Hướng dẫn cách cài đặt chữ ký Gmail và một số lưu ý quan trọng

Một chữ ký email tốt có thể truyền đạt nhận thức về thương hiệu, quảng cáo ưu đãi đặc biệt, tăng lượng truy cập vào website,…Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách để cài đặt chữ ký Gmail nhanh chóng kèm theo một số cách để chuyên nghiệp hóa chữ ký của mình.

Tại sao doanh nghiệp cần cài đặt chữ ký Gmail?

Việc cài đặt chữ ký Gmail là một trong những vấn đề được nhiều doanh nghiệp đặc biệt chú ý. Chữ ký email không chỉ tạo sự chuyên nghiệp mà còn hỗ trợ cho việc quảng bá thương hiệu cá nhân và chuyển đổi khách hàng. Cụ thể:

• Chữ ký Gmail chuyên nghiệp sẽ ngay lập tức khiến email trở nên đáng tin cậy hơn trong mắt người nhận.
• Người dùng có thể sử dụng các chữ ký khác nhau để quảng cáo nội dung của mình, quảng cáo các chiến dịch marketing và thu hút khách hàng có mối quan tâm mà không cần thực hiện bất kỳ thao tác thủ công nào.
• Với sự trợ giúp của việc cài đặt chữ ký Gmail, bạn có thể hình thành các liên kết với hình ảnh thương hiệu và các dịch vụ hiện đang cung cấp.
• Chữ ký là một cách dễ dàng để bao gồm các phương thức liên hệ bổ sung, chẳng hạn số điện thoại, địa chỉ website hoặc nền tảng social media theo cách chuyên nghiệp.

Các yếu tố cần có trong cài đặt chữ ký Gmail

Chữ ký email tương tự như tấm danh thiếp để giới thiệu về bản thân bạn và doanh nghiệp. Do đó, khi cài đặt chữ ký Gmail, có một số chi tiết chính nên được đưa vào để tạo sự hoàn thiện và uy tín.

Họ và tên

Yếu tố quan trọng nhất nên đưa vào cài đặt chữ ký Gmail là tên đầy đủ của bạn và cần nằm ngay đầu chữ ký. Trong trường hợp tạo chữ ký cho nhiều người, hãy đảm bảo rằng mỗi người đều có chữ ký riêng kèm theo tên của họ.

Đối với những email được gửi thay mặt công ty, hãy tạo chữ ký email riêng không có tên.

Chi tiết công việc

Trong khi cài đặt chữ ký Gmail, người dùng nên bao gồm các thông tin công việc như chức danh và bộ phận làm việc của mình. Những chi tiết này giúp người nhận thư xác định được ai đang gửi email cho mình và cung cấp một số ngữ cảnh.

Thông tin liên hệ

Yếu tố tiếp theo cần được đưa vào chữ ký Gmail chính là thông tin liên hệ thường sử dụng. Mặc dù email đã có sẵn trong chi tiết người gửi, nhưng bạn nên nhắc lại lần nữa địa chỉ email kèm theo số điện thoại hoặc số fax (liên hệ) như một phương thức liên hệ dự phòng. Chữ ký email cũng có thể thêm địa chỉ văn phòng để tăng thêm tính cụ thể và uy tín cho tin nhắn.

Liên kết và hình ảnh

Một số chữ ký email chỉ có tên, chức danh công việc và thông tin liên hệ. Tuy nhiên, rất có thể bạn muốn nâng cao chữ ký của mình hơn nữa bằng cách thêm các liên kết quan trọng và.thậm chí là CTA.

Hãy thực sự cân nhắc đến việc liên kết tới website công ty và các tài khoản xã hội của bản thân, vì nó có thể cung cấp cho người nhận thư thêm nhiều thông tin về tổ chức. Đồng thời, hãy hoàn thiện cài đặt chữ ký Gmail của mình bằng hình ảnh hoặc logo công ty để thu hút sự chú ý.

Hướng dẫn cách cài đặt chữ ký Gmail

Để cài đặt chữ ký Gmail, hãy bắt đầu bằng cách mở ứng dụng Gmail trên máy tính và thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở cài đặt Gmail

Người dùng đi tới cài đặt bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải của Gmail và nhấp vào See all settings.

Bước 2: Tạo chữ ký Gmail mới

Từ Gmail Settings trong tab General, bạn cuộn xuống cho đến khi nhìn thấy section Signature. Sau đó, hãy nhấp vào Create new >> đặt tên cho chữ ký và cài đặt chữ ký Gmail từ Gmail Signature Editor.

Bước 3: Thêm chi tiết liên hệ trong chữ ký Gmail

Để cài đặt chữ ký Gmail cơ bản, bạn có thể bắt đầu với tên, chức vụ trong công ty, số điện thoại và địa chỉ email của mình. Đây là những thông tin cơ bản nhất để xác định bạn là ai trong tổ chức và cách thức để liên hệ nếu cần thiết. 

Bước 4: Chỉnh sửa và thêm liên kết vào chữ ký email

Nếu bạn muốn tùy chỉnh chữ kỹ Gmail của mình bằng các liên kết cũng như thêm màu sắc và phông chữ thương hiệu, hãy thực hiện điều đó ngay từ trình chỉnh sửa chữ ký Gmail.

• Thêm liên kết vào cài đặt chữ ký Gmail: Bôi đậm phần bạn muốn thêm superlink và nhấp vào biểu tượng liên kết chuỗi.
• Tùy chỉnh văn bản: Chọn văn bản và chọn màu tùy chỉnh. Bạn có thể thực hiện in đậm, in nghiêng, gạch chân văn bản và thêm màu sắc thương hiệu của mình.

