Hướng dẫn chặn email người gửi tới

Trong quá trình làm việc trên ứng dụng mail, người dùng sẽ không thể tránh khỏi việc nhận được thư spam, quảng cáo hoặc thư có nội dung không phù hợp. Có nhiều cách để bạn có thể giảm thiểu tình trạng này và bảo vệ không gian làm việc trực tuyến của mình. Một trong các biện pháp hiệu quả được người dùng sử dụng nhiều chính là chặn email.

Chặn email là gì?

Chặn email là hành động ngăn không cho một số email hoặc địa chỉ email gửi tới hộp thư đến của người dùng. Các thư bị chặn bị máy chủ nhận tạm thời từ chối không phải vì bất kỳ vấn đề nào với địa chỉ thư người nhận mà vì nội dung trong thư.

Người dùng có thể thực hiện chặn email vì nhiều lý do, chẳng hạn để lọc các tin nhắn rác hoặc không mong muốn, ngăn chặn sự lừa đảo hoặc chặn những người gửi cụ thể có thể đang làm phiền hoặc gửi nội dung không phù hợp.

Cách chặn email có thể được thực hiện thông qua nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm lọc cấp máy chủ, bộ lọc thư rác hoặc quy tắc thủ công được thiết lập trong ứng dụng email.

Bằng cách chặn một số mail nhất định, bạn có thể giảm thiểu số lượng thư không cần thiết trong hộp thư đến của mình, đồng thời cải thiện bảo mật cho toàn bộ ứng dụng thư của mình.

Tại sao cần thực hiện việc chặn email người gửi?

Việc chặn email trong Gmail hoặc Outlook có thể cần thiết để duy trì quyền riêng tư trên không gian trực tuyến của người dùng và bảo vệ bạn khỏi việc bị quấy rối hoặc liên hệ không mong muốn.

Người dùng cần tìm hiểu và nắm rõ cách chặn email trên Gmail hoặc các nền tảng giao tiếp qua mail để phòng tránh cho một số trường hợp cụ thể sau:

Spam và email không mong muốn

Thư rác hoặc các email không mong muốn có thể nhanh chóng làm tắc nghẽn hộp thư đến của người dùng, đồng thời khiến bạn mất nhiều thời gian hơn trong việc tìm kiếm thư cần thiết. Mặc dù nhiều dịch vụ mail cung cấp tính năng bộ lọc và biện pháp bảo vệ để chống lại thư spam nhưng đôi khi các thư đó vẫn lọt qua được và tiến sâu vào trong mailbox của người dùng.

Trong trường hợp này, biết cách chặn email quảng cáo hoặc email rác trong Gmail cũng như các ứng dụng mail khác là điều cần thiết để ngăn ngừa được sự xâm nhập của những thư đó vào trong hộp thư của người dùng.

Làm phiền hoặc đe dọa

Nếu có ai đó đang cố ý làm phiền hoặc đe dọa qua hình thức thư điện tử, chặn họ là cách hiệu quả để đảm bảo an toàn cho người dùng. Bằng cách chặn email trong Gmail, Outlook hay các ứng dụng email business khác, thư của những người gửi đó sẽ chuyển trực tiếp đến thư mục spam và người dùng sẽ không phải xem chúng trong hộp thư đến của mình.

Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể thực hiện việc bỏ chặn email trong nền tảng thư, chẳng hạn Gmail, nếu nhận thấy không cần thiết để chặn người đó hoặc có sự hiểu lầm.

Lừa đảo trực tuyến

Phishing là thủ đoạn độc hài của những kẻ lừa đảo và tin tặc trực tuyến sử dụng để đánh cắp thông tin cá nhân người dùng, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, chẳng hạn như thông tin đăng nhập, số thẻ tín dụng hoặc dữ liệu khách hàng. Phishing email thường trông giống như thư hợp pháp từ các nguồn đáng tin cậy và khá khó bị phát hiện.

Nếu bạn nhận được thư và nghi ngờ có dấu hiệu lừa đảo, điều quan trọng cần làm là thực hiện cách chặn email của người khác và báo cáo thư đó cho nhà cung cấp dịch vụ.

Online stalking

Online stalking hay theo dõi trực tuyến là một mối đe dọa thực sự và có thể xảy ra với bất kỳ ai. Nếu ai đó đang theo dõi bạn trên nền tảng trực tuyến hoặc gửi tới các tin nhắn không mong muốn, thì việc thực hiện các bước để bảo vệ chính bản thân mình điều cần thiết. Chặn email Gmail có thể là một cách hiệu quả để ngăn chặn sự liên lạc của những người đó.

Nắm rõ và thực hiện cách chặn email đúng cách có thể giúp bạn hạn chế tối đa sự làm phiền từ những tài khoản không mong muốn cũng như giữ an toàn cho không gian trực tuyến của bản thân.

