Cách tìm email theo tên người gửi trong Outlook nhanh chóng & chính xác

Việc tìm kiếm một thư cụ thể trong hàng ngàn tin nhắn có thể trở thành một thách thức, đặc biệt khi bạn cần thông tin khẩn cấp từ một người gửi nhất định. Tuy nhiên, với các tính năng tìm kiếm mạnh mẽ trong Outlook, bạn có thể dễ dàng xác định vị trí những email quan trọng chỉ trong tích tắc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tìm email theo tên người gửi trong Outlook một cách đơn giản và hiệu quả, giúp tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm.

03+ Cách tìm email theo tên người gửi trong Outlook

Cách tìm email theo tên người gửi trong Outlook giúp bạn quản lý hộp thư hiệu quả và tiết kiệm đáng kể thời gian. Theo đó, dưới đây là 04 cách phổ biến và đơn giản để bạn thực hiện điều này:

Sử dụng thanh tìm kiếm sẵn có (Search Bar)

Đây có lẽ là cách đơn giản và nhanh chóng nhất để bạn tìm kiếm email theo tên.

– Bước 1: Truy cập Outlook và click chuột tại vị trí thanh tìm kiếm nằm ở phía trên cùng của cửa sổ Outlook.

– Bước 2: Gõ trực tiếp tên người gửi hoặc địa chỉ email của họ vào thanh tìm kiếm. Outlook sẽ tự động hiển thị các kết quả phù hợp khi bạn gõ.

Ví dụ: Bạn có thể gõ Gõ “Nguyễn Văn A” hoặc “nguyenvana@example.com”. Khi kết quả hiển thị, bạn có thể nhấp vào gợi ý để lọc nhanh hơn.

Sử dụng Công cụ tìm kiếm nâng cao (Advanced Find)

Khi cần tìm kiếm nâng cao hoặc kết hợp nhiều tiêu chí, Advanced Find là một công cụ mạnh mẽ để bạn có thể thực hiện điều này:

– Bước 1: Mở tùy chọn Advanced Find (Tìm kiếm Nâng cao) trong Outlook bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F.)

– Bước 2: Trong hộp thoại Advanced Find, di chuột đến tab Messages (Thư).

– Bước 3: Trong trường From (Từ), nhập tên người gửi hoặc địa chỉ email.

– Bước 4: Bạn có thể kết hợp với các tiêu chí khác ở các tab More Choices (Lựa chọn khác) hoặc Advanced (Nâng cao) để thu hẹp kết quả. Ví dụ: Tìm theo từ khóa cụ thể trong nội dung thư, kích thước, hoặc trạng thái đọc.

– Bước 5: Nhấp Find Now (Tìm ngay) để thiết lập việc tìm kiếm.

*Mẹo hay: Bạn có thể lưu các tìm kiếm nâng cao này thành Thư mục tìm kiếm (Search Folders). Nhấp chuột phải vào Search Folders trong ngăn điều hướng bên trái và chọn New Search Folder để tạo một thư mục ảo tự động cập nhật email theo tiêu chí bạn đặt.

Sử dụng cú pháp tìm kiếm (Keywords & Operators) trong thanh tìm kiếm

Outlook Microsoft 365 hỗ trợ các cú pháp đặc biệt để tìm kiếm chính xác và mạnh mẽ hơn ngay trong thanh tìm kiếm. Điều này cho phép bạn xây dựng các truy vấn tìm kiếm chi tiết và linh hoạt mà không cần phải mở hộp thoại riêng. Cụ thể cách tìm email theo tên người gửi trong Outlook với cú pháp như sau:

1. Sử dụng toán tử from: theo sau là tên người gửi hoặc địa chỉ email: 

Ví dụ: from:“Nguyễn Văn B” (dùng dấu ngoặc kép cho tên đầy đủ có khoảng trắng) hoặc from:nguyen.b@example.com.

2. Kết hợp với các toán tử Boolean (AND, OR, NOT) hoặc các toán tử khác để lọc thêm:

Ví dụ: 

• from:annaproject AND “báo cáo” : Tìm email từ “annaproject” có chứa từ “báo cáo”.
• from:john.doe OR from:jane.smith : Tìm email từ John Doe HOẶC Jane Smith.
• from:peter.parker NOT “cuộc họp” : Tìm email từ Peter Parker nhưng KHÔNG chứa từ “cuộc họp”.
• hasattachments:yes from:boss@company.com : Tìm email có đính kèm từ “boss@company.com”.
• subject:“Dự án XYZ” from:manager@company.com : Tìm email có chủ đề “Dự án XYZ” từ người quản lý.

