Format Painter là gì? Lợi ích, cách dùng Format Painter chuẩn

Format Painter là một công cụ hữu ích được tích hợp sẵn trong các ứng dụng của bộ công cụ Office, giúp người dùng dễ dàng sao chép định dạng của một đoạn văn bản, hoặc từ đối tượng này sang một đoạn khác mà không cần thao tác thủ công từng bước. Vì vậy, nếu chưa thực sự hiểu rõ Format Painter là gì? Lợi ích & Cách sử dụng? thì người dùng đừng vội bỏ lỡ bài viết dưới đây.

Format Painter là gì?

Format Painter (Trình vẽ định dạng) là công cụ được tích hợp sẵn trong các ứng dụng văn phòng của Microsoft. Công cụ này cho phép người dùng dễ dàng sao chép định dạng của một phần văn bản, hoặc một đối tượng cụ thể và áp dụng nó sang đối tượng khác một cách nhanh chóng. 

Nói một cách đơn giản hơn, thì là Format Painter hoạt động bằng cách lưu trữ tạm thời định dạng mà người dùng đã chọn. Sau đó, họ chỉ cần “vẽ” lên phần văn bản hoặc đối tượng mà mình muốn áp dụng định dạng tương tự. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức, mà còn đảm bảo tính đồng nhất khi không cần phải thiết lập lại từ đầu cho tất cả các thông số định dạng của từng phần riêng biệt.

Tại sao nên sử dụng công cụ Format Painter?

Việc sử dụng Format Painter có thể mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, từ sự tiện lợi trong quá trình chỉnh sửa, sao chép định dạng, cho đến việc nâng cao tính chuyên nghiệp của tài liệu. Dưới đây là một số lý do nổi bật, giải đáp chi tiết tại sao người dùng nên sử dụng công cụ hữu ích này:

Dễ sử dụng

Format Painter được thiết kế với giao diện trực quan và dễ hiểu. Người dùng chỉ cần nhấp vào nút Format Painter trên thanh công cụ, sau đó chọn văn bản hoặc đối tượng để sao chép định dạng và kéo thả đến vị trí mong muốn. Do đó, dù là một người mới bắt đầu, hay một chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thì người dùng đều có thể dễ dàng làm chủ tính năng, vừa tối ưu thời gian, vừa tăng cường hiệu suất làm việc hiệu quả. 

Tiết kiệm thời gian

Khi làm việc với các bảng dữ liệu lớn, việc thay đổi định dạng cho từng đoạn văn bản một cách thủ công có thể tốn nhiều thời gian. Do đó, thay vì phải tùy chỉnh từng mục, thì người dùng có thể sử dụng tính năng Format Painter để sao chép định dạng từ một phần và áp dụng đơn giản cho các phần còn lại. Ngoài ra, điều này cũng đặc biệt hữu ích khi người dùng cần đảm bảo tất cả các tiêu đề, đoạn văn, hoặc bảng biểu có định dạng thống nhất.

Tăng tính nhất quán

Một tài liệu chuyên nghiệp không chỉ cần đảm bảo về mặt nội dung, mà còn phải duy trì tính nhất quán của định dạng. Khi đó, bằng cách sử dụng Format Painter, người dùng có thể triển khai định dạng chuẩn cho toàn bộ tài liệu, giúp nó trở nên chuyên nghiệp, trực quan, và tạo ấn tượng tốt đối với người xem.

Ứng dụng linh hoạt

Ngoài việc áp dụng cho văn bản, Format Painter cũng có thể áp dụng cho nhiều đối tượng khác như hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ, hoặc đồ thị trong Excel và PowerPoint. Điều này mang lại sự linh hoạt cho người dùng khi họ làm việc với nhiều loại tài liệu khác nhau mà vẫn đảm bảo được sự chuyển đổi dễ dàng và nhanh chóng.

Hướng dẫn cách sử dụng Format Painter trên Word 

Nếu chưa quen với Format Painter, người dùng cũng đừng quá lo lắng. Dưới đây sẽ là những hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể dễ dàng sử dụng tính năng này trong Microsoft Word.

Cách tìm và kích hoạt Format Painter trên Word

Để tìm và kích hoạt công cụ Format Painter trên Word, người dùng có thể thao tác với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập Microsoft Word.

– Bước 2: Trên thanh công cụ Ribbon, người dùng sẽ thấy tab Home. Tại đây, hãy tìm biểu tượng cây cọ nhỏ với dòng chữ “Format Painter“.

