Hướng dẫn cấu hình DNS tên miền cho dịch vụ Email Business

Việc cấu hình DNS tên miền cho dịch vụ email business hỗ trợ cải thiện tỷ lệ gửi email và ngăn không cho thư bị đánh dấu là spam hoặc lực đảo. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách để cấu hình Domain Name System cho domain đúng cách.

Tìm hiểu về email business

Email business được biết đến là dịch vụ cung cấp dịch vụ email theo tên miền. Thay vì tên miền chung chung như @gmail.com hay @outlook.com, dịch vụ này cung cấp cho doanh nghiệp địa chỉ thư với domain tùy chỉnh, thường thì là tên doanh nghiệp hoặc thương hiệu.

Việc sở hữu email business account có thể hiểu là tài sản trên môi trường trực tuyến thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi đây là đại diện và bộ mặt của tổ chức để giao tiếp, cộng tác và trao đổi với khách hàng, đối tác.

tìm hiểu email business

Tài khoản email doanh nghiệp mang lại cho người dùng doanh nghiệp nhiều lợi thế để cạnh tranh. Nổi bật có thể kể đến là:

  • Sự chuyên nghiệp trong công việc: Thông qua việc gửi nội dung bằng địa chỉ mail có tên miền tùy chỉnh, người nhận dễ dàng nhận thấy sự chuyên nghiệp và cẩn trọng của tổ chức trong tác phong làm việc. Đồng thời, việc này còn thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng của mình, từ đó tăng mức độ uy tín, tin cậy trong mắt người nhận.
  • Dễ dàng trong việc quản lý: Email business account được khởi tạo cho các thành viên trong tổ chức. Thậm chí, từng phòng ban riêng có địa chỉ tên miền của riêng mình. Việc này giúp chủ doanh nghiệp hoặc người có trách nhiệm dễ dàng quản lý nhân sự và gửi thông báo tới mọi người khi cần thiết.
  • Hạn chế tình trạng spam: Email doanh nghiệp có hệ thống hỗ trợ giảm thiểu việc các thư spam và quảng cáo có thể xâm nhập vào hộp thư đến của người dùng. Như vậy, trong hộp thư của bạn sẽ chỉ có những tin nhắn quan trọng đến từ khách hàng, đối tác hoặc các tin nhắn quan trọng nội bộ.
  • Giảm thiểu virus và tấn công độc hại: Bên cạnh mail spam, email business còn hỗ trợ chống virus và giảm số lượng mail có chứa mã độc được gửi tới hộp thư chính của người dùng. Điều đó có nghĩa là độ bảo mật của hệ thống email doanh nghiệp cao hơn hẳn so với các ứng dụng mail không tính phí thông thường.

Cấu hình DNS là gì?

Domain Name System (DNS) là một hệ thống đặt tên theo thứ bậc giúp dịch các tên miền dễ hiểu thành các mã định danh số (IP) được liên kết với máy chủ web.

Cấu hình DNS domain trong email business liên quan đến việc thiết lập các bản ghi DNS cần thiết để cho phép gửi email cho miền của bạn. Các bản ghi cụ thể cần được đặt cấu hình tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và các yêu cầu của email doanh nghiệp.

cấu hình dns domain

Thông thường, người dùng sẽ định cấu hình các bản ghi sau:

  • Bảng ghi MX (Mail Exchange): bản ghi này chỉ định mail exchange server chịu trách nhiệm xử lý các email được gửi tên tên miền.
  • Bản ghi SPF (Sender Policy Framework): Record xác định máy chủ nào được phép gửi email thay cho domain của người dùng.
  • Bản ghi DKIM (DomainKeys Identified Mail): Record này cho phép người nhận email xác minh tính xác thực của email được gửi từ miền của bạn bằng cách sử dụng chữ ký số.
  • Bản ghi DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Record cho phép chủ sở hữu domain cung cấp cho email provider cách xử lý thư không vượt qua kiểm tra xác thực SPF hoặc DKIM.

Vì sao nên cấu hình DNS tên miền cho dịch vụ email business?

Định cấu hình DNS domain cho email business là điều cần thiết khi nó cho phép gửi email đúng cách và ngăn chặn các sự cố như thư bị đánh dấu là spam hoặc hoàn toàn không gửi được.