Khoanh vùng tìm kiếm email trong các thư mục cụ thể

Nếu bạn biết email từ người gửi đó có thể nằm trong một thư mục cụ thể (ví dụ: Thư mục đã gửi, Thư mục lưu trữ, hoặc một thư mục dự án), việc chỉ định phạm vi tìm kiếm sẽ giúp quá trình nhanh hơn và chính xác hơn.

– Bước 1: Chọn thư mục mà bạn muốn tìm kiếm trong ngăn điều hướng bên trái (ví dụ: Thư mục đã gửi hoặc một thư mục con nào đó).

– Bước 2: Sử dụng thanh tìm kiếm ở phía trên cùng của giao diện Outlook. Mặc định, thanh tìm kiếm sẽ hiển thị Tìm kiếm Thư mục hiện tại (Search Current Mailbox).

*Lưu ý: Hãy đảm bảo phạm vi tìm kiếm được hiển thị là Thư mục hiện tại (Current Folder) để thu hẹp kết quả. Nếu muốn mở rộng, bạn có thể chọn Subfolders (Thư mục con), All Outlook Items (Tất cả các mục trong Outlook) hoặc All Mailboxes (Tất cả hộp thư).

Tại sao nên tìm kiếm email theo tên người gửi trong Outlook?

Cách tìm email theo tên người gửi trong Outlook mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp bạn quản lý hộp thư hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian đáng kể:

• Tìm kiếm nhanh chóng email quan trọng: Khi bạn cần một email cụ thể từ một người nào đó, việc tìm kiếm theo tên người gửi là cách nhanh nhất để lọc ra hàng trăm, thậm chí hàng ngàn email khác. Điều này là một giải pháp hữu ích, nhất là khi bạn cần tìm kiếm thông tin khẩn cấp từ sếp, đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng.
• Tổ chức và nhóm các cuộc hội thoại: Bằng cách tìm kiếm theo tên người gửi, bạn có thể dễ dàng xem tất cả các email đã trao đổi với một cá nhân hoặc một nhóm người cụ thể. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các cuộc hội thoại, theo dõi lịch sử giao tiếp và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào trong chuỗi trao đổi.
• Theo dõi dự án hoặc công việc: Nếu bạn đang làm việc trong một dự án mà nhiều thông tin được gửi từ một người điều phối hoặc một thành viên cụ thể, việc tìm kiếm theo tên người gửi giúp bạn tập trung vào các cập nhật và tài liệu liên quan đến dự án đó.
• Dọn dẹp hộp thư đến: Khi bạn muốn xóa hoặc lưu trữ các email cũ từ một người gửi không còn liên quan, việc tìm kiếm theo tên giúp bạn nhanh chóng chọn lọc và xử lý các email đó.
• Xác định nguồn gốc email: Trong trường hợp bạn nhận được một email đáng ngờ hoặc muốn xác minh tính xác thực của thông tin, việc kiểm tra người gửi là bước đầu tiên và quan trọng. Tìm kiếm theo tên người gửi có thể giúp bạn xem liệu bạn đã từng nhận email từ người này trước đây hay không.

Một số lưu ý khi tìm email theo tên người gửi trong Outlook

Để cách tìm email theo tên người gửi trong Outlook đạt hiệu quả, bạn cũng cần lưu ý một vài điểm sau:

1. Sử dụng tên hoặc địa chỉ email chính xác

• Nếu bạn biết địa chỉ email đầy đủ (ví dụ: nguyen.van.a@congty.com), hãy sử dụng nó để có kết quả chính xác nhất.
• Nếu bạn chỉ nhớ tên, hãy thử cả tên đầy đủ (ví dụ: Nguyễn Văn A) và tên gọi thông thường (ví dụ: Anh A hoặc Nguyen A) nếu bạn không chắc chắn họ đã gửi email bằng tên nào. Đôi khi, người gửi chỉ để lại tên hiển thị (display name) thay vì tên đầy đủ.
• Đối với các tên hiển thị có dấu, bạn có thể thử tìm kiếm cả có dấu và không dấu nếu không tìm thấy kết quả. Ví dụ: Nguyễn và Nguyen.

2. Kiểm tra lỗi chính tả

Một lỗi nhỏ chính tả trong tên hoặc địa chỉ email cũng có thể khiến bạn không tìm thấy email cần thiết. Vì vậy, hãy nhớ kiểm tra kỹ trước khi nhấn Enter.

