Hướng dẫn cách làm GG Forms chuyên nghiệp chỉ trong 3 phút

Nếu cần thu thập dữ liệu hoặc nghiên cứu, Google Forms là một trong những công cụ hỗ trợ hiệu quả nhất dành cho người dùng, đặc biệt là doanh nghiệp. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm GG form từ đầu đến cuối, đồng thời gợi ý một số cách để khiến biểu mẫu trở nên đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn.

Tạo biểu mẫu trên Google Forms cần thiết khi nào?

Chúng ta đang sống trong một thế giới có nhịp độ nhanh và việc các công cụ hỗ trợ công việc cũng phải nhanh là điều cần thiết. Nắm bắt  yêu cầu khắt khe trong thị hiếu người dùng, Google không ngừng cải tiến và nâng cấp các ứng dụng trong hệ sinh thái Google Workspace của mình, tiêu biểu phải kể đến Google Forms – ứng dụng tạo biểu mẫu chuyên nghiệp thay thế cho hàng giờ làm việc chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Google Forms là một công cụ hoàn hảo cho mọi chủ doanh nghiệp lớn – nhỏ, người làm nghề tự do, đại lý, cơ quan tổ chức sự kiện, các phòng ban, giáo viên,…Về cơ bản, bất kỳ ai cần nghiên cứu và thu thập dữ liệu hoặc phản hồi cụ thể đều có thể học cách làm GG form nhanh chóng và chuyên nghiệp hóa công việc của mình.

Giả sử, bạn đang điều hành một doanh nghiệp trực tuyến và muốn lấy thông tin của khách hàng tiềm năng hoặc phản hồi của họ về sản phẩm của mình. Google Forms cho phép sử dụng các mẫu có sẵn để thu thập dữ liệu nhanh chóng. Đồng thời, bạn cũng có thể lựa chọn cách làm GG form có nhiều đáp án hoặc thang đo tuyến tính sao cho phù hợp với câu hỏi. Vì tích hợp với tất cả các sản phẩm còn lại trong hệ sinh thái Google Workspace, GG Forms cho phép bạn phân tích các kết quả thu thập được một cách trực quan và dễ dàng.

Bạn cũng có thể làm quen với cách làm GG form để tạo đơn xin việc, đăng ký sự kiện, khảo sát người dùng,…Điều tuyệt vời nhất là mọi thứ đều được thực hiện dễ dàng bằng điện thoại và máy tính mà không yêu cầu bất kỳ thao tác cài đặt phần mềm đặc biệt nào. Google Forms dễ sử dụng, ngay cả học sinh hay người không am hiểu về công nghệ cũng có thể biến biểu mẫu thành một phần của bài tập về nhà hoặc nghiên cứu của riêng mình.

Hướng dẫn cách làm GG form khảo sát cho người bắt đầu

Google Forms là một ứng dụng tạo biểu mẫu có giao diện thân thiện người dùng, nên bạn có thể dễ dàng thực hiện cách làm GG form trên điện thoại hoặc trên máy tính mà không gặp nhiều trở ngại. Để bắt đầu tạo biểu mẫu cho riêng mình, hãy tiến hành theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập Google Forms

Thao tác cần làm đầu tiên là mở Google Forms bằng cách truy cập vào Google Drive và chọn + New >> nhấp vào Google Forms, hoặc bạn cũng có thể đi tới nền tảng trực tiếp từ cửa sổ Google Apps nằm ngay góc phải trên cùng màn hình.

Bước 2: Chọn template

Cách làm GG form được rút ngắn thời gian nhờ các template được thiết kế sẵn. Người dùng chỉ cần chọn template phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Trong giao diện chính của Forms, có đa dạng các template được chia thành 03 nhóm mục đích khác nhau: công việc, giáo dục và cá nhân, trong đó, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng các mẫu này cho nhiều trường hợp khác nhau như mời dự sự kiện, đơn xin việc, thu thập feedback khách hàng, đánh giá khóa học,…

Tuy nhiên, nếu người dùng không chắc chắn nên sử dụng mẫu nào, hãy bắt đầu với Blank và thỏa sức sáng tạo với những ý tưởng của bản thân.

