Gmail doanh nghiệp là gì? 07 Lý do nên dùng Gmail Doanh Nghiệp

Hiện nay, Gmail doanh nghiệp là một trong những phương tiện “phổ biến”, giúp doanh nghiệp có thể kết nối, trao đổi và truyền tải thông tin tới đối tác, khách hàng. Vậy nên, trong bài viết hôm nay, HVN Group sẽ có những chia sẻ chi tiết nhất về dịch vụ Gmail doanh nghiệp là gì, tính năng, cũng như cách đăng ký dễ dàng. Hãy cùng khám phá ngay.

Gmail doanh nghiệp là gì?

Gmail doanh nghiệp là tài khoản gmail được gắn với đuôi là tên miền riêng của doanh nghiệp. Cũng có thể nói, Gmail doanh nghiệp là phiên bản nâng cấp hơn của Gmail thông thường với các tính năng bổ sung và khả năng tùy chỉnh nâng cao, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tăng cường sự hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp.

Tại sao cần đăng ký Gmail doanh nghiệp?

Trong thời đại công nghệ số, một địa chỉ gmail chuyên nghiệp luôn là điều cần thiết và quan trọng trong tổ chức, doanh nghiệp khi mang đến những lợi ích và hiệu quả không giới hạn cho người dùng. Cụ thẻ:

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Sử dụng Gmail doanh nghiệp với địa chỉ email theo tên miền riêng (ví dụ: tennhanvien@tencongty.com) thay vì sử dụng địa chỉ email thông thường sẽ giúp tạo sự chuyên nghiệp và tin cậy hơn cho tổ chức. Doanh nghiệp từ đó có thể được tín nhiệm và ghi nhớ nhiều hơn trong tâm trí khách hàng.

Bảo mật và kiểm soát nâng cao

Khi nâng cấp lên Gmail doanh nghiệp, quản trị viên có thể kiểm soát và quản lý tài khoản của người dùng, thiết lập chính sách bảo mật, cũng như theo dõi hoạt động trên các tài khoản một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, các công cụ bảo mật mạnh mẽ như xác thực hai yếu tố (2FA), kiểm soát truy cập,…. cũng sẽ được tích hợp chặt chẽ, giúp ngăn chặn thư rác, spam, thư lừa đảo và phần mềm độc hại để tăng tính bảo mật thông tin tốt nhất.

Dung lượng lưu trữ lớn

Thường thì, mỗi người dùng gmail cá nhân chỉ nhận được 15GB dung lượng lưu trữ chia sẻ cho tất cả các ứng dụng của Google. Trong khi đó, việc đăng ký và sử dụng Gmail doanh nghiệp được cung cấp dung lượng lưu trữ lớn hơn (30GB), giúp việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng. Chưa kể, người dùng còn có thể mở rộng hơn nữa với các gói đăng ký nâng cấp khi cần thiết.

Cộng tác mạnh mẽ

Gmail doanh nghiệp cho phép thêm và xóa người dùng thông qua bảng điều khiển quản trị tập trung dành cho quản trị viên để có thể kiểm soát người dùng truy cập Google Workspace. Đồng thời, trong giao diện gmail, người dùng cũng có thể chia sẻ tài liệu, cộng tác và làm việc nhóm hiệu quả trên các dự án trong thời gian thực, giúp tạo sự kết nối và gia tăng hiệu suất khi làm việc.

Khả năng tích hợp và mở rộng

Không chỉ tích hợp liền mạch với các ứng dụng của Google Workspace như Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drive, Google Calendar,…. mà Gmail doanh nghiệp còn có thể kết hợp và mở rộng với nhiều ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba, từ các công cụ quản lý dự án cho đến phần mềm CRM. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm và giải phóng thời gian quý báu để tập trung tốt hơn vào những công việc quan trọng.

