Hướng dẫn cách gửi Mail trên máy tính cho nhiều người với Gmail

Bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc gửi thư bằng cách tận dụng hợp lý tính năng gửi thư hàng loạt của Gmail. Bài viết này sẽ giới thiệu một cách gửi mail trên máy tính tới nhiều người dùng cùng một lúc trên Gmail mà không tốn nhiều thời gian, đó là sử dụng công cụ Contacts.

Gửi email hàng loạt với Gmail: Tại sao không?

Gửi email hàng loạt là một kiểu tương tác qua email để doanh nghiệp gửi thư đến nhiều người nhận cùng một lúc. Việc này giúp bạn nhanh chóng gửi tin tức hoặc thông tin cập nhật có giới hạn về thời gian cho tất cả khách hàng chỉ trong một vài giây.

Gmail – một trong những nền tảng ứng dụng email phổ biến nhất hiện nay – tạo điều kiện tốt nhất để người dùng có thể thực hiện gửi hàng loạt thư cùng một lúc đến nhiều người nhận. Bạn có thể dễ dàng tiến hàng cách gửi mail trên máy tính và điện thoại mà không gặp khó khăn gì.

Khi hiểu và nắm vững cách gửi mail trên máy tính cho nhiều người cùng một lúc bằng Gmail, bạn sẽ nhận được lợi thế:

• Tiếp cận đối tượng rộng hơn: Giúp tiếp cận nhiều người một lúc, gửi email hàng loạt với Gmail là cách tuyệt vời cho chiến dịch tiếp cận khách hàng đặc biệt trong mùa lễ hội hoặc đợt giảm giá.
• Tương tác với khách hàng: Cách duy nhất để tăng chuyển đổi là chiếm được lòng tin của khách hàng và duy trì sự tương tác lành mạnh. Gửi email hàng loạt cho phép bạn gửi bản tin, blog, câu hỏi, khảo sát, chương trình khuyến mại, quà tặng và các mẩu thông tin về sản phẩm/dịch vụ, từ đó tương tác tốt với một lượng lớn khách hàng tiềm năng và tăng chuyển đổi.

Hướng dẫn cách gửi mail trên máy tính cho nhiều người

Trước nhu cầu về gửi email hàng loạt, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp, Google cung cấp cho người dùng Gmail tính năng độc đáo và tiện lợi gửi thư cho nhiều người cùng lúc. Thay vì thủ công nhập các địa chỉ vào khung soạn địa chỉ email, bạn có thể sử dụng Contacts để tạo nhóm và bắt đầu cách gửi mail trên máy tính trong thời gian nhanh chóng. 

Bước 1: Thêm liên hệ

• Sau khi đăng nhập vào tài khoản Gmail, bạn truy cập đến tính năng Contacts.

• Nhấp vào Create contacts để tạo liên hệ mới

• Nhập thông tin quan trọng về từng liên hệ: Tối thiểu, bạn nên điền tên, họ và địa chỉ email của từng người nhận. Tuy nhiên, nếu có nhiều địa chỉ để nhập, việc thêm liên hệ thủ công cho cách gửi mail trên máy tính có thể tốn nhiều thời gian. Do đó, bạn nên sử dụng tùy chọn Create multiple contacts.
• Ngoài ra, nếu bạn đã lưu email ở định dạng tệp khác, hãy nhấp vào Import trong panel bên trái. Lúc này, bạn có thể thêm tệp CSV hoặc vCard.

Bước 2: Tạo nhóm liên hệ

Bước tiếp theo trong cách gửi mail trên máy tính cho hàng loạt email là tạo nhãn cho các liên hệ. Việc này giúp nhóm các liên hệ cụ thể theo một chủ đề hoặc mục đích cụ thể nào đó, từ đó bạn có thể gửi email hàng loạt dễ dàng hơn.

• Nhấp vào Labels trong menu bên trái >> nhấp vào Create label.

• Đặt tên mô tả cho nhãn, sau đó bạn sẽ thấy nhãn mới được lồng bên dưới menu thả xuống ở bên trái. Người dùng hoàn toàn có thể tạo nhiều nhãn cho các phân khúc đối tượng khác nhau.
• Điều hướng đến danh sách Contacts >> di chuột qua từng mục mà bạn muốn đưa vào nhãn của mình và tích chọn.
• Một menu ngang sẽ xuất hiện phía trên danh sách liên hệ của bạn >> nhấp vào biểu tượng Manage Labels.

• Chọn nhãn vừa tạo và nhấp Apply. Nhãn này sẽ đóng vai trò là danh sách gửi thư để bạn tiếp tục cho cách gửi mail trên máy tính cho nhiều người.

Bước 3: Soạn email hàng loạt

Sau khi đã tạo nhóm liên hệ xong với Contacts, bạn tiếp tục cách gửi mail trên máy tính với bước soạn thư để gửi cho nhiều địa chỉ cùng lúc. Bạn đi tới giao diện Gmail >> nhấp vào Compose và bắt đầu soạn nội dung thư. Người dùng có thể tùy chỉnh email của mình bằng cách tận dụng nhiều tính năng có sẵn trong menu ngang bên cạnh nút Send, chẳng hạn như định dạng, chèn hình ảnh, tải tệp đính kèm, biểu tượng cảm xúc,…

Khi soạn xong email, bạn hãy đọc lại và kiểm tra một lần nữa thư để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc thiếu sót thông tin nào, sau đó mới tiến hành cách gửi email trên máy tính.

Bước 4: Chọn người nhận và gửi email hàng loạt

Vì trước đó đã tạo nhãn để xác định danh sách gửi thư, nên việc thêm người nhận trong bước này được thực hiện khá đơn giản. Bạn có thể sử dụng Cc nếu muốn tất cả người nhận đều thất được danh sách gửi thư hoặc nhấp vào Bcc bảo mật thông tin người nhận.

Khi đã sẵn sàng, chỉ cần nhấp vào Send hoặc mũi tên bên cạnh, sau đó sử dụng Schedule send nếu muốn lên lịch cho tin nhắn của mình. Với cách gửi mail trên máy tính với Schedule send, bạn sẽ được cung cấp một số tùy chọn lập lịch phổ biến như Tomorrow morning (sáng mai) và Tomorrow afternoon (chiều mai). Ngoài ra, người dùng có thể lựa chọn Pick date & time nếu không có tùy chọn mặc định nào hoạt động. 

*Lưu ý: Bên cạnh cách gửi mail trên máy tính cho nhiều địa chỉ cùng lúc bằng tính năng Contacts, người dùng Google Workspace có thể chuyên nghiệp hóa việc gửi thư hàng loạt bằng tính năng Merge Mail. Tính năng này cho phép bạn cá nhân hóa nội dung thư và gửi cho một danh sách địa chỉ email đã được lưu trong bảng tính. 

Hiện tại, tính năng này khả dụng cho các khách hàng đang sử dụng các gói Google Workspace trả phí gồm Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus và Nonprofits.

Để hiểu rõ hơn về Merge Mail cũng như chi tiết cách gửi mail trên máy tính bằng tính năng này, vui lòng bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia tại HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud hỗ trợ giải đáp.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Một số tip gửi mail với Gmail

Việc gửi thư hàng loạt đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi thế về mặt tiết kiệm thời gian, công sức, cũng như hiệu quả tiếp cận và chuyển đổi. Tuy nhiên, nếu không biết cách gửi mail trên máy tính, điện thoại hợp lý cũng như không có chiến lược gửi phù hợp, những email đó có thể bị đánh giá là spam hoặc không nhận được đánh giá cao từ khách hàng.

Một số mẹo được sử dụng trong cách gửi mail trên máy tính dưới đây có thể giúp bạn chuyên nghiệp hóa việc gửi mail hàng loạt với Gmail:

• Tối ưu hóa nội dung email: Để tránh kích hoạt bộ lọc spam của người nhận, bạn nên tạo các mail được thiết kế tốt với cấu trúc rõ ràng, nội dung hấp dẫn và cân bằng tốt giữa hình ảnh – văn bản, đồng thời tránh sử dụng nhiều ngôn ngữ quảng cáo, quá nhiều link hoặc tệp đính kèm.
• Phân khúc danh sách gửi thư: Chia danh sách gửi thư dựa trên sở thích, nhân khẩu học của người nhận hoặc mục đích nhận thư, giúp bạn tăng cường mức độ tương tác và giảm thiểu nguy cơ xuất hiện dưới dạng spam. Một cách gửi mail trên máy tính theo nhóm trên Gmail là sử dụng Contacts. 
• Cá nhân hóa email: Cá nhân hóa email hàng loạt là cách xưng hô người nhận bằng tên của họ hoặc sử dụng thông tin liên quan khác, điều này giúp tạo kết nối cá nhân và chân thực với người nhận. Bạn có thể tham khảo tính năng Merge Mail của Gmail để cá nhân hóa việc gửi thư hàng loạt.
• Đăng ký Google Workspace trả phí: Việc nâng cấp lên giải pháp Google Workspace giúp bạn có cơ hội sử dụng các tính năng email nâng cao như tăng giới hạn gửi và các dịch vụ bổ sung dành cho doanh nghiệp. Với giải pháp trả phí này, người dùng doanh nghiệp dễ dàng gửi email hàng loạt đến danh sách người nhận lớn hơn.

Nhìn chung, Gmail là một công cụ tuyệt vời để liên lạc cá nhân và đội nhóm, đặc biệt là khi gửi email hàng loạt. 

Hy vọng rằng hướng dẫn cách gửi mail trên máy tính với sự kết hợp giữa Gmail và Contacts đã mang đến cho bạn thêm một cách lý tưởng để gửi email hàng loạt. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan hoặc có nhu cầu tìm hiểu thêm về các cách sử dụng hiệu quả hệ sinh thái Google Workspace, vui lòng kết nối với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi nhanh chóng giải đáp và hỗ trợ.