07 Cách lọc trùng trong Google Sheets siêu đơn giản, hiệu quả

Google Sheets cung cấp cho người dùng nhiều tính năng “tiện ích” để có thể tinh chỉnh và kiểm soát công việc hiệu quả với bảng tính Google. Trong đó, phải kể đến tính năng lọc trùng dữ liệu. Nếu chưa biết cách lọc trùng trong Google Sheets như thế nào, người dùng hãy cùng HVN Group tham khảo chi tiết những hướng dẫn cụ thể trong bài viết dưới đây.

07 cách lọc trùng trong Google Sheets siêu đơn giản, hiệu quả

Để lọc trùng dữ liệu trong Google Sheets, người dùng có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong các cách đơn giản sau:

Sử dụng hàm UNIQUE lọc trùng trong Google Sheets

Hàm UNIQUE trong Google Sheets cho phép người dùng có thể lọc trùng dữ liệu một cách nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả với các bước sau:

– Bước 1: Tại bảng dữ liệu cần lọc các giá trị trùng nhau, người dùng hãy chọn một ô bất kỳ để mình có thể hiển thị các dữ liệu trùng.

– Bước 2: Nhập hàm UNIQUE theo cú pháp =UNIQUE(B2:C12) vào ô công thức. Trong đó, dữ liệu từ ô B2 – C12 là vùng mà người dùng cần lọc những giá trị không trùng.

– Bước 3: Nhấn Enter để hoàn tất nhập hàm và hiển thị kết quả. Lúc này, người dùng sẽ thấy kết quả hiển thị như hình bên dưới.

**Lưu ý, nếu muốn sao chép và dán kết quả lọc sang một bảng tính khác, người dùng hãy chọn Paste values only hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + V khi dán để tránh trường hợp kết quả hiển thị bị lỗi vì công thức sao chép.

Lọc dữ liệu trùng và không trùng với hàm COUNTIF

Ngoài hàm UNIQUE, thì người dùng cũng có thể sử dụng hàm COUNTIF để tiến hành lọc dữ liệu trùng và không trùng đơn giản trong Google Sheets. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Người dùng click chọn ô trống kế bên dữ liệu mà mình muốn lọc trùng.

– Bước 2: Nhập công thức hàm COUNTIF theo cú pháp: =COUNTIF(A:A,A1)=1 vào ô trống → sau đó nhấn Enter để hiển thị kết quả.

– Bước 3: Kéo công thức và áp dụng cho toàn bộ cột để hiển thị tất cả các kết quả.

– Bước 4: Để tiến hành lọc dữ liệu TRUE – dữ liệu không trùng, người dùng sẽ cần chèn thêm 1 hàng phía trên như hình bên dưới.

– Bước 5: Tại vị trí hàng vừa chèn, hãy click chọn Dữ liệu ở trên thanh công cụ và chọn Tạo bộ lọc.

– Bước 6: Click chọn biểu tượng bộ lọc hình tam giác ngược 3 gạch → sau đó bỏ tích chọn FALSE và nhấn OK là hoàn tất. 

– Bước 7: Kết quả thu được là những giá trị không trùng TRUE.

*Ngược lại, người dùng cũng có thể làm tương tự bằng cách bỏ tích chọn TRUE để lọc ra những giá trị trùng là FALSE.

Tìm và đánh dấu dữ liệu trùng bằng định dạng có điều kiện

Trường hợp người dùng muốn lọc trùng, đồng thời cũng muốn làm nổi bật các dữ liệu trùng nhau để dễ dàng cho việc quan sát, thì có thể áp dụng cách làm sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập bảng tính và lựa chọn vùng dữ liệu mà mình muốn lọc trùng.

