Hướng dẫn 02 cách xóa thư mục trong Outlook từ A – Z

Hộp thư Outlook của bạn đang dần trở nên lộn xộn với vô vàn thư mục đã cũ, không còn dùng đến? Việc quản lý email sẽ trở thành cơn ác mộng khi bạn phải lục tung từng ngóc ngách để tìm kiếm thông tin quan trọng. Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ là “cứu cánh” giúp bạn dọn dẹp hộp thư một cách chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ hướng dẫn 02 cách xóa thư mục trong Outlook từ A – Z, áp dụng cho cả ứng dụng trên máy tính, phiên bản web và điện thoại di động.

02 Cách xóa thư mục trong Outlook dễ dàng

Việc quản lý và dọn dẹp các thư mục không cần thiết trong Outlook là một thói quen tốt giúp hộp thư của bạn luôn gọn gàng và dễ tìm kiếm. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về 03 cách xóa thư mục trong Outlook trên các nền tảng khác nhau, từ ứng dụng trên máy tính, phiên bản web cho đến điện thoại di động.

Cách xóa thư mục trong Outlook phiên bản App trên máy tính

Đây là phương pháp phổ biến nhất và dễ thực hiện trực tiếp trên ứng dụng Outlook cài đặt trên máy tính của bạn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xóa thư mục trong Outlook áp dụng với phiên bản App của máy tính.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Mở ứng dụng Outlook – Khởi động ứng dụng Microsoft Outlook trên máy tính của bạn. Đảm bảo bạn đã triển khai đăng nhập vào tài khoản email.
• Bước 2: Tìm thư mục cần xóa: Trong ngăn điều hướng bên trái, bạn sẽ thấy danh sách các thư mục của mình. Cuộn xuống và tìm thư mục mà bạn muốn xóa.

*Lưu ý: Các thư mục mặc định của Outlook như “Hộp thư đến” (Inbox), “Thư đã gửi” (Sent Items), “Thùng rác” (Deleted Items), “Hộp thư đi” (Outbox), “Thư nháp” (Drafts) thường không thể xóa được. Bạn chỉ có thể xóa các thư mục do bạn tự tạo hoặc các thư mục đã được di chuyển vào “Thùng rác”.

• Bước 3: Thực hiện xóa: Có hai cách để xóa thư mục:

• Cách 1:  Nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn xóa. Một menu ngữ cảnh sẽ hiện ra. Chọn tùy chọn “Xóa” (Delete Folder).

• Cách 2: Chọn và nhấn phím Delete: Nhấp chọn thư mục bạn muốn xóa (để làm nổi bật nó), sau đó nhấn phím Delete trên bàn phím của bạn.

• Bước 4: Xác nhận xóa: Outlook có thể hiển thị một hộp thoại xác nhận hỏi bạn có chắc chắn muốn xóa thư mục này không. Nhấp vào “Có” (Yes) để xác nhận và hoàn tất quá trình xóa.

*Quan trọng: Khi bạn xóa một thư mục, tất cả các email và thư mục con bên trong nó cũng sẽ bị xóa và chuyển vào thư mục “Mục đã xóa” (Deleted Items) hoặc “Thùng rác” (Trash). Bạn có thể vào thư mục này để khôi phục lại nếu lỡ tay xóa nhầm.

Cách xóa thư mục trong Outlook phiên bản Web trên máy tính

Nếu bạn đang sử dụng Outlook thông qua trình duyệt web (Outlook.com hoặc Outlook Web App), cách xóa thư mục trong Outlook cũng rất đơn giản. Dưới đây là một số các bước hướng dẫn chi tiết mà bạn hoàn toàn có thể tham khảo và triển khai như sau:

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Truy cập Outlook trên trình duyệt: Mở trình duyệt web của bạn và truy cập vào Outlook.com hoặc địa chỉ Outlook Web App của tổ chức bạn. Đăng nhập vào tài khoản email Outlook của bạn.
• Bước 2: Tìm thư mục cần xóa: Trong giao diện web của Outlook, bạn sẽ thấy danh sách các thư mục ở ngăn bên trái. Cuộn xuống để tìm thư mục mà bạn muốn xóa. Tương tự như ứng dụng trên máy tính, các thư mục mặc định sẽ không thể xóa được.

