Cách Thêm Sheet Trong Google Sheets Với Điện Thoại & Máy Tính Dễ Dàng

Khi phải làm việc với nhiều bảng tính dữ liệu, việc thêm sheet và liên kết chúng trong cùng một file là điều rất cần thiết. Việc này không chỉ giúp tổ chức dữ liệu tốt hơn, mà còn tăng tính liên kết và nâng cao hiệu quả công việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá các cách thêm sheet trong Google Sheets đơn giản, dễ dàng với cả máy tính và điện thoại.

Cách thêm sheet trong Google Sheets với máy tính

Việc thêm sheet mới trong Google Sheets trên máy tính khá đơn giản và dễ dàng. Người dùng có thể thực hiện nhanh điều này với một trong các cách dưới đây:

Thêm sheet mới trong Google Sheets bằng chuột

Để thêm sheet mới trong GG Sheets bằng chuột, người dùng hãy thao tác nhanh với 02 bước sau:

– Bước 1: Mở file Google Sheets mà mình muốn thêm sheet.

– Bước 2: Click biểu tượng dấu (+) ở góc dưới bên trái, ngay lập tức một sheet mới sẽ được tạo.

*Mẹo hay: Bằng cách click chuột phải vào sheet mới, người dùng có thể dễ dàng đổi tên, xóa hoặc di chuyển sheet đến vị trí khác một cách nhanh chóng.  

Thêm sheet qua menu chính của Google Sheets

Ngoài việc sử dụng chuột, người dùng cũng có thể thêm sheet mới thông qua menu chính của Google Sheets. Các bước đơn giản như sau:

– Bước 1: Mở file Google Sheets mà mình đang làm việc.

– Bước 2: Từ thanh menu ở phía trên cùng, hãy click chọn Insert (Chèn) >> chọn New Sheet (Trang tính mới).

*Mẹo hay: Người dùng cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F11 để tạo nhanh sheet mới mà không cần thao tác với chuột.

Thêm sheet trong Google Sheets bằng điện thoại

Giao diện của Google Sheets trên điện thoại có thể thay đổi đôi chút so với phiên bản trên máy tính. Tuy nhiên, việc thêm sheet trong file vẫn có thể dễ dàng thực hiện chỉ với 03 bước dưới đây:

– Bước 1: Mở ứng dụng Google Sheets trên điện thoại >> mở file mà mình muốn thêm sheet.

– Bước 2: Tại góc dưới bên phải của màn hình, hãy click vào biểu tượng dấu (+) để thêm sheet mới >> đặt tên và sắp xếp vị trí phù hợp.

Sau khi thêm nhiều sheet vào file, việc quản lý chúng trên điện thoại có thể trở nên phức tạp do màn hình nhỏ. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể thực hiện điều này bằng cách cuộn xuống, sau đó kéo sang ngang để tìm kiếm các sheet tương ứng.

05+ Lý do nên thêm sheet trong cùng một file Google Sheets

Bằng cách thêm sheet trong cùng một file trong Google Sheets, người dùng có thể nhận được nhiều lợi ích trong việc sắp xếp, tổ chức và quản lý các bảng tính dữ liệu. Cụ thể như:

Dễ dàng quản lý và theo dõi dữ liệu

Việc nhiều sheet cùng được tạo ra trên một file, điều này cũng đồng nghĩa tất cả các dữ liệu trong file đều được tổ chức trong cùng một không gian làm việc. Việc này giúp người dùng có thể dễ dàng quản lý và theo dõi các thông tin mà không cần phải mở nhiều file khác nhau.

Tăng tính liên kết giữa các sheet

Khi có nhiều sheet trong một file duy nhất, việc tham chiếu giữa các sheet cũng trở nên dễ dàng hơn. Người dùng có thể dễ dàng lấy dữ liệu từ một sheet khác mà không cần phải sao chép dữ liệu ra ngoài hoặc nhập lại thông tin.

Chẳng hạn, nếu có một sheet ghi nhận doanh thu và một sheet ghi nhận chi phí, người dùng có thể dễ dàng tính toán lợi nhuận bằng cách trỏ đến các ô trong hai sheet này mà không mất nhiều thời gian nhập liệu lại từ đầu.

Giảm nguy cơ thất lạc và nhầm lẫn file

Khi lưu trữ tất cả dữ liệu trong một file Google Sheets, nguy cơ thất lạc hoặc nhầm lẫn giữa các file cũng giảm đi đáng kể. Thay vì phải tìm kiếm nhiều file khác nhau để tìm thông tin, thì người dùng chỉ cần mở một file duy nhất và dễ dàng truy cập vào tất cả các sheet.

Điều này sẽ đặc biệt quan trọng với các nhóm làm việc, nơi mà việc chia sẻ và phối hợp thông tin luôn rất cần thiết. Mọi người đều có thể làm việc trên cùng một file mà không lo lắng về việc có nhiều file khác nhau chứa thông tin tương tự.

Thuận tiện cho việc chia sẻ và phân quyền

Khi cần chia sẻ file với đồng nghiệp, việc có nhiều sheet trong cùng một file cũng giúp người dùng có thể kiểm soát quyền truy cập một cách dễ dàng. Họ có thể thiết lập quyền truy cập cho từng sheet, cho phép một số người chỉnh sửa một sheet nhưng không cho phép họ truy cập vào những sheet khác. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể thay đổi thông tin quan trọng.

Tiết kiệm dung lượng bộ nhớ Drive

Việc lưu trữ nhiều sheet trong một file duy nhất cũng sẽ giúp tiết kiệm dung lượng bộ nhớ trên Google Drive. Thay vì tạo ra hàng chục file riêng biệt, mỗi file lại tốn dung lượng, thì người dùng chỉ cần một file duy nhất với nhiều sheet, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ.

Hỗ trợ báo cáo và trình bày chuyên nghiệp hơn

Với tất cả dữ liệu trong một file Google Sheets, việc tạo báo cáo và trình bày cũng trở nên dễ dàng hơn. Người dùng có thể tạo các biểu đồ, bảng tổng hợp hoặc báo cáo trực tiếp từ nhiều sheet mà không cần phải xuất nhập giữa các file khác nhau. Sự liên kết giữa các sheet cũng giúp họ tạo ra các báo cáo thống kê chính xác và nhanh chóng, điều mà đặc biệt quan trong môi trường làm việc hiện đại.

Sao lưu và đồng bộ nhanh chóng

Trong trường hợp người dùng muốn sao lưu và đồng bộ hoá dữ liệu, việc thêm sheet và quản lý chúng trên cùng một file cũng sẽ giúp điều này đơn giản hơn rất nhiều. Google Sheets sẽ tự động lưu các thay đổi, do đó người dùng không cần phải lo lắng về việc mất dữ liệu nếu xảy ra sự cố.

Hơn nữa, việc đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị cũng diễn ra một cách mượt mà hơn. Họ có thể mở file trên máy tính, điện thoại hay máy tính bảng mà không gặp phải vấn đề về phiên bản khác nhau của file.

Mẹo quản lý nhiều sheet trong Google Sheets

Với những bảng tính có nhiều sheet, việc tổ chức và quản lý chúng một cách hiệu quả cũng là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số mẹo hữu ích giúp người dùng có thể quản lý các sheet dễ dàng hơn:

Đặt tên sheet rõ ràng

Việc đặt tên cho các sheet một cách rõ ràng và cụ thể sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và xác định nội dung của từng sheet. Khi nhìn vào danh sách các sheet, hãy chắc chắn rằng tên của chúng sẽ phản ánh đúng nội dung bên trong.

Ví dụ, thay vì đặt tên sheet là Sheet1, thì người dùng có thể đặt là Doanh thu quý 1, Chi phí marketing,… Điều này không chỉ giúp người dùng dễ dàng nhận diện, mà còn đảm bảo người khác cũng có thể hiểu rõ cấu trúc của file khi truy cập.

