Hướng dẫn cách tạo email theo tên miền dễ dàng, nhanh chóng

Sở hữu email có domain tùy chỉnh là cách đơn giản và hiệu quả nhất để doanh nghiệp cải thiện tính chuyên nghiệp trên thương trường. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo email theo tên miền, đồng thời cung cấp các lý do khiến dịch vụ này được các tổ chức trên khắp thế giới ưu tiên lựa chọn. Tìm hiểu chi tiết ngay.

Email theo tên miền là gì?

Địa chỉ email được chia làm 2 phần: username và miền email, được phân tách bằng ký hiệu @. Miền giúp xác định máy chủ nào sẽ định tuyến email đến. Do đó, khi gửi email đến abc@gmail.com, nhà cung cấp email của bạn sẽ biết cách định tuyến thư đến máy chủ Gmail. Trong khi đó username hay tên người dùng có mục đích xác định tài khoản nào sẽ gửi email đến trong máy chủ đó.

Vậy email theo tên miền là gì? Đây là một hình thức cá nhân hóa miền email. Chẳng hạn, thay vì sử dụng tên miền chung chung @gmail.com như trên, bạn có thể sử dụng tên thương hiệu hoặc doanh nghiệp của mình làm tên miền riêng có hình thức là abc@brand.com.

Là một doanh nghiệp hoặc tổ chức chuyên nghiệp, bạn nên xem xét nghiêm túc đến cách tạo email theo tên miền, việc này mang đến nhiều lợi thế tuyệt vời đối với hoạt động kinh doanh và sự quảng bá hình ảnh thương hiệu trên không gian trực tuyến.

Lợi ích nổi bật của việc sử dụng email theo tên miền

Sở hữu một email với tên miền được cá nhân hóa mang đến nhiều lợi thế, đặc biệt đối với các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh. Tìm hiểu cách tạo email theo tên miền là một cách giúp tổ chức trông chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn. 

Xây dựng lòng tin

Cách tạo email theo tên miền là một phần của quá trình xây dựng thương hiệu. Mọi người sẽ có xu hướng tin tưởng hơn đối với các địa chỉ được cá nhân hóa, vì chúng trông chuyên nghiệp hơn những email có domain chung chung. 

Bạn có sẵn sàng mở một email không mong muốn đến từ một địa chỉ có thể thuộc về bất kỳ ai? Những thư như vậy thường bị ngó lơ và thậm chí bị xem xét là spam. Do đó, để gây ấn tượng lần đầu tiên với người nhận, các doanh nghiệp tập trung hơn vào việc thiết kế một địa chỉ thư có chứa tên thương hiệu nhằm tạo dựng lòng tin.

Tính nhất quán

Nhiều tổ chức chuyên nghiệp sẵn sàng đầu tư thời gian và tiền bạc để tìm hiểu cách tạo email theo tên miền nhằm mục đích tạo ra sự nhất quán. Với một miền được cá nhân hóa, tất cả địa chỉ email của nhân viên có thể được đặt thành, chẳng hạn như username@brand.com. Do đó, khách hàng sẽ dễ dàng liên hệ với bất kỳ nhân viên nào hơn chỉ cần biết tên của họ.

Tạo sự đơn giản

Trong trường hợp ai đó muốn gửi email cho bạn nhưng không biết địa chỉ thư chính xác, họ có thể chỉ cần gửi đến marketing@brand.com hoặc sales@brand.com. Khi đã biết cách tạo email theo tên miền, tổ chức có thể thiết lập một địa chỉ nhận cho toàn bộ bộ phận để khách hàng hoặc đối tác có thể gửi thư đến nếu không nhớ địa chỉ riêng của một nhân viên nào.

Lưu ý khi chọn tên miền tùy chỉnh cho email

Nếu đây là lần đầu bạn tìm hiểu cách tạo email theo tên miền, hãy thật cẩn thận trong giai đoạn lựa chọn domain. Dưới đây là một số ý tưởng nhằm giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn đúng miền cho địa chỉ email chuyên nghiệp của mình:

• Ngắn gọn: Khi nói đến tên miền, ngắn gọn luôn là tiêu chí được ưu tiên. Việc này sẽ giúp địa chỉ email trở nên dễ nhớ, dễ gõ và khó bị nhầm lẫn. Trong môi trường chuyên nghiệp, việc trao đổi địa chỉ email với khách hàng, đối tác là điều không thể tránh khỏi, nên một địa chỉ dễ nhớ và ngắn gọn sẽ mang lại thiện cảm hơn.
• Nói không với ký tự đặc biệt: Giống như các phần mở rộng tên miền lạ, các ký tự đặc biệt có thể là dấu hiệu của spam hoặc lừa đảo. Do đó, trong quá trình thực hiện cách tạo email theo tên miền, bạn nên giữ nó ở dạng chữ cái và tránh các ký tự đặc biệt.
• Xem xét ngân sách phù hợp: Có nhiều domain được cung cấp trên thị trường với các mức chi phí khác nhau, thậm chí có thể lên đến vài nghìn đô-la. Trước khi quyết định lựa chọn một miền nào đó, hãy xác định liệu lợi tức đầu tư có xứng đáng với miền được chọn hay không.

04 Điều cần thiết khi tạo email theo tên miền

Việc sử dụng miền email tùy chỉnh giúp doanh nghiệp trông chuyên nghiệp và đáng tin cậy, đồng thời việc thiết lập cũng đơn giản. Chỉ cần lựa chọn một miền, chọn định dạng địa chỉ email, tạo tài khoản rồi thêm vào ứng dụng email thường dùng.

Dưới đây là chi tiết cách tạo email theo tên miền để bạn có thể tham khảo:

1. Lựa chọn domain email tùy chỉnh

Điều kiện để tạo email theo tên miền mang thương hiệu cho doanh nghiệp là cần có một tên miền. Có nhiều tùy chọn về tên miền để bạn lựa chọn. 

Dựa vào nhu cầu và ngân sách hiện có, bạn có thể lựa chọn một trong số các dịch vụ sau:

• Google Workspace: Email theo tên miền do Google Workspace cung cấp cho người dùng hàng trăm tính năng nâng cao dành cho admin, trong đó bao gồm tùy chỉnh và thiết lập chính sách, quản lý và kiểm soát người dùng chặt chẽ.
• Microsoft 365: Nhờ vào email theo tên miền của Microsoft 365, các thành viên trong tổ chức có thể làm việc linh hoạt, hiệu quả và an toàn thông qua các ứng dụng giao tiếp, cộng tác và làm việc nhóm.
• Zoho Workspace: Zoho Mail cho phép người dùng có thể đồng bộ dữ liệu trên cùng hệ thống Zoho Workplace như Docs hay Storage. 
• Email Hosting: Đây là dịch vụ cho phép email hoạt động trên một hệ thống hosting riêng biệt nổi bật với các tính năng bảo mật cao, tỷ lệ mở đảm bảo và linh hoạt cấu hình và số lượng tài khoản.
• Hybrid Email Hosting: Là sự kết hợp giữa Email Hosting và Microsoft 365, dịch vụ Hybrid Email Hosting hỗ trợ tổ chức tiết kiệm đáng kể chi phí để giữ hoặc chuyển tất cả người dùng sang giải pháp Cloud.

Khi thực hiện cách tạo email theo tên miền tại các nhà cung cấp dịch vụ, bạn sẽ được đội ngũ nhân viên tư vấn giải pháp phù hợp dựa trên các đánh giá và phân tích khách quan về định hướng phát triển trong tương lai của tổ chức.

2. Chọn định dạng cho địa chỉ email

Trước khi thiết lập tài khoản email, hãy xác định cấu trúc địa chỉ email được cá nhân hóa. Việc thiết lập định dạng tốt nhất cho tất cả các địa chỉ email của công ty sẽ đảm bảo tính nhất quán. Đối lại, sự nhất quán tạo ra niềm tin. Trên thực tế, số liệu thống kê về thương hiệu cho thấy 46% người tiêu dùng sẽ trả nhiều tiền hơn cho những thương hiệu mà họ tin tưởng.

Bạn có thể tham khảo một số định dạng phổ biến sau cho cách tạo email theo tên miền của mình:

Một trong những điều cần cân nhắc khi chọn domain là nên sử dụng phần mở rộng tên miền .com hay phần mở rộng thay thế như .net hoặc .org. Mặc dù .com phổ biến và dễ nhớ hơn nhưng các miền khác có thể hỗ trợ giảm chi phí.

3. Thiết lập địa chỉ email tên miền tùy chỉnh

Sau khi đã quyết định xong định dạng, hãy thiết lập tài khoản email được cá nhân hóa với nhà cung cấp dịch vụ mà bạn đã chọn. Trước tiên, bạn có thể phải kết nối miền với ứng dụng email của mình, tùy thuộc vào nơi đăng ký tên miền. Hầu hết các nhà cung cấp đều có hướng dẫn cách đăng ký email theo tên miền, trong đó bao gồm chi tiết cách kết nối tài khoản email với domain.

Nếu doanh nghiệp có miền như một phần của gói web hosting hoặc email hosting, hãy điều hướng đến hướng dẫn cách tạo email cho riêng mình. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ thấy tùy chọn có nhãn “Email” trong dashboard của mình, theo sau là các trường để thêm tên người dùng và mật khẩu mong muốn cũng như tạo địa chỉ email. 

Sau khi hoàn tất, email theo tên miền đã sẵn sàng để sử dụng.

4. Thêm email vào ứng dụng mail mà bạn đang sử dụng

Cho dù bạn chọn giải pháp nào cho cách đăng ký email theo tên miền của mình, việc kết nối email với ứng dụng mail khách thường dùng (bao gồm Gmail, Outlook và Apple Mail) sẽ khá dễ dàng. 

Chi tiết cách tạo email theo tên miền tại HVN Group

Nhiều doanh nghiệp ưu tiên tạo email theo tên miền với nhà cung cấp dịch vụ uy tín. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn mang đến cho tổ chức sự hỗ trợ 24/7 đến sự đội ngũ chuyên gia với nhiều kinh nghiệm.
HVN là một trong những địa chỉ uy tín được các doanh nghiệp Việt Nam ưa chuộng và tin tưởng. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cách tạo email theo tên miền để bạn tham khảo:

Cách tạo email theo tên miền với Google Workspace

Nếu bạn có ý định tìm hiểu về cách tạo email theo tên miền với dịch vụ Google Workspace – một trong những môi trường hỗ trợ cộng tác và giao tiếp tốt nhất hiện nay, các bước dưới đây sẽ giúp bạn hình dung dễ dàng hơn về cách đăng ký tài khoản.

– Bước 1: Truy cập vào trang hvn.vn/google-workspace, lựa chọn gói giải pháp Google Workspace phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình và nhấp vào Đăng ký ngay.

– Bước 2: Kiểm tra lại các thông tin liên quan đến giải pháp >> nhấp vào Đăng ký ngay ở góc phải màn hình.

– Bước 3: Tại cửa sổ tiếp theo, bạn xác nhận một lần nữa về gói giải pháp Google Workspace lựa chọn và số lượng license >> nhấp vào Đăng ký ngay.

– Bước 4: Nhấp vào Tiến hành thanh toán để tiếp tục quá trình.

– Bước 5: Cung cấp các thông tin cần thiết và nhấp vào Đặt hàng.

Ngay sau khi thanh toán thành công, đơn đặt hàng của bạn sẽ được tự động kích hoạt và các thông tin chi tiết sẽ nhanh chóng được gửi vào email đã cung cấp. Lúc này, đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi sẽ liên hệ và trao đổi trực tiếp với bạn nhằm cung cấp các thông tin chuyên sâu hơn về dịch vụ trước khi nhóm kỹ thuật bắt đầu hỗ trợ tạo email theo tên miền. 

Cách tạo email theo tên miền với Microsoft 365

Nếu doanh nghiệp của bạn yêu thích các công cụ năng suất và bảo mật của Microsoft 365, bạn hoàn toàn có thể thực hiện tạo email theo tên miền với dịch vụ này, bằng cách:

– Bước 1: Truy cập vào trang hvn.vn/microsoft-365, lựa chọn gói Microsoft 365 phù hợp và chọn vào Đăng ký ngay.

– Bước 2: Lựa chọn hình thức trả phí hàng năm hay hàng tháng và số lượng license cần đăng ký >> nhấp vào Thêm vào giỏ hàng.

– Bước 3: Cung cấp các thông tin liên hệ cần thiết và nhấp vào Đặt hàng.

Khi đơn hàng được tạo, chi tiết hóa đơn sẽ được gửi tới bạn thông qua email đã cung cấp trước đó và đội ngũ của chúng tôi sẽ trực tiếp liên hệ để trao đổi, cung cấp thông tin chuyên sâu về dịch vụ trước khi nhóm kỹ thuật tạo email theo tên miền Microsoft 365 cho bạn.

Cách tạo email theo tên miền với Zoho Workplace

Bên cạnh Google Workspace và Microsoft 365, Zoho Workplace cũng là một dịch vụ phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo email theo tên miền trên Zoho Workplace để bạn có thể tham khảo:

– Bước 1: Truy cập vào đường dẫn: hvn.vn/zoho-workplace, lựa chọn gói Zoho Workplace phù hợp nhất với doanh nghiệp và chọn Đăng ký ngay.

– Bước 2: Xác nhận trả phí theo tháng hay theo năm và lựa chọn số lượng license Zoho Workplace muốn đăng ký >> nhấp vào Thêm vào giỏ hàng.

– Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin liên hệ, kiểm tra về đơn hàng Zoho Workplace và nhấp vào Đặt hàng.

Khi thanh toán hoàn tất, chi tiết đơn hàng email theo tên miền với Zoho Workplace sẽ được gửi tới địa chỉ email của bạn, đồng thời đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẽ liên hệ trực tiếp để tư vấn chuyên sâu và giải đáp các thắc mắc trước khi tạo email theo tên miền.

Ngoài 03 dịch vụ email theo tên miền tiêu biểu trên, doanh nghiệp còn có thể lựa chọn Email Hosting hoặc Hybrid Email Hosting. 

Bạn có thể kết nối với chuyên gia của chúng tôi để được hướng dẫn chi tiết cho từng giải pháp email tên miền bằng cách nhấp vào LIÊN HỆ NGAY.

LIÊN HỆ NGAY

Tại sao đăng ký email theo tên miền tại HVN?

Được biết đến là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email theo tên miền uy tín nhất trên thị trường Việt Nam, HVN xây dựng đa dạng các giải pháp với mức chi phí phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam. 

• Cam kết uptime 99,99%: Khi đăng ký email tùy chỉnh với chúng tôi, mọi dữ liệu của bạn được đảm bảo an toàn cùng với tốc độ xử lý nhanh hơn so với server thông thường. Với cloud server được sử dụng với công nghệ mã hóa KVM, hệ thống được đảm bảo hoạt động ổn định 24/7 và uptime lên tới 99,99%.
• Sở hữu công nghệ tối ưu: Giải pháp SMTP được sử dụng nhằm tăng mức độ uy tín của thư gửi đi đối với hệ thống anti-SPAM.  Hệ thống chứa SMTP dự phòng trong mọi trường hợp góp phần đảm bảo quá trình gửi email luôn ổn định và suôn sẻ.
• Cung cấp phần mềm quản lý thân thiện: Chúng tôi cung cấp cho bạn những phần mềm quản lý email tốt nhất, được tích hợp khả năng tùy biến cao, giao diện người dùng thân thiện và dễ cài đặt.
• Đội ngũ giàu kinh nghiệm và chuyên môn: Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp chuyển đổi số, chúng tôi cam kết giải quyết mọi vấn đề và sự cố kỹ thuật của khách hàng trong thời gian nhanh nhất, đảm bảo hệ thống email theo tên miền luôn đạt hiệu quả tốt nhất.

Kết luận

Tổng kết lại HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – đã hướng dẫn chi tiết cách đăng ký email theo tên miền cũng như lợi ích của việc sở hữu một địa chỉ thư có domain tùy chỉnh. Nếu bạn đang có nhu cầu dịch vụ cho doanh nghiệp của mình, hãy kết nối ngay với các chuyên gia của chúng tôi thông qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ nhanh chóng.[/ux_text]