hay nhỏ, đều không bao giờ nên bỏ qua việc đăng ký email doanh nghiệp. Chỉ cần đầu tư một chi phí vừa đủ, bạn đã sở hữu công cụ giao tiếp trực tuyến chuyên nghiệp, an toàn và cung cấp nhiều tính năng nâng cao tuyệt vời.

Góp phần vào cải thiện sự chuyên nghiệp

Lý do chính cho việc đăng ký email doanh nghiệp là giúp cho tổ chức trông chuyên nghiệp hơn trong giao tiếp trực tuyến. Ngay cả những trang web thông thường cũng cần gửi nhiều email đến khách hàng tiềm năng và khách truy cập để gửi thông tin, newsletter hoặc phản hồi cho câu hỏi thường gặp.

Vì thế, cho dù doanh nghiệp có quy mô nhỏ đến đâu, một địa chỉ email có tên miền tùy chỉnh là điều cần thiết. Tất nhiên, bạn vẫn có thể tiếp tục sử dụng địa chỉ chung chung để liên hệ với khách hàng, nhưng điều đó chắc chắn kém chuyên nghiệp hơn rất nhiều so với đăng ký email công ty.

Nâng cao mức độ uy tín của tổ chức

Những địa chỉ mail có hình thức chung chung tạo ra rủi ro lớn cho doanh nghiệp vì bất kỳ ai cũng có thể đăng ký email trên điện thoại hoặc máy tính mà không mất chi phí nào và sử dụng chúng để đánh lừa khách hàng. 

*Ví dụ: giả sử bạn gửi email đến người đăng ký bằng địa chỉ tencongty@gmail.com. Bất kỳ ai có mục đích xấu đều có thể mở một tài khoản có giao diện tương tự và giả vờ đó là bạn.

Khi đăng ký email mới dành cho doanh nghiệp, địa chỉ này sẽ gắn liền với tên miền của bạn. Không ai có thể có email @tenconty.com ngoại trừ người thuộc tổ chức. Điều này có nghĩa là khách hàng và đối tác của doanh nghiệp dễ dàng tin tưởng và sẵn sàng mở đọc thư, cũng như không ai có thể sao chép địa chỉ này.

Kiểm soát địa chỉ email tốt hơn

Khi một nhân viên rời khỏi tổ chức, bạn sẽ không có quyền kiểm soát đối với tài khoản email cá nhân của họ. Nhưng nếu đăng ký email doanh nghiệp cho tất cả nhân viên của mình, bạn có thể dễ dàng giữ lại và chuyển tất cả dữ liệu từ tài khoản của nhân viên đã rời đi đó. 

Điều này rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào vì nhân viên thường có quyền truy cập vào dữ liệu và danh bạ quan trọng thông qua tài khoản email.

Đăng ký email giúp nâng cao chất lượng marketing

Email tùy chỉnh dành cho doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng đối với quá trình marketing. Trước hết, bạn không thể mong đợi giao tiếp với các tổ chức hoặc tạo chiến dịch marketing trên các kênh bằng địa chỉ email không tính phí chung chung và không có ấn tượng tốt.

Email marketing phải được thực hiện bằng email tên miền tùy chỉnh. Trên thực tế, nhiều người nghĩ rằng tin nhắn được gửi đi bằng các địa chỉ như @gmail.com đều không đáng được cân nhắc. Hầu hết các marketer thường bị quá tải với lượng tin nhắn mỗi ngày, do đó, nếu không đăng ký email mới dành cho doanh nghiệp, bạn có thể sẽ bị tụt hậu rất xa so với đối thủ cạnh tranh.

Khả năng bảo mật mạnh mẽ hơn

Việc cho phép nhân viên sử dụng email cá nhân chung của họ cho mục đích của công ty sẽ gây ra rủi ro nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Ngay cả khi nhân viên có ý định tốt thì việc tài khoản cá nhân bị hack là điều bình thường. Việc này không chỉ làm tổn hại đến thông tin kinh doanh quan trọng mà còn gây ra sự gián đoạn nghiêm trọng trong hoạt động liên lạc đang diễn ra.

Khi bạn đăng ký email doanh nghiệp, các nhân viên sẽ chỉ được sử dụng chúng trong môi trường làm việc. Điều này làm giảm rủi ro và cơ hội tiếp xúc với các phần mềm độc hại. Ngoài ra, với sự kiểm soát của ban quản lý, doanh nghiệp luôn có thể theo dõi hoặc đóng địa chỉ thư nếu có nghi ngờ về bất kỳ rủi ro nào.

