Hướng dẫn cách dùng Google Tài liệu đơn giản và hiệu quả

Trong hơn thập kỷ qua, Google Tài liệu đã củng cố vị thế của mình như một giải pháp lý tưởng để quản lý tài liệu trên nền tảng đám mây. Nếu bạn là người hoàn toàn mới sử dụng dịch vụ này, đừng lo lắng. Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách để khởi đầu suôn sẻ với GG Tài liệu. 

Google Tài liệu là gì?

Google Tài liệu, hay Google Docs, là trình xử lý văn bản dựa trên đám mây và cũng là một phần quan trọng trong bộ giải pháp Google Workspace. Các dịch vụ khác trong bộ hệ sinh thái mạnh mẽ này có thể kể đến Drive, Sheets, Slides, Gmail, Chat, Meet,…Chỉ cần có kết nối Internet, bạn có thể tạo, chỉnh sửa tài liệu một cách nhanh chóng, cũng như chia sẻ để mọi người dùng cộng tác trong thời gian thực.

Không chỉ đơn giản là cho phép soạn và định dạng nhiều loại tài liệu, Google Tài liệu tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google để văn bản trực quan và chuyên nghiệp hơn, chẳng hạn có thể nhanh chóng thêm biểu đồ hoặc bảng từ Sheets. Công cụ này còn cung cấp một số template được thiết kế sẵn cũng như add-on để tăng cường tính linh hoạt trong các tác vụ thực hiện trên Docs.

Mặc dù bạn hoàn toàn có thể đăng nhập Google Tài liệu và tạo văn bản mà không mất phí bằng tài khoản GG cá nhân của mình, nhưng sẽ bị giới hạn sử dụng một số tính năng nâng cao để chuyên nghiệp hóa và bảo mật tài liệu. Do đó, nhiều doanh nghiệp sẽ lựa chọn đầu tư cho phiên bản tính phí bằng cách đăng ký Google Workspace. 

Sự khác biệt giữa Google Tài liệu và Microsoft Word

Google Docs và Microsoft Word đều là những trình xử lý văn bản phổ biến được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Một số người dùng sử dụng kết hợp 2 công cụ này để thuận tiện cho công việc, chẳng hạn như tải Google Tài liệu về máy tính và mở bằng phần mềm MS Word được cài đặt sẵn trên thiết bị.

Tuy nhiên, để có cái nhìn rõ ràng hơn về hai công cụ này qua đó có thể xác định được đâu là ứng dụng chỉnh sửa văn bản phù hợp nhất với công việc của mình, bạn có thể tham khảo bảng so sánh dưới đây:

Cách sử dụng Google Tài liệu cơ bản

Google Tài liệu được nhiều người dùng đánh giá là dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Do đó, cho dù bạn không am hiểu nhiều về công nghệ hoặc chưa từng làm việc trên các ứng dụng Google cũng đều có thể nhanh chóng tạo và chỉnh sửa tài liệu Docs. 

Cách tạo Google Tài liệu từ đầu

Điều đầu tiên bạn cần tìm hiểu là cách để tạo Google Tài liệu trên máy tính hoặc các thiết bị khác một cách nhanh chóng. Để tạo một tài liệu mới trên web, hãy đăng nhập tài khoản và điều hướng đến công cụ từ Drive hoặc Google Apps.

Tại menu chính, người dùng có thể lựa chọn tạo từ đầu hoặc sử dụng template có sẵn. Những mẫu này phục vụ tạo tài liệu cho các mục đích cụ thể như kinh doanh hoặc sơ yếu lý lịch. Việc điều chỉnh màu sắc và định dạng font chữ hoàn toàn có thể được thực hiện sau khi tạo.

Trên thiết bị di động, bạn vẫn có thể sử dụng trình duyệt web cho cách dùng Google Tài liệu, nhưng việc tải về ứng dụng sẽ được ưu tiên hơn vì nó được thiết kế để có giao diện thân thiện với điện thoại và cũng mang đến sự tiện lợi hơn.

Cho dù tạo tài liệu Google Docs bằng cách này, hãy đảm bảo đặt tên cho nó trong trường ở đầu màn hình. Nếu không, tệp văn bản đó sẽ bị “nhấn chìm” trong hàng tá thư mục trên Google Drive. Đối với người bắt đầu, bạn nên học cách sử dụng Google Tài liệu trên máy tính trước tiên. Trong phiên bản này, người dùng được cung cấp nhiều tùy chọn hơn để định dạng văn bản, ngoài ra còn có thể sử dụng một số phím tắt tiện lợi.

Cách xóa tài liệu nhanh chóng

Bạn không cần học cách lưu Google Tài liệu vì mọi thứ sẽ được tự động lưu trên đám mây ngay khi thao tác tạo được thực hiện. Tuy nhiên việc này cũng có thể vô tình khiến Google Drive có thêm một tệp trống nếu người dùng rời khỏi mà không thao tác thêm gì. May mắn thay, việc xóa chúng cũng vô cùng dễ dàng và nhanh chóng.

Trong trình duyệt, tất cả những gì người dùng cần làm là tìm tài liệu trên trang web Google Tài liệu, nhấp vào nút ba chấm bên cạnh tên của nó >> nhấn vào Remove. 

Hoặc, bạn có thể lựa chọn xóa bằng cách mở tài liệu >> nhấp vào File >> chọn Move to Trash.

Lưu ý: Sau khi xóa, bạn vẫn có thể tìm thấy các tệp đó trong thư mục Trash của Google Drive. Không giống như Photos và Gmail, những tệp này không bao giờ hết hạn. Thay vào đó, chúng sẽ nằm ở trong Trash cho đến khi người dùng xóa thùng rác theo cách thủ công.