– Bước 3: Khi click vào biểu tượng, con trỏ chuột sẽ biến thành cây cọ. Điều này đồng nghĩa người dùng đã kích hoạt tính năng và sẵn sàng sao chép định dạng.

Như vậy, chỉ với 03 bước đơn giản, không khó để người dùng có thể tìm và kích hoạt tính năng Format Painter trên Word một cách dễ dàng.

Cách sử dụng Format Painter trên Word

Format Painter khi đã kích hoạt thành công, người dùng có thể thực hiện theo các bước dưới đây để sử dụng công cụ một cách hiệu quả:

– Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản hoặc đối tượng có định dạng mà mình muốn sao chép.

– Bước 2: Click chọn biểu tượng Format Painter (hình cây cọ) trên thanh công cụ Ribbon.

– Bước 3: Di chuyển chuột đến đoạn văn bản hoặc đối tượng muốn áp dụng định dạng >> nhấn chuột trái để áp dụng.

– Bước 4: Nếu muốn áp dụng định dạng cho nhiều đoạn văn bản, hãy 2 lần nhấp vào biểu tượng Format Painter trước khi sao chép định dạng. Điều này sẽ giúp giữ tính năng cho đến khi người dùng ngừng sử dụng nó.

– Bước 5: Khi việc định dạng hoàn tất, chỉ cần click vào một nơi trống, hoặc nhấn phím Esc trên bàn phím để thoát khỏi định dạng.

** Để sử dụng Format Painter trên Excel, người dùng cũng có thể thao tác tương tự như trên Word để đảm bảo tính nhất quán trong việc định dạng bảng tính, giúp bảng dữ liệu trở nên rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. 

Các phím tắt để sử dụng Format Painter hiệu quả

Sử dụng phím tắt có thể giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình làm việc trên tài liệu, đặc biệt là với những ai thường xuyên làm việc với văn bản và cần sao chép định dạng liên tục. Theo đó, dưới đây là một số phím tắt mà người dùng có thể áp dụng khi sử dụng Format Painter:

1. Sao chép định dạng một lần

• Windows: Sử dụng Ctrl + Shift + C để sao chép và Ctrl + Shift + V để áp dụng định dạng.
• Mac: Sử dụng tổ hợp phím Command + Option + C để sao chép và Command + Option + V cho việc áp dụng định dạng.

2. Sao chép định dạng nhiều lần

• Windows: Nhấn đúp chuột vào biểu tượng Bút định dạng trên thanh công cụ Ribbon để kích hoạt  Format Painter (hoặc thao tác với tổ hợp phím Alt + H + FP hai lần).
• Mac: Không hỗ trợ tùy chọn trực tiếp bằng phím tắt, mà  kích hoạt Format Painter bằng cách nhấn đúp chuột vào biểu tượng Format Painter.

3. Thoát khỏi tính năng Format Painter

Để thoát khỏi tính năng Format Painter, người dùng chỉ cần thao tác đơn giản bằng cách nhấn phím Esc trên bàn phím.

** Khi Microsoft đưa ra các bản cập nhật mới cho Office, đôi khi có thể sẽ có sự thay đổi trong cách sử dụng các phím tắt. Do đó, người dùng đừng quên kiểm tra các thông báo từ Microsoft để đảm bảo rằng mình luôn nắm bắt được các phím tắt và tính năng mới nhất.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng Format Painter

Format Painter tuy là một công cụ rất hữu ích và dễ sử dụng, nhưng vẫn sẽ có một số lưu ý quan trọng mà người dùng cần biết để tránh gặp phải những vấn đề không mong muốn khi sử dụng. Cụ thể như: 

• Hiểu rõ chức năng: Format Painter chỉ hỗ trợ sao chép định dạng, chẳng hạn như font chữ, màu nền, kích thước, viền ô, định dạng số,… chứ không sao chép nội dung. Và để sao chép chính xác, người dùng cũng cần phải xác định đúng đối tượng sao chép và áp dụng định dạng.
• Kiểm tra định dạng: Trước khi áp dụng định dạng từ Format Painter, hãy chắc chắn rằng mình đã chọn đúng đoạn văn bản hoặc đối tượng gốc. Bởi, việc áp dụng sai định dạng có thể gây ra những rắc rối không đáng có trong tài liệu khi báo cáo hoặc trình bày.
• Điều kiện sử dụng Format Painter: Thực tế, không phải tất cả các định dạng đều có thể được sao chép bằng Format Painter. Một số định dạng đặc thù có thể không được hỗ trợ, vậy nên người dùng nên kiểm tra kỹ lưỡng trước khi áp dụng.
• Khả năng tương thích: Khi làm việc giữa các phiên bản khác nhau của Microsoft Office, có thể xảy ra sự không tương thích với tính năng Format Painter. Nếu gặp phải vấn đề này, người dùng hãy thử sử dụng các phương pháp khác để đảm bảo rằng định dạng của mình được lưu lại chính xác.

Format Painter khác gì so với copy-paste định dạng?

Nhiều người thường sẽ băn khoăn giữa việc sử dụng Format Painter và việc Copy-paste định dạng truyền thống. Để tìm hiểu chi tiết, người dùng hãy cùng theo dõi nội dung dưới đây:

Copy-Paste định dạng là gì?

Copy-paste định dạng hỗ trợ người dùng sao chép nội dung và các thuộc tính định dạng kèm theo, sau đó áp dụng sang đối tượng khác. Điều này có nghĩa là, nếu người dùng sao chép một đoạn văn bản, nó sẽ bao gồm cả nội dung và định dạng của văn bản đó. Tuy nhiên, nếu chỉ muốn sao chép định dạng mà không cần nội dung, thì tính năng này vẫn còn hạn chế.

Format Painter là gì?

Ngược lại, Format Painter cho phép sao chép định dạng mà không cần phải sao chép nội dung. Người dùng có thể chọn một đoạn văn bản, sao chép định dạng và áp dụng cho một đoạn khác mà không làm thay đổi nội dung. Điều này giúp tạo sự linh hoạt trong việc trình bày tài liệu mà không làm mất đi nội dung ban đầu.

Ngoài ra, Format Painter cũng giúp việc sao chép định dạng giữa các đối tượng khác nhau trở nên dễ dàng hơn. Người dùng có thể sử dụng công cụ không chỉ cho văn bản, mà còn cho hình ảnh, bảng biểu, và nhiều đối tượng khác mà không gặp bất cứ khó khăn gì. Do đó, Format Painter có thể nói là một công cụ cực kỳ hữu ích trong việc tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp.

So sánh Format Painter và Copy-Paste định dạng

Format Painter và Copy-paste định dạng đều là những tính năng hữu ích, giúp người dùng dễ dàng trong việc sao chép và áp dụng định dạng cho các đoạn văn bản, hoặc đối tượng có sự tương đồng. Và để nắm rõ Format Painter có gì khác biệt so với Copy-paste định dạng, người dùng có thể tham khảo qua bảng so sánh dưới đây:

Tóm lại, nếu người dùng chỉ cần sao chép định dạng nhanh chóng, thì Format Painter là một lựa chọn tối ưu. Ngược lại, nếu muốn sao chép cả nội dung và định dạng dữ liệu, thì hãy sử dụng tính năng Copy-paste định dạng để được hỗ trợ tốt nhất.

So sánh Format Painter trong Word và Excel

Format Painter là công cụ được tích hợp sẵn trong Microsoft Word và Microsoft Excel. Tuy nhiên, cách thức và mục đích sử dụng công cụ ở cả hai ứng dụng vẫn sẽ có những điểm khác biệt cơ bản. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa Format Painter trong Word và Format Painter trong Excel mà người dùng có thể tham khảo:

Đánh giá chung, thì Format Painter trong Word tập trung vào định dạng văn bản, giúp cải thiện tính đồng nhất và thẩm mỹ của tài liệu. Trong khi đó, Format Painter trong Excel hỗ trợ định dạng dữ liệu trong bảng tính, làm cho các dữ liệu dễ đọc và chuyên nghiệp hơn.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể sao chép định dạng từ một tài liệu Word sang một bảng biểu trong Excel mà không gặp bất kỳ khó khăn nào, đặc biệt là trong các tình huống yêu cầu sự phối hợp giữa nhiều ứng dụng khác nhau.

Khi nào nên dùng Format Painter trong văn bản?

Format Painter cung cấp cho người dùng một công cụ hữu ích để có thể nâng cao tính hiệu quả của công việc, đặc biệt là trong các tình huống như:

Khi cần áp dụng định dạng cho nhiều đoạn văn bản

Trường hợp người dùng cần áp dụng định dạng đồng thời cho nhiều đoạn văn bản, Format Painter sẽ là một công cụ lý tưởng. Bởi nó có thể giúp sao chép nhanh chóng định dạng của một đoạn và áp dụng cho nhiều đoạn khác mà không cần phải tùy chỉnh từng đoạn một.

