Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Nhận tư vấn
Quản lý dịch vụ
Thường ngày bạn phải bận rộn với hàng trăm nghìn các văn bản giấy tờ khác nhau? Đừng lo, đã có DocuSign với các tính năng hỗ trợ bạn xử lý đống tài liệu đó. Thay vì phải ngồi chờ in các bản hợp đồng và ký trực tiếp, sau đó tiếp tục scan để gửi đi, bạn có thể làm tất cả những thao tác đó trực tuyến với DocuSign. Vậy chính xác DocuSign là gì? Có những tính năng và đem lại lợi ích như thế nào? Cùng HVN tìm hiểu ngay trong bài này.
DocuSign là gì?
Hiểu đơn giản thì DocuSign là giải pháp chữ ký điện tử hỗ trợ các cá nhân và người dùng doanh nghiệp có thể tạo chữ ký và quản lý tài liệu trực tuyến. Công cụ này được cài đặt lớp bảo mật mạnh mẽ để xác thực các thực thể, cá nhân, tài liệu và quy trình làm việc hiệu quả. DocuSign đa dạng và phù hợp cho hầu hết các ngành, lĩnh vực và quy trình khác nhau, bao gồm pháp lý, hành chính, quản lý nhân sự và hợp đồng kinh doanh.
DocuSign không chỉ giúp tối ưu thời gian, mà còn cung cấp dung lượng lưu trữ và bảo vệ môi trường bằng cách giảm thiểu số lượng giấy được sử dụng và mực in hàng ngày. Hơn thế nữa giao diện DocuSign khá đơn giản và dễ làm quen, ngay cả người mới bắt đầu cũng có thể thao tác nhanh chóng. Bạn có thể sử dụng DocuSign dù ở bất cứ đâu trên thế giới.
08 Tính năng nổi bật của DocuSign
DocuSign là nền tảng hàng đầu trong lĩnh vực chữ ký điện tử và quản lý hợp đồng, mang đến đa dạng tính năng nổi bật giúp đơn giản hóa quy trình làm việc với tài liệu cũng như tăng cường tính năng bảo mật:
Chữ ký điện tử an toàn và hợp pháp
Trước hết, DocuSign hỗ trợ người dùng ký kết tài liệu nhanh chóng và dễ dàng bằng chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay truyền thống. Công cụ này còn tích hợp các biện pháp bảo mật tiên tiến như xác thực đa yếu tố, mã hóa SSL và dấu thời gian cũng đảm bảo tài liệu toàn vẹn và các bên sẽ không thể chối bỏ tài liệu.
Quản lý quy trình ký kết hiệu quả
Tính năng nổi bật tiếp theo là người dùng dễ dàng tạo, gửi và theo dõi, quản lý toàn bộ quy trình ký kết từ đầu đến cuối. Ngoài ra, DocuSign còn có thêm tính năng nhắc nhở tự động, thông báo trạng thái của tài liệu và khả năng kiểm tra lịch sử giúp người dùng luôn nắm bắt được tiến độ công việc và đảm bảo các bên liên quan ký kết đúng hạn.
Tích hợp linh hoạt với các bên ứng dụng thứ ba
Tiếp theo, DocuSign tích hợp liền mạch với nhiều ứng dụng cũng như hệ thống phổ biến như Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce và SAP. Như vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian cũng như công sức trong việc chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng khác nhau.
Tích hợp AI trợ giúp tối ưu cách xử lý công việc
Đặc biệt. DocuSign tích hợp công nghệ AI giúp xử lý, tóm tắt các bản hợp đồng một cách thông tin và nhanh gọn. Từ đó giúp doanh nghiệp đi đến đàm phán và ký kết hiệu quả cao hơn, nâng cao hiệu suất công việc và giúp đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.
5. Tùy chỉnh quy trình ký kết theo nhu cầu
Ngoài các tính năng kể trên, DocuSign còn giúp doanh nghiệp tùy chỉnh quy trình ký kết theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Cụ thể, bạn có thể thay đổi thứ tự ký, loại chữ ký (chữ ký điện tử, chữ ký số, chữ ký cá nhân), thêm logo thương hiệu và các tùy chọn xác thực khác nhau.
Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng
Hơn thế nữa, giao diện trực quan và dễ sử dụng của DocuSign giúp người dùng nhanh chóng làm quen và sử dụng các tính năng hiệu quả và thành thạo hơn. Ngoài ra, DocuSign cũng hỗ trợ trên nhiều thiết bị, bao gồm máy tính, điện thoại và máy tính bảng, giúp người dùng ký kết tài liệu mọi lúc mọi nơi.
Phân tích và báo cáo
Điểm đặc biệt nữa là DocuSign cung cấp các tính năng phân tích và báo cáo mạnh mẽ, vượt trội giúp người dùng theo dõi hiệu suất và quy trình ký kết, xác định được các điểm nghẽn và tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả.
Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và pháp lý
Một trong những vấn đề DocuSign tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và pháp lý quốc tế như elDAS, GDPR và HIPAA, đảm bảo dữ liệu và tài liệu của bạn sẽ được bảo vệ an toàn và tuân thủ theo các quy định hiện hành.
Với những tính năng nổi bật kể trên, DocuSign trở thành giải pháp toàn diện và đáng tin cậy cho doanh nghiệp và tổ chức thuộc mọi quy mô. Từ đó doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tăng cường bảo mật trong quy trình làm việc với tài liệu.
08 Lợi ích thiết thực của công cụ DocuSign
Bằng cách sử dụng DocuSign – nền tảng quản lý giao dịch điện tử hàng đầu, doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích thiết thực trong việc ký kết cũng như quản lý tài liệu điện tử hiệu quả. Sau đây chúng ta cùng điểm qua một số lợi ích nổi bật mà DocuSign mang lại ngay.
Quy trình ký kết được sắp xếp hợp lý
Với DocuSign, người dùng có thể dễ dàng tạo, gửi, ký và thậm chí là theo dõi tài liệu mọi lúc mọi nơi chỉ cần bạn có thiết bị có thể kết nối Internet. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu thời gian khi loại bỏ được công việc in ấn, quét và gửi tài liệu theo cách truyền thống.
Chia sẻ và truy cập các tài liệu dễ dàng
Để linh hoạt hơn trong công việc, người dùng có thể thuận lợi tải lên tài liệu ở nhiều định dạng đa dạng, khác nhau (PDF, Word…) từ máy tính hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến. Sau khi hoàn tất, tài liệu được lưu trữ trực tuyến an toàn và có thể tải xuống hoặc in ra khi cần. Tính năng này sẽ đặc biệt hữu ích khi cần gửi nhiều tài liệu hoặc email cùng lúc.
Tự động hóa quy trình kinh doanh và tối ưu thời gian
DocuSign cho phép tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, từ đó giúp nhân sự giảm thiểu lỗi và tăng tốc độ xử lý tài liệu. Việc tự động gửi tài liệu đã ký đến các bên liên quan cũng giúp giảm bớt các gánh nặng công việc hành chính.
Truy cập tài liệu từ mọi thiết bị
Người dùng có thể truy cập các tài liệu của mình từ bất kỳ tài liệu và thiết bị nào chỉ với một cú nhấp chuột, tạo nên sự linh hoạt và thuận tiện tối đa. Ngoài ra, các tài liệu đã ký được lưu trữ trực tuyến và được đảm bảo bảo mật an toàn, có thể tải xuống và in bất cứ lúc nào.
Bảo mật và xác minh nâng cao
DocuSign đặt ưu tiên cao nhất vào các tính năng bảo vệ dữ liệu và được áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt cũng như nhiều lớp xác thực để đảm bảo được tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu về lâu dài.
Lưu trữ, chỉnh sửa và theo dõi tài liệu
Khi sử dụng DocuSign, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh theo phong cách thương hiệu của công tu và theo dõi tất cả những hoạt động đang diễn ra trên tài liệu có trong tổ chức. Ngoài ra, nó cũng giúp bạn tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt với những tính năng nâng cao.
Tuyệt vời nhất là tính năng báo cáo. Bạn có thể kiểm tra các hoạt động thường xuyên và theo dõi tất cả những ai đã ký và cần phải ký, tạo nên danh sách hoạt động một cách dễ dàng.