3. Phạm vi tìm kiếm

• Thư mục hiện tại: Mặc định, Outlook thường tìm kiếm trong thư mục bạn đang mở (ví dụ: Hộp thư đến). Nếu bạn không tìm thấy, hãy mở rộng phạm vi.
• Tất cả Hộp thư (All Mailboxes): Nếu bạn có nhiều tài khoản email được cấu hình trong Outlook, hãy chọn tìm kiếm trong “Tất cả Hộp thư” để đảm bảo không bỏ sót email từ bất kỳ tài khoản nào.
• Các thư mục khác: Đừng quên kiểm tra các thư mục như Thư đã gửi (Sent Items), Thư rác (Junk Email), hoặc Kho lưu trữ (Archive). Đôi khi email bạn cần có thể nằm ở đó.

4. Tận dụng một số các công cụ tìm kiếm nâng cao

Đối với các trường hợp phức tạp hơn, bạn có thể áp dụng cách tìm email theo tên người gửi trong Outlook với các tính năng tìm kiếm nâng cao để thiết lập nhiều tiêu chí cùng lúc, bao gồm cả tên người gửi, từ khóa, thời gian, và các thuộc tính khác của email.

5. Email từ danh sách gửi thư

Nếu email bạn tìm kiếm đến từ một danh sách gửi thư hoặc địa chỉ email chung (ví dụ: info@congty.com), hãy tìm email trong Outlook theo địa chỉ email đó thay vì tên của người gửi cá nhân.

Câu hỏi thường gặp

1. Tôi có thể tìm kiếm email của người gửi mà không cần địa chỉ email đầy đủ không?

Có. Bạn có thể nhập tên hiển thị của người gửi hoặc chỉ một phần của tên của họ vào thanh tìm kiếm. Outlook sẽ cố gắng gợi ý hoặc hiển thị các kết quả phù hợp. Tuy nhiên, để có kết quả chính xác nhất, việc sử dụng địa chỉ email đầy đủ vẫn sẽ là ưu tiên.

2. Làm thế nào để tìm kiếm email từ nhiều người gửi cùng một lúc?

Để tìm kiếm email từ nhiều gửi cùng lúc, bạn có thể sử dụng cú pháp tìm kiếm trong thanh tìm kiếm của Outlook. Ví dụ: Bạn tìm email từ hai địa chỉ email cụ thể, tương ứng với cú pháp “from:“Nguyễn Văn A” OR from:“Trần Thị B”.

3. Tại sao tôi không tìm thấy email dù đã nhập đúng tên người gửi?

Việc bạn đã nhập đúng tên người gửi nhưng vẫn không tìm thấy email, điều này có thể vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Chẳng hạn như: Phạm vi tìm kiếm không chính xác, Email bị xóa hoặc di chuyển sang thư mục khác bởi các quy tắc mà bạn đã thiết lập,…

4. Có thể lưu lại các tìm kiếm email theo tên người gửi thường xuyên không?

Có. Bạn có thể sử dụng tính năng Thư mục tìm kiếm (Search Folders) trong Outlook. Sau khi thực hiện một tìm kiếm nâng cao (ví dụ: từ một người gửi cụ thể), bạn có thể tạo một Thư mục tìm kiếm dựa trên các tiêu chí đó. Thư mục này sẽ tự động cập nhật các email mới phù hợp với tiêu chí của bạn, giúp bạn truy cập nhanh chóng mà không cần tìm kiếm lại.

5. Tính năng tìm kiếm theo tên người gửi trong Outlook có hoạt động với tài khoản IMAP/POP3 không?

Có. Cách tìm email theo tên người gửi trong Outlook có thể áp dụng với tất cả các loại tài khoản email được cấu hình trong Outlook, bao gồm IMAP, POP3 và Exchange. Tuy nhiên, hiệu suất tìm kiếm có thể khác nhau tùy thuộc vào loại tài khoản và cách cấu hình (ví dụ: tìm kiếm trên máy chủ đối với IMAP so với tìm kiếm trên tệp dữ liệu cục bộ).

>>> Xem thêm: Cách xóa tài khoản email khỏi outlook

Lời kết

Cách tìm email theo tên người gửi trong Outlook là một kỹ năng cần thiết, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian, truy xuất thông tin nhanh chóng và nâng cao hiệu suất làm việc hàng ngày. Hy vọng, thông qua bài viết bạn đã biết cách vận dụng một cách đơn giản và nhanh chóng.

Ngoài ra, người dùng nên trải nghiệm thêm phiên bản Outlook bản quyền với nhiều tính năng cao cấp và độ bảo mật dữ liệu cao bằng cách nhanh tay mua ngay gói Microsoft 365 chính hãng.

Nếu có thắc mắc, bạn đừng quên đội ngũ tư vấn viên của HVN Group luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết mọi vấn đề của bạn trong thời gian sớm nhất.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777