Để xóa thùng rác Google Tài liệu, hãy điều hướng đến Trash trong Google Drive >> chọn tệp và nhấp vào dấu ba chấm ở bên phải tài liệu. Trong cửa sổ pop-up, bạn chọn Delete Forever và giải phóng dung lượng lưu trữ cho Drive. 

Gợi ý cách sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến

Một trong những điều đáng sợ nhất khi chuyển sang nền tảng dựa trên đám mây là khả năng mất truy cập do kết nối Internet không ổn định. Một lần mất điện hoặc bảo trì mạng không lường trước được có thể khiến mọi người phải chờ hàng giờ cho đến khi có thể quay trở lại làm việc trực tuyến.

Google nhận thức rõ về mối lo ngại này nên đã cho phép người dùng truy cập, thậm chí là chỉnh sửa tài liệu, trên Google Tài liệu khi ngoại tuyến. Tính năng làm việc trực tuyến này chỉ hoạt động trên trình duyệt Chrome và bạn cần phải đăng nhập vào tài khoản của mình trên trình duyệt. Đối với người dùng Chromebook, tác vụ đã hoàn tất và Google Docs sẽ hoạt động ngoại tuyến ngay lập tức.

Điều đầu tiên bạn cần làm là đảm bảo đã cài đặt sẵn Chrome Extension Google Docs Offline. Sau khi hoàn tất, hãy điều hướng đến cài đặt Google Drive và chọn hộp bên cạnh “Create, open and edit your recent Google Docs, Sheets, and Slides files on this device while offline” (Tạo, mở và chỉnh sửa tệp Google Docs, Sheets và Slides trên thiết bị này trong khi ngoại tuyến). Điều này sẽ cho phép bạn mở bất kỳ tài liệu nào ngoại tuyến. 

Nếu muốn chỉnh sửa và lưu Google Tài liệu ngoại tuyến, người dùng cần triển khai thêm một số bước nữa. Hãy nhấp chuột phải vào tài liệu và chọn vào chế độ Available Offline.

Dưới đây là tóm tắt cách sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến:

– Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn trên trình duyệt Chrome.

– Bước 2: Cài đặt tiện ích Chrome mở rộng Google Docs Offline.

– Bước 3: Điều hướng đến cài đặt Drive và chuyển đổi “Create, open and edit your recent Google Docs, Sheets, and Slides files on this device while offline”.

– Bước 4: Nhấp chuột phải vào tài liệu và lựa chọn Available Offline.

Chia sẻ và cộng tác trên Google Tài liệu online

Một trong những thế mạnh lớn nhất của Google Tài liệu là tính năng chia sẻ và cộng tác. Để chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp khác cùng cộng tác trong thời gian thực, hãy thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: Nhấp vào nút Share màu xanh lam ở trên cùng bên phải màn hình.

Khi đó, Google Tài liệu cung cấp cho bạn 2 cách riêng biệt để chia sẻ văn bản:

• Nhập địa chỉ email của những người cần chia sẻ tài liệu. Nếu hộp Notify people được chọn, một email sẽ được gửi tới tất cả các bên để thông báo về thay đổi và tài liệu sẽ xuất hiện trong thư mục Drive chung. Cài đặt mặc định cho phép bất kỳ ai nhận được chia sẻ có thể chỉnh sửa tài liệu Google Docs đó, nhưng người dùng có thể điều chỉnh quyền thông qua menu thả xuống ở phía bên phải. Tuy nhiên, cài đặt mặc định này cũng cho phép bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa tiến hành chia sẻ và thay đổi quyền – điều mà bạn có thể không muốn khi chia sẻ với người không hoàn toàn tin tưởng. Do đó, hãy đi đến Settings và bỏ chọn “Editors can change permissions and share”.
• Chia sẻ Google Tài liệu thông qua siêu liên kết. Tuy nhiên, cài đặt Restricted vẫn sẽ giới hạn khả năng truy cập chỉ những địa chỉ email mà bạn chia sẻ tài liệu. Bằng cách thay đổi cài đặt thành “Anyone with the link”, bất kỳ ai, kể cả những người thậm chí không có tài khoản Google, đều có thể mở tài liệu. Do đó, người dùng hãy điều chỉnh các quyền ở menu thả xuống ở bên phải để cho phép những người có liên kết có thể xem, bình luận hay chỉnh sửa.

Trên đây là một số hướng dẫn cơ bản để sử dụng hiệu quả Google Tài liệu. Nếu muốn đào sâu hơn vào các tính năng của ứng dụng này, vui lòng nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được tư vấn chi tiết bởi các chuyên gia.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Được biết đến là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN không chỉ đảm bảo mang đến cho bạn giải pháp Google Workspace với mức chi phí phải chăng, mà còn quy tụ đội ngũ chuyên gia với kiến thức chuyên sâu luôn sẵn sàng giúp người dùng khai thác tối đa tiềm năng của các ứng dụng Google, trong đó bao gồm Google Tài liệu.

Xem thêm: Cách đưa file Word lên Google Docs

Lời kết

Hy vọng rằng bài viết này có thể giúp bạn làm quen và sử dụng hiệu quả Google Tài liệu cho việc chỉnh sửa và quản lý văn bản trên không gian trực tuyến. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc có liên quan đến nội dung nêu trên, vui lòng kết nối với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777 để đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi hỗ trợ tư vấn và giải đáp.