Giảm nguy cơ bị đánh dấu spam

Việc sử dụng địa chỉ email chung chung có đuôi @gmail.com để tiếp cận khách hàng còn mang đến cho doanh nghiệp một nhược điểm. Email khi gửi đi có thể bị đánh dấu là spam, điều này có thể xảy ra ngay cả khi đó là thư hoàn toàn hợp pháp. Hãy tưởng tượng, bạn gửi hóa đơn và không nhận được phản hồi nào từ khách hàng chỉ vì email đã lọt vào thư mục spam của người nhận.

Đăng ký email doanh nghiệp với tên miền tùy chỉnh sẽ góp phần giảm nguy cơ thư gửi đi bị đánh dấu là thư rác. Khi tổ chức phát triển và bạn bắt đầu phải xử lý hàng trăm email mỗi ngày, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng người nhận sẽ nhận được tất cả email ngay trong hộp thư đến của họ.

Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký email Google

Như đã đề cập ở trên, bạn có thể dễ dàng đăng ký email trên iPhone, Android hoặc máy tính với nhà cung cấp dịch vụ uy tín. Một trong những nhà cung cấp email doanh nghiệp được nhiều tổ chức kinh doanh trên thế giới ưa chuộng và tin tưởng là Gmail.

Bước 1: Đăng ký tài khoản Google Workspace

• Để bắt đầu đăng ký email doanh nghiệp trên Google, hãy truy cập vào trang web Google Workspace có địa chỉ workspace.google.com và nhấp vào Get Started.

• Từ đây, bạn hãy nhập tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên và nơi đặt trụ sở >> nhấp vào Next.

• Trong màn hình tiếp theo, bạn tiếp tục nhập đầy đủ tên và địa chỉ email liên hệ hiện tại của mình >> sau đó nhấp vào Next.

Bước 2: Kết nối với domain

Bước tiếp theo của quy trình đăng ký email doanh nghiệp Gmail là tạo domain. Bạn sẽ được hỏi xem có miền doanh nghiệp hiện tại muốn sử dụng với Google Workspace và cho email doanh nghiệp hay không.

• Nếu chưa có miền, nhấp ngay vào No, I need one để được đưa tới giao diện mua miền với Google.
• Nếu đã có miền, bạn nhấp vào Yes, I have one that I can use và nhập chính xác miền hiện có.

Bước 3: Tạo thông tin đăng nhập Google

Trong màn hình tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu tạo thông tin đăng nhập cho địa chỉ email doanh nghiệp của mình. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập tên người dùng và mật khẩu email >> sau đó bấm vào nút Next.

Bước 4: Lựa chọn gói Google Workspace

Bước trước đó sẽ dẫn bạn đến giao diện mới để xem lại gói Google Workspace mà bạn đã lựa chọn. Doanh nghiệp có thể nâng cấp hoặc hạ cấp gói của mình bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, đây là cơ hội tốt để xem lại những tính năng mà bạn sẽ nhận được sau khi đăng ký email doanh nghiệp với gói đó.

Bước 5: Hoàn tất việc đăng ký

Giờ đây, bạn đã có tài khoản email doanh nghiệp Gmail. Nhưng mọi việc vẫn chưa kết thúc khi tổ chức cần thực hiện thêm một số tác vụ bổ sung, bao gồm:

• Xác minh quyền sở hữu tên miền
• Chỉnh sửa MX record để Gmail nhận được email

Đối với những bước này, Google sẽ cung cấp cho doanh nghiệp hướng dẫn chi tiết để thực hiện. Với tư cách là khách hàng của Google Workspace, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ 24/7 nếu gặp khó khăn trong quá trình đăng ký.

Nếu gặp vấn đề trong quá trình đăng ký email doanh nghiệp với Google, nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được hỗ trợ bởi chuyên gia.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Bạn có thể đăng ký email trực tiếp với Google, nhưng điều này sẽ phù hợp nếu doanh nghiệp sở hữu đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp để có thể xử lý kịp thời các vấn đề. Thay vào đó, nhiều tổ chức lựa chọn đăng ký thông qua đối tác chính thức của thương hiệu để không chỉ nhận được sự hỗ trợ của đội ngũ có nhiều năm kinh nghiệm mà còn được hưởng lợi từ các chương trình ưu đãi về giá.

Hoạt động trên thị trường với cương vị là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN cung cấp cho doanh nghiệp đa dạng gói giải pháp Google Workspace với các mức giá hợp lý. Đồng thời, nhân viên hỗ trợ với chứng chỉ Google của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn giải đáp những vấn đề về cách đăng ký email không cần số điện thoại, hoặc cách để quản lý tốt hơn tài khoản. 

Hy vọng bài viết của HVN đã cung cấp cho bạn những thông tin có ích liên quan đến hướng dẫn đăng ký email Google và lợi ích khi sở hữu dành cho doanh nghiệp. Mọi thắc mắc và câu hỏi có liên quan đến bài viết này bạn có thể nhắn lại tin nhắn ở phần Livechat của bài viết để được hỗ trợ ngay nhé.