Cách xoay ngang 1 trang giấy trong Word “đơn giản” chỉ trong tích tắc

Bạn đang soạn thảo một báo cáo dài nhưng lại có một bảng tính hoặc sơ đồ quá rộng, không thể hiển thị vừa vặn trong khổ giấy dọc? Việc nắm vững cách xoay ngang 1 trang giấy trong Word là kỹ năng cần thiết giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc hơn. Thay vì phải tách thành nhiều file riêng lẻ, Microsoft Word cho phép bạn tùy chỉnh hướng giấy linh hoạt cho từng trang cụ thể chỉ với vài thao tác đơn giản. Trong bài viết này, HVN Group sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách thực hiện, giúp bạn làm chủ bố cục văn bản trong tích tắc.

Hướng dẫn nhanh cách xoay ngang 1 trang giấy trong Word

Khi soạn thảo văn bản, bạn có thể gặp phải những bảng biểu lớn hoặc sơ đồ phức tạp không thể hiển thị hết theo chiều dọc. Lúc này, xoay ngang trang giấy trong Word là cách tối ưu để bạn hiển thị đầy đủ nội dung mà không làm ảnh hưởng đến các trang còn lại.

Để thực hiện, bạn có thể áp dụng 1 trong 2 cách xoay ngang 1 trang giấy trong Word phổ biến và hiệu quả dưới đây, giúp bạn làm chủ trang giấy của mình trên mọi phiên bản Word từ 2013, 2016 cho đến Microsoft 365:

Cách xoay ngang 1 trang giấy bất kỳ bằng Page Setup

Đây là cách đơn giản nhất dành cho những ai không muốn can thiệp quá sâu vào các thiết lập Section phức tạp. Microsoft Word sẽ tự động thực hiện cách ngắt trang trong Word để xoay trang khi bạn thiết lập:

– Bước 1: Sử dụng chuột để bôi đen đoạn văn bản hoặc hình ảnh, bảng biểu nằm trong trang mà bạn muốn xoay ngang.

– Bước 2: Truy cập vào thẻ Layout trên thanh Ribbon.

– Bước 3: Tìm đến nhóm Page Setup, nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm này.

– Bước 4: Tại cửa sổ Page Setup hiện ra, chọn biểu tượng Landscape (Lề ngang).

– Bước 5: Ở mục Apply to, bạn nhấp vào mũi tên và chọn Selected text.

– Bước 6: Nhấn OK để hoàn tất các thao tác vừa thực hiện trước đó. Ngay lập tức, đoạn văn bản bạn chọn sẽ được đưa sang một trang mới và xoay ngang, các trang trước và sau đó vẫn giữ nguyên định dạng dọc.

Cách xoay ngang trang giấy bằng tính năng Section Break

Nếu bạn muốn kiểm soát văn bản chuyên nghiệp hơn, đặc biệt là khi làm luận văn hoặc báo cáo dài, sử dụng Section Break là lựa chọn tối ưu. Cách xoay ngang 1 trang giấy trong Word giúp bạn tách biệt định dạng của một trang hoàn toàn khỏi phần còn lại:

– Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí đầu tiên của trang bạn muốn xoay ngang. Nhấn chọn thẻ Layout >> Breaks >> Chọn Next Page.

– Bước 2: Tiếp tục đặt con trỏ chuột vào vị trí cuối cùng của trang đó. Click thẻ Layout >> Breaks >> Chọn Next Page.

– Bước 3: Thực hiện việc xoay ngang bằng cách đặt con trỏ chuột vào bất kỳ đâu trên trang đó >> click thẻ Layout,  tại mục Orientation, chọn Landscape.

– Bước 4: Lúc này, bạn sẽ thấy chỉ duy nhất trang nằm trong Section đó xoay ngang, các trang thuộc Section trước và sau vẫn sẽ đứng dọc như bình thường.

Lý do bạn nên biết cách xoay ngang 1 trang giấy trong Word

Trong quá trình soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word, hầu hết tài liệu đều trình bày theo chiều dọc để phù hợp với thói quen đọc và bố cục truyền thống. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người dùng cần hướng dẫn xoay ngang 1 trang giấy trong Word để thể hiện nội dung rõ ràng hơn và tăng tính thẩm mỹ.

