Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Nhận tư vấn
Quản lý dịch vụ
Khi tạo biểu mẫu khảo sát trên Google Forms, việc biết cách khóa link Google Forms sẽ cần thiết để đảm bảo rằng những người tham gia chỉ có thể phản hồi trong khoảng thời gian hoặc số lượng nhất định. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn nâng cao hiệu quả trong việc thu thập dữ liệu và bảo mật thông tin cá nhân. Trong bài viết này, HVN Group sẽ hướng dẫn chi tiết cách đóng link Google Forms và một số lưu ý quan trọng người dùng cần nắm rõ.
Hướng dẫn cách khóa link Google Forms đơn giản
Việc khóa link Google Forms thường sẽ được thực hiện khi người dùng đã thu thập đủ số lượng phản hồi cần thiết, hoặc đạt đến giới hạn người tham gia. Khi đó, để thực hiện việc đóng form khảo sát, người dùng cũng chỉ cần thực hiện với quy trình đơn giản sau:
– Bước 1: Mở Google Forms và chọn biểu mẫu cần khóa link.
– Bước 2: Click chọn biểu tượng Chia sẻ ở góc trên bên phải.
– Bước 3: Khi cửa sổ hiển thị, tại mục Chế độ xem cho Người trả lời, hãy thiết lập tùy chọn Hạn chế >> nhấn Xong để lưu thay đổi.
– Bước 4: Sau khi hoàn tất, người lạ khi truy cập Google Forms thông qua liên kết sẽ không thể thực hiện khảo sát trừ khi có sự cho phép của người dùng.
Các mở khóa link Google Forms nhanh chóng
Trường hợp số lượng người tham gia hoặc chất lượng phản hồi không đạt như kỳ vọng, người dùng cũng có thể mở khóa link Google Forms một cách nhanh chóng, tránh gián đoạn việc thu thập dữ liệu với các bước đơn giản sau:
– Bước 1: Mở Google Forms và chọn biểu mẫu đã khóa link.
– Bước 2: Click chọn biểu tượng Chia sẻ ở góc trên bên phải.
– Bước 3: Khi cửa sổ hiển thị, tại mục Chế độ xem cho Người trả lời, hãy thiết lập quyền truy cập cho bất kỳ ai có đường liên kết hoặc một nhóm cụ thể tùy mục đích khảo sát.
Như vậy, việc khóa và mở link Google Forms có thể dễ dàng được thực hiện chỉ với vài thao tác đơn giản. Điều này giúp người dùng kiểm soát thời gian, giới hạn số lượng tham gia, cũng như quản lý và thu thập dữ liệu một cách chính xác nhất.
Tại sao cần khóa link Google Forms?
Việc biết cách khóa Google Forms không chỉ giúp người dùng quản lý tốt hơn các khảo sát hay biểu mẫu, mà còn nâng cao hiệu quả trong việc thu thập dữ liệu. Theo đó, dưới đây là một số lý do tại sao người dùng nên khóa link Google Forms sau khi khảo sát:
Giới hạn số lượng người tham gia
Một số trường hợp, người dùng chỉ cần thu thập dữ liệu từ một nhóm người cụ thể, hoặc một số lượng nhất định. Việc khóa link sẽ giúp họ dễ dàng quản lý và kiểm soát số lượng phản hồi, từ đó đưa ra kết quả phân tích chính xác và nhanh chóng hơn.
Kiểm soát thời gian thu thập dữ liệu
Trong những tình huống người dùng cần thực hiện khảo sát với thời hạn rõ ràng, việc khóa link biểu mẫu cũng sẽ rất cần thiết sau khi thời gian kết thúc. Điều này giúp hạn chế việc người dùng gửi phản hồi sau thời gian quy định, gây ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu. Đồng thời, đây cũng sẽ là cách giúp bình ổn tâm lý cho những ai đang tham gia khảo sát, đảm bảo họ sẽ không bị phân tâm khi gửi phản hồi trong thời gian cho phép.