Tính linh hoạt và di động

Gmail doanh nghiệp dựa trên tính năng của nền tảng đám mây, cho phép người dùng có thể truy cập email mọi lúc, mọi nơi, và trên bất kỳ dự án nào miễn là thiết bị có kết nối Internet. Đây có thể xem như một giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp thúc đẩy khả năng làm việc từ xa, đảm bảo tính liên tục và hiệu suất tốt nhất trong mọi tình huống.

Tối ưu chi phí

Đăng ký Gmail doanh nghiệp, người dùng có thể linh hoạt lựa chọn cấu trúc giá phù hợp với nhu cầu và quy mô vận hàng. So với việc thiết lập máy chủ email truyền thống, thì điều này giúp tiết kiệm chi phí tốt hơn rất nhiều khi loại bỏ đi những chi phí nâng cấp, bảo trì phần cứng và hỗ trợ kỹ thuật từ bên ngoài.

Tính năng của gmail doanh nghiệp

Có thể nói, Gmail doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp tiếp cận và tạo sự tín nhiệm với đối tác, khách hàng khi sở hữu các tính năng vượt trội như:

Quản lý người dùng

Với Gmail doanh nghiệp, tất cả các thành viên trong cùng một tổ chức, hoặc một hệ thống doanh nghiệp đều có thể được tạo và quản lý bởi quản trị viên. Chỉ quản trị viên cấp cao mới có thể tạo mới, xóa bỏ, đổi tên, hoặc tạm ngừng tài khoản của người dùng trong tên miền.

Ngoài ra, quản trị viên cũng có thể phân nhóm, gán chính sách, email bí danh, dịch vụ, hoặc khôi phục dữ liệu bị xóa cho người dùng trong tổ chức. Số giấy phép đăng ký sẽ phụ thuộc vào từng gói dịch vụ mà tổ chức sử dụng.

Thiết lập phân quyền

Quản trị viên có thể thiết lập các chính sách sử dụng dịch vụ và áp dụng lên tất cả mọi người, một nhóm người, hoặc chỉ một người dùng cụ thể. Hạn chế quyền truy cập bằng cách thiết lập cho phép hoặc không cho phép sử dụng dịch vụ nào đó trong Google Workspace, linh hoạt và tinh chỉnh dễ dàng theo yêu cầu thực tế.

Thiết lập tính năng bảo mật

Thông qua Gmail doanh nghiệp, quản trị viên có thể thiết lập các chính sách bảo mật áp dụng lên một hoặc nhóm người dùng cụ thể. Chẳng hạn như: Yêu cầu bật/tắt xác thực 2 yếu tố, cho phép gửi hoặc nhận email từ một tên miền xác định, hay quy tắc gửi file đính kèm,….

Uỷ quyền và cộng tác trên email

Nếu đang sử dụng Gmail thông qua cơ quan, trường học, tổ chức hoặc doanh nghiệp, người dùng cũng có thể ủy quyền email cho một số người hoặc một nhóm người dùng được quyền truy cập vào tài khoản của mình. Người được uỷ quyền lúc này có thể đọc, gửi hoặc xóa email trong hộp thư, nhưng họ không thể thay thế người dùng trò chuyện hay thay đổi mật khẩu gmail của chủ tài khoản. Vì khi gửi tin nhắn, địa chỉ email của họ sẽ xuất hiện.

Tính năng trả lời thông minh

Với tính năng trả lời thông minh được Google cung cấp cho các ứng dụng Gmail trên thiết bị di động, người dùng có thể dễ dàng xử lý hàng trăm email mỗi ngày. Không chỉ vậy, việc cài đặt thông báo với các mức độ ưu tiên cũng sẽ giúp hạn chế bỏ lỡ những email quan trọng, giảm thiểu sự gián đoạn và lộn xộn đối với người dùng.

Gmail doanh nghiệp khác gì gmail cá nhân?

