Cách cài đặt Auto forward Email Outlook đơn giản cho Newbie

Auto forward email Outlook là một tính năng hữu ích, cho phép người dùng chuyển tiếp nội dung email đã nhận tới những địa chỉ email khác một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Vậy làm thế nào để cài đặt Auto forward email Outlook? Bài viết dưới đây sẽ là những chia sẻ hữu ích về cách sử dụng tính năng tự động chuyển tiếp trong Outlook người dùng không thể bỏ qua.

Cách cài đặt chuyển tiếp email tự động trong Outlook

Hiện tại, tính năng chuyển tiếp email đều được tích hợp sẵn trên hầu hết các dịch vụ email phổ biến như Outlook, Zoho, hay Gmail,…. Để sử dụng tính năng, người dùng có thể linh hoạt với 1 trong 2 hình thức là chuyển tiếp email tự động, hoặc chuyển tiếp thủ công.

Với hình thức thủ công, người dùng chỉ cần đơn giản nhấn nút chuyển tiếp ở cuối mỗi email và nhập thông tin – địa chỉ người người nhận, sau đó nhấn Gửi để chuyển tiếp. Trong khi đó, cách cài đặt chuyển tiếp email tự động trong Outlook cũng không quá phức tạp, có thể dễ dàng thực hiện với những hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Cách sử dụng tính năng tự động chuyển tiếp trong Outlook

Để sử dụng tính năng tự động chuyển tiếp email trong Outlook, người dùng có thể thực hiện với các thao tác sau:

Cách thiết lập tự động chuyển tiếp email trong Outlook trên web

Với chuyển tiếp email trên web, người dùng có thể dễ dàng xử lý và chuyển tiếp ngay cả khi không bật máy tính hay ứng dụng email. Điều này đặc biệt phù hợp cho những người dùng sử dụng nhiều thiết bị, hoặc cần chuyển tiếp đồng bộ nhanh chóng với các thao tác đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook.com và đăng nhập tài khoản.

– Bước 2: Mở menu cài đặt bằng cách click chọn biểu tượng bánh răng (Settings) ở góc trên bên phải.

– Bước 3: Tại giao diện chung của cửa sổ cài đặt, hãy click chọn Email >> chọn Đang chuyển tiếp (Forwarding) như hình bên dưới.

– Bước 4: Bật Chuyển tiếp thư (Enable forwarding) >> sau đó nhập địa chỉ email người mà muốn chuyển tiếp email đến.

– Bước 5: Nếu muốn giữa lại bản sao, hãy nhấn chọn Lưu một bản sao của thư được chuyển tiếp >> nhấn Lưu là hoàn tất.

Cách thiết lập tự động chuyển tiếp email trong Outlook trên ứng dụng Desktop

Trường hợp người dùng cần thiết lập các quy tắc chuyển tiếp phức tạp mà nền tảng web không hỗ trợ, có thể thao tác với các cài đặt trên ứng dụng Outlook (Desktop) dưới đây:

– Bước 1: Mở Outlook trên máy tính.

– Bước 2: Click chọn File (Tệp) ở góc trên bên trái >> chọn Quản lý quy tắc và cảnh báo (Manage Rules & Alerts).

– Bước 3: Tại mục Manage Rules & Alerts, hãy tiếp tục với tùy chọn Quy tắc mới (New Rule).

– Bước 4: Khi cửa sổ Rules Wizard hiển thị, tại tab Start form a blank rule, hãy nhấn chọn Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận (Apply rule on messages I receive) >> nhấn Next.

– Bước 5: Trong danh sách điều kiện, người dùng có thể thiết lập các điều kiện mà mình muốn áp dụng. Trường hợp muốn chuyển tiếp tất cả email, hãy bỏ qua các mục này và nhấn Next.

– Bước 6: Tiếp tục với tùy chọn Chuyển tiếp tới người hoặc nhóm công khai (Forward it to people or public group).

– Bước 7: Tại mục Step 2: Edit the rule description (click an underlined value), nhấn chọn People or public group để tùy chọn địa chỉ email nhận thư chuyển tiếp.

– Bước 8: Sau khi chọn xong, chỉ cần nhấn OK >> chọn Finish là hoàn tất.

** Lưu ý: Nếu Outlook sử dụng với tài khoản Microsoft 365 hoặc Exchange, quản trị viên có thể hạn chế quyền truy cập vào tính năng chuyển tiếp email của người dùng.

Cách thiết lập quy tắc chuyển tiếp email trong Outlook 

Thiết lập quy tắc chuyển tiếp email trong Outlook là một bước quan trọng, không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, quản lý email dễ dàng, mà còn có thể cải thiện sự hợp tác nhóm với các công việc được phân phối nhanh và tránh bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Truy cập Outlook trên web.

