Hướng dẫn cài đặt tài khoản Email Business vào phần mềm eM Client

eM Client là một công cụ quản lý email ấn tượng giúp người dùng có thể kiểm soát được email, thông tin liên lạc, lịch và thậm chí cả chat. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách để cài đặt tài khoản email business vào phần mềm eM Client.

Cài đặt tài khoản email business cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp, email đóng vai trò là công cụ chủ yếu để giao tiếp, liên hệ và trao đổi thông tin nội bộ, với khách hàng và đối tác. Do đó, việc nghiên cứu và có sự đầu tư phù hợp cho vấn đề này là điều cần thiết. 

Đứng trước nhu cầu cao về giao tiếp an toàn với tần suất mỗi ngày lớn, việc sử dụng email business hay email doanh nghiệp là cách hợp lý nhất dành cho tổ chức kinh doanh thuộc nhiều quy mô khác nhau. Vì sao?

Tính chuyên nghiệp và uy tín

Cài đặt tài khoản email business riêng sẽ tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty của bạn. Địa chỉ email này sẽ có hình thức bao gồm miền doanh nghiệp, ví dụ như marketing@company.com, nhằm thể hiện tính hợp pháp và tạo sự uy tín trong mắt khách hàng cũng như đối tác. Một sự đầu tư cho địa chỉ thư chuyên nghiệp hơn cho thấy thái độ nghiêm túc của doanh nghiệp đối với việc giao tiếp, tác động tích cực đến các mối quan hệ xung quanh.

Điều này cũng góp phần củng cố bản sắc thương hiệu, lan tỏa độ nhận diện với quy mô rộng lớn hơn. Sự lặp lại này giúp xây dựng sự công nhận và giúp mọi người dễ dàng liên kết với doanh nghiệp thông qua địa chỉ email.

Hiệu quả tổ chức

Thông qua việc cài đặt tài khoản email business, doanh nghiệp có thể cấu trúc và tổ chức việc quản lý thông tin liên lạc trong kinh doanh một cách thuận tiện và khoa học. Hầu hết các dịch vụ email đều cung cấp tính năng như thư mục, thẻ và bộ lọc nhằm hỗ trợ người dùng dễ dàng phân loại và ưu tiên thư. Với bối cảnh mỗi ngày nhận được hàng tá thư đến, bao gồm cả thư cấp thiết và spam, người dùng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian cho việc tìm kiếm mỗi khi cần thiết và phản hồi thư quan trọng kịp thời.

Bằng cách tạo các tài khoản email khác nhau cho những mục đích cụ thể khác nhau, chẳng hạn như bán hàng, hỗ trợ khách hàng, giải đáp thắc mắc, người dùng có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình và đảm bảo rằng thư đến được đúng bộ phận hoặc cá nhân thích hợp.

Giao tiếp linh hoạt

Email doanh nghiệp cho phép giao tiếp không đồng bộ, nghĩa là người dùng có thể trả lời tin nhắn một cách thuận tiện mà không cần tương tác thời gian thực. Tính linh hoạt này đặc biệt hữu ích khi bạn có giao dịch với khách hàng hoặc đối tác thuộc các múi giờ khác nhau hoặc khi cá nhân không sẵn sàng liên hệ ngay lập tức.

Để thuận tiện, bạn có thể cài đặt tài khoản email business với thời gian gửi cụ thể được cho là mang lại hiệu quả phản hồi tích cực nhất, hoặc kích hoạt chế độ trả lời tự động để thông báo về sự vắng mặt của bạn và đưa ra thời gian cụ thể cho việc phản hồi. Sự linh hoạt trong giao tiếp này cho phép bạn trình bày rõ ràng suy nghĩ của mình, xem xét và chỉnh sửa câu trả lời, đồng thời cung cấp bản ghi của các cuộc hội thoại.

Bảo mật và sự riêng tư

Trong môi trường doanh nghiệp, việc giao tiếp nội bộ, với khách hàng và đối tác cần được đảm bảo an toàn và bí mật. Mọi thông tin trao đổi có thể là mục tiêu của những kẻ xấu hoặc hacker. Do đó, cài đặt tài khoản email business được xem tấm vé đảm bảo cho tính toàn vẹn và riêng tư của các cuộc trao đổi.

Các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp thường ưu tiên các tính năng bảo mật để bảo vệ dữ liệu kinh doanh quan trọng. Các biện pháp này bao gồm mã hóa để bảo vệ thông tin bí mật, bộ lọc thư rác để giảm nguy cơ email độc hại tấn công và quét virus để phát hiện cũng như ngăn chặn các mối đe dọa từ phần mềm độc hại. 

Doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp uy tín để đảm bảo những thông tin liên hệ quan trọng được an toàn, không bị rò rỉ và được bảo vệ khỏi truy cập trái phép hoặc vi phạm dữ liệu.

Tích hợp với các công cụ hỗ trợ năng suất

Nhiều nền tảng email doanh nghiệp tích hợp hiệu quả với các công cụ và phần mềm năng suất tiện ích cho tổ chức kinh doanh, chẳng hạn như lịch, trình quản lý tác vụ, hệ thống quản lý dự án và nền tảng quản lý quan hệ khachs hàng (CRM). Những tích hợp này cho phép doanh nghiệp có thể quản lý, lên lịch và cộng tác quy trình làm việc liền mạch, cho phép bạn tập trung hóa vào hoạt động kinh doanh và hợp lý hóa các hoạt động của mình.

Tại sao cần cài đặt tài khoản email business vào eM Client?

eM Client được biết đến là một ứng dụng email tích hợp đầy đủ tính năng cho người dùng doanh nghiệp, giao diện trực quan dễ sử dụng. Việc cài đặt tài khoản email doanh nghiệp vào phần mềm eM Client đem lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp.

• Tăng cường bảo mật: eM Client cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ nhằm bảo vệ thông tin liên hệ trong kinh doanh. Phần mềm hỗ trợ các giao thức mã hóa như S/MIME và PGP để truyền email an toàn, bên cạnh các bộ lọc thư rác và lừa đảo tích hợp có tác dụng bảo vệ hộp thư đến khỏi các email độc hại và mối đe dọa tiềm ẩn.
• Quản lý email hiệu quả: Sau khi cài đặt tài khoản email business vào eM Client, bạn được cung cấp quyền quản lý nhiều tài khoản email từ các nhà cung cấp khác nhau (ví dụ Gmail, Outlook, Exchange) ở cùng một nơi. Hệ thống quản lý tập trung này giúp tiết kiệm thời gian và công sức vì bạn không phải chuyển đổi giữa các nền tảng email khác nhau hoặc đăng nhập vào các tài khoản riêng biệt.
• Truy cập và đồng bộ hóa ngoại tuyến: eM Client cho phép người dùng làm việc ngoại tuyến và thực hiện các thay đổi đối với email, lịch và tác vụ của mình. Khi có kết nối internet trở lại, phần mềm sẽ tự động đồng bộ hóa các thay đổi với máy chủ. Tính năng này khác hữu ích khi bạn đi du lịch, công tác hoặc trong trường hợp truy cập mạng bị hạn chế.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Khi cài đặt tài khoản email business vào eM Client, bạn có thể truy cập email trên nhiều nền tảng Windows, macOS, giúp có được trải nghiệm nhất quán bất kể đang sử dụng thiết bị nào, đồng thời đảm bảo liên lạc và cộng tác liền mạch.

Cách cài đặt tài khoản Email Business vào eM Client

Trước khi cài đặt, bạn tiến hành truy cập vào emclient.com và tải về phần mềm về thiết bị của mình.

Bước 1: Mở phần mềm >> chọn giao diện mà bạn muốn sử dụng >> nhấp vào Next.

Tại trang chính New Account, mặc định sẽ là chế độ Automatic Setup được thiết lập để tiến hành cài đặt tự động. Người dùng điền chính xác thông tin tài khoản email business và chọn vào Next.

Bước 2: Tại cửa sổ tiếp theo, bạn nhập vào tên muốn hiển thị trên phần mềm và nhấn Next để tiếp tục.

Tại mục 2, hãy nhấp vào chọn Continue without encryption và nhấn Next.

Bước 3: Tại đây, bạn có thể thay đổi ảnh đại diện của tài khoản được hiển thị trên phần mềm.

Nhấn Finish để hoàn tất để hoàn tất việc cài đặt tài khoản email business vào eM Client. Bạn cần kiên nhẫn chờ một lúc để email được tải về.

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn các bước cụ thể để thực hiện cài đặt tài khoản email business trên phần mềm eM Client. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào không thể giải quyết được, hãy nhanh chóng liên hệ với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024 9999 7777 để được hướng dẫn và giải đáp cụ thể.