1. Hiển thị nội dung rộng trên một trang

Khi tài liệu có những bảng biểu, biểu đồ hoặc hình ảnh có kích thước lớn theo chiều ngang, nếu trình bày dọc sẽ rất khó nhìn hoặc phải thu nhỏ nội dung khiến người xem khó theo dõi. Bằng cách xoay trang sang chiều ngang, toàn bộ thông tin được hiển thị đầy đủ và đẹp mắt hơn, không bị chia nhỏ hay tràn sang trang kế tiếp.

2. Tăng tính chuyên nghiệp và sự chỉnh chu cho văn bản

Việc bố trí nội dung hợp lý khi xoay ngang trang cũng góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp cho tài liệu. Nếu những bảng số liệu lớn hoặc hình ảnh quan trọng được hiển thị rõ ràng ở trang ngang, người đọc sẽ dễ dàng tiếp cận thông tin hơn, tránh tình trạng phải kéo hoặc phóng to để xem, giúp quá trình đọc trở nên trôi chảy và hiệu quả.

3. Tối ưu hóa cho các tài liệu mang tính kỹ thuật

Trong các ngành nghề như kỹ thuật, thiết kế, kiến trúc hay nghiên cứu khoa học, nhiều bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ hay biểu đồ phức tạp yêu cầu không gian hiển thị rộng hơn bình thường. Việc xoay ngang một trang giúp nội dung kỹ thuật được trình bày một cách chính xác và đầy đủ theo đúng tỷ lệ, đảm bảo người xem có thể nắm bắt toàn bộ thông tin mà không bị sai lệch.

4. Thuận tiện khi trình bày và in ấn tài liệu

Khi in tài liệu, nếu không xoay ngang các trang chứa nội dung rộng, phần nội dung sát lề có thể bị cắt mất hoặc thiếu thông tin. Việc chuyển một số trang sang chiều ngang giúp tài liệu khi in ra trở nên gọn gàng, thống nhất và rõ ràng, đặc biệt là trong các báo cáo được dùng để thuyết trình, nộp cho khách hàng hoặc phát hành nội bộ.

Lỗi thường gặp và cách khắc phục khi xoay ngang 1 trang giấy trong Word

Xoay ngang trang giấy là cách tốt nhất để trình bày bảng biểu rộng, nhưng nếu không ngắt vùng đúng cách, tài liệu của bạn sẽ bị xáo trộn hoàn toàn. Để tránh tình trạng mất thời gian chỉnh sửa thủ công từng trang, bạn cần nắm rõ các lỗi dưới đây và cách khắc phục chúng chỉ trong vài cú click:

Lỗi xoay ngang làm “nhảy” toàn bộ các trang còn lại

Thông thường, Word quản lý hướng giấy đồng nhất cho toàn bộ tài liệu. Chính vì vậy, khi bạn thay đổi hướng trang mà không thiết lập ranh giới rõ ràng, phần mềm sẽ mặc định áp dụng thay đổi đó cho tất cả các trang phía sau. Để tách biệt một trang đơn lẻ mà không làm xáo trộn bố cục chung, bạn cần thực hiện kỹ thuật ngắt vùng (Section Break) thông qua các bước sau:

– Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí đầu tiên của trang bạn muốn xoay.

– Bước 2: Click thẻ Layout >> chọn mũi tên nhỏ ở góc mục Page Setup.

– Bước 3: Tại tab Margins, chọn hướng Landscape. Tiếp đó, ở mục Apply to, thay vì để Whole document, bạn hãy chọn This point forward.

– Bước 4: Lặp lại thao tác này ở trang kế tiếp nhưng chọn lại hướng Portrait để đưa các trang còn lại về khổ dọc.

Lỗi xuất hiện trang trắng dư thừa sau khi xoay

Việc chèn thêm các điểm ngắt vùng (Section Break) đôi khi khiến Word tự động đẩy một ký tự xuống dòng sang trang mới hoặc tạo thêm trang đệm để phân tách các định dạng khác nhau. Điều này vô tình tạo ra những trang trắng không mong muốn giữa tài liệu. Để xử lý, bạn nên kiểm soát các ký tự ẩn:

– Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 (hoặc biểu tượng ký hiệu ngắt đoạn trong thẻ Home).

– Bước 2: Tìm dòng chữ Section Break (Next Page) dư thừa hoặc các dấu xuống dòng trống và nhấn Delete để xóa bỏ chúng cho đến khi trang trắng biến mất.