Gmail doanh nghiệp và Gmail cá nhân đều là những dịch vụ được cung cấp bởi Google với những đặc điểm và tính năng nổi bật. Cụ thể bảng so sánh như sau:

Tóm lại, Gmail doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích về tên miền riêng, dung lượng lưu trữ, hỗ trợ khách hàng, tính năng bổ sung, bảo mật và quản lý so với Gmail cá nhân, giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Những doanh nghiệp nào nên dùng gmail doanh nghiệp?

Sử dụng Gmail doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích và tính năng vượt trội cho các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề và quy mô khác nhau. Chẳng hạn như:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Gmail doanh nghiệp giúp việc quản lý công việc và cộng tác từ xa trở nên dễ dàng và đơn giản hơn bao giờ hết.
• Doanh nghiệp startup: Với chi phí hợp lý và khả năng mở rộng linh hoạt, Gmail doanh nghiệp giúp các startup tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
• Doanh nghiệp nhiều chi nhánh hoặc làm việc từ xa: Gmail doanh nghiệp hỗ trợ cộng tác trực tuyến, làm việc và chỉnh sửa đồng thời trên các tác vụ.
• Doanh nghiệp cần tích hợp và tự động hóa công việc: Các ứng dụng của Google Workspace có thể tích hợp chặt chẽ với Gmail doanh nghiệp, giúp tự động hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất tối ưu.
• Doanh nghiệp yêu cầu bảo mật cao: Gmail doanh nghiệp cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, như kiểm soát truy cập, xác thực 2 yếu tố, quản lý thiết bị,…. giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả.
• Doanh nghiệp yêu cầu sự chuyên nghiệp trong giao tiếp: Sử dụng địa chỉ email gắn với tên miền riêng của thương hiệu, giúp khách hàng tin tưởng và tín nhiệm hơn rất nhiều.

Bảng giá gmail doanh nghiệp mới nhất tại HVN Group

Gmail doanh nghiệp gắn với tên miền riêng nằm trong gói Google Workspace với chi phí khoảng 6$/người dùng/tháng. Người dùng có thể tạo tối đa 300 user với gói Google Workspace Business Starter hoặc không giới hạn số lượng người dùng với các gói cao hơn với bảng giá cụ thể tại HVN Group như sau:

Hiện tại, HVN Group – Đối tác uỷ quyền cấp cao của Google tại Việt Nam hỗ trợ doanh nghiệp Việt với mức giá vô cùng ưu đãi. Vậy nên, đừng ngần ngại, người dùng hãy trực tiếp liên hệ đơn vị để nhận được tư vấn và hỗ trợ miễn phí ngay hôm nay.

Khởi tạo Gmail doanh nghiệp nhanh chóng với HVN Group ngay

Hướng dẫn cách tạo Gmail doanh nghiệp

Để đăng ký và sử dụng Gmail doanh nghiệp, người dùng có thể tự tạo tài khoản từ trang web Google Workspace, hoặc thông qua đại lý uỷ quyền uy tín của Google đều được. Thao tác đơn giản, gọn nhẹ với những bước hướng dẫn sau:

Tạo gmail doanh nghiệp miễn phí trong 30 ngày

Google Workspace hỗ trợ người dùng đăng ký trải nghiệm Gmail doanh nghiệp dễ dàng chỉ sau vài phút thiết lập:

– Bước 1: Truy cập trang chủ đăng ký của Google Workspace tại https://workspace.google.com/intl/vi/ và chọn Bắt đầu dùng thử miễn phí.

– Bước 2: Cập nhập thông tin cơ bản của doanh nghiệp, cụ thể như hình dưới đây.

– Bước 3: Nhập thông tin liên hệ, bao gồm họ tên, SĐT và địa chỉ email → sau đó nhấn Next.