– Bước 2: Mở menu cài đặt bằng cách click chọn biểu tượng bánh răng (Settings) ở góc trên bên phải.

– Bước 3: Tại giao diện chung của cửa sổ cài đặt, hãy click chọn Email >> chọn Quy tắc (Rule).

– Bước 4: Tiếp tục với tùy chọn Thêm quy tắc mới (Add new rule).

– Bước 5: Thiết lập các điều kiện cho quy tắc mới, bao gồm:

• Tên quy tắc: Nhập tên quy tắc để dễ dàng cho việc quản lý.
• Thêm điều kiện: Tùy chọn điều kiện áp dụng quy tắc. Nếu muốn chuyển tiếp tất cả email, hãy click chọn Áp dụng cho tất cả thư (Apply to all messages).
• Thêm hành động: Chọn Chuyển tiếp tới (Forward to) và nhập địa chỉ email người mà mình gửi email chuyển tiếp.

– Bước 6: Cuối cùng, chỉ cần nhấn Lưu để hoàn tất.

Cách tạo thông báo khi có thư được chuyển tiếp trong Outlook

Người dùng cũng có thể tạo thông báo khi email được chuyển tiếp trong Outlook bằng cách sử dụng quy tắc (rule). Thao tác đơn giản như sau:

– Bước 1: Mở Rules trong Outlook bằng cách nhấn chọn File >> chọn Manage Rules & Alerts.

– Bước 2: Trong cửa sổ Manage Rules & Alerts, hãy nhấn chọn Tạo quy tắc mới (New Rule).

– Bước 3: Khi cửa sổ Rules Wizard hiển thị, tại tab Start form a blank rule, hãy nhấn chọn Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận (Apply rule on messages I receive) >> nhấn Next.

– Bước 4: Thiết lập quy tắc với tùy chọn Where my name is in the To or Cc box hoặc bất kỳ điều kiện nào phù hợp theo yêu cầu >> nhấn Next.

– Bước 5: Thêm hành động thông báo, click chọn Display a Desktop Alert (hiển thị thông báo trên màn hình) hoặc Play a sound (âm thanh thông báo) >> nhấn Next và đặt tên cho quy tắc.

– Bước 6: Nhấn Finish để hoàn tất. Lúc này, quy tắc sẽ thiết lập thông báo hiển thị trên Outlook bất cứ khi nào có email phù hợp được chuyển tiếp đến.

Kiểm tra lịch sử chuyển tiếp email trong Outlook

Outlook dù không cung cấp tính năng để theo dõi lịch sử chuyển tiếp email, nhưng người dùng vẫn có thể kiểm soát email chuyển tiếp bằng một trong các cách sau:

1. Kiểm tra thư mục Sent Items

Nếu người dùng đã bật lưu trữ email được chuyển tiếp, thì hoàn toàn có thể xem và theo dõi các email đã được gửi đi hoặc chuyển tiếp tại thư mục Sent Items.

2. Dùng Message Tracking

Với trường hợp Outlook kết hợp Microsoft Exchange Server, quản trị viên hệ thống có thể dễ dàng thao tác với công cụ Message Tracking để kiểm tra lịch sử email, bao gồm cả những email đã được chuyển tiếp.

3. Tiện ích mở rộng

Một số tiện ích mở rộng trong Outlook cung cấp cho người dùng tính năng theo dõi email chi tiết và cụ thể. Để sử dụng, người dùng đơn giản chỉ cần truy cập Microsoft App Source, sau đó tích hợp công cụ phù hợp để thiết lập các theo dõi lịch sử chuyển tiếp email là được.

Cách tắt tính năng chuyển tiếp email trong Outlook

Để tắt tính năng chuyển tiếp tự động email trong Outlook, người dùng có thể thao tác với các bước sau:

1. Đối với Outlook trên web

– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Outlook trên trình duyệt >> click chọn biểu tượng bánh răng (Settings) ở góc trên bên phải.

– Bước 2: Tại giao diện chung của cửa sổ cài đặt, hãy nhấn chọn Email → chọn Đang chuyển tiếp (Forwarding).

– Bước 3: Nếu tính năng tự động chuyển tiếp email đang bật, người dùng sẽ thấy nút bật đỏ ở tùy chọn Enable forwarding.

– Bước 4: Lúc này, để tắt chuyển tiếp, hãy bỏ chọn mục này.

2. Đối với Outlook trên desktop

– Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên desktop.

– Bước 2: Click chọn Rules trên thanh công cụ tại tab Home.

– Bước 3: Khi cửa sổ quy tắc hiển thị, hãy tìm kiếm các quy tắc liên quan đến chuyển tiếp email >> nhấn Delete để xóa hoặc chỉnh sửa để tắt.