Lỗi số trang bị lệch hoặc đánh số lại từ đầu

Khi một tài liệu được chia thành nhiều Section để xoay ngang, Word thường hiểu đây là các phần độc lập và có thể tự động bắt đầu đánh số trang lại từ đầu hoặc làm mất định dạng Header/Footer của trang đó. Để đảm bảo tính liền mạch cho mục lục và số thứ tự trang, bạn cần thực hiện thao tác nối lại liên kết dữ liệu:

– Bước 1: Click đúp vào phần số trang bị sai.

– Bước 2: Trong thẻ Header & Footer, hãy kiểm tra và tắt mục Link to Previous. 

– Bước 3: Tiếp tục click chuột phải vào số trang, chọn Format Page Numbers… >> tích vào ô Continue from previous section để số trang được chạy liên tục theo đúng thứ tự.

Lỗi bảng biểu bị tràn lề sau khi xoay

Mục đích của cách xoay ngang 1 trang giấy trong Word thường là để có thêm không gian cho các bảng dữ liệu rộng. Tuy nhiên, do bảng được thiết kế từ khổ dọc ban đầu, nên nó sẽ không tự động co dãn theo chiều ngang mới, dẫn đến tình trạng bảng bị tràn ra ngoài vùng in hoặc trông quá nhỏ bé. Để bảng dữ liệu trông cân đối và chuyên nghiệp, bạn hãy sử dụng tính năng tự động căn chỉnh:

– Bước 1: Click chuột vào bảng >> chọn thẻ Table Layout (trên thanh công cụ).

– Bước 2: Chọn mục AutoFit và chọn AutoFit Window. Ngay lập tức, bảng sẽ tự động dãn đều để lấp đầy chiều rộng của trang ngang một cách hoàn hảo.

Một số lưu ý khi xoay ngang 1 trang giấy trong Word

Cách xoay ngang 1 trang giấy trong Word khá đơn giản. Tuy nhiên, để thực hiện việc này một cách chuyên nghiệp và không làm lỗi định dạng, bạn cần lưu ý những chi tiết sau:

• Ngắt phần (Section Break) thay vì ngắt trang (Page Break): Đây là một trong những lưu ý quan trọng. Ngắt trang đơn thuần (Ctrl + Enter) chỉ đẩy nội dung sang trang mới nhưng vẫn giữ chung một định dạng. Bạn bắt buộc phải dùng Layout >> Breaks >> Next Page để tạo ra một phân vùng độc lập cho trang ngang.
• Xử lý trang ngang nằm giữa các trang dọc: Khi muốn xoay ngang một trang ở giữa tài liệu, bạn phải đặt Section Break tại hai vị trí: một ở cuối trang phía trước và một ở cuối trang bạn vừa xoay ngang. Nếu thiếu dấu ngắt thứ hai, toàn bộ các trang phía sau sẽ bị xoay ngang theo.
• Tùy chỉnh lề cho bảng biểu lớn: Thường thì, người dùng sẽ xoay trang ngang để chứa các bảng dữ liệu nhiều cột. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng lề trái và phải (Margins) của trang ngang cần được nới rộng hơn để tận dụng tối đa chiều ngang 29.7cm (khổ A4), giúp bảng không bị tràn ra ngoài vùng in.
• Cẩn trọng với số trang và tiêu đề (Header/Footer): Khi chia Section, Word thường mặc định các thuộc tính này “giống phần trước”. Nếu bạn muốn số trang liên tục, hãy giữ nguyên. Nhưng nếu bạn muốn trang ngang không hiện Header (để bảng biểu cao hơn), bạn phải vào Header & Footer và tắt nút Link to Previous.
• Sử dụng phím tắt kiểm tra định dạng: Hãy luôn bật biểu tượng Show/Hide (phím tắt Ctrl + Shift + 8). Việc này giúp bạn nhìn thấy chính xác vị trí các dấu ngắt phần, tránh tình trạng dư thừa trang trắng hoặc nhảy dòng không kiểm soát được.
• Kiểm tra hướng giấy khi in: Một số máy in có chế độ tự động xoay khổ giấy, nhưng một số khác thì không. Bạn nên kiểm tra và xem trước trong mục Print Preview để đảm bảo phần nội dung trên trang ngang được xoay đúng chiều so với gáy tài liệu khi đóng tập.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao toàn bộ văn bản đều xoay ngang khi tôi chỉ muốn xoay 1 trang?