Linh hoạt tích hợp với các phần mềm khác
Không chỉ đóng vai trò thực hiện chữ ký điện tử, DocuSign còn giúp doanh nghiệp làm việc trôi chảy hơn. Nó tích hợp với các phần mềm doanh nghiệp phổ biến khác như Salesforce, Oracle, Dropbox, Slack, Google Workspace… Từ đó bạn sẽ có thể dễ dàng chia sẻ nội dung tài liệu mà không cần đánh lại văn bản.
Giao diện thân thiện và dễ sử dụng
Giao diện kéo thả trực quan hỗ trợ người dùng dễ dàng thêm chữ ký, thông tin cũng như trường thông tin khác vào tài liệu. Ngoài ra, người dùng còn có thể tạo các mẫu tài liệu tùy chỉnh để sử dụng lại, tiết kiệm thời gian và công sức.
Hướng dẫn các bước sử dụng DocuSign cho người mới
Sau khi đã biết được những lợi ích và cách thức hoạt động của DocuSign, bây giờ chúng ta sẽ đến với phần thực hành sử dụng DocuSign. Sau đây là hướng dẫn chi tiết các bước:
Bước 1: Tải lên tài liệu
– Trước hết, bạn cần đăng nhập tài khoản DocuSign.
– Từ trang tổng quan, bạn có thể kéo và thả tệp tài liệu bất kỳ cần ký hoặc chọn “Tải lên”. DocuSign hỗ trợ nhiều định dạng tệp phổ biến như PDF, Word và Excel..
Bạn có thể chọn từ máy tính hoặc từ các dịch vụ như Google Drive, Dropbox….
Bước 2: Điền thông tin và ký tên
Sau khi tải tập tài liệu lên, DocuSign sẽ tự động xác định những vị trí cần điền thông tin và chữ ký vào. Người dùng có thể thêm trường văn bản, ngày tháng, hộp kiểm và chữ ký điện tử.
Bước 3: Thêm người nhận và gửi đi theo yêu cầu
Nhập tên và địa chỉ email của những người cần ký tài liệu. Bạn có thể tùy chỉnh thứ tự ký nếu cần thiết. Sau đó, bạn thêm tiêu đề và nội dung email, DocuSign sẽ tự động gửi email chứa liên kết đến tài liệu cho người nhận.
Bước 4: Tài liệu được lưu tự động và an toàn
Sau khi được ký, tài liệu sẽ được lưu trữ trực tuyến một cách an toàn trên DocuSign. Bạn có thể truy cập, tải xuống hoặc in tài liệu bất cứ lúc nào.
Bước 5: Hoàn tất
Sau khi tất cả các bên đã ký tài liệu, quá trình hoàn tất. Bạn sẽ nhận được thông báo qua email và có thể tải xuống bản sao tài liệu đã ký để lưu trữ.
*Lưu ý:
- Bạn cần đảm bảo tài liệu luôn ở định dạng tương thích trước khi tải lên.
- Kiểm tra kỹ thông tin và chữ ký trước khi gửi tài liệu đi
- Tận dụng hiệu quả các tính năng tùy chỉnh của DocuSign để tạo ra trải nghiệm ký kết tốt nhất
Với DocuSign, việc ký kết tài liệu điện tử trở nên đơn giản, nhanh chóng và an toàn hơn bao giờ hết.
Những ai và ngành nào nên sử dụng Docusign?
DocuSign là giải pháp chữ ký điện tử mang tính đột phá về công nghệ, giúp chuyển đổi quy trình xử lý tài liệu từ truyền thống sang kỹ thuật số, mang lại hiệu quả và tính bảo mật cao. Vậy những ai và ngành nào nên sử dụng dịch vụ DocuSign?
Doanh nghiệp thuộc mọi quy mô
Từ các công ty nhỏ mới khởi nghiệp đến các tập đoàn lớn, DocuSign đều có thể dễ dàng đáp ứng nhu cầu ký kết tài liệu của bạn nhanh chóng, tiện lợi và an toàn nhờ các gói và tính năng đa dạng được cung cấp. Ngoài ra, chi phí cũng được tối ưu cho từng nhu cầu như trong bảng giá được HVN đề cập ở trên.
Các bộ phận trong doanh nghiệp
– Phòng Nhân sự: cần ký kết các hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật hay các biểu mẫu nhân sự.
– Phòng Kinh doanh: Ký kết hợp đồng với khách hàng, đối tác và cần xử lý các đơn đặt hàng, dịch vụ.