– Bước 4: Kết nối tên miền – tên đứng sau “https://” hoặc “https://www.” trong URL của website. Đây có thể nói là bước rất quan trọng, vì Google sẽ sử dụng tên miền đăng ký để tạo địa chỉ email cho doanh nghiệp. Lúc này, Google sẽ đưa ra 2 phương án để người dùng lựa chọn:

• • Trường hợp 1: Nếu đã có tên miền doanh nghiệp, người dùng chỉ cần nhấn chọn Có, tôi có miền có thể sử dụng, tiếp đó điền thông tin tên miền mình đã tạo.
  • Trường hợp 2: Nếu chưa có tên miền, người dùng nhấn chọn Không, tôi cần có tên miền để được Google hỗ trợ đăng ký tên miền phù hợp theo yêu cầu.

– Bước 5: Sau khi hoàn tất điền tên miền, người dùng sẽ tiến hành nhập thông tin đăng nhập, bao gồm Tên người dùng, Mật khẩu và click I’m not a robot→ nhấn Đồng ý và tiếp tục để chuyển tiếp.

– Bước 6: Dựa trên thông tin cung cấp của người dùng, Google sẽ gợi ý gói giải pháp Google Workspace phù hợp. Lúc này, người dùng có thể click dùng thử miễn phí theo gợi ý của Google và trải nghiệm các tính năng tuyệt vời của Gmail doanh nghiệp.

*Mẹo hay: Để trải nghiệm Gmail doanh nghiệp dưới sự hỗ trợ của chuyên gia, người dùng có thể trực tiếp truy cập trang đăng ký dùng thử miễn phí của HVN Group. 

Tạo Gmail doanh nghiệp có trả phí

Google hỗ trợ doanh nghiệp với đa dạng các gói giải pháp Google Workspace từ cơ bản đến nâng cao, đảm bảo đáp ứng mọi tác vụ, tính năng bảo mật và nhu cầu lưu trữ doanh nghiệp. Theo đó, tùy nhu cầu, quy mô doanh nghiệp, cũng như mục đích sử dụng, mà người dùng có thể linh hoạt lựa chọn gói giải pháp phù hợp. Đăng ký cụ thể như sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập trang đăng ký của HVN Group tại https://hvn.vn/google-workspace/.

– Bước 2: Di chuyển xuống phía dưới để tham khảo giá và lựa chọn gói đăng ký phù hợp.

– Bước 3: Click chọn Đăng Ký Ngay dưới gói giải pháp tương ứng. Lúc này, trang web sẽ hiển thị một bảng đăng ký bao gồm: Họ tên, Email, SĐT, Tên miền sử dụng, Quy mô,…

– Bước 4: Người dùng chỉ cần điền đầy đủ thông tin cần thiết, sau đó nhấn Đăng ký tư vấn là hoàn tất. Đội ngũ tư vấn viên HVN Group sẽ ngay lập tức tiếp nhận và hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Giải đáp một số thắc mắc liên quan gmail doanh nghiệp

Để giải đáp những thắc mắc liên quan đến Gmail doanh nghiệp, người dùng có thể theo dõi một số câu hỏi dưới đây:

Gmail doanh nghiệp có an toàn không?

Gmail doanh nghiệp ưu tiên bảo mật với các tính năng nâng cao, giúp đảm bảo an toàn và ngăn chặn những mối nguy tiềm ẩn cho dữ liệu của doanh nghiệp. Chẳng hạn như:

• Bảo mật thông tin: Mã hóa TLS (Transport Layer Security) giúp bảo vệ email khi truyền tải giữa các máy chủ. Khi đó, email sẽ được mã hóa từ đầu đến cuối, giúp ngăn chặn các cuộc tấn công đánh cắp thông tin.
• Xác thực hai yếu tố (2FA): Bảo vệ an toàn cho tài khoản Gmail của doanh nghiệp với một lớp bảo mật tăng cường.
• Kiểm soát truy cập và quản lý người dùng: Gmail doanh nghiệp được giám sát bởi admin, chỉ những ai được cho phép mới có thể đăng nhập và sử dụng ứng dụng liên quan trong tổ chức.
• Bảo vệ chống phần mềm độc hại và lừa đảo: Công nghệ bảo mật nâng cao của Gmail doanh nghiệp giúp phát hiện và ngăn chặn các phần mềm độc hại, tránh rủi ro từ các email lừa đảo để bảo vệ người dùng khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn từ an ninh mạng.

Có nên sử dụng gmail doanh nghiệp với tên miền cá nhân không?

Tất nhiên là CÓ. Việc sử dụng Gmail doanh nghiệp gắn với tên miền cá nhân là một cách tuyệt vời để doanh nghiệp có thể tạo dựng được lòng tin, sự tín nhiệm và gia tăng khả năng tiếp cận với đối tác, khách hàng của mình. Hơn nữa, điều này còn có thể giúp doanh nghiệp nâng cao sự nhận diện trực tuyến trên các kênh truyền thông thương mại, thể hiện tính chuyên nghiệp và tạo ấn tượng mạnh mẽ trong lòng khách hàng tiềm năng.

Gmail doanh nghiệp có gì khác so với email Outlook?

Có thể nói, Gmail doanh nghiệp (Google Workspace) và email Outlook (Microsoft 365) đều là những dịch vụ email rất phổ biến trên thị trường. Tuy nhiên, chúng cũng sẽ có một số khác biệt về tính năng, ưu thế, cũng như dịch vụ đi kèm. Để có cái nhìn toàn diện nhất về 2 giải pháp này, người dùng có thể tham khảo bảng so sánh cụ thể dưới đây:

Đánh giá tổng quan, thì cả hai dịch vụ đều có những ưu điểm riêng. Lựa chọn sử dụng như thế nào sẽ phụ thuộc vào hệ sinh thái và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Giải quyết sự cố spam và lọc email trong Gmail doanh nghiệp như thế nào?

Trong Gmail doanh nghiệp có bộ lọc spam được tích hợp sẵn, có thể tự động di chuyển thư rác và các email đáng ngờ vào thư mục spam theo tinh chỉnh của người dùng. Cụ thể thao tác như sau:

– Bước 1: Truy cập Gmail doanh nghiệp.

– Bước 2: Click biểu tượng “bánh răng” và chọn Xem tất cả cài đặt.

– Bước 3: Di chuyển đến mục Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn → chọn Tạo bộ lọc mới.

– Bước 4: Nhập các tiêu chí cho bộ lọc spam và email theo tinh chỉnh của người dùng.

– Bước 5: Cuối cùng, chỉ cần nhấp Tạo bộ lọc để hoàn thành thao tác.

*Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng chính sách email của quản trị viên để thiết lập các chính sách lọc và chống spam. Cấu hình các bộ lọc nội dung nâng cao, cài đặt bảo mật và các quy tắc tinh chỉnh để kiểm soát email đến và đi một cách dễ dàng.

Có thể di chuyển email từ gmail cá nhân sang gmail doanh nghiệp không?

Người dùng hoàn toàn có thể chuyển gmail cá nhân sang gmail doanh nghiệp và dữ lại toàn bộ dữ liệu cần thiết trên gmail đó. Sau khi chuyển từ gmail cá nhân sang gmail doanh nghiệp, thì việc đăng nhập tài khoản sẽ dưới dạng tennhanvien@tendoanhnghiep.com cùng với dữ liệu cá nhân của người dùng.

Tuy nhiên, việc chuyển dữ liệu cá nhân này chỉ có thể được thực hiện trên quyền admin của tài khoản Google Workspace. Quá trình chuyển dữ liệu từ gmail cá nhân sang gmail doanh nghiệp diễn ra tùy thuộc vào số lượng email thực tế của mail nguồn.

Lời kết

Hy vọng, thông tin tổng hợp chi tiết trên sẽ giúp người dùng dễ dàng giải đáp những thắc mắc xoay quanh Gmail doanh nghiệp là gì, tính năng, lợi ích, cũng như cách tạo và đăng ký Gmail doanh nghiệp. Trường hợp còn vướng mắc, hãy trực tiếp liên hệ Hotline: 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 sẽ ngay lập tức có mặt và hỗ trợ chu đáo nhất.