Tô màu tab sheet để phân loại

Một mẹo hay hữu ích khác để quản lý nhiều sheet đó chính là tô màu cho các tab sheet. Google Sheets cho phép người dùng thay đổi màu sắc của tab để phân loại các sheet theo chủ đề hoặc mức độ quan trọng.

Ví dụ, với các sheet liên quan đến doanh thu, người dùng có thể sử dụng màu xanh, màu đỏ cho chi phí, màu vàng cho báo cáo, hoặc các màu sắc khác tùy theo sở thích cá nhân. Việc này không chỉ giúp tăng khả năng nhận diện, mà còn tạo cảm giác trực quan và chuyên nghiệp hơn cho file.

Sắp xếp thứ tự sheet hợp lý

Việc sắp xếp thứ tự của các sheet cũng là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý file. Người dùng có thể kéo và thả các tab sheet để thay đổi thứ tự chúng theo cách mà mình muốn để dễ dàng truy cập. 

Thông thường, người dùng nên đặt các sheet quan trọng hoặc thường xuyên sử dụng ở đầu danh sách. Ngoài ra, việc nhóm các sheet theo từng chủ đề hoặc liên kết cũng sẽ giúp người dùng tránh bị rối khi làm việc.

Ẩn những sheet không cần thiết

Với những sheet không thường xuyên sử dụng, người dùng có thể ẩn chúng để giảm bớt sự lộn xộn trên bảng tính. Khi một sheet bị ẩn, nó sẽ không xuất hiện trong danh sách các tab sheet, nhưng người dùng vẫn có thể truy cập vào nó thông qua menu. Ngoài ra, việc ẩn các sheet không cần thiết sẽ giúp mọi người tập trung hơn vào những thông tin quan trọng và cải thiện trải nghiệm làm việc của mình.

Bảo vệ sheet hoặc phạm vi dữ liệu

Nếu trong file có các sheet hoặc phạm vi dữ liệu nhạy cảm, người dùng cũng sẽ cần lưu ý đến việc bảo vệ chúng. Google Sheets cung cấp tính năng bảo vệ các sheet hoặc phạm vi dữ liệu, cho phép người dùng đặt quyền truy cập cho từng người dùng.

Điều này có nghĩa, người dùng có thể thiết lập quyền chỉnh sửa cho một số người, trong khi những người khác chỉ có quyền xem. Điều này không chỉ giữ cho thông tin an toàn, mà còn giúp tránh nhầm lẫn khi có nhiều người cùng làm việc trên một file.

Tạo mục lục liên kết đến các sheet

Một mẹo hữu ích khác để quản lý các sheet đó chính là tạo mục lục liên kết file. Người dùng có thể tạo một sheet chính để liệt kê tất cả các sheet và liên kết chúng với nhau. Khi đó, với việc nhấp vào liên kết, họ có thể ngay lập tức chuyển sang sheet mong muốn, vừa tiết kiệm thời gian, vừa nâng cao hiệu quả làm việc một cách tốt nhất.

Xóa sheet không còn dùng đến

Việc xóa các sheet không còn sử dụng cũng là một bước quan trọng trong việc quản lý nhiều sheet. Nếu nhận thấy trong file có nhiều sheet không còn cần thiết, người dùng hoàn toàn có thể xóa nó để giảm bớt sự lộn xộn và giúp file trở nên tinh gọn hơn.

Lời kết

Nhìn chung, việc biết cách thêm sheet trong Google Sheets và quản lý chúng một cách hiệu quả sẽ giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất.

Bên cạnh đó, người dùng có thể đăng ký ngay gói Google Sheets bản quyền bằng cách mua gói Google Workspace chính hãng để sử hữu những tính năng mạnh mẽ, tuyệt vời nhất.

Nếu vướng mắc, hoặc gặp bất cứ khó khăn gì trong việc thao tác với Google Sheets, người dùng cũng đừng quên có thể trực tiếp liên hệ với HVN Group qua các kênh thông tin bên dưới để được hỗ trợ tốt nhất.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777