Thư chứa nội dung không phù hợp

Đôi lúc, người dùng email sẽ nhận được những thư có chứa nội dung không phù hợp hoặc gây khó chịu, cách giải quyết phù hợp nhất cho trường hợp này là tiến hành chặn email người gửi. Điều này giúp bạn tránh những thông điệp không lành mạnh, bảo vệ được sức khỏe tinh thần và cảm xúc của bản thân.

Như vậy, cách chặn email quảng cáo/rác trong các nền tảng mail trực tuyến, chẳng hạn Gmail, hoặc chặn thư từ một tài khoản nhất định là điều mà người dùng cần hiểu rõ và thực hiện thành thạo. Như vậy, bạn mới có thể tập trung toàn bộ thời gian và sự chú ý cho công việc, các thư có nội dung quan trọng, từ đó cải thiện hiệu quả công việc.

Từ những ý trên, vấn đề “Làm sao để chặn email trong Gmail và trên các ứng dụng mail khác?” được đặt ra với người dùng. Phần sau của bài viết sẽ hướng dẫn cách chặn thư của người khác với các bước ngắn gọn để bạn có thể tham khảo.

Mẹo quản lý email hiệu quả

Email là công cụ hữu ích để giao tiếp và cộng tác trong tổ chức, nhưng cũng có thể gây ra quá tải nếu không được quản lý đúng cách. Việc thực hiện chặn email cũng nằm trong top các tip quản lý email hiệu quả được nhiều người áp dụng. Bạn có thể tham khảo một số mẹo quản lý hộp thư hiệu quả dưới đây:

Tạo quy tắc

Một cách để quản lý email hiệu quả là tạo các quy tắc để sắp xếp và ưu tiên chúng. Ví dụ, bạn có thể tạo quy tắc tự động di chuyển mail từ một người gửi cụ thể đến một thư mục được chỉ định. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng sắp xếp và phân tách các email dựa theo tầm quan trọng của chúng hoặc theo chủ đề.

Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc để tự động xóa các email đáp ứng một số tiêu chí nhất định, chẳng hạn thư có chứa một số từ nhất định trong subject line hoặc được gửi từ người gửi không xác định. Điều này có thể giúp người dùng giảm số lượng email không mong muốn làm lộn xộn hộp thư đến.

Chặn email không mong muốn

Nếu bạn đang nhận được một số lượng lớn email không mong muốn hoặc thư spam, hãy thực hiện các bước để chặn chúng. Hầu hết các chương trình mail đều có tính năng cho phép người dùng đánh dấu thư là spam. Tính năng này sẽ chuyển các thư đó vào thư mục Spam và chặn các email trong tương lại từ cùng một người gửi.

Người dùng cũng có thể thiết lập bộ lọc để chặn email dựa trên các tiêu chí nhất định, chẳng hạn như địa chỉ email hoặc subject line của người gửi. Một số chương trình email cũng cung cấp tùy chọn hủy đăng ký nhận newsletter hoặc các loại thư khác mà người dùng không mong muốn.

Trong trường hợp, bạn vẫn nhận được thư không mong muốn bất chấp các nỗ lực áp dụng cách chặn email, hãy liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ email để được hỗ trợ.

Sắp xếp email

Một cách khác để quản lý email hiệu quả bên cạnh tạo quy tắc và chặn email là sắp xếp các thư vào các thư mục hoặc nhãn khác nhau. Điều này có thể giúp bạn theo dõi các mail quan trọng và dễ dàng tìm thấy thư cần tham khảo trong tương lai.

Người dùng có thể tạo các folder khác nhau cho các dự án hoặc chủ đề khác nhau và di chuyển email vào thư mục thích hợp.

Một số chương trình email cũng cho phép bạn sử dụng thẻ hoặc nhãn để phân loại email, đây có thể là một cách hữu ích để nhanh chóng xác định vị trí các thư đó dựa trên nội dung hoặc mục đích của chúng. Từ đó, người dùng cũng cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của mình và không bị làm phiền bởi những nội dung vô nghĩa sau khi đã áp dụng thành công cách chặn email.

Hướng dẫn cách chặn email gửi đến

Chức năng Block Sender trong email business có tác dụng chặn email người gửi đến, hoàn toàn phù hợp trong việc ngăn chặn những nguồn email spam được gửi tới mailbox của bạn.

Bước 1: Để chặn email đến, hãy truy cập vào phần Hộp thư đến (Inbox) hoặc các Hộp thư khác và tìm đến 1 mail mà bạn cho rằng người gửi đang cố tình spam.

Bước 2: Sau đó, người dùng chọn vào tên người gửi và tiến hành Block Sender.

Chỉ với 2 bước đơn giản như trên, bạn đã hoàn thành xong cách chặn email người gửi và tránh được việc nhận được những thư không mong muốn.

Trong quá trình tìm hiểu về cách chặn email rác hoặc quảng cáo, nếu có bất kỳ câu hỏi nào cần được giải đáp hoặc cần tư vấn để áp dụng tính năng Block Sender hiệu quả, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ chuyển viên của chúng tôi hỗ trợ kịp thời.