Khi tạo tài liệu chuyên nghiệp

Một tài liệu chuyên nghiệp sẽ yêu cầu cao về sự đồng nhất của hình thức. Do đó, với việc sử dụng Format Painter, người dùng sẽ dễ dàng đảm bảo mọi thứ đều tuân thủ theo một kiểu định dạng, từ tiêu đề, nội dung, cho đến bảng biểu, vừa giúp tài liệu chuyên nghiệp, đẹp mắt, vừa tạo ấn tượng tốt đối với người đọc. 

Khi sửa lỗi định dạng không đồng nhất

Trong quá trình làm việc với tài liệu, người dùng đôi khi có thể vô tình tạo ra các đoạn văn bản có định dạng không đồng nhất. Tuy nhiên, điều này cũng có thể dễ dàng xử lý với công cụ Format Painter, đơn giản chỉ với việc sao chép định dạng từ một phần đã định dạng chuẩn, và sau đó áp dụng cho các phần còn lại.

Khi áp dụng định dạng trong bảng biểu

Khi làm việc với các bảng biểu trong Word hoặc Excel, việc duy trì định dạng đồng nhất giữa các ô, hàng, hay toàn bộ bảng cũng rất quan trọng. Khi đó, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng Format Painter để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng nó sang nhiều ô khác, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính thẩm mỹ của bảng biểu.

Khi sao chép các định dạng phức tạp

Nếu thường xuyên thiết lập các định dạng phức tạp cho tài liệu, bảng biểu, hoặc đồ thị, thì Format Painter cũng là một công cụ hữu ích cho thao tác của người dùng. Lúc này, chỉ với việc sao chép định dạng và áp dụng cho tất cả các phần còn lại, người dùng sẽ không cần phải tốn quá nhiều thời gian để thiết lập cho từng phần một mà vẫn đảm bảo tính nhất quán trong tài liệu.

Khi áp dụng định dạng cho nhiều đối tượng

Format Painter cũng là một lựa chọn lý tưởng khi người dùng cần áp dụng cùng một định dạng cho nhiều đối tượng khác nhau như hình ảnh, biểu đồ, hoặc các đối tượng đồ họa khác. Thông qua đó, người dùng không khó để có thể sao chép định dạng từ một đối tượng và áp dụng cho các đối tượng khác chỉ trong vài giây.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng Format Painter

Format Painter dù rất dễ sử dụng, nhưng vẫn sẽ có một số lỗi phổ biến mà người dùng có thể gặp phải, chẳng hạn như:

Sử dụng Format Painter sai cách

Một trong những lỗi phổ biến mà người dùng thường gặp đó là sử dụng Format Painter sai cách. Format Painter chỉ hỗ trợ sao chép định dạng (không bao gồm nội dung), nên nếu người dùng cần sao chép cả nội dung và định dạng, thì công cụ sẽ không thể hỗ trợ hiệu quả.

Không sao chép toàn bộ định dạng

Đôi khi, với một số trường hợp, Format Painter sẽ không thể sao chép tất cả các định dạng của đoạn văn bản hoặc đối tượng được thực hiện. Điều này thường sẽ xảy ra khi định dạng nguồn và đích có những khác biệt lớn, do đó hãy kiểm tra thật cẩn thận để đảm bảo rằng tất cả các thuộc tính cần thiết đều đã được sao chép. 

Áp dụng định dạng không mong muốn

Format Painter không áp dụng định dạng như mong muốn cũng là một trong những lỗi khá phổ biến. Điều này thường xảy ra khi người dùng không chú ý, hoặc vô tình làm thay đổi định dạng của đối tượng. Vì vậy, để tránh lỗi định dạng, người dùng tốt nhất là nên chọn đúng đoạn văn bản hoặc đối tượng mà mình cần sao chép trước khi nhấp chuột.

Không áp dụng được định dạng cho bảng biểu/đồ họa

Đôi khi, Format Painter không thể áp dụng định dạng cho một số đối tượng như bảng biểu, đồ thị, hoặc biểu đồ nhất định. Để xử lý, người dùng có thể xem xét việc áp dụng định dạng theo cách thủ công, hoặc sử dụng các tính năng định dạng khác có sẵn trong phần mềm để tránh những sai sót không đáng có.