Bước 3: Thay đổi tiêu đề biểu mẫu

Sau khi đã chọn được template, bước tiếp theo cho cách làm GG form là thay đổi tiêu đề biểu mẫu. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nơi có dòng chữ “Untitled form” ở đầu trang và nhập tiêu đề mới. Ví dụ, bạn có thể đặt tiêu đề cho form của mình là “RSVP cho Year-end Party” hoặc “Đăng ký khóa học online”.

Người dùng cũng có thể thêm mô tả chi tiết vào biểu mẫu của mình nếu muốn cung cấp cho người trả lời nhiều ngữ cảnh hơn. Bạn hãy nhấp vào hộp văn bản Form description nằm ngay dưới tiêu đề và nhập mô tả ngắn gọn về biểu mẫu.

Bước 4: Điều chỉnh câu hỏi và câu trả lời

Khi đã hoàn thành việc đặt tiêu đề và thêm mô tả ngắn gọn, đã đến lúc tiến hành thêm câu hỏi cho biểu mẫu. Google Forms giúp người dùng dễ dàng thêm nhiều loại câu hỏi khác nhau, bao gồm câu hỏi trắc nghiệm, menu thả xuống, câu trả lời ngắn, thang đo tuyến tính,…

Để thêm câu hỏi, bạn chỉ cần thay thế dòng chữ “Untitled Question” bằng câu hỏi của mình và nhấp vào loại câu trả lời mong muốn sử dụng. Chẳng hạn, nếu hỏi tên ai đó, bạn sẽ chọn Short answer làm dạng câu trả lời.

Đặc biệt, cách làm GG form càng thú vị hơn khi công cụ tạo biểu mẫu này cho phép người dùng đưa hình ảnh và video vào câu hỏi. Cụ thể, bạn nhấp vào biểu tượng hình ảnh hoặc video từ thanh công cụ câu hỏi. Người dùng cũng có thể thêm tiêu đề phần vào biểu mẫu nếu muốn chia thành nhiều phần nhỏ trong form bằng cách nhấp vào nút Add section từ thanh công cụ câu hỏi.

Bước 5: Tùy chỉnh chủ đề Google Forms

Google Forms cung cấp cho người dùng nhiều chủ đề khác nhau để tùy chỉnh giao diện của biểu mẫu. Để chọn theme, hãy nhấp vào nút Customize Theme từ góc trên bên phải của trang. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo chủ đề tùy chỉnh tùy ý theo nhu cầu. Qua đó, người dùng dễ dàng thay đổi màu sắc, phông chữ và nền của biểu mẫu.

Bước 6: Xem trước biểu mẫu

Trước khi chia sẻ biểu mẫu với mọi người, người dùng nên xem biểu mẫu đó trước. Thao tác này trong cách làm GG form mặc dù diễn ra khá nhanh chóng nhưng đóng vai trò khá quan trọng. Thông qua bước làm này, mọi sai sót trong thông tin và hình thức sẽ được phát hiện và sửa chữa kịp thời, từ đó có được biểu mẫu hoàn chỉnh và chuyên nghiệp nhất.

Để xem trước, bạn chỉ cần nhấp vào nút Preview từ góc trên bên phải của trang. Thao tác sẽ mở biểu mẫu trong một tab mới và bạn sẽ có thể kiểm tra tất cả các câu hỏi để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động bình thường. Nếu đã hài lòng với biểu mẫu Google của mình, đã đến lúc chuyển sang bước tiếp theo của cách làm GG form.

Bước 7: Tạo liên kết Google Forms và chia sẻ 

Bước cuối cùng để hoàn thành cách làm GG form là chia sẻ biểu mẫu với đối tượng mục tiêu. Bạn chỉ cần nhấp vào nút Send từ góc phải của trang. Thao tác này mở ra hộp thoại chia sẻ với một số cách để chia sẻ. Người dùng có thể gửi biểu mẫu qua email hoặc chia sẻ qua liên kết, cũng như nhúng biểu mẫu vào một trang web nếu muốn.

Nếu lựa chọn gửi GG form qua email, bạn chỉ cần nhập địa chỉ email của người muốn nhận biểu mẫu, thêm chủ đề và nội dung, sau đó nhấp vào nút Send. Nếu muốn chia sẻ biểu mẫu qua một liên kết, chỉ cần sao chép liên kết đó và chia sẻ với mọi người qua email, mạng xã hội hoặc bất kỳ nền tảng nào khác. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rút ngắn liên kết nếu bạn muốn chia sẻ trực tuyến vì link mặc định có thể khá dài.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong cách làm GG form từ đầu đến cuối. Việc tiếp theo cần làm là đợi mọi người điền vào biểu mẫu và thu thập dữ liệu cần thiết.

Hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để gặp các chuyên gia của HVN nếu bạn gặp rắc rối hoặc vấn đề trong quá trình tạo biểu mẫu cho riêng mình.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Các cách làm GG form đẹp và chuyên nghiệp

Google Forms cung cấp cho người dùng một số tùy chọn để thay đổi giao diện của biểu mẫu nhằm khiến biểu mẫu trông hấp dẫn và chuyên nghiệp hơn, từ đó thúc đẩy mức độ tương tác và phù hợp hơn với thiết kế thương hiệu cũng như bản sắc công ty.

Bên cạnh việc nắm bắt cách làm GG form, người dùng nên cải thiện thiết kế biểu mẫu Google Forms bằng cách:

Thay đổi theme

Lựa chọn thay đổi chủ đề được sử dụng để phù hợp với website công ty, màu sắc thương hiệu hoặc để phù hợp hơn với chủ đề khảo sát. Để tùy chỉnh, bạn nhấp vào biểu tượng bảng màu để mở menu tùy chỉnh của Google Forms. Tại đây, người dùng có thể dán bất kỳ mã màu Hex hoặc RGB nào vào bộ chọn màu. Khi ấn vào nút Add, GG Forms tự động điều chỉnh màu nền của biểu mẫu thành màu nhạt hơn của chủ để, khi đó bạn có thể điều chỉnh cường độ bóng bên dưới bộ chọn màu hoặc trở lại màu mặc định.

Thêm hình ảnh header

Một trong những cách làm GG form chuyên nghiệp hơn là thêm hình ảnh chất lượng cao dưới dạng hình ảnh tiêu đề vào biểu mẫu. Lưu ý rằng hình ảnh cần phải rộng 800px để được chấp nhận. Bạn cũng có thể sử dụng các hình ảnh quảng cáo hoặc thương hiệu của doanh nghiệp mình để thêm vào biểu mẫu nhằm mục đích tăng độ nhận diện thương hiệu. 

Thay đổi font chữ

Google Forms cho phép người dùng thay đổi font chữ cho tiêu đề, câu hỏi và văn bản một cách độc lập, đồng thời điều chỉnh kích thước chữ sao cho phù hợp. Việc thay đổi font chữ này có vẻ khá đơn giản nhưng tạo ra được hiệu quả tuyệt vời cho biểu mẫu của bạn. Chẳng hạn sử dụng các font chữ trang trọng cho các mục đích kinh doanh cần sự chỉn chu và chuyên nghiệp, hoặc sử dụng font chữ trang trí cho các biểu mẫu sự kiện nhằm tăng tính sinh động và bắt mắt.

Sử dụng font chữ phù hợp với ngữ cảnh cũng là một tip để thể tạo ấn tượng với đối tượng mục tiêu và giữ chân họ cho đến cuối biểu mẫu.

Thêm hình ảnh vào các trường riêng lẻ

Người dùng hoàn toàn có thể nâng cấp cách làm GG form của mình bằng cách thêm hình ảnh minh họa vào các trường riêng lẻ. Ví dụ, đối với các lựa chọn về địa điểm, việc đưa thêm ảnh thực tế vào tùy chọn địa điểm giúp mọi người thích thú và dễ dàng lựa chọn hơn. Bạn cũng có thể tạo ảnh ghép của nhiều tùy chọn khác nhau được cung cấp trong biểu mẫu hoặc infographic để cung cấp thông tin cơ bản thích hợp.

Vinh dự là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN với đội ngũ nhân viên được chính Google công nhận về thực lực và kỹ năng sẽ không chỉ cung cấp giải pháp Google Workspace với mức giá hợp lý mà còn giới thiệu cho bạn đa dạng các cách làm GG form chuyên nghiệp và ấn tượng hơn.

Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đã có thể tạo Google Forms cho riêng mình và nâng cấp kỹ năng với một số mẹo cơ bản. Để được tư vấn chuyên sâu hơn về cách làm GG form chuyên nghiệp, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777.