Hướng dẫn chuyển dữ liệu sang Email Business

Ngoài sự tiện lợi cùng với các tính năng cao cấp của nền tảng email chuyên nghiệp, dịch vụ Email Business còn hỗ trợ chức năng giúp khách hàng có thể tự động chuyển dữ liệu email quan trọng từ tài khoản cũ.

Chuyển dữ liệu là gì?

Chuyển dữ liệu được hiểu là chuyển tất cả các dữ liệu quan trọng của người dùng, chẳng hạn như danh bạ, email, tệp đính kèm và các thông tin khác từ tài khoản cũ sang tài khoản email doanh nghiệp mới. 

Các bước cụ thể để chuyển dữ liệu sẽ tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email bạn hiện đang sử dụng. Tuy nhiên, dưới đây là một số bước thực hiện chung để bạn có cái nhìn tổng quát nhất về quá trình thực hiện:

• Xuất dữ liệu email cũ: Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều cung cấp tùy chọn xuất dữ liệu email cũ.
• Nhập dữ liệu vào tài khoản email doanh nghiệp mới: Bạn tiến hành đăng nhập tài khoản Email Business và tìm tùy chọn nhập để tải tệp có chứa dữ liệu email cũ lên tài khoản mới.
• Thiết lập quy tắc chuyển dữ liệu: Để đảm bảo rằng bất kỳ email nào trong tương lai gửi đến địa chỉ email cũ đều được chuyển tiếp đến tài khoản email doanh nghiệp mới, hãy thiết lập quy tắc chuyển tiếp.

Chi tiết về cách chuyển dữ liệu sang tài khoản Email Business sẽ được hướng dẫn trong phần sau của bài viết này.

Lợi ích của việc backup dữ liệu từ tài khoản cũ sang Email Business

Sau khi đăng ký tài khoản Email Business từ nhà cung cấp uy tín, một trong số việc doanh nghiệp cần thực hiện là chuyển dữ liệu từ tài khoản cũ sang tài khoản email mới. Vậy lý do là gì?

Bảo toàn dữ liệu

Khi chuyển dữ liệu từ tài khoản email cũ sang tài khoản email doanh nghiệp mới, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các tệp cũng như thông tin quan trọng của mình được bảo toàn và không bị mất trong quá trình chuyển đổi. Điều đó được đánh giá là quan trọng nếu người dùng đã sử dụng tài khoản cũ trong một thời gian dài và đã thu thập nhiều dữ liệu quan trọng.

Tổ chức hoàn thiện

Việc chuyển dữ liệu từ tài khoản cũ sang Email Business giúp bạn có cơ hội tổ chức tốt hơn các tệp và thông tin của mình. Điều này có thể bao gồm việc đổi tên tệp, tạo thư mục mới hoặc phân loại dữ liệu của người dùng theo cách hợp lý hơn. Kết quả cuối cùng là việc tìm kiếm, sắp xếp và truy cập dữ liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Tăng cường bảo mật

Một trong những lợi thế quan trọng và nổi bật nhất của việc chuyển dữ liệu sang tài khoản email doanh nghiệp mới là mức độ bảo mật cao hơn. Tài khoản Email Business thường đi kèm với các biện pháp bảo mật cấp doanh nghiệp như xác thực hai yếu tố, mã hóa và bộ lọc thư rác nâng cao, tất cả đều giúp giữ an toàn cho dữ liệu của người dùng khỏi sự tấn công của tin tặc và các tác nhân độc hại khác.

Chia sẻ dễ dàng

Việc hợp nhất dữ liệu vào một tài khoản email doanh nghiệp giúp việc chia sẻ tệp và thông tin với các thành viên khác trong nhóm trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể cấp cho những người dùng cụ thể quyền truy cập vào một số tệp hoặc folder nhất định, đặt quyền và cộng tác trên các dự án hiệu quả hơn nhiều so với việc sử dụng các tính năng của tài khoản email cũ.

Hướng dẫn cách chuyển dữ liệu sang Email Business từ tài khoản cũ

Để thực hiện chuyển dữ liệu, trước hết bạn cần đăng nhập vào webmail của dịch vụ Email Business (thường có dạng webmail.domain.com). Nếu dịch vụ chưa được cấu hình và bạn hiện vẫn đang sử dụng tài khoản email cũ, hãy truy cập theo địa chỉ được gửi tới mail khi đăng ký và kích hoạt dịch vụ.

Lưu ý: Người dùng có thể lựa chọn ngôn ngữ tiếng Anh/tiếng Việt ngay sau khi nhập thông tin đăng nhập. Trong hướng dẫn dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các thao tác với ngôn ngữ được mặc định là tiếng Anh.

Bước 1: Click chọn biểu tượng Settings (Cài đặt) >> Tiếp tục chọn Connectivity (Kết nối) >> Mailbox Migration (Di chuyển hòm thư) >> Migrate (Di chuyển).

Bước 2: Khi một cửa sổ mới hiện lên trên màn hình, bạn cần cung cấp thông tin về nền tảng của dịch vụ email cũ.

• Nếu sử dụng dịch vụ Google Apps (thường khi giao diện đăng nhập webmail cũ là webmail.domain.com và có giao diện khá giống với nền tảng Gmail), bạn sẽ lựa chọn là “Gmail” tại bước này.
• Nếu doanh nghiệp của bạn hiện đang sử dụng Email Server riêng, thông thường lựa chọn ở đây sẽ là Mdaemon.
• Nếu bạn không nắm rõ về dịch vụ email đang sử dụng, hãy lựa chọn “Other” để có thể cấu hình thủ công thêm.

Lưu ý: Bước này người dùng cần thực hiện với sự tư vấn của nhân viên hỗ trợ khi đó họ sẽ xem xét và giúp bạn đưa ra những lựa chọn nhanh và chuẩn xác hơn.

Bước 3: Nhập thông tin.

Trường hợp 1: Nếu bạn lựa chọn là Gmail ở trong bước 2.

Tại bước này, người dùng sẽ nhập thông tin username và password cho tài khoản email cũ. Nếu bạn sử dụng ứng dụng Google Apps, username sẽ có ở dạng user@domain.com.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, hãy click vào nút Start để bắt đầu quá trình chuyển dữ liệu email. Bạn hãy giữ nguyên cửa sổ cho tới khi nhận được thông báo thành công.

Trường hợp 2: Nếu bạn lựa chọn là “Other” hoặc “Mdaemon” ở trong bước 2.

Tại bước này, bạn sẽ thiết lập các thông số tài khoản cũ, trong đó bao gồm các thông tin cần cấu hình:

• Type: POP (chỉ chọn thư ở hộp thư Inbox) hoặc IMAP (chọn tất cả cấu trúc các thư mục của mailbox, bao gồm cả Thư đã gửi, Bản nháp, Thư ở mục Junk/Spam,…)
• Server Address: Thông tin về hostname của nhà cung cấp cũ.
• Port: Mặc định cổng là 110 cho POP và 143 cho IMAP. Nếu có cổng đặc biệt, người dùng cần nhập số khác tại đây, hoặc có thể bỏ qua nếu không có.
• Username: Được hiểu là tài khoản email, thường có dạng user@domain.com
• Password: Bạn thực hiện nhập mật khẩu của tài khoản email cũ.

Người dùng có thể bỏ qua đánh dấu SSL (Require SSL) trong phần lớn các trường hợp.

Sau khi cung cấp đầy đủ các thông tin trên, hãy bấm vào nút Start để bắt đầu quá trình chuyển dữ liệu. Tương tự trường hợp trên, bạn hãy giữ nguyên cửa sổ cho tới khi nhận được thông báo đã thành công. 

Bước 3: Sau các bước trên, bạn hãy kiểm tra xem các email nhận đến đã xuất hiện trong hộp thư của email mới chưa.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc chuyển dữ liệu từ email cũ sang tài khoản Email Business. Trong trường hợp gặp vấn đề trong quá trình thực hiện, bạn hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận được sự hỗ trợ từ nhân viên có chuyên môn.

  ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Với vai trò là người đồng hành đáng tin tưởng của doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – cung cấp đa dạng các gói Email Business với nhiều mức giá khác nhau. Đặc biệt đội ngũ nhân viên với chuyên môn cao sẽ tư vấn hỗ trợ bạn đưa ra lựa chọn phù hợp dựa trên phân tích về nhu cầu và định hướng phát triển của tổ chức.

Bên cạnh đó, chúng tôi còn giúp bạn chuẩn bị đầy đủ hành trang nhất cho “cuộc chiến” chuyển đổi số bằng cách đưa ra các mẹo sử dụng hiệu quả cũng như hướng dẫn các chuyển dữ liệu sang Email Business một cách nhanh chóng và an toàn. Các nhân viên kỹ thuật với nhiều năm kinh nghiệm luôn sẵn sàng giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình bạn sử dụng dịch vụ.

Thông qua bài viết, bạn đã được cung cấp thêm nhiều thông tin liên quan đến chuyển dữ liệu cũng như các bước cụ thể để chuyển từ tài khoản cũ sang Email Business. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào liên quan đến nội dung nếu trên, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để được đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi hỗ trợ kịp thời.