– Bước 4: Cuối cùng, nhấn Lưu thay đổi để hoàn tất.

Cách giữ bản sao email khi chuyển tiếp trong Outlook

Khi chuyển tiếp email trong Outlook, việc người dùng giữ lại bản sao sẽ giúp hạn chế được những rủi ro khi gặp sự cố trong quá trình chuyển tiếp, vô tình xóa email, hoặc chưa kịp lưu lại thông tin gốc. Lúc này, thao tác có thể dễ dàng thực hiện với các bước sau:

1. Đối với Outlook trên web

– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Outlook trên trình duyệt >> click chọn biểu tượng bánh răng (Settings) ở góc trên bên phải.

– Bước 2: Tại giao diện chung của cửa sổ cài đặt, hãy nhấn chọn Email → chọn Đang chuyển tiếp (Forwarding).

– Bước 3: Bật Enable forwarding >> tích chọn Lưu một bản sao của thư được chuyển tiếp (Keep a copy of forwarded messages). 

– Bước 4: Nhấn Save để lưu thay đổi.

2. Đối với Outlook trên desktop

– Bước 1: Mở Rules trong Outlook bằng cách nhấn chọn File >> chọn Manage Rules & Alerts.

– Bước 2: Trong cửa sổ Manage Rules & Alerts, hãy nhấn chọn Tạo quy tắc mới (New Rule).

– Bước 3: Khi cửa sổ Rules Wizard hiển thị, tại tab Start form a blank rule, hãy nhấn chọn Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận (Apply rule on messages I receive) >> nhấn Next.

– Bước 4: Thiết lập quy tắc và kích hoạt tùy chọn Lưu một bản sao của thư được chuyển tiếp (Keep a copy of forwarded messages).

– Bước 5: Cuối cùng, nhấn Save để lưu cài đặt là hoàn tất.

Như vậy, chỉ với các bước đơn giản trên, không khó để người dùng có thể tạo một bản sao lưu email khi chuyển tiếp trong Outlook để tránh những rủi ro bảo mật.

Sửa lỗi không nhận được email chuyển tiếp trong Outlook

Việc người dùng không nhận được email chuyển tiếp trong Outlook có thể đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Khi đó, tùy vào các nguyên nhân cụ thể, mà người dùng có thể đưa ra cách xử lý tương ứng, ví dụ như:

• Kiểm tra cài đặt chuyển tiếp: Hãy đảm bảo rằng tính năng chuyển tiếp email trong Outlook đã được bật và tránh sai sót khi nhập địa chỉ email người nhận.
• Kiểm tra thư rác: Email chuyển tiếp đôi khi cũng có thể bị lọc nhầm vào hòm thư rác, do đó đừng quên kiểm tra thư mục này trước khi tìm kiếm các nguyên nhân khác.
• Kiểm tra quy tắc thiết lập: Khi email không thể chuyển tiếp, người dùng cũng cần lưu ý đến các quy tắc để chắc chắn rằng sẽ không có bất kỳ cản trở nào ngăn việc chuyển tiếp email.
• Kiểm tra quyền hạn Outlook: Đối với các tài khoản Outlook trong môi trường doanh nghiệp, việc chuyển tiếp email đôi khi cũng sẽ bị hạn chế bởi quản trị viên hệ thống để đảm bảo an toàn cho dữ liệu tổ chức. 
• Kiểm tra lỗi cấu hình: Nếu lỗi chuyển tiếp email không xảy ra do các nguyên nhân trên, người dùng hãy thử thao tác với việc hủy và thiết lập lại tính năng chuyển tiếp email từ đầu để tránh sai sót.

Những lưu ý khi cài đặt Auto forward email Outlook

Để cài đặt Auto forward email trong Outlook, người dùng có thể dễ dàng thực hiện với các bước hướng dẫn ở trên. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả và tăng cường bảo mật, người dùng vẫn nên lưu ý một số vấn đề cơ bản sau:

• Thứ nhất, cần các định mục đích chuyển tiếp email là cho cá nhân hay công việc, và việc chuyển tiếp này sẽ áp dụng cho tất cả các email hay chỉ những email quan trọng.
• Thứ hai, xác định chính xác địa chỉ nhận email chuyển tiếp, đó sẽ là những địa chỉ đang hoạt động và thực sự đáng tin cậy.
• Thứ ba, thiết lập quy tắc đúng khi chuyển tiếp email trong Outlook để tránh nhầm lẫn hoặc xảy ra lỗi trong quá trình chuyển tiếp.
• Thứ tư, tuân thủ chính sách bảo mật của tổ chức và đảm bảo rằng các email chuyển tiếp tự động sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu nhạy cảm.
• Thứ năm, quản lý hộp thư đến và giới hạn dung lượng bằng cách thiết lập các quy tắc tùy chỉnh để giữ lại bản sao, hoặc xóa các email không quan trọng để tránh hộp thư quá tải.
• Cuối cùng, đừng quên vô hiệu hóa các quy tắc và tính năng chuyển tiếp email khi không còn sử dụng để tăng cường bảo mật và quản lý email một cách hiệu quả.

