Google File Stream Drive là gì? 07 lợi ích đối với doanh nghiệp

Khi càng ngày càng có nhiều người chuyển sang làm việc hybrid và lưu trữ đám mây, Google File Stream Drive trở thành lựa chọn phổ biến để quản lý tệp và dữ liệu. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn bức tranh tổng quan về ứng dụng này cũng như cách nó hỗ trợ cho doanh nghiệp. Tìm hiểu ngay.

Google File Stream Drive là gì?

Google File Stream Drive, tên cũ của Drive for Desktop, là một ứng dụng dành cho máy tính để bàn được cung cấp bởi Google Drive. Công cụ này cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào các tệp Google Drive trực tiếp từ PC cục bộ. 

Không giống như các công cụ tương tự khác, ứng dụng Google File Stream Drive tiếp tục lưu trữ nội dung trên Google Drive và truyền chúng tới thiết bị của người dùng. Điều đó có nghĩa công cụ này cung cấp quyền truy cập vào nội dung lưu trữ trên đám mây từ PC mà không lấy đi dung lượng ổ đĩa quý giá của thiết bị hoặc gây ra bất kỳ độ trễ băng thông nào.

Trước đây, Google File Drive Stream được thiết kế dành riêng cho người dùng Google Workspace doanh nghiệp, trong khi đó, phiên bản Backup & Sync là ứng dụng hỗ trợ đồng bộ dữ liệu cho người dùng cá nhân. Tuy nhiên, Drive for Desktop đã thay thế cho cả Google File Stream Drive và Backup & Sync.

Bằng cách đó, người dùng có thể dễ dàng quản lý dữ liệu cá nhân cũng như doanh nghiệp trong Google Drive trên chính PC của mình.

Sử dụng Google Drive hay Google File Stream Drive?

Thực tế, cả hai công cụ này đều bổ sung cho nhau và là chìa khóa để nâng cao năng suất công việc trong môi trường doanh nghiệp. 

Khi nói đến Google Drive, chúng ta đang đề cập đến việc lưu trữ trực tuyến mà không phải tải tài liệu hoặc thư mục xuống máy tính của mình. Do đó, Drive tích hợp với tất cả các tệp của người dùng – tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày slide – để các thành viên trong nhóm có thể tạo, chia sẻ và cộng tác hiệu quả trong thời gian thực mà không phải di chuyển từ các công cụ hiện tại.

Về Google File Stream Drive, người dùng không cần phải tải tệp xuống máy tính để làm việc. Nói cách khác, nếu bạn muốn làm việc với Google Docs hoặc Sheets, thay vì tải tệp về thiết bị rồi chỉnh sửa rồi tải lại lên đám mây, công cụ này giúp bạn có thể mở tài liệu ngay trên không gian đám mây và chỉnh sửa trực tiếp trên PC của mình.

Do đó, khi biết cách kết hợp đúng cách 2 công cụ này, bạn có thể đẩy hiệu quả công việc lên mức tốt nhất.

Lợi ích của Google File Stream Drive

Nếu bạn đã từng mất tệp trên máy tính do ổ cứng bị hỏng hoặc bị mất ổ flash USB có chứa dữ liệu thì Google File Stream Drive có thể là một công cụ đắc lực hỗ trợ tiết kiệm thời gian và công sức trong các tình huống này. Hãy cùng điểm qua một số lý do vì sao bạn nên tải về ứng dụng Google File Stream Drive về máy tính của mình để sử dụng.

Truy cập tệp Google Drive từ desktop

Với ứng dụng Google File Stream Drive, mọi dữ liệu và nội dung trên Drive vẫn nằm trong tầm tay của người dùng và có thể truy cập từ trình file explorer trên Mac hoặc Windows. Ngoài ra, công cụ này sẽ không chiếm dung lượng trên thiết bị của bạn, khi mọi “tài sản” được lưu trữ trên không gian đám mây.

Làm việc trên tệp không phải của Google

Với Google Drive, việc lựa chọn ứng dụng để làm việc có phần hạn chế hơn so với việc sử dụng ứng dụng Google File Stream Drive. Tất nhiên, Drive cho phép người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu trong Docs, nhưng nếu muốn sử dụng Microsoft Office thì sao? 

File Drive Stream mang đến cho bạn cơ hội làm việc với các định dạng không phải của Google trong các ứng dụng gốc của chúng, chẳng hạn mở bảng tính trong Microsoft Excel, thực hiện thay đổi rồi lưu lại vào Google Drive.

Truy cập ngoại tuyến

Sau khi tải Google File Stream Drive về thiết bị và bật chế độ offline, bạn hoàn toàn có thể truy cập các tệp và thực hiện chỉnh sửa trực tiếp từ máy tính mà không cần kết nối Internet. Các thay đổi được thực hiện sau đó sẽ được đồng bộ hóa với Drive khi kết nối mạng được khắc phục trở lại.

Đồng bộ hóa Shared drives

Shared drives là một tính năng thú vị của Google Drive khi cho phép cộng tác nhóm, đồng thời cấp cho doanh nghiệp nhiều quyền kiểm soát hơn đối với dữ liệu của công ty. Không giống như Backup & Sync, Google File Stream Drive truyền phát các shared drives giống như drive cá nhân. Người dùng có thể truy cập các tệp nhóm từ máy tính để bàn cũng như cung cấp ngoại tuyến hoặc tự động tải lên drive của đội nhóm.

Hiển thị cập nhật tài liệu theo thời gian thực

Tính năng hiển thị theo thời gian thực giúp Google File Stream Drive trở thành công cụ lý tưởng và tiện lợi cho các nhóm. Giờ đây, khi bạn muốn chỉnh sửa các tệp Drive của mình và truy cập thông qua File Drive Stream, ứng dụng sẽ cho biết liệu có ai đang thực hiện chỉnh sửa với tệp hay không. Người dùng sẽ nhận được thông báo khi các thành viên trong đội nhóm hoàn tất việc chỉnh sửa và sau đó cho phép bạn có thể kiểm tra phiên bản mới của tài liệu.

Thời gian truy cập tối thiểu

Với ứng dụng Google File Stream Drive, người dùng không cần thực hiện thêm bất kỳ bước bổ sung nào như mở trình duyệt web và đăng nhập vào tài khoản Google để có thể làm việc trên các tệp Drive. Độ trễ thấp hơn nên người dùng ứng dụng có thể truy cập nhanh hơn vào các tệp.

Bảo mật cấp cao

Vì Google File Stream Drive là một ứng dụng gốc của Google nên tổ chức của bạn sẽ không cần lo lắng về các vấn đề bảo mật. Được phát triển để sử dụng theo nhóm, ứng dụng này ưu tiên các vấn đề về quyền riêng tư và bảo mật người dùng.

Trên đây chỉ là một số trong những lợi ích tuyệt vời mà Google File Stream Drive mang đến cho người dùng, đặc biệt là người dùng doanh nghiệp. Để khám phá nhiều hơn về ứng dụng , hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Được biết đến là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN Group với đội ngũ nhân viên có hiểu biết sâu sắc về các ứng dụng của Google Workspace đảm bảo có thể giúp bạn khai thác hiệu quả ứng dụng Google File Stream Drive.

Phần kết

Hy vọng các thông tin trong bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về Google File Stream Drive cũng như cách nó trở thành “trợ thủ” đắc lực trong môi trường doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đến ứng dụng này, hoặc có nhu cầu tìm hiểu sâu hơn về hệ sinh thái Google Workspace, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777 để đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi hỗ trợ giải đáp và tư vấn trong thời gian nhanh nhất.