• Bước 3: Thực hiện xóa:

• Nhấp chuột phải: Nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn xóa hoặc click chọn vào dấu ba chấm “…”.
• Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện > click chọn tùy chọn “Xóa” (Delete Folder).

• Bước 4: Xác nhận xóa: Một cửa sổ xác nhận sẽ hiện ra hỏi bạn có chắc chắn muốn xóa thư mục và tất cả nội dung bên trong nó không. Nhấp vào “OK” hoặc “Xóa” (Delete) để xác nhận.

Sau khi thực hiện xong các bước trên, Thư mục đã xóa sẽ được chuyển vào mục “Mục đã xóa” (Deleted Items) của bạn.

Cách xóa thư mục trong Outlook là một thao tác đơn giản nhưng rất hữu ích để giữ cho hộp thư của bạn luôn ngăn nắp và dễ quản lý. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này trên bất kỳ nền tảng nào mà bạn đang sử dụng.

Một số lưu ý quan trọng khi xóa thư mục trong Outlook

Trước khi tiến hành xóa bất kỳ thư mục nào, hãy ghi nhớ những điểm quan trọng sau để đảm bảo an toàn dữ liệu và tránh những rắc rối không đáng có:

• Kiểm tra kỹ nội dung thư mục: Luôn mở và kiểm tra lại nội dung của thư mục trước khi xóa. Đôi khi, một thư mục tưởng chừng không quan trọng lại chứa những email hoặc tài liệu đính kèm cần thiết.
• Thư mục mặc định không thể xóa: Bạn không thể xóa các thư mục mặc định của Outlook như Hộp thư đến (Inbox), Thư đã gửi (Sent Items), Thùng rác (Deleted Items), Thư nháp (Drafts), Hộp thư đi (Outbox), Lịch (Calendar), Danh bạ (Contacts), v.v. Đây là những thư mục hệ thống thiết yếu để Outlook hoạt động.
• Kiểm tra thư mục “Mục đã xóa”: Khi bạn xóa một thư mục (do bạn tạo), thư mục đó cùng với tất cả email và thư mục con bên trong sẽ được chuyển vào thư mục “Mục đã xóa” (Deleted Items) hoặc “Thùng rác” (Trash). Điều này cho phép bạn khôi phục lại chúng nếu lỡ xóa nhầm. Tuy nhiên, nếu bạn xóa vĩnh viễn từ “Mục đã xóa”, dữ liệu sẽ rất khó hoặc không thể khôi phục được.
• Dọn dẹp “Mục đã xóa”: Để giải phóng dung lượng cho hộp thư, hãy thường xuyên kiểm tra và dọn dẹp thư mục “Mục đã xóa” của bạn.
• Thư mục được chia sẻ hoặc quyền truy cập: Nếu bạn đang làm việc với các thư mục được chia sẻ trong môi trường công ty, quyền truy cập của bạn có thể ảnh hưởng đến khả năng xóa. Bạn có thể không có quyền xóa các thư mục được người khác chia sẻ hoặc các thư mục chung.

Một số lỗi thường gặp khi xóa thư mục trong Outlook và cách khắc phục

Dù việc xóa thư mục khá đơn giản, đôi khi bạn có thể gặp phải một số vấn đề. Dưới đây là một số những lỗi phổ biến nhất và cách giải quyết:

Lỗi “Cannot delete this folder” (Không thể xóa thư mục này)

Nguyên nhân: Thường xảy ra với các thư mục mặc định của Outlook, thư mục hệ thống hoặc thư mục bị lỗi. Đôi khi, thư mục đang được sử dụng bởi một quy trình ngầm hoặc add-in.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra xem đó có phải thư mục mặc định không: Nếu là thư mục mặc định, bạn không thể xóa được.
• Khởi động lại Outlook: Đóng hoàn toàn Outlook và mở lại. Đôi khi, đây có thể chỉ là lỗi tạm thời.
• Khởi động lại máy tính: Tương tự, việc khởi động lại máy tính có thể giải quyết các xung đột phần mềm ngầm.
• Kiểm tra add-ins: Vào File > Options > Add-ins, thử tắt bớt các add-in không cần thiết và khởi động lại Outlook.
• Chạy công cụ sửa lỗi tệp dữ liệu (ScanPST.exe): Nếu tệp dữ liệu Outlook (.pst hoặc .ost) bị lỗi, nó có thể ngăn bạn xóa thư mục. Tìm và chạy scanpst.exe trong thư mục cài đặt Office của bạn để quét và sửa lỗi tệp dữ liệu.