Khi người dùng gửi email từ domain của mình, máy chủ thư của người nhận sẽ kiểm tra bản ghi DNS được liên kết với miền của bạn để xác minh rằng thư là hợp pháp và không phải spam. Nếu các bản ghi DNS cần thiết không được định cấu hình chính xác, thư có thể bị từ chối hoặc đánh dấu là thư rác, điều này có thể gây hại cho khả năng gửi và danh tiếng của doanh nghiệp.

Ví dụ, nếu bản ghi MX không được định cấu hình đúng cách, máy chủ thư sẽ không nhận được các email gửi đến miền của bạn và người gửi sẽ nhận được thông báo trả lại cho biết rằng không thể gửi email.

Tương tự, nếu bản ghi SPF hoặc DKIM không được thiết lập chính xác, nhà cung cấp dịch vụ email có thể gắn cờ thư cho mail đó là đáng ngờ hoặc từ chối ngay lập tức.

Việc cấu hình DNS cho tên miền trong email business chính xác, doanh nghiệp có thể đảm bảo email của mình được gửi đi an toàn, đồng thời giữ cho danh tiếng của domain nguyên vẹn.

vì sao nên cấu hình dns cho email business

Các bước cấu hình DNS cho tên miền trong email business

Để có thể truy cập vào webmail có dạng webmail.domain.com và gửi – nhận mail, người dùng cần cấu hình các bản ghi DNS tên miền theo thông tin được gửi về địa chỉ email sau khi hoàn thành việc đăng ký dịch vụ email business.

Khi đăng ký thành công email business account, bạn sẽ nhận được nội dung thư có chứa các thông tin cần thiết cho việc cấu hình. Để cấu hình DNS cho domain, bạn có thể làm theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Thực hiện đăng nhập vào trang quản lý tên miền. Nếu bạn đăng ký tên miền và quản lý tên miền tại HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thì hãy đăng nhập vào trang https://id.hvn.vn.

pasted image 0 4 9

Bước 2: Chọn Quản lý tên miền >> Nhấn chọn tên miền >> Chọn DNS Management (Quản lý DNS).

unnamed 2 3
pasted image 0 5 4
pasted image 0 6 3

Bước 3: Tạo 02 bản ghi MX.

pasted image 0 7 2

Bước 4: Tạo 04 bản ghi CNAME.

pasted image 0 8 2

Bước 5: Cuối cùng là tạo 01 bản ghi TXT.

pasted image 0 9 1

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc cấu hình các bản ghi cần thiết cho tên miền của mình. Tuy nhiên, để tăng độ tin cậy cho tên miền của mình, người dùng cần tạo DKIM cho domain khi sử dụng email. Việc này giúp cho các email tránh bị rơi vào hòm thư spam.

Sau khi tạo đầy đủ các bản ghi, hãy chờ từ 30 phút – 24 tiếng để DNS có thể cập nhật đầy đủ các bản ghi. Nếu bạn sử dụng tên miền thuộc các nhà cung cấp khác, hãy tạo các bản ghi tương tự như hướng dẫn nêu trên.

Trong trường hợp có vấn đề phát sinh trong quá trình cấu hình DNS domain trong email business, vui lòng nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên viên có thể hỗ trợ bạn nhanh chóng.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Không chỉ luôn trong trạng thái sẵn sàng hỗ trợ khi khách hàng cần, chúng tôi còn cung cấp sẵn cho doanh nghiệp nhiều gói dịch vụ email business với các mức chi phí khác nhau. Như vậy, các tổ chức kinh doanh thuộc nhiều quy mô vẫn có thể lựa chọn cho mình giải pháp email doanh nghiệp phù hợp với định hướng phát triển của mình.

Bên cạnh đó, đội ngũ kỹ thuật với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành luôn sẵn sàng 24/7 để đảm bảo hệ thống ổn định và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn các thông tin có ích để bạn có thể thực hiện việc cấu hình DNS tên miền cho dịch vụ email business của mình. Trong trường hợp có thắc mắc hoặc câu hỏi liên quan, vui lòng kết nối với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777, đội ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn cao sẽ ngay lập tức có mặt và giải đáp cho bạn.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận