Hướng dẫn cách dùng Google Tài liệu đơn giản và hiệu quả

Với lượng lớn dữ liệu được tạo và lưu trữ trên các dịch vụ khác nhau của Google, việc có một công cụ toàn diện để hợp lý hóa quy trình quản lý dữ liệu cũng như thuận tiện chuyển đổi với các dịch vụ khác là điều cần thiết. Đó là lý do Google Takeout ra đời.

Google Takeout là gì?

Google Takeout là một công cụ xuất data được tạo bởi Google Data Liberation Front với mục tiêu giúp người dùng di chuyển dữ liệu của mình vào và ra khỏi các sản phẩm của Google dễ dàng hơn. Takeout được ra mắt vào năm 2011 như một cách lý tưởng để tải xuống, chuyển đổi bản sao dữ liệu được lưu trữ trên Google hoặc tạo bằng các dịch vụ của thương hiệu này.

Trong những năm qua, Google đã bổ sung nhiều dịch vụ trong phạm vi Google Takeout. Điều này mang lại nhiều thuận lợi cho người dùng – những người muốn tải xuống tất cả dữ liệu trải rộng trên hệ sinh thái GG rộng lớn chỉ với một vài bước đơn giản. 

google takeout là gì

Thông qua Google Takeout login, bạn có thể kiểm soát data từ hơn 50 nguồn, bao gồm Gmail, Photos, Maps, Fit, YouTube và các hoạt động khác được kết nối với tài khoản GG. Thuật ngữ “Takeout” truyền tải khái niệm về tính di động, thể hiện ý tưởng của Google nhắm mục đích trao quyền cho người dùng bằng cách trao cho họ quyền kiểm soát và nhập dữ liệu đó, có chọn lọc hoặc toàn bộ, vào thiết bị cục bộ.

Công cụ này thúc đẩy quyền riêng tư dữ liệu và cho phép bạn giải phóng bộ nhớ Drive bằng cách tải các tệp đã lưu trữ và không được sử dụng đúng mức xuống thiết bị. Người dùng có thể sử dụng dashboard Google Account như một công cụ Google Takeout manager cho việc quản lý và theo dõi mọi thao tác liên quan.

Lợi ích của Google Takeout

Chuyển đổi số yêu cầu các công ty và tổ chức tạo dấu ấn trên không gian trực tuyến, điều đó dẫn đến càng ngày càng có nhiều người dùng tham gia hệ sinh thái của Google và lượng dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của thương hiệu này cũng tăng lên.

lợi ích của google takeout

Với Google Takeout, bạn có thể nhanh chóng tải xuống dữ liệu trên các ứng dụng của Google và giải phóng không gian cho Drive. Để hiểu hơn về công cụ sao lưu này, hãy cùng điểm qua một số điều mà người dùng có thể làm với Takeout:

Thu thập data từ nhiều dịch vụ khác nhau

Như đã đề cập ở trên, Google Takeout hỗ trợ hơn 50 dịch vụ của Google bao gồm Gmail, Calendar, Fit, Contacts, YouTube, Drive và các dịch vụ khác. Thay vì quản lý dữ liệu riêng lẻ cho từng dịch vụ, Takeout cho phép bạn thu thập data trên toàn bộ các dịch vụ này và tải xuống một vị trí tập trung cho mục đích đánh giá hoặc sao lưu.

Chọn thời điểm tải xuống

Với Google Takeout, người dùng có thể tải xuống toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên các ứng dụng Google trong một lần hoặc thiết lập lịch xuất định kỳ. Do đó, lợi ích thứ hai khi sử dụng ứng dụng này là bạn không cần phải kiểm tra tải xuống dữ liệu liên tục cũng như không bỏ lỡ bất kỳ bản sao lưu quan trọng nào.

Quản lý việc tải xuống dữ liệu

Thay vì tải xuống data từng chút một, bạn có thể sử dụng Google Takeout để chọn dịch vụ GG muốn tải xuống dữ liệu. Mức độ tùy chọn này trao cho người dùng quyền kiểm soát đối với các thông tin truy xuất, qua đó có thể ưu tiên các data quan trọng nhất trong khi bỏ qua những thông tin ít liên quan hơn.

Kiểm soát định dạng và loại tải xuống

Google Takeout cho phép người dùng tải xuống dữ liệu trực tiếp hoặc biên dịch data đó thành kho lưu trữ có thể tải xuống. Ngoài ra, bạn có thể chọn từ nhiều định dạng tệp, chẳng hạn như TGZ, ZIP hoặc TBZ cho dữ liệu được lưu trữ và đảm bảo rằng nó hoàn toàn tương thích với mục đích sử dụng. 

Mức độ cá nhân hóa này cải thiện khả năng kiểm soát của người dùng đối với nội dung tải xuống và tùy chọn của mình, qua đó góp phần mang lại trải nghiệm lấy người dùng làm trung tâm của Google.

Khi nào sử dụng Google Takeout?

Nếu sở hữu tài khoản Google hoặc Gmail, tất cả dữ liệu được chia sẻ với công ty, thông tin liên hệ, danh bạ, cuộc trò chuyện trực tuyến và hoạt động tài khoản của bạn sẽ được lưu trên đám mây của Google một cách an toàn để có thể truy cập vào bất cứ khi nào cần thiết trên bất kỳ thiết bị nào. 

khi nào sử dụng google takeout

Bằng cách sử dụng Google Takeout, người dùng có thể nhận bản sao thực của toàn bộ dữ liệu Google của mình để data đó không hoàn toàn nằm trên máy chủ Google mà còn được lưu trữ trong máy tính hoặc ổ cứng của ban.

Dưới đây là một số trường hợp cụ thể mà việc sử dụng công cụ Google Takeout là cần thiết:

  • Thực hiện export Google Takeout Gmail từ tài khoản Google sang nhà cung cấp email khác miễn là nhà cung cấp đó cho phép import và hỗ trợ định dạng dữ liệu đã được tải xuống trước đó.
  • Sử dụng tính năng xuất để import Google Takeout dữ liệu trên Google vào các dịch vụ thay thế như sử dụng iCloud Photos thay cho GG Photos, Outlook thay cho Gmail và Apple Calendar thay cho GG Calendar.
  • Có nhu cầu tạo bản sao vật lý của dữ liệu Google thay vì dựa trên máy chủ GG. Trong trường hợp xóa tài khoản, data này có thể được sử dụng để lấy quyền truy cập vào các tệp và cài đặt của bạn.
  • Cần di chuyển ảnh và video từ Google Photos sang máy tính hoặc ổ cứng để chỉnh sửa dễ dàng cũng như truy cập nhanh chóng.
  • Trích xuất và import danh bạ vào các tài khoản khác nhau mà không cần liên kết với nhau.
  • Xóa bộ nhớ Google Drive bằng cách tải xuống dữ liệu thông qua Google Takeout và lưu trên thiết bị vật lý.
  • Tiến hành xuất Google Takeout email, ảnh, video cùng nhiều dữ liệu quan trọng khác theo định kỳ để tạo bản sao lưu phòng cho trường hợp có sự cố bất ngờ xảy ra.

Trên đây chỉ là một số trong nhiều bối cảnh “thôi thúc” người dùng nên đăng nhập Google Takeout để sử dụng cho việc xuất và chuyển đổi dữ liệu an toàn. 

Nếu muốn được tư vấn chuyên sâu hơn về vấn đề khi nào nên sử dụng Google Takeout, bạn có thể kết nối ngay với các chuyện gia tại HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Ứng dụng và dịch vụ được Google Takeout hỗ trợ

dịch vụ được google takeout hỗ trợ

Nhiều người dùng có thể thắc mắc loại dữ liệu nào có thể được lưu trữ bởi Google. Nếu đăng nhập Google Takeout tại địa chỉ takeout.google.com, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy danh sách dài các ứng dụng và dịch vụ. Hiện tại, có hơn 50 nguồn dữ liệu có thể được chọn để đưa vào bản xuất của người dùng bằng công cụ Takeout. Con số đó thậm chí có thể cao hơn nữa và bao gồm những dạng data như:

  • Dữ liệu từ các sản phẩm quen thuộc nhất với người dùng, chẳng hạn như Gmail, tệp Drive, Chrome, Photos và YouTube.
  •  Dữ liệu hoạt động trong Google Play, Store, Play Books, Maps, Play Games Services, YouTube và Play Movies & TV.
  • Hoạt động nhật ký truy cập tài khoản của người dùng cũng được tìm thấy trong Google Takeout.
  • Các lớp học, bài đăng, bài nộp và đăng ký trên Google Classroom.
  • Blog, bài đăng, page, nhận xét, video và hồ sơ trên Blogger.
  • Dữ liệu sức khỏe lưu trữ trên các dịch vụ như Google Fit.
  • Dữ liệu có liên quan đến profile Google Business.
  • Mật khẩu và số thẻ ảo đã lưu, lịch sử giao dịch từ Google Pay.
  • Lịch sử đặt hàng, phương thức giao hàng, địa chỉ trên Google Shopping.
  • Lịch sử tìm kiếm thực hiện trên Google Cloud.
  • Dữ liệu cấu hình cho thiết bị Android.
  • Dữ liệu từ các thiết bị trong nhà thông minh như Google Nest Hub.

Thông qua Google Takeout, người dùng có thể sắp xếp, theo dõi và quản lý toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ Google. Bên cạnh đó, các vấn đề về chuyển data sang nền tảng khác để thay thế cho sản phẩm của GG cũng được hỗ trợ bởi Takeout. Chẳng hạn, bạn sử dụng công cụ này để chuyển data sang một ứng dụng danh sách nhiệm vụ mới thay cho Task, ứng dụng email khác thay thế cho Gmail.

Như vậy, Google Takeout khiến mọi việc trở nên dễ dàng hơn khi làm việc với dữ liệu. Cho dù muốn xuất data dưới dạng bản sao lưu, di chuyển sang tài khoản hoặc dịch vụ khác ngoài Google, mọi thứ đều trở nên đơn giản hơn nhiều và giảm một phần gánh nặng cho đội ngũ CNTT. 

Lưu ý khi sử dụng Google Takeout

lưu ý khi đăng nhập google takeout

Google Takeout sẽ không thể thể hiện hết khả năng của mình nếu bạn chỉ tài xuống tài liệu của mình dưới dạng Google Docs hoặc bảng tính dưới dạng Google Sheets. Nếu chỉ dừng lại ở đây, thì khi di chuyển data sang một tài khoản khác chẳng hạn, về cơ bản, bạn sẽ nhận được một loạt tệp 1KB chỉ có thể mở lại bằng Docs.

May mắn thay, Google Takeout cung cấp cho người dùng nhiều định dạng khi chọn dịch vụ của Google cần xuất. Ví dụ, Docs có thể được xuất dưới dạng tệp DOCX và PDF – những định dạng phổ biến và dễ mở. Điều lưu ý ở đây là Takeout không hỗ trợ tất cả các định dạng mà bạn có thể xuất sang nếu thực hiện sao lưu từng tệp riêng lẻ. Trong khi người dùng có 2 lựa chọn khi xuất tệp Docs từ Google Takeout, thì Docs có thể cho phép tải xuống ở 7 định dạng tệp.

Nếu làm việc cho một công ty hoặc tổ chức, quản trị viên Google Workspace có thể kiểm soát những ai có thể và không thể sử dụng Google Takeout. Nếu admin không cho phép Takeout hoạt động như một dịch vụ, bạn sẽ không thể nào tìm thấy tùy chọn xuất dịch vụ trong menu ứng dụng. 

Admin cũng có thể chọn loại dữ liệu mà thành viên tổ chức có thể xuất hoặc không thể xuất từ ứng dụng Google bằng Google Takeout. Các dịch vụ đó không xuất hiện dưới dạng tùy chọn xuất trong Takeout nếu đã bị admin hạn chế quyền export. 

Google Takeout hoạt động như thế nào?

Bạn có thể bắt đầu tải xuống dữ liệu của mình từ Google Takeout. Khi truy cập vào trang đích, người dùng sẽ thấy một danh sách dài với tất cả dữ liệu có thể tải xuống từ nhiều ứng dụng Google khác nhau. 

cách hoạt động của google takeout

Dưới đây là các bước cơ bản trong hành trình xuất data của Google Takeout, qua đó giúp bạn có được cái nhìn tổng quát nhất về cách công cụ này hoạt động.

  • Lựa chọn dữ liệu cần sao lưu về thiết bị – Nếu muốn tải xuống dữ liệu cụ thể, hãy nhấp vào nút Deselect all vì mọi thứ đều được chọn theo cài đặt mặc định. Sau đó, bạn có thể duyệt qua danh sách và chọn data cụ thể để tải về.
  • Chọn loại tệp, tần suất và đích đến – Tại đây, người dùng tiến hành lựa chọn loại tệp và cách để tải xuống. Thậm chí, ban có thể xác định cách phân chia data của mình trong quá trình xuất. Bên cạnh đó, việc lựa chọn giữa xuất một lần và xuất hai tháng/lần (hoặc 6 tháng/năm) có thể được xem xét.
  • Tả xuống dữ liệu người dùng – Thời gian xử lý quá trình tải xuống data qua Google Takeout sẽ khác nhau tùy thuộc vào lượng dữ liệu. Sau khi hoàn tất, bạn có thể tải trực tiếp tệp đã lưu trữ xuống thiết bị cục bộ của mình. Báo cáo sẽ nhanh chóng hiển thị thông số về kích thướng và ngày của tệp cũng như thời điểm tệp hết hạn.

Google Takeout an toàn không?

Người dùng hoàn toàn có thể yên tâm khi sử dụng Google Takeout vì công cụ này được thiết kế với ý tưởng bảo vệ dữ liệu người dùng một cách chặt chẽ nhất. Để gia tăng thêm tính bảo mật, Google thậm chí còn bắt buộc sử dụng xác minh hai bước để đảm bảo không ai có thể truy cập vào tài khoản mà không có sự cho phép của bạn.

Khi import Google Takeout, nền tảng sẽ sử dụng các giao thức mã hóa mạnh mẽ để duy trì tính bảo mật dữ liệu. Tuy nhiên, khi export và download dữ liệu xuống thiết bị khác thì độ an toàn còn phụ thuộc vào cách người dùng lưu trữ và quản lý dữ liệu đó như thế nào. 

Việc bảo vệ tài khoản là điều vô cùng quan trọng vì toàn bộ dữ liệu được liên kết với một tài khoản Google. Ngoài ra, để đảm bảo an toàn, bạn nên lưu ý tránh tải xuống data trên các thiết bị công cộng như máy dùng chung, máy tính tại thư viện,…

Về cơ bản, Google Takeout cung cấp một khuôn khổ an toàn. Tuy nhiên, người dùng cũng cần có trách nhiệm góp phần vào đảm bảo dữ liệu đó được an toàn ngoài các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ của Google.

google takeout an toàn không

Thật tuyệt vời khi Google đã mở đường cho việc di chuyển và sao lưu một khối lượng lớn dữ liệu nhanh chóng nhưng an toàn bằng cách cung cấp Google Takeout. Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn bức tranh tổng quan nhất về công cụ này. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc có liên quan đến nội dung bài viết, vui lòng kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ giải đáp nhanh chóng và kịp thời.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận