03 Cách sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets đơn giản cho Newbie

Sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets là cách để người dùng có thể tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm và quản lý dữ liệu, đồng thời cải thiện khả năng phân tích thông tin. Bài viết dưới đây, HVN Group sẽ hướng dẫn chi tiết đến người dùng các cách sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets đơn giản, hiệu quả, cũng như một số lưu ý quan trọng nhất.

03 Cách sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets đơn giản

Có nhiều cách để sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Google Sheets. Trong đó, dưới đây là 03 cách phổ biến để người dùng có thể áp dụng ngay lập tức cho bảng tính của mình: 

Sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets với các tùy chọn có sẵn

Google Sheets cung cấp các tùy chọn sắp xếp có sẵn, giúp người dùng dễ dàng sắp xếp tên theo thứ tự ABC mà không cần phải sử dụng các hàm tính phức tạp. Để thực hiện việc này, người dùng có thể thao tác với các bước sau:

– Bước 1: Bôi đen bảng tính cần chỉnh sửa.

– Bước 2: Click chọn Dữ liệu ở thanh menu phía đầu trang >> chọn Sắp xếp dải ô >> chọn Sắp xếp dải ô theo cột … (A đến Z).

– Bước 3: Sau khi hoàn tất, dữ liệu trong bảng tính sẽ được sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC một cách nhanh chóng.

*Lưu ý: Người dùng cũng có thể sắp xếp tên theo nhiều tiêu chí. Ví dụ, danh sách tên cần phụ thuộc thêm một số cột khác như họ, ngày sinh, hoặc số điện thoại,… người dùng có thể chọn thêm cột để sắp xếp theo. Điều này tạo ra sự linh hoạt tối đa cho việc tổ chức dữ liệu của người dùng.

Sử dụng hàm SORT để sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets

Nếu đã quen với công thức và hàm tính, thì người dùng cũng có thể sử dụng hàm SORT để sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets một cách nhanh chóng. Hàm này sẽ tự động cập nhật dữ liệu mỗi khi có thay đổi, giúp người dùng duy trì sự chính xác trong bảng tính của mình. Thao tác cụ thể như sau:

1. Sắp xếp cho 1 cột dữ liệu

Để sắp xếp tên cho một cột dữ liệu bằng hàm SORT, người dùng có thể thực hiện nhanh với các bước dưới đây:

– Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi dữ liệu trong cột mà người dùng muốn sắp xếp tên theo ABC.

– Bước 2: Tại ô hoặc vị trí muốn hiển thị kết quả sắp xếp, hãy nhập công thức: =SORT(C3:C12). Trong đó, dải ô từ C3 : C12 là dải ô chứa danh sách tên cần sắp xếp theo thứ tự ABC.

– Bước 3: Sau đó nhấn vào Enter để áp dụng công thức. Nếu công thức chính xác, dữ liệu trong dải ô sẽ được sắp xếp đúng theo thứ tự ABC tại ô người dùng nhập hàm SORT.

2. Sắp xếp cho nhiều cột dữ liệu

Khi cần sắp xếp dựa trên nhiều tiêu chí, hàm SORT cũng hỗ trợ điều này. Người dùng có thể bổ sung thêm các tham số để chỉ định thứ tự sắp xếp cho các cột khác.

Ví dụ: Người dùng có danh sách Tên trong cột B và Họ trong cột C, muốn sắp xếp theo họ trước và sau đó là tên. Khi đó, có thể thao tác với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi dữ liệu trong cột mà người dùng muốn sắp xếp tên theo ABC.

– Bước 2: Tại ô hoặc vị trí muốn hiển thị kết quả sắp xếp, hãy nhập công thức: =SORT(B3:C12, 2, TRUE, 1, TRUE). Trong đó, 

• B3:C12, là phạm vi dữ liệu người dùng muốn sắp xếp.
• 2, là chỉ số của cột Họ.
• 1, là chỉ số của cột Tên.
• TRUE, là mục đích sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu muốn sắp xếp theo thứ tự giảm dần, người dùng có thể thay thế TRUE bằng FALSE. 

– Bước 3: Sau khi nhập hàm, hãy nhấn Enter để áp dụng. Kết quả là danh sách sẽ được sắp xếp theo thứ tự ABC dựa trên họ trước, rồi mới đến tên. Điều này giúp người dùng quản lý dữ liệu một cách khoa học và logic hơn.

Tại sao nên sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets?

Sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC trong Google Sheets là một trong những thao tác đơn giản, nhưng lại rất hữu ích. Cụ thể:

Giúp tìm kiếm và tra cứu dễ dàng

Khi dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự ABC, việc tìm kiếm thông tin trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Người dùng có thể dễ dàng lọc tên người mình cần tìm mà không mất quá nhiều thời gian vào việc tìm kiếm với danh sách dài. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc, nơi thời gian là vàng bạc và cần đẩy mạnh hiệu suất một cách tốt nhất.

Quản lý dữ liệu khoa học

Sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets cũng là cách để người dùng có thể quản lý dữ liệu khoa học hơn. Một bảng tính rõ ràng, đẹp mắt sẽ giúp người đọc dễ dàng theo dõi các thông tin quan trọng mà không bị rối mắt. 