Lỗi không tương thích phần mềm

Nếu người dùng đang làm việc với các phiên bản khác nhau của Microsoft Office, có thể sẽ xảy ra lỗi tương thích với Format Painter. Vì vậy, trước khi sao chép và áp dụng định dạng cho một đoạn văn bản, bảng biểu, hay tài liệu nào đó trong Word, Excel,… người dùng cũng cần đặc biệt lưu ý kiểm tra các phiên bản và đảm bảo rằng tất cả các tính năng trên phiên bản đều có sự tương thích. 

Một số câu hỏi thường gặp về Format Painter

Để hiểu rõ tất tần tật những thông tin liên quan đến Format Painter, người dùng cũng có thể theo dõi qua một số câu hỏi và lời giải đáp chi tiết dưới đây:

Format Painter có áp dụng trên Google Docs không?

Không. Format Painter hiện tại không có sẵn trong Google Docs. Mặc dù Google Docs cũng có cung cấp một số công cụ định dạng cơ bản, nhưng không hỗ trợ tính năng sao chép định dạng giống như trong Microsoft Word.

Format Painter có hỗ trợ trên máy Mac không?

Có. Format Painter được tích hợp trên các phiên bản Microsoft Word dành cho máy Mac. Thao tác và cách thức thực hiện cũng tương tự như khi sử dụng trên Windows.

Tính năng Format Painter có trong Excel không?

Có. Format Painter được tích hợp sẵn trong Excel và hoạt động tương tự như trong Word. Điều này cho phép người dùng có thể sao chép và áp dụng định dạng cho các ô và bảng biểu một cách dễ dàng.

Tại sao không thấy nút Format Painter trong menu?

Nếu người dùng không thấy nút Format Painter trong menu, thì có thể do thanh công cụ Ribbon đã bị tùy chỉnh. Để xử lý, người dùng hãy kiểm tra lại cài đặt hoặc tìm kiếm tính năng này trong tab “Home” để dễ dàng sao chép và áp dụng định dạng.

Làm sao để Format Painter hoạt động với hình ảnh?

Để sao chép định dạng hình ảnh bằng Format Painter, người dùng cũng chỉ cần click chọn hình ảnh và sao chép định dạng như bình thường. Sau đó, áp dụng định dạng cho hình ảnh khác. Tuy nhiên, hãy chú ý rằng, không phải tất cả các định dạng đều có thể được sao chép.

Tại sao Format Painter không hoạt động trong PowerPoint?

Về cơ bản, Format Painter cũng hoạt động trong PowerPoint. Tuy nhiên, có thể sẽ có một số giới hạn khi áp dụng định dạng cho các đối tượng khác nhau. Vì vậy, người dùng sẽ cần phải chắc chắn rằng mình đã chọn đúng đối tượng trước khi sao chép và áp dụng định dạng.

Format Painter có áp dụng được trên toàn văn bản không?

Không. Format Painter không thể áp dụng định dạng cho toàn bộ văn bản cùng lúc. Do đó, người dùng sẽ cần phải chọn từng đoạn hoặc đối tượng riêng biệt để áp dụng định dạng.

Làm sao để sử dụng Format Painter trên phiên bản di động?

Với các ứng dụng như Microsoft Word hay Excel, người dùng có thể tìm thấy Format Painter ở tab công cụ định dạng trên phiên bản di động. Để sử dụng, người dùng cũng chỉ cần nhấn chọn công cụ Format Painter và làm theo hướng dẫn tương tự như trên phiên bản máy tính là được.

Làm sao để khôi phục định dạng ban đầu khi dùng Format Painter?

Trường hợp người dùng muốn khôi phục lại định dạng ban đầu sau khi đã áp dụng định dạng mới bằng Format Painter, có thể thao tác đơn giản bằng cách sử dụng tùy chọn “Undo” (Ctrl + Z) hoặc áp dụng lại định dạng gốc theo cách thủ công.

Xem thêm: Cách tạo checkbox trong Word nhanh

Lời kết

Như vậy, bài viết là những chia sẻ tổng quan về Format Painter là gì, cách sử dụng, và một số lưu ý liên quan. Nếu có thắc mắc, hoặc bất kỳ thông tin gì cần giải đáp, người dùng vui lòng để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới để HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 có thể tư vấn và hỗ trợ người dùng được tốt nhất.