Bảo mật dữ liệu và thông tin cá nhân
Thông tin cá nhân của người tham gia luôn cần được bảo mật. Vì vậy, sau khi thu thập đủ dữ liệu, việc người dùng khóa link Google Forms sẽ là rất cần thiết để ngăn chặn các trường hợp sử dụng biểu mẫu trái phép. Ngoài ra, việc này cũng sẽ giúp duy trì sự uy tín của người dùng đối với người tham gia khảo sát, đảm bảo thông tin cá nhân của họ sẽ không bị lạm dụng.
Hạn chế spam và phản hồi không mong muốn
Với các biểu mẫu công khai, người dùng có thể sẽ phải đối mặt với các phản hồi không liên quan hoặc thậm chí là spam từ các nguồn không mong muốn. Việc khóa link Google Forms sẽ giúp loại bỏ những yếu tố này, đảm bảo người dùng sẽ chỉ nhận được các phản hồi chất lượng từ những người tham gia thực sự. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn nâng cao độ chính xác của các dữ liệu thu thập được.
04+ Lưu ý quan trọng khi khóa link Google Forms
Dù việc khóa link Google Forms khá đơn giản, nhưng vẫn có một số lưu ý quan trọng mà người dùng cần nhớ để tránh những rắc rối không đáng có như sau:
Gửi thông báo cho tất cả những người tham gia
Trước khi khóa link, người dùng hãy đảm bảo rằng mình đã thông báo cho tất cả những người tham gia về thời gian và lý do tại sao cần khóa biểu mẫu. Bởi lẽ, việc này không chỉ giúp mọi người hiểu rõ hơn việc khóa link, mà còn tạo sự chuyên nghiệp trong công việc. Thông báo có thể được gửi qua email, tin nhắn, hoặc thông qua mạng xã hội để mọi người đều dễ dàng tiếp nhận.
Ghi nhớ các biểu mẫu đã khóa
Nếu người dùng thường xuyên làm việc với các biểu mẫu Google Forms, hãy chắc chắn rằng mình đã khóa đúng link. Đôi khi, người dùng có thể vô tình khóa các biểu mẫu đang trong thời gian khảo sát, dẫn đến khó khăn cho những người tham gia. Vậy nên, tốt nhất là người dùng nên sử dụng một bảng tính để theo dõi tất cả các biểu mẫu, giúp việc quản lý và kiểm soát tốt hơn các biểu mẫu đã khóa và mở.
Kiểm tra lại cài đặt
Trước khi thực hiện việc khóa link, người dùng cũng cần kiểm tra lại tất cả các cài đặt của biểu mẫu một lần nữa. Đảm bảo rằng các thông tin như ngày giờ, số lượng phản hồi đều chính xác và phù hợp với kế hoạch đề ra. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của các dữ liệu thu thập được.
Sao lưu dữ liệu trước khi khóa biểu mẫu
Ngoài việc kiểm tra lại cài đặt, hay ghi nhớ biểu mẫu đã khóa, thì người dùng cũng cần đặc biệt lưu ý đến việc sao lưu dữ liệu trước khi khóa link. Các dữ liệu thu thập được người dùng có thể tải về dưới dạng file CSV, hoặc xuất trực tiếp từ Google Forms sang Google Sheets, vừa giúp bảo mật thông tin an toàn, vừa thuận tiện cho việc phân tích dữ liệu.
Lời kết
Với những hướng dẫn và lưu ý quan trọng trên, hy vọng người dùng có thể dễ dàng đóng form khảo sát với cách khóa link Google Forms đơn giản, dễ dàng. Nếu thắc mắc, hoặc còn bất kỳ câu hỏi nào cần giải đáp, hãy trực tiếp liên hệ với chúng tôi qua các kênh thông tin dưới đây để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ chu đáo nhất từ các chuyên gia HVN.
Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0
Hotline: 024.9999.7777