– Phòng Pháp chế: Quản lý các hợp đồng, thỏa thuận pháp lý cùng các tài liệu nội bộ.
– Phòng Kế toán: cần xử lý các hóa đơn, chứng từ, tài liệu liên quan đến thanh toán.
Các ngành nghề, lĩnh vực
– Tài chính, ngân hàng: cần quản lý, ký tên và theo dõi, xử lý các hợp đồng tín dụng, bảo hiểm và giấy tờ giao dịch.
– Bất động sản: cần ký kết các hợp đồng mua bán, thuê nhà, các giấy tờ pháp lý liên quan. Có riêng các gói dịch vụ DocuSign dành cho ngành này.
– Luật: cần ký các văn bản pháp lý, soạn thảo văn bản luật, theo dõi hoạt động trên tài liệu.
– Giáo dục: Quản lý hồ sơ tuyển sinh và các hợp đồng giảng dạy, giấy tờ cá nhân học sinh.
– Y tế: cần xử lý các văn bản, tài liệu liên quan đến chăm sóc sức khỏe, đơn thuốc, quản lý hồ sơ bệnh án.
– Chính phủ: cần ký nhiều loại văn bản chính sách bảo mật, hợp đồng công, giấy phép..
Với các tính năng bảo mật nâng cao cùng với việc tích hợp nhiều ứng dụng khác, DocuSign có thể giúp doanh nghiệp thuộc hầu hết các lĩnh vực, ngành nghề, quy mô xử lý văn bản hợp đồng, tài liệu hiệu quả, nhanh chóng.
Ưu điểm, hạn chế của DocuSign
Bên cạnh những ưu điểm nổi trội, DocuSign vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế cần cải thiện. Chúng ta cùng theo dõi bảng sau để biết thêm chi tiết ngay lúc này.
| Tiêu chí | Ưu điểm | Hạn chế |
| Tính tiện lợi và hiệu quả | – Loại bỏ quy trình ký giấy tờ theo cách truyền thống
– Ký kết tài liệu từ bất cứ đâu trên mọi thiết bị – Tự động hóa quy trình, giảm thiểu lỗi và tăng tốc độ xử lý |
– Yêu cầu kết nối Internet ổn định
– Cần có thời gian để hiểu hết các tùy chọn và tính năng của DocuSign |
| Bảo mật và tuân thủ | – Công nghệ mã hóa và xác thực tiên tiến, đảm bảo được tính toàn vẹn và bảo mật tài liệu
– Theo dõi được các hoạt động trên tài liệu – Tuân thủ các yêu cầu, tiêu chuẩn pháp lý về chữ ký điện tử |
Vẫn tồn tại những rủi ro khó lường trước về an ninh mạng như lấy cắp thông tin hay lừa đảo |
| Trải nghiệm khách hàng | – Đơn giản hóa quy trình ký kết nghiêm ngặt, mang lại trải nghiệm thuận tiện và chuyên nghiệp hơn cho khách hàng
– Tăng cường sự hài lòng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng |
– Các tính năng tùy chỉnh còn hạn chế so với các công cụ soạn thảo truyền thống |
| Môi trường | Giảm thiểu việc lãng phí và rác thải giấy, góp phần bảo vệ môi trường | |
| Tích hợp | Dễ dàng tích hợp với đa dạng ứng dụng và các hệ thống khác nhau | |
| Tính đa dạng | Hỗ trợ ký kết nhiều loại tài liệu khác nhau |
Một số công cụ thay thế DocuSign
Mặc dù DocuSign là công cụ tạo chữ ký điện tử phổ biến nhưng không phải lúc nào cũng sẽ là lựa chọn phù hợp và tốt nhất đối với tất cả mọi người. Trên thị trường hiện nay có đa dạng công cụ thay thế DocuSign với các tính năng cũng như mức giá đa dạng, đáp ứng nhu cầu khác nhau của người dùng.
Dropbox Sign
Đây là một trong những giải pháp đơn giản và dễ sử dụng. Dropbox Sign (trước đây là HelloSign) hiện nay cũng bao gồm những tính năng tương tự như DocuSign và phù hợp cho những cá nhân và doanh nghiệp thuộc đa dạng các quy mô.