Bước 5: Thêm hình ảnh và logo vào chữ ký Gmail

Việc thêm hình ảnh vào cài đặt chữ ký Gmail có thể giúp phần chữ ký sinh động và ấn tượng hơn, tuy nhiên nó cũng khiến email trở nên khá lớn và ảnh hưởng đến khả năng gửi. Để thêm hình ảnh vào chữ ký email, hãy chọn vào biểu tượng hình ảnh từ trình chỉnh sửa.

Lưu ý: Để đảm bảo hình ảnh được tối ưu hóa cho chữ ký email và tạo bố cục đẹp mắt, bạn nên sử dụng các template chữ ký được thiết kế sẵn. Ưu điểm của việc sử dụng template là bạn có thể gửi mẫu đó cho mọi người trong công ty của mình để nhất quán về hình thức cũng như tăng thêm tính chuyên nghiệp.

Bạn có thể bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận được “ngân hàng” template chữ ký email chuyên nghiệp được các chuyên gia của HVN thiết kế.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Bước 6: Cài đặt chữ ký Gmail tự động

Khi đã tạo xong chữ ký cho Gmail, bạn cần chọn thời điểm chữ ký này tự động xuất hiện ở cuối thư:

• Xuất hiện ở cuối mỗi email mới được gửi.
• Xuất hiện khi trả lời và chuyển tiếp email.

Bước 7: Lưu thay đổi

Khi hoàn thành thiết lập và cài đặt chữ ký Gmail, đã đến lúc để lưu các thay đổi để chữ ký hoạt động với email tiếp theo. Bạn cuộn xuống cuối cuối Gmail settings và nhấp vào Save Change.

Tip cài đặt chữ ký Gmail chuyên nghiệp

Ấn tượng đầu tiên là rất quan trọng, dù trong bất kỳ vấn đề hay lĩnh vực nào. Cài đặt chữ ký Gmail chuyên nghiệp là một cách hiệu quả để bạn và doanh nghiệp của mình tạo ấn tượng tích cực ngay từ lần đầu với khách hàng, cũng như đối tác. Dưới đây là một số tip có thể giúp bạn tạo chữ ký phù hợp.

• Giữ chữ ký đơn giản: Chữ ký email phải đơn giản và ngắn gọn nhất có thể. Việc thêm quá nhiều liên kết và trích dẫn có thể khiến cho chữ ký trông rối rắm và khó chịu. Do đó, người dùng nên cài đặt chữ ký Gmail với những thông tin cần thiết nhất cho công việc, chẳng hạn như tên đầy đủ, vị trí công việc, số điện thoại, website công ty và các tài khoản mạng xã hội.
• Bám sát một thiết kế và phông chữ: Một số người tin rằng chữ ký email sẽ bắt mắt hơn nếu có nhiều kiểu dáng khác nhau. Nhưng thực tế là mọi người đều yêu thích sự đơn giản. Do đó, hãy chọn một định dạng về phông chữ và màu sắc để gắn bó trong email của mình. Một lời khuyên dành cho bạn là hãy sử dụng bảng màu phù hợp với nhận diện thương hiệu của công ty và các phông chữ dễ đọc, có tính phong cách.
• Thêm hình ảnh vào chữ ký: Đưa hình ảnh vào cài đặt chữ ký Gmail là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý. Hình ảnh là dấu ấn cá nhân làm cho chữ ký trở nên nổi bật. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm logo công ty để nâng cao nhận thức về thương hiệu.
• Thêm các liên kết mạng xã hội: Xây dựng sự hiện diện trên mạng xã hội là rất quan trọng hiện nay. Có gần 4 tỷ người hiện đang sử dụng mạng xã hội, điều đó có nghĩa là bạn có thể đưa thương hiệu của mình đến với đông đảo đối tượng mục tiêu.
• Thêm CTA: Theo nghiên cứu, các email có một CTA (Call-to-Action) có thể tăng số lần nhấp lên 371%. Mặc dù bạn không gửi bản tin cho người nhận nhưng vẫn nên đưa CTA vào để khuyến khích họ hành động và tương tác với thương hiệu.
• Tối ưu chữ ký cho di động: Gần 7 tỷ người sử dụng điện thoại thông minh để trò chuyện và tìm kiếm thông tin trên internet, hơn 50% chiến dịch email được đọc trên điện thoại. Do đó, việc cài đặt chữ ký Gmail thân thiện với thiết bị di động là một tip quan trọng để củng cố hiệu quả của email. Cụ thể, văn bản phải đủ lớn để người nhận có thể đọc dễ dàng, sử dụng biểu tượng mạng xã hội và liên kết để người nhận dễ dàng nhấn vào, kiểm tra trước giao diện của chữ ký trên thiết bị di động trước khi gửi email,…

Như vậy, việc cài đặt chữ ký Gmail giúp đảm bảo bảo tất cả email gửi đi đều trông chuyên nghiệp và nhất quán. Với tư cách là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – không chỉ hỗ trợ hướng dẫn cách tạo chữ ký ấn tượng mà còn cung cấp sẵn một ”ngân hàng” mẫu chữ ký Gmail chuyên nghiệp được các chuyên gia thiết kế. Bên cạnh đó, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua Hotline 024.9999.7777 để gặp đội ngũ chuyên viên nếu có nhu cầu tìm hiểu sâu hơn về Gmail cho doanh nghiệp nói riêng và Google Workspace nói chung.