Thư mục đã xóa nhưng vẫn hiển thị hoặc lại xuất hiện

Nguyên nhân: Lỗi đồng bộ hóa giữa Outlook trên máy tính, Outlook Web App và máy chủ email.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra trên Outlook Web App/Thiết bị khác: Xóa thư mục đó trên Outlook Web App (nếu bạn dùng Outlook.com hoặc Exchange) hoặc trên một thiết bị khác. Điều này giúp đồng bộ hóa trạng thái xóa trên máy chủ.
• Xóa bộ nhớ đệm (Cache) của Outlook: Đối với tài khoản Exchange/Office 365, đôi khi tệp dữ liệu offline (.ost) bị lỗi. Bạn có thể đóng Outlook, đi đến vị trí tệp .ost (thường trong %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook) và đổi tên hoặc xóa tệp .ost (Outlook sẽ tạo lại tệp mới khi bạn mở lại). Lưu ý: Sao lưu dữ liệu quan trọng nếu bạn không chắc chắn.
• Kiểm tra kết nối mạng: Đảm bảo kết nối internet ổn định để quá trình đồng bộ diễn ra suôn sẻ.

Không thể xóa thư mục có quá nhiều email

Nguyên nhân: Đôi khi, việc xóa một thư mục chứa hàng ngàn hoặc hàng chục ngàn email có thể mất nhiều thời gian hoặc gây treo ứng dụng.

Cách khắc phục:

• Xóa từng phần: Di chuyển một phần email từ thư mục đó sang thư mục “Mục đã xóa” trước, sau đó mới xóa thư mục.
• Đợi một thời gian: Để Outlook xử lý quá trình xóa trong nền.

Thư mục biến mất nhưng vẫn chiếm dung lượng lưu trữ

Nguyên nhân: Lỗi đồng bộ hóa hoặc dữ liệu bị hỏng khiến thư mục không hiển thị nhưng vẫn tồn tại trong tệp dữ liệu.

Cách khắc phục:

• Nén tệp dữ liệu Outlook: Đối với tệp .pst, bạn có thể nén nó để loại bỏ không gian trống không sử dụng. Vào File > Account Settings > Account Settings, chuyển sang tab Data Files, chọn tệp .pst của bạn và nhấp vào Settings > Compact Now.
• Chạy ScanPST.exe: Như đã đề cập ở lỗi 1, công cụ này có thể giúp sửa chữa các lỗi trong tệp dữ liệu.
• Tạo tệp dữ liệu mới (Giải pháp cuối cùng): Nếu các cách trên không hiệu quả, bạn có thể cân nhắc tạo một tệp dữ liệu Outlook mới (.pst) hoặc thiết lập lại tài khoản để Outlook tạo tệp .ost mới. Sau đó, di chuyển các email và thư mục quan trọng sang tệp mới này và xóa tệp dữ liệu cũ bị lỗi. Lưu ý: Cách này phức tạp và cần sao lưu kỹ lưỡng trước khi thực hiện.

Một số câu hỏi thường gặp

1. Xóa folder trong Outlook có bị mất email không?

Có, khi bạn xóa một folder (thư mục) trong Outlook, tất cả các email và các thư mục con bên trong folder đó cũng sẽ bị xóa. Tuy nhiên, chúng sẽ không bị mất ngay lập tức mà được chuyển vào thư mục “Mục đã xóa” (Deleted Items) hoặc “Thùng rác” (Trash) của bạn.

Từ thư mục “Mục đã xóa”, bạn có thể khôi phục (Restore) các email hoặc thư mục đó trở lại vị trí ban đầu hoặc một thư mục khác. Chỉ khi bạn xóa vĩnh viễn các mục từ thư mục “Mục đã xóa” (bằng cách nhấp chuột phải vào “Mục đã xóa” và chọn “Làm trống thư mục” hoặc xóa từng mục), thì các email đó mới thực sự biến mất và rất khó hoặc không thể khôi phục được nữa.