Ưu điểm của Dropbox Sign là tích hợp liền mạch với Dropbox, Google Drive và các nền tảng khác, thuận tiện cho người sử dụng.
Nếu quý doanh nghiệp mong muốn được tìm hiểu và tư vấn kỹ hơn về dịch vụ Dropbox Sign, đội ngũ HVN Group có thể giải đáp và hỗ trợ nhanh chóng qua Hotline: 024.9999.7777.
PandaDoc
Nổi bật với tính năng tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên nền tảng, PandaDoc không chỉ hỗ trợ người dùng ký kết điện tử mà còn giúp bạn quản lý toàn bộ quy trình bán hàng và hợp đồng. Ngoài ra, tính năng phân tích dữ liệu và báo cáo chi tiết giúp người dùng theo dõi tốt hơn hiệu quả của các tài liệu và giao dịch quan trọng.
SignNow
Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và trực quan, SignNow là một trong những lựa chọn tốt nhất cho người dùng mới bắt đầu. Nền tảng này cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tạo các mẫu tài liệu, nhắc nhở ký và tích hợp với các ứng dụng phổ biến.
Adobe Sign
Là một phần trong phần mềm Adobe Document Cloud, Adobe Sign mang đến trải nghiệm ký kết tài liệu chuyên nghiệp cũng như bảo mật nhất. Nền tảng này tích hợp tốt với các sản phẩm khác trong hệ sinh thái Adobe như Acrobat và Creative Cloud, tạo nên quy trình làm việc không bị gián đoạn.
Jotform Sign
Jotform Sign là một trong những lựa chọn ký kết tuyệt vời cho các biểu mẫu cũng như hợp đồng giao dịch. Jotform Sign cho phép người dùng tạo nên các biểu mẫu tùy chỉnh, nhúng chúng vào trang web của mình và thu thập chữ ký điện tử dễ dàng và nhanh chóng.
SignRequest
Đây cũng là một trong những lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp có ngân sách hạn chế. SignRequest cung cấp các gói miễn phí cùng với các tính năng cơ bản. Nền tảng này thuận tiện cho việc sử dụng và tích hợp nhiều ứng dụng phổ biến, giúp bạn ký kết tài liệu nhanh chóng và hiệu quả.
Ngoài ra còn có các công cụ khác mà bạn có thể sử dụng như SignEasy, OneSpan Sign, Foxit eSign… Trong đó mỗi công cụ đều có những đặc điểm tính năng riêng biệt. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tùy vào ngân sách và nhu cầu của công ty.
Một số câu hỏi thường gặp về DocuSign
1. Chữ ký điện tử trên DocuSign có hợp pháp không?
Có. Chữ ký DocuSign có giá trị pháp lý tiêu chuẩn và được cho phép sử dụng rộng rãi ở hầu hết các quốc gia trên thế giới, trong đó có cả Việt Nam.
2. Tôi có cần cài đặt phần mềm để sử dụng DocuSign không?
Không, DocuSign được xây dựng trên nền tảng đám mây, bạn có thể truy cập và sử dụng trực tiếp từ trình duyệt web hoặc ứng dụng di động chỉ cần có kết nối Internet.
3. DocuSign hỗ trợ những loại tài liệu nào?
DocuSign hỗ trợ nhiều dạng tài liệu khác nhau, gồm có hợp đồng, thỏa thuận, đơn xin việc, tài liệu pháp lý…
4. Tôi có thể sử dụng DocuSign để ký kết tài liệu với người nước ngoài không?
Có, DocuSign được sử dụng trên toàn thế giới và hỗ trợ ký kết tài liệu với người ở bất kỳ quốc gia nào trên thế giới.
Lời kết
Trên đây là những thông tin chi tiết DocuSign là gì. Hy vọng quý doanh nghiệp đã hiểu thêm về các tính năng cũng như những lợi ích, cách sử dụng của DocuSign. Hơn hết là có cho mình sự lựa chọn hợp lý về công cụ hỗ trợ chữ ký điện tử chuyên nghiệp. HVN Group – Hệ sinh thái chuyển đổi số 4.0 luôn sẵn sàng tư vấn cho quý doanh nghiệp các giải pháp phù hợp qua Hotline 024.9999.7777. Hãy tối ưu công việc với chữ ký điện tử trực tuyến ngay hôm nay!