Lỗi này xảy ra do bạn chưa tạo các “vùng độc lập” hay còn gọi là Section cho trang giấy đó. Khi không có lệnh ngắt phần (Section Break), Microsoft Word sẽ mặc định áp dụng thay đổi về hướng giấy (Orientation) cho toàn bộ tài liệu từ đầu đến cuối. Để khắc phục, bạn cần đảm bảo trang muốn xoay đã được ngăn cách với trang trước và trang sau bằng lệnh Next Page trong menu Breaks.

2. Làm thế nào để số trang vẫn chạy liên tục sau khi xoay ngang?

Thông thường, khi ngắt Section, Word có thể tự động bắt đầu lại số trang từ số 1 ở phân đoạn mới. Để số trang chạy liên tục, bạn hãy nhấp đúp vào phần chân trang (Footer) >> chọn vào số trang >> vào mục Format Page Numbers. Tại đây, hãy tích chọn dòng Continue from previous section thay vì Start at để máy tự động nối tiếp số thứ tự từ trang trước đó.

3. Làm sao để xóa một trang trắng dư thừa sau khi xoay ngang?

Trang trắng dư thừa thường xuất hiện do có các ký tự xuống dòng hoặc dấu ngắt phần bị đẩy sang trang mới. Bạn nên bật tính năng Show/Hide trong thẻ Home để nhìn thấy các ký hiệu ẩn này hiển thị trên màn hình. Sau đó, đặt con trỏ chuột ngay trước dấu ngắt phần hoặc các dấu xuống dòng dư thừa và nhấn phím Delete cho đến khi trang trắng biến mất hoàn toàn.

4. Header và Footer trên trang ngang có bị lệch so với trang dọc không?

Có. Vì chiều rộng của trang ngang lớn hơn trang dọc nên các mốc dừng Tab (Tab stops) trên Header và Footer có thể không còn nằm đúng vị trí căn giữa hoặc căn phải. Nếu bạn muốn điều chỉnh riêng cho trang ngang, hãy nhấn vào Header của trang đó và tắt tùy chọn Link to Previous trên thanh công cụ (Ribbon). Sau khi ngắt liên kết, bạn có thể thoải mái kéo lại các mốc trên thanh thước để tiêu đề cân đối với chiều ngang của giấy.

5. Tôi có thể xoay ngang trang bằng cách bôi đen văn bản không?

Có. Bạn chỉ cần dùng chuột bôi đen toàn bộ nội dung hoặc bảng biểu cần xoay ngang, sau đó vào thẻ Layout >> nhấn vào mũi tên nhỏ ở góc mục Page Setup. Trong hộp thoại hiện ra, hãy chọn hướng Landscape và quan trọng nhất là chọn Selected text ở mục Apply to trước khi nhấn OK để Word tự thực hiện các bước ngắt phần phức tạp.

6. Xoay ngang trang giấy có ảnh hưởng đến mục lục tự động không?

Việc xoay ngang trang giấy hoàn toàn không làm hỏng cấu trúc các cấp độ tiêu đề (Headings) nên mục lục tự động của bạn vẫn hoạt động bình thường. Tuy nhiên, số trang hiển thị trong mục lục có thể bị thay đổi nếu nội dung bị co giãn hoặc nhảy trang sau khi xoay. Vì vậy, sau khi hoàn tất việc xoay trang và căn chỉnh bảng biểu, bạn hãy nhớ chuột phải vào mục lục và chọn Update Field >> Update page numbers only để cập nhật lại số trang chính xác nhất.

Lời kết

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã biết cách xoay ngang 1 trang giấy trong Word mà không làm ảnh hưởng đến định dạng của toàn bộ tài liệu. Việc kết hợp khéo léo giữa trang dọc và trang ngang không chỉ giúp trình bày dữ liệu rõ ràng, mà còn thể hiện sự chỉn chu trong kỹ năng soạn thảo văn bản của bạn. 

Nếu trong quá trình thực hiện bạn gặp bất kỳ khó khăn nào về số trang hay Header/Footer, hãy để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ trực tiếp với đội ngũ kỹ thuật viên của HVN Group để được hỗ trợ tốt nhất. 

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777