– Bước 2: Click chọn Định dạng trên thanh công cụ → sau đó chọn Định dạng có điều kiện. Lúc này, một bảng Quy tắc định dạng theo điều kiện sẽ xuất hiện và người dùng có thể tùy chỉnh như sau:

• Áp dụng cho phạm vi: Là vùng dữ liệu cần lọc trùng (A2:B7)
• Quy tắc định dạng: Người dùng nhập hàm COUNTIF (hàm đếm có điều kiện) theo cú pháp =COUNTIF(A:A,A1)>1. Trong đó, A:A là vùng dữ liệu cần đếm và A1 là điều kiện để đếm dữ liệu trong vùng đó.
• Kiểu định dạng: Người dùng có thể thay đổi font chữ (in đậm, in nghiêng, gạch chân), hoặc đổi màu cho ô, font chữ.

– Bước 3: Nhấn Đã xong để hoàn tất quá trình thiết lập. Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị kết quả tương ứng theo điều kiện người dùng.

**Lưu ý, nếu công thức lỗi định dạng do dấu “;”, thì người dùng hãy thay thế bằng dấu “,” để kiểm tra lại định dạng. Ngoài ra, nếu vùng dữ liệu của người dùng khác với ví dụ nêu trên, thì cũng sẽ cần thay đổi chữ A trong công thức bằng chữ cái đầu của cột chứa dữ liệu trong bảng tính của mình.

Sử dụng tiện ích mở rộng lọc trùng dữ liệu trong GG Sheets

Để lọc trùng dữ liệu với tiện ích mở rộng trong Google Sheets, người dùng có thể thực hiện nhanh các bước sau:

– Bước 1: Tại trang tính cần lọc dữ liệu trùng, người dùng click chọn Tiện ích mở rộng → sau đó là Tiện ích bổ sung và nhấn chọn Tải tiện ích bổ sung.

– Bước 2: Trên thanh công cụ tìm kiếm, hãy nhập Remove Duplicates để hiển thị các công cụ lọc trùng dữ liệu.

– Bước 3: Lựa chọn tiện ích của Expand9 và nhấn chọn Cài đặt. Ngoài ra, người dùng cũng có thể linh hoạt lựa chọn các tiện ích bổ sung khác tùy nhu cầu.

– Bước 4: Hoàn tất thao tác cài đặt tiện ích theo hướng dẫn. Sau đó, quay trở lại trang tính mà người dùng cần lọc trùng dữ liệu.

– Bước 5: Người dùng lúc này sẽ tiếp tục click chọn mục Tiện ích mở rộng và chọn Remove Duplicates.

– Bước 6: Chọn Start để bắt đầu quá trình lọc trùng dữ liệu. 

– Bước 7: Click chuột vào mục Select columns và thao tác tích hoặc bỏ tích các cột cần lọc dữ liệu trùng → nhấn Save để lưu cài đặt.

– Bước 8: Để đánh dấu những dữ liệu bị trùng, người dùng có thể click chọn Highlight → sau đó nhấn Search để bôi vàng dữ liệu là được.

Lọc và loại bỏ dữ liệu xuất hiện nhiều hơn 1 lần trong GG Sheets

Đối với những dữ liệu xuất hiện nhiều hơn 1 lần trong Google Sheets, người dùng có thể tiến hành lọc trùng với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập trang tính Google có chứa bảng dữ liệu cần lọc trùng.

– Bước 2: Di chuyển con trỏ chuột vào ô trống bất kỳ trong Sheets và tiến hành nhập hàm theo công thức: =IF(COUNTIF($A$2:A2;A2)=1;A2;‘Kết quả trùng’).

– Bước 3: Nhấn Enter để kết quả hiển thị. Sau đó, người dùng chỉ cần kéo công thức áp dụng cho toàn bộ cột để thực hiện lọc trùng.

– Bước 4: Để lọc những kết quả trùng, người dùng cần chèn thêm 1 hàng trống ở phía trên cùng của cột dữ liệu. Thực hiện đơn giản bằng cách click chuột phải tại vị trí hàng đầu tiên và chọn Chèn 1 hàng lên trên là được.

– Bước 5: Tại vị trí hàng vừa chèn, hãy click chọn Dữ liệu → sau đó chọn Tạo bộ lọc và áp dụng điều kiện lọc với “Kết quả trùng” và nhấn OK.

– Bước 6: Cuối cùng, bảng tính sau khi sàng lọc sẽ hiển thị các giá trị không trùng và chỉ giữ lại 1 giá trị của nhóm trùng lặp.

