Forward Mail là gì? Chi tiết cách forward mail trong Gmail

Forward mail là hành động gửi lại email đến một hoặc nhiều người nhận. Đây là một trong những tính năng hữu ích nhất để đảm bảo luồng thông tin ổn định khi làm việc nhóm. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin giải thích khái quát forward mail là gì và cách để chuyển tiếp email trong ứng dụng Gmail.

Forward mail là gì?

Forward mail, hay chuyển tiếp thư, là hình thức chuyển các email nhận được từ người khác đến hộp thư thứ ba. Nói một cách đơn giản, khi một email từ địa chỉ A được gửi đến địa chỉ B, người dùng có thể thực hiện lệnh chuyển tiếp email đó đến địa chỉ C.

Việc forward mail được thực hiện bằng 2 cách:

• Thủ công: Người dùng trực tiếp mở hộp thư đến và nhấn vào nút forward trên ứng dụng thư để chuyển tiếp đến địa chỉ thứ 3.
• Tự động: Hệ thống sẽ tự động forward các email đã nhận đến địa chỉ thứ 3.

Tìm hiểu lợi ích của forward mail là gì?

Chuyển tiếp thư không chỉ là tính năng email thông thường, đó là một “viên ngọc ẩn” có thể cách mạng hóa cách người dùng quản lý hộp thư của mình. Dưới đây là một số lợi ích độc đáo của việc forward email trong hành trình đưa việc sử dụng Gmail của bạn lên một tầm cao mới.

Hợp lý hóa nhiều hộp thư đến

Forward mail cho phép người dùng hợp nhất tất cả các tài khoản email của mình trong hộp thư đến chính. Những rắc rối khi phải liên tục chuyển đổi giữa các tài khoản và quản lý nhiều nền tảng sẽ không còn xảy ra khi bạn nắm rõ cách dùng hợp lý forward mail là gì.

Giờ đây, người dùng có thể truy cập và quản lý tất cả email của mình ở một vị trí tập trung – một công cụ thay đổi cuộc chơi thực sự về năng suất.

Cộng tác liền mạch

Forward mail là một yếu tố ảnh hưởng tích cực đến hoạt động cộng tác nhóm, trong đó bao gồm việc dễ dàng chia sẻ các email quan trọng với các thành viên trong nhóm, từ đó giúp mọi người đồng bộ và tăng năng suất. Với khả năng giao tiếp liền mạch và cộng tác chủ động, tính năng chuyển tiếp email sẽ biến các dự án trở nên thành công dễ dàng.

Sắp xếp email hiệu quả

Nhiều người dùng trước khi biết cách dùng forward mail là gì thường cảm thấy mệt mỏi khi phải sàng lọc hàng loạt email để tìm thông tin quan trọng. Chuyển tiếp email cung cấp một giải pháp độc đáo. Bằng cách forward mail cụ thể đến các nhãn được chỉ định, bạn tạo ra một hệ thống có tổ chức giúp đơn giản hóa hộp thư đến của mình và giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.

Backup dữ liệu quan trọng của người dùng

Forward mail là hệ thống sao lưu email tối ưu, cung cấp thêm một lớp bảo vệ cho các dữ liệu quan trọng. Bằng cách tự động gửi bản sao của các email cần thiết đến tài khoản phụ, nó hoạt động như một lớp phòng vệ thận trọng, đảm bảo những thông tin quan trọng vẫn an toàn và có thể truy cập được ngay cả khi tài khoản chính của người dùng gặp sự cố.

Hãy yên tâm khi biết rằng dữ liệu của bạn được bảo mật bằng quy trình mã hóa và liền mạch của chuyển tiếp email.

Hướng dẫn chi tiết cách forward mail trong Gmail

Như đã đề cập đến khi giải thích lợi ích của forward mail là gì, việc chuyển tiếp email rất thuận tiện khi bạn muốn gửi email đã nhận cho người khác. Có nhiều lý do khiến người dùng lựa chọn phương pháp chuyển tiếp:

• Cần truyền tải thông tin đến các nhóm khác nhau trong một tổ chức.
• Nếu nhận được thông tin chương trình khuyến mãi hấp dẫn và muốn chuyển tiếp cho bạn bè.
• Forward tất cả email từ một trong các tài khoản sang một tài khoản khác.

Cho dù lý do là gì, forward mail là một quá trình đơn giản có thể được thực hiện chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Gmail cung cấp cho người dùng 2 cách khác nhau để chuyển tiếp email: thủ công và tự động.

Cách forward mail thủ công

Nếu bạn muốn chuyển tiếp từng thư Gmail đến một hoặc một vài người thì forward mail theo cách thủ công là lựa chọn phù hợp.

– Bước 1: Mở thư cần chuyển tiếp

Bước đầu tiên là tìm email trong hộp thư đến Gmail mà bạn cần chuyển tiếp. Nếu gặp khó khăn khi tìm thư trong số nhiều email nhận được, hãy sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng.

– Bước 2: Nhấp vào nút Forward để chuyển tiếp email

Khi mở thư, hãy tìm nút Forward ở góc bên phải thư để tiến hành chuyển tiếp. Nếu email dài và bạn không muốn cuộn xuống để tìm nút Forward mail là gì, hãy click vào dấu ba chấm ở trên cùng bên phải của email, sau đó tìm tùy chọn Forward.

– Bước 3: Chọn địa chỉ email và chuyển tiếp thư.

Khi một cửa sổ mới bật lên, trong trường “To”, hãy nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn gửi thư chuyển tiếp tới. Phía trên tin nhắn chuyển tiếp, người dùng có thể viết thêm tin nhắn đến địa chỉ đang chuyển tiếp, thông báo này có thể cung cấp về ngữ cảnh lý do forward mail là gì.

– Bước 4: Nhấn Send khi đã hoàn tất.

Cài đặt forward mail tự động

Người dùng có thể thiết lập chế độ tự động chuyển tiếp email từ Gmail sang địa chỉ email mới để tiết kiệm thời gian. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách để thiết lập:

– Bước 1: Vào Settings trong Gmail để thiết lập chuyển tiếp.

Đầu tiên, bạn đi tới Settings >> nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải trang Gmail >> chọn See all settings để đi tới một trang mới có tất cả cài đặt Gmail.

– Bước 2: Đi tới Forwarding and POP/IMAP để mở ra các tùy chọn chuyển tiếp trong Gmail.

– Bước 3: Chọn địa chỉ chuyển tiếp và gửi

Trong section Forwarding, nhấp vào nút Add a forwarding address. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ popup để thêm địa chỉ email để Gmail chuyển tiếp thư tới >> nhấp vào Next >> chọn Proceed và OK.

– Bước 4: Xác nhận liên kết xác minh

Sau khi thêm địa chỉ forward mail là gì, Gmail sẽ gửi liên kết xác minh đến địa chỉ đó. Người dùng cần phải đăng nhập và nhấp vào liên kết này để xác nhận rằng bạn muốn email Gmail được chuyển tiếp đến địa chỉ đó.

– Bước 5: Làm mới trình duyệt

Sau khi xác nhận liên kết xác minh, hãy quay lại email ban đầu và trang cài đặt. Bạn có thể cần phải làm mới trình duyệt của mình trước khi những thay đổi có hiệu lực.

– Bước 6: Kích hoạt tính năng chuyển tiếp email Gmail

Sau khi quay lại trang cài đặt, hãy tìm lại tab Forwarding and POP/IMAP rồi nhấn vào tab đó. 

Trong section Forwarding, bạn hãy chọn Forward a copy of incoming mail to và địa chỉ email Gmail được chuyển tiếp tới. Người dùng cũng có thể chọn điều gì sẽ xảy ra với email sau khi chúng được chuyển tiếp. Có 4 lựa chọn, bao gồm:

• Giữ bản sao của Gmail trong Inbox: Thao tác này sẽ giữ bản sao của mọi email được chuyển tiếp tới hộp thư đến Gmail. Bằng cách này, ngay cả khi người dùng vô tình xóa email khỏi địa chỉ chuyển tiếp của mình, vẫn có một bản sao được lưu giữ trong Gmail.
• Lưu trữ bản sao của Gmail: Thao tác này sẽ lưu trữ email trong Gmail sau khi nó được chuyển tiếp. Điều đó có nghĩa là nó sẽ vẫn còn trong tài khoản Gmail của bạn nhưng sẽ bị chuyển ra khỏi hộp thư đến.
• Đánh dấu bản sao của Gmail là đã đọc: Thao tác này sẽ đánh dấu email là đã đọc trong Gmail sau khi nó được chuyển tiếp.
• Xóa bản sao của Gmail: Thao tác này sẽ xóa email khỏi Gmail sau khi nó được chuyển tiếp.

– Bước 7: Lưu thay đổi

Sau khi đã chọn điều sẽ xảy ra khi forward mail là gì trong Gmail, hãy cuộn xuống cuối trang và nhấn vào nút Save changes. Thao tác này sẽ lưu cài đặt chuyển tiếp và bắt đầu chuyển tiếp tất cả email mới đến địa chỉ mà người dùng đã chọn.

Để tìm hiểu sâu hơn và chi tiết hơn về tính năng forward mail trong Gmail, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia của HVN Group – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – hỗ trợ tư vấn và giải đáp nhiệt tình.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Phần kết

Những thông tin giải thích forward mail là gì đã giúp bạn có thể tận dụng tính năng này trong việc tiết kiệm thời gian cộng tác nhóm và quản lý hộp thư. Để tìm hiểu nhiều hơn về các tính năng tuyệt vời của Gmail nói riêng, các ứng dụng trong hệ sinh thái Google Workspace nói chung, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777.