Lợi ích của việc chuyển tiếp email tự động trong Outlook

Chuyển tiếp email tự động trong Outlook là một tính năng hữu ích, có thể hỗ trợ hiệu quả cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp trong việc quản lý email. Cụ thể: 

Tối ưu hiệu suất

Tính năng tự động chuyển tiếp email trong Outlook cho phép người dùng dễ dàng chuyển tiếp email đến nhiều người dùng cùng lúc mà không cần can thiệp thủ công. Khi đó, người dùng cũng không cần phải kiểm tra từng email để chuyển tiếp, mà thay vào đó có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tăng hiệu quả làm việc tốt nhất.

Tránh sai sót khi chuyển tiếp

Với cài đặt chuyển tiếp email tự động, người dùng cũng có thể dễ dàng loại những bỏ sai sót hoặc sự cố không mong muốn khi chuyển tiếp email thủ công. Khi đó, quy trình làm việc cũng sẽ được tối ưu hóa, đảm bảo email đến đúng người, đúng thời điểm và giảm thiểu sai sót do yếu tố con người.

Hỗ trợ khi vắng mặt

Việc chuyển tiếp email tự động cũng có thể đảm bảo các email quan trọng sẽ không bị bỏ lỡ khi người nhận vắng mặt. Điều này đặc biệt hữu ích trong các tình huống khẩn cấp, hoặc cần phản hồi nhanh với cài đặt email chuyển tiếp đến người thay thế để xử lý nhanh chóng.

Quản lý email nhóm hiệu quả

Đối với các nhóm làm việc, Auto Forward Email cũng là một tính năng hữu ích khi có thể hỗ trợ chuyển tiếp email liên quan đến từng thành viên cụ thể. Thêm vào đó, việc lưu trữ và theo dõi email trên các kênh hoặc luồng công việc cũng đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.

Tích hợp và đồng bộ hóa hệ thống

Chuyển tiếp email tự động cũng có thể thiết lập với các quy tắc riêng để gửi dữ liệu đến các hệ thống CRM hoặc phần mềm quản lý dự án. Điều này giúp tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các công cụ, đồng thời cũng đảm bảo rằng thông tin sẽ luôn được cập nhật theo cách tốt nhất.

Khi nào nên chuyển tiếp email tự động trong Outlook?

Tính năng tự động chuyển tiếp email trong Outlook có thể hỗ trợ người dùng hiệu quả trong nhiều trường hợp, chẳng hạn như:

• Khi sử dụng nhiều tài khoản email: Nếu thường xuyên phải làm việc với nhiều tài khoản email, người dùng hoàn toàn có thể hợp nhất tất cả email về một tài khoản chính để dễ dàng quản lý với tính năng chuyển tiếp email tự động trong Outlook. 
• Khi làm việc nhóm: Với các nhóm làm việc, người dùng cũng có thể chuyển tiếp email để chia sẻ thông tin nhanh chóng đến các thành viên khác trong nhóm, đặc biệt là email sẽ được chuyển đến đúng người và đúng thời điểm.
• Khi cần tự động chuyển email đến hệ thống lưu trữ hoặc CRM: Thông qua các quy tắc được thiết lập riêng cho việc chuyển tiếp email tới các hệ thống lưu trữ hoặc phần mềm CRM, người dùng cũng có thể đơn giản việc cập nhật các thông tin quan trọng từ email vào hệ thống quản lý.
• Khi vắng mặt: Khi đi công tác, nghỉ phép, hoặc bận đột xuất, người dùng cũng có thể sử dụng tính năng Out of Office hoặc Rule trong Outlook để tự động chuyển tiếp email phù hợp đến người phụ trách thay thế để đảm bảo tiến độ công việc tốt nhất.
• Khi cần sao lưu email: Chuyển tiếp email tự động sang một tài khoản khác cũng là một cách hay để người dùng có thể lưu trữ số lượng lớn email quan trọng, bảo mật an toàn và tránh mất mát dữ liệu.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 để hướng dẫn người dùng cách cài đặt Auto forward email Outlook đơn giản, dễ dàng. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ vấn đề gì cần giải đáp, người dùng cũng đừng quên có thể để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới để chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ được tốt nhất.