Ngoài ra, với việc quản lý dữ liệu khoa học, người dùng cũng có thể dễ dàng theo dõi các xu hướng, mẫu, và mối liên hệ giữa các yếu tố khác nhau trong dữ liệu. Nhờ vậy, họ có thể đưa ra những quyết định chính xác và dự báo tốt hơn cho các tình huống tương lai, đặc biệt là trong các lĩnh vực như nghiên cứu, giáo dục, hoặc bất kỳ ngành nghề nào yêu cầu xử lý dữ liệu lớn.

Hỗ trợ phân tích và báo cáo hiệu quả

Với dữ liệu được sắp xếp tên theo ABC, việc phân tích và quản lý dữ liệu cũng đơn giản hơn rất nhiều. Chẳng hạn như, người dùng đang phân tích một danh sách khách hàng và cần biết ai là người thường xuyên mua hàng, việc sắp xếp theo tên giúp họ dễ dàng kiểm tra và đối chiếu với các tài liệu khác. Đồng thời, chắc chắn rằng họ sẽ không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Tránh trùng lặp và sai sót

Thông qua việc sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets, người dùng cũng có thể nhận diện và loại bỏ các tên trùng lặp hoặc sai sót. Bởi lẽ, khi danh sách được sắp xếp, người dùng sẽ dễ dàng nhìn thấy các mục giống nhau, từ đó kiểm tra và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích khi làm việc với các bảng dữ liệu lớn, nơi mà sự cố trong việc nhập liệu có thể xảy ra thường xuyên.

Cải thiện hiệu suất làm việc nhóm

Khi làm việc nhóm, việc chia sẻ và truy cập thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả là vô cùng quan trọng. Bằng cách sắp xếp dữ liệu theo ABC, người dùng có thể giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng tìm kiếm thông tin mình cần mà không cần phải thao tác quá nhiều. Điều này giúp người dùng có thể tiết kiệm tối đa thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc, đặc biệt là với các dự án cộng tác, nơi mà thông tin cần phải được chia sẻ và cập nhật liên tục.

Một số lưu ý khi sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets

Mặc dù việc sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets khá đơn giản, nhưng vẫn sẽ có một số lưu ý người dùng cần nắm rõ để đảm bảo rằng dữ liệu luôn được sắp xếp và cập nhật một cách chính xác nhất: 

Sắp xếp toàn bộ dữ liệu có liên quan

Nếu tên là một phần của một bảng dữ liệu có nhiều cột, chẳng hạn như Họ, Tên, SĐT, Địa chỉ,… thì người dùng cũng nên lưu ý chọn toàn bộ các dữ liệu có liên quan trước khi sắp xếp. Bởi, nếu chỉ chọn một cột để sắp xếp, các dữ liệu ở các cột khác không thay đổi theo có thể dẫn đến sai lệch thông tin.

Một số lỗi định dạng có thể ảnh hưởng đến thứ tự sắp xếp

Định dạng của dữ liệu cũng có thể ảnh hưởng đến thứ tự sắp xếp tên theo ABC. Nếu người dùng có dữ liệu trong cùng một cột nhưng ở nhiều định dạng khác nhau, thừa dấu cách, hoặc chứa các ký tự đặc biệt, thì điều này sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến thứ tự sắp xếp. Do đó, hãy chắc chắn rằng tất cả các dữ liệu trong cột đều có chung một định dạng, hoặc nếu cần thiết, hãy chuyển đổi định dạng phù hợp trước khi sắp xếp.

Google Sheets ưu tiên sắp xếp các ký tự không dấu

Khi sắp xếp dữ liệu, Google Sheets thường sẽ ưu tiên các ký tự không dấu. Điều này có thể dẫn đến việc dữ liệu của người dùng không được sắp xếp theo thứ tự mà họ mong muốn. Do đó, để sắp xếp tên một cách chính xác, người dùng sẽ cần chuẩn hoá dữ liệu bằng cách loại bỏ các ký tự không cần thiết hoặc sử dụng các công cụ bên ngoài để xử lý trước khi nhập liệu vào Google Sheets. 

Dùng công thức sắp xếp động thay vì sắp xếp thủ công

Hàm SORT cho phép người dùng dễ dàng sắp xếp dữ liệu mà không cần phải lặp lại thủ công mỗi khi có thay đổi. Điều này sẽ giúp cho người dùng tiết kiệm nhiều thời gian, nhiều công sức, mà còn đảm bảo rằng dữ liệu sẽ luôn được cập nhật chính xác và tránh xảy ra sai sót. 

Kiểm tra lại sau khi sắp xếp tên

Cuối cùng, sau khi đã thực hiện việc sắp xếp tên theo thứ ABC, người dùng cũng đừng quên kiểm tra lại bảng tính. Điều này sẽ giúp phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình sắp xếp, đồng thời đảm bảo rằng dữ liệu sẽ luôn được trình bày một cách chính xác.

Lời kết

Hy vọng rằng, 03 cách sắp xếp tên theo ABC trong Google Sheets trên sẽ giúp người dùng dễ dàng tổ chức và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Nếu có thắc mắc, hoặc thông tin cần giải đáp, hãy trực tiếp liên hệ với chúng tôi qua các kênh thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ sớm nhất từ HVN Group.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777