Lọc dữ liệu trùng “thủ công” trong Google Sheets

Thường thì, việc lọc trùng dữ liệu thủ công chỉ áp dụng với những trang tính nhỏ, không quá nhiều dữ liệu. Người dùng khi đó có thể dễ dàng quan sát toàn bộ bảng tính trong tầm mắt và đánh dấu dữ liệu trùng một cách dễ dàng.

*Lưu ý, để nhận biết dễ dàng, thì những dữ liệu trùng nên được in đậm, thay đổi định dạng, hoặc đổi phông nền để thuận tiện cho việc xử lý.

Lọc trùng 2 cột trong Google Sheets

Google Sheets không chỉ cho phép lọc trùng ô dữ liệu, mà còn có thể thực hiện lọc trùng cùng lúc với 2 cột với cách làm đơn giản như sau:

– Bước 1: Người dùng tiến hành nhập hàm =COUNTIF(range;criteria) tại vị trí muốn hiển thị lượt trùng lặp dữ hai cột. Trong đó:

• Range, là vùng dữ liệu cần xét trùng.
• Criteria, là điều kiện xét trùng với vùng dữ liệu.

– Bước 2: Nếu hàm được nhập đúng công thức, người dùng sẽ nhận được kết quả hiển thị tương ứng. Lúc này, chỉ cần kéo chuột và áp dụng cho toàn cột là sẽ thấy được kết quả số lần bị trùng của từng dữ liệu.

Hướng dẫn cách xóa dữ liệu trùng trong Google Sheets

Nếu dữ liệu lọc trùng không cần thiết, người dùng hoàn toàn có thể xóa nó để mở rộng không gian bảng tính với 3 bước đơn giản sau:

– Bước 1: Di chuyển chuột đến vị trí cột cần xóa dữ liệu trùng.

– Bước 2: Click chọn mục Dữ liệu → sau đó chọn Dọn sạch dữ liệu và nhấn Xóa bản trùng lặp.

– Bước 3: Sau khi thao tác hoàn tất, hệ thống sẽ xóa toàn bộ các dữ liệu lọc trùng.

**Lưu ý, việc xóa dữ liệu lọc trùng trong GG Sheets có thể không hoàn tất nếu người dùng thoát khỏi file. Do đó, hãy chắc chắn rằng, thao tác đã được thực hiện hoàn tất trước khi người dùng thoát file.

Tại sao nên lọc trùng dữ liệu trong Google Sheets?

Trong Google Sheets, lọc trùng cũng là một trong những tính năng cần thiết trong việc kiểm tra và quản lý dữ liệu bảng. Theo đó, khi người dùng thực hiện lọc trùng trên bảng tính Google, điều này sẽ mang lại một số lợi ích nổi bật sau:

1. Cải thiện tính chính xác

Với những doanh nghiệp đòi hỏi sự chính xác cao trong bảng phân tích dữ liệu, thì tính năng lọc trùng của Google Sheets được xem là giải pháp hoàn hảo. Lúc này, chỉ với vài thao tác đơn giản, người dùng có thể nhanh chóng loại bỏ những dữ liệu trùng lặp, từ đó đảm bảo độ chính xác cao khi thực hiện các thao tác xử lý dữ liệu.

2. Tối ưu thời gian khi làm việc với dữ liệu

Thường thì, với một bảng tính được sắp xếp khoa học và rõ ràng, người dùng sẽ thuận tiện hơn rất nhiều trong việc thao tác và tìm kiếm những thông tin quan trọng. Do đó, để tránh gây cản trở, cũng như tiết kiệm tối ưu thời gian khi làm việc với dữ liệu, người dùng có thể áp dụng các cách lọc trùng và loại bỏ đi những mục trùng lặp không cần thiết.