2. Tôi có thể khôi phục một thư mục đã xóa vĩnh viễn không?

Nếu bạn đã xóa một thư mục khỏi “Mục đã xóa” (Deleted Items), việc khôi phục nó sẽ trở nên rất khó khăn hoặc thậm chí là không thể.

• Đối với tài khoản Exchange (ví dụ: Office 365/Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp): Quản trị viên hệ thống của bạn có thể có khả năng khôi phục các mục đã xóa vĩnh viễn trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 14-30 ngày) thông qua tính năng “Khôi phục các mục đã xóa khỏi máy chủ” (Recover Deleted Items From Server). Bạn cần liên hệ với bộ phận IT của công ty để có thể được hỗ trợ.
• Đối với tài khoản cá nhân (Outlook.com): Khả năng khôi phục sau khi xóa vĩnh viễn từ “Mục đã xóa” là rất hạn chế. Outlook.com có thể giữ một bản sao lưu trong thời gian ngắn, nhưng không có công cụ trực tiếp cho người dùng cuối để khôi phục các mục đã xóa vĩnh viễn.
• Đối với tệp PST/OST trên máy tính: Nếu bạn xóa vĩnh viễn khỏi tệp cục bộ, rất khó khôi phục trừ khi bạn có bản sao lưu của tệp PST/OST đó.

3. Tại sao tôi không thể xóa một thư mục dù tôi đã tạo nó?

Có một vài lý do phổ biến:

• Thư mục đang được sử dụng: Đôi khi, một quy trình ngầm hoặc một Add-in (tiện ích bổ sung) trong Outlook đang truy cập vào thư mục đó, ngăn cản việc xóa. Thử đóng hoàn toàn Outlook và mở lại, hoặc thậm chí khởi động lại máy tính.
• Lỗi đồng bộ hóa hoặc tệp dữ liệu: Nếu có lỗi trong tệp dữ liệu Outlook (.pst hoặc .ost) hoặc vấn đề đồng bộ hóa với máy chủ, thư mục có thể không xóa được. Thử chạy công cụ sửa lỗi tệp dữ liệu (ScanPST.exe) hoặc xóa thư mục đó trên Outlook Web App (nếu áp dụng).
• Quyền truy cập: Trong môi trường doanh nghiệp, nếu thư mục đó là một phần của hộp thư chung hoặc được chia sẻ với quyền hạn chế, bạn có thể không có đủ quyền để xóa nó.

4. Có giới hạn về số lượng thư mục tôi có thể tạo không?

Về mặt lý thuyết, Outlook có khả năng xử lý một số lượng thư mục rất lớn, lên đến hàng ngàn thư mục. Tuy nhiên, việc có quá nhiều thư mục có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của Outlook, làm chậm quá trình tải email, tìm kiếm và đồng bộ hóa.

Để có trải nghiệm tốt nhất, nên giữ số lượng thư mục ở mức hợp lý và chỉ tạo khi thực sự cần thiết để sắp xếp email. Tránh tạo các thư mục rỗng hoặc ít dùng.

>>> Xem thêm: Cách đổi mật khẩu outlook trên máy tính

Lời kết

Việc quản lý thư mục trong Outlook một cách hiệu quả là chìa khóa để duy trì một hộp thư gọn gàng và nâng cao năng suất làm việc của bạn. Nắm vững các cách xóa thư mục trong Outlook, cùng với những lưu ý và cách khắc phục lỗi thường gặp, sẽ giúp bạn làm chủ hộp thư của mình một cách dễ dàng. Hãy thường xuyên dọn dẹp để Outlook luôn là công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho bạn nhé!

Ngoài ra để sở hữu phiên bản Outlook bản quyền với nhiều tính năng nâng cao và độ bảo mật an toàn dữ liệu tốt, người dùng nên đăng ký riêng cho mình gói Microsoft 365 bản quyền ngay.

Nếu trong quá trình tìm hiểu thông tin ở bài viết này, bạn cần chúng tôi hỗ trợ giải quyết bất cứ câu hỏi nào vui lòng liên hệ với HVN Group qua địa chỉ:

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777