3. Tăng tính chuyên nghiệp và logic cho bảng tính Google

Ngoài cải thiện tính chính xác và tối ưu thời gian làm việc với các dữ liệu, thì tính năng lọc trùng của GG Sheets cũng là một cách tuyệt vời để người dùng có thể tạo sự chuyên nghiệp và logic cho bảng tính. Điều này luôn rất được ưu tiên trong các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là những bản báo cáo dữ liệu, phân tích và thống kê khi trình bày với đối tác, khách hàng và các cấp quản lý.

4. Giải phóng dung lượng lưu trữ trong GG Sheets

Nếu thường xuyên phải làm việc với những bảng tính dữ liệu “khổng lồ”, người dùng chắc chắn cũng cần phải nắm rõ tính năng lọc trùng của Google Sheets. Vì điều này có thể giúp họ loại bỏ nhanh những dữ liệu trùng lặp, qua đó mở rộng không gian lưu trữ và đảm bảo rằng những thông tin quan trọng không bị hạn chế bởi bộ nhớ giới hạn.

Một số lưu ý “quan trọng” khi lọc trùng trong Google Sheets

Các phương pháp lọc trùng trong GG Sheets nhìn chung không quá phức tạp, người dùng dễ dàng thực hiện với những hướng dẫn chi tiết trên. Tuy nhiên, để tránh mất thời gian, cũng như hạn chế tình trạng sai lệch, thiếu sót, hoặc hư hỏng dữ liệu, người dùng vẫn cần lưu ý một số vấn đề sau:

1. Hãy chú ý đến công thức hàm

Khi sử dụng hàm để lọc trùng dữ liệu trong GG Sheets, người dùng cần chắc chắn công thức sẽ được triển khai chính xác, vì chỉ 1 lỗi nhỏ, thiếu dấu “,” hoặc dấu “ngoặc” cũng sẽ khiến kết quả sai lệch.

2. Đừng quên sao lưu dữ liệu gốc

Việc sao lưu dữ liệu gốc là một giải pháp tốt để người dùng có thể tránh được những sự cố mất mát, hoặc lỗi định dạng dữ liệu do sai sót. Do đó, trước khi thực hiện những thay đổi, tốt nhất là người dùng nên sao lưu bản gốc, hoặc tạo một bản sao dự phòng của bảng tính Google.

3. Có thể làm việc trên bản sao để tránh sai sót

Thực tế thì, việc lọc trùng dữ liệu trên GG Sheets không phải lúc nào cũng thành công từ lần thử đầu tiên, nhất là với những Newbie. Vậy nên, nếu không chắc chắn, người dùng hãy tạo ra một bản sao và thực hiện chỉnh sửa ngay trên đó, điều này sẽ không ảnh hưởng gì đến dữ liệu gốc.4

4. Đánh giá và kiểm tra kết quả

Dù là áp dụng phương pháp lọc trùng nào, thì người dùng cũng phải kiểm tra thật kỹ các kết quả. Vì đôi khi, quá trình có thể xảy ra sai sót, hiển thị kết quả sai và không đúng với dữ liệu thực, do đó người dùng cần phải xem xét và điều chỉnh lại.

5. Kết hợp các công cụ lọc trùng khác nhau

Google Sheets cung cấp nhiều công cụ khác nhau để người dùng có thể lọc trùng dữ liệu hiệu quả. Theo đó, với các tiện ích mở rộng, định dạng có điều kiện, hay như hàm IF, UNIQUE,…. người dùng có thể linh hoạt áp dụng tùy vào tình huống cụ thể.

6. So sánh dữ liệu gốc

Việc sao lưu dữ liệu gốc là một giải pháp tốt để người dùng có thể tránh được những sự cố mất mát, hoặc lỗi định dạng dữ liệu do sai sót. Do đó, trước khi thực hiện những thay đổi, tốt nhất là người dùng nên sao lưu bản gốc, hoặc tạo một bản sao dự phòng của bảng tính Google.

Lời kết

Bài viết là top 5+ cách lọc trùng trong Google Sheets cực đơn giản, dễ dàng dành cho người mới. Nếu có thắc mắc, hoặc bất kỳ băn khoăn nào cần giải đáp, người dùng đừng quên có thể nhắn tin trực tiếp HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 tại LiveChat phía dưới để có thể nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia.