Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Một trong những nền tảng phổ biến nhất để thực hiện điều này chính là Google Meet. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết đến cách ghi lại cuộc họp trên Google Meet để tận dụng tối đa lợi ích mà nền tảng mang lại. Bài viết sẽ là những chia sẻ chi tiết về cách ghi lại cuộc họp Google Meet, điều kiện, và một số lưu ý quan trọng mà người dùng cần biết.
Tại sao nên ghi lại cuộc họp trên Google Meet?
GG Meet có record được không? Có. Việc ghi lại các cuộc họp Google Meet không chỉ giúp lưu giữ thông tin quan trọng, mà còn hỗ trợ tăng cường hiệu quả công việc và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Theo đó, dưới đây là một số lý do chính mà người dùng nên cân nhắc ghi lại cuộc họp:
Giúp lưu trữ thông tin quan trọng
Khi tham gia cuộc họp, người dùng đôi lúc sẽ bị cuốn vào nội dung của cuộc thảo luận mà quên đi một số chi tiết quan trọng. Việc ghi lại cuộc họp sẽ giúp họ lưu trữ toàn bộ thông tin được trình bày, từ đó dễ dàng cho việc xem lại khi cần thiết.
Nội dung của cuộc họp có thể bao gồm các quyết định quan trọng, kế hoạch hành động, hoặc ý tưởng đề xuất mới. Khi được ghi lại, người dùng sẽ có thêm tài liệu tham khảo đáng tin cậy để sử dụng trong tương lai, tránh tình trạng bỏ lỡ thông tin giá trị.
Tăng cường hiệu quả công việc
Một trong những lợi ích nổi bật của việc ghi lại cuộc họp cũng chính là khả năng nâng cao hiệu suất làm việc. Sau khi cuộc họp kết thúc, việc nghe lại bản ghi sẽ giúp người dùng có thể nắm rõ hơn về các nhiệm vụ được phân công, thời hạn hoàn thành và mục tiêu cần đạt được.
Ngoài ra, cách quay màn hình Google Meet có tiếng cũng cho phép những người không thể tham gia cuộc họp vẫn có cơ hội tiếp cận thông tin quan trọng. Điều này không chỉ giúp mọi người đồng bộ hóa công việc, mà còn tạo điều kiện cho việc truyền đạt thông tin nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Tài liệu cho việc đào tạo và báo cáo
Ghi lại cuộc họp cũng là cách để người dùng có thể lưu lại nguồn tài liệu quý giá cho các chương trình đào tạo sau này. Họ có thể sử dụng bản ghi để giới thiệu về quy trình làm việc, quy tắc ứng xử, hoặc các kỹ năng cần thiết cho nhân viên mới.
Hơn nữa, với bản ghi cuộc họp, người dùng cũng có thể dễ dàng chuẩn bị cho báo cáo tổng kết hoạt động. Những nội dung chính trong cuộc họp sẽ giúp họ xây dựng báo cáo đầy đủ và chính xác hơn, từ đó phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả công việc của nhóm.
Tối ưu hóa việc cộng tác nhóm
Trong môi trường làm việc hiện đại, sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm là rất quan trọng. Ghi lại cuộc họp cho phép tất cả mọi người đều có thể theo dõi và đóng góp ý kiến của mình, ngay cả khi họ không thể tham gia trực tiếp.
Điều này cũng thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm tốt hơn, bởi mọi thành viên đều có thể thấy rõ ràng những gì đã được thảo luận và quyết định. Việc này không chỉ giúp tăng cường sự minh bạch, mà còn tạo điều kiện cho mọi người cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.
Điều kiện để sử dụng tính năng ghi lại cuộc gọi trong Google Meet
Trước khi bắt đầu ghi lại cuộc họp trên Google Meet, người dùng cũng cần đảm bảo rằng mình đáp ứng đủ các điều kiện nhất định để sử dụng tính năng này. Cụ thể như:
Đăng ký tài khoản Google Workspace bản quyền
Tính năng ghi lại cuộc họp trên Google Meet hiện chỉ khả dụng cho những người dùng có đăng ký tài khoản Google Workspace. Do đó, nếu đang sử dụng tài khoản cá nhân (như Gmail), thì người dùng sẽ không thể sử dụng tính năng này. Ngoài ra việc sử dụng tài khoản Google Meet trả phí sẽ vượt trội hơn so với việc sử dụng GG Meet miễn phí.
Xem thêm: So sánh Google Meet có phí và không trả phí chi tiết
Cách đăng ký tài khoản Google Workspace cũng rất đơn giản, người dùng chỉ cần truy cập vào trang web của Google và làm theo hướng dẫn. Hoặc liên hệ với các đại lý uỷ quyền uy tín (như HVN Group) để được tư vấn và hỗ trợ. Tài khoản này không chỉ giúp ghi lại cuộc họp, mà còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác để doanh nghiệp có thể tối ưu mục đích lưu trữ dữ liệu, quản lý lịch làm việc, cũng như chia sẻ thông tin một cách dễ dàng.
Quyền truy cập ghi lại cuộc gọi
Để có thể ghi lại cuộc họp, người dùng cũng cần đảm bảo rằng mình có quyền truy cập phù hợp. Thông thường, người tổ chức cuộc họp sẽ là người duy nhất có quyền ghi lại. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, họ có thể ủy quyền cho những thành viên khác trong nhóm.
Việc này rất quan trọng vì chỉ những người có quyền mới có thể thực hiện việc ghi lại nội dung cuộc họp. Nếu không phải là người tổ chức cuộc họp nhưng muốn ghi lại, hãy chắc chắn rằng người tổ chức thực hiện việc uỷ quyền. Điều này không chỉ giúp bảo vệ thông tin, mà còn đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia đều đồng ý với việc ghi lại.
Thiết bị và phần mềm hỗ trợ
Để ghi lại cuộc họp trên Google Meet, thiết bị và phần mềm hỗ trợ cũng là những điều kiện quan trọng. Máy tính và thiết bị di động khi truy cập, tốt nhất nên được cài đặt phiên bản mới nhất của trình duyệt Chrome hoặc ứng dụng Google Meet.
Chất lượng âm thanh và hình ảnh của bản ghi cuộc họp cũng phụ thuộc vào micro và camera mà người dùng đang sử dụng. Hãy đảm bảo rằng thiết bị sẽ có khả năng ghi âm và ghi hình rõ ràng để tránh gặp phải các vấn đề về chất lượng sau này. Việc kiểm tra kỹ lưỡng thiết bị trước khi bắt đầu cuộc họp cũng là điều cần thiết để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Kết nối Internet ổn định
Vì là nền tảng họp trực tuyến, nên để ghi lại cuộc họp Google Meet một cách hiệu quả, người dùng cũng cần phải đảm bảo kết nối Internet ổn định. Nếu mạng Internet yếu hoặc chập chờn, quá trình ghi lại có thể bị gián đoạn, hoặc thậm chí mất hoàn toàn.
Để giảm thiểu rủi ro, người dùng tốt nhất là nên kiểm tra lại kết nối Internet trước khi cuộc họp bắt đầu. Nếu có thể, hãy kết nối trực tiếp qua dây cáp Ethernet thay vì sử dụng Wifi để tăng cường độ ổn định. Trong trường hợp đang ở nơi có đường truyền kém, hãy cân nhắc việc ghi lại bằng cách sử dụng thiết bị di động với mạng 4G/5G.
Hướng dẫn cách ghi lại cuộc họp trong Google Meet
Khi đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết, người dùng có thể bắt đầu ghi lại cuộc họp của mình trên Google Meet một cách dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để người dùng có thể tham khảo thực hiện:
Cách ghi lại cuộc họp trên Meet trên máy tính
Google Meet cho phép người dùng có thể ghi lại cuộc họp dễ dàng trên máy tính, đơn giản chỉ với 05 bước sau:
– Bước 1: Mở ứng dụng Google Meet trên máy tính >> tạo hoặc tham gia một cuộc họp.
– Bước 2: Để bắt đầu bản ghi, hãy click vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc dưới bên phải của màn hình >> chọn Ghi lại cuộc họp.
– Bước 3: Sau khi chọn ghi lại, một thông báo sẽ xuất hiện >> chọn Ngôn ngữ cho phụ đề (nếu cần) >> nhấn Bắt đầu ghi để xác nhận hành động.
– Bước 4: Hãy xác nhận mọi người đều đã sẵn sàng >> nhấn Bắt đầu để thực hiện quá trình ghi lại.
– Bước 5: Khi kết thúc, người dùng cũng chỉ cần nhấn lại biểu tượng dấu ba chấm và chọn Dừng ghi là được. Lúc này, file ghi lại sẽ được lưu tự động vào Google Drive.
Cách ghi lại cuộc họp trên Google Meet trên điện thoại
Hiện tại, Google Meet không hỗ trợ tính năng ghi lại cuộc họp trực tiếp trên ứng dụng di động. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể sử dụng các ứng dụng hoặc công cụ ghi màn hình trên điện thoại để ghi lại nội dung với các bước đơn giản sau:
– Bước 1: Mở ứng dụng Google Meet trên điện thoại >> tạo hoặc tham gia cuộc họp.
– Bước 2: Bật ghi màn hình trên thiết bị:
- Trên Android: Vuốt từ trên xuống để mở menu cài đặt nhanh và chọn Quay màn hình.
- Trên iOS: Truy cập Cài đặt > chọn Trung tâm điều khiển và bật Ghi màn hình.
– Bước 3: Khi kết thúc ghi lại, file sẽ được lưu trữ trong thư viện ảnh/video.
*Lưu ý: Nếu chỉ cần thực hiện cách ghi âm Google Meet đơn giản, người dùng cũng có thể sử dụng các ứng dụng hoặc công cụ ghi âm bên ngoài như Audacity, Camtasia, AZ Screen Recorder, hay XRecorder,… Tuy nhiên, trước khi thực hiện, cũng đừng quên thông báo cho tất cả những người tham gia cuộc họp và xin sự đồng ý từ họ.
Quản lý và chia sẻ bản ghi cuộc họp trên Google Meet
Khi cuộc họp kết thúc và quá trình ghi lại hoàn tất, người dùng cũng sẽ cần lưu ý đến cách quản lý và chia sẻ bản ghi cho những người liên quan. Cụ thể như:
Cách truy cập file ghi lại cuộc họp trên Google Drive
Bản ghi cuộc họp sẽ tự động được lưu trữ trong Google Drive. Để truy cập, người dùng đơn giản chỉ cần mở ứng dụng Drive, sau đó tìm thư mục có tên Meet Recordings. Tại đây, bạn sẽ bao gồm tất cả các bản ghi cuộc họp mà người dùng đã thực hiện.
*Lưu ý: Trường hợp không thấy bản ghi, người dùng hãy kiểm tra lại tài khoản Google đang sử dụng. Đôi khi, việc đăng nhập vào một tài khoản khác mà không biết, có thể dẫn đến việc không tìm thấy file ghi lại. Khi đã tìm thấy bản ghi, người dùng có thể mở và phát lại để kiểm tra chất lượng.
Chia sẻ bản ghi cuộc họp trong Google Meet
Khi đã có bản ghi cuộc họp, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ file cho bất kỳ ai thông qua Google Drive. Để thực hiện điều này, hãy nhấp chuột phải vào file bản ghi > chọn Share (Chia sẻ) > nhập địa chỉ email của người mà người dùng muốn chia sẻ hoặc tạo link chia sẻ công khai.
Thêm vào đó, người dùng cũng có thể thiết lập quyền truy cập phù hợp. Cho phép người khác chỉ có thể xem, chỉnh sửa, hoặc tải file tuỳ thuộc vào nhu cầu cụ thể. Việc chia sẻ bản ghi cuộc họp nhanh chóng và dễ dàng giúp tăng cường sự hợp tác và thông tin giữa các thành viên trong nhóm.
Lưu ý quan trọng khi ghi lại cuộc họp Google Meet
Trước khi quyết định ghi lại cuộc họp, cũng sẽ có một số lưu ý mà người dùng cần xem xét để tránh gặp phải các vấn đề không mong muốn:
Quyền truy cập và bảo mật
Vấn đề về quyền truy cập và bảo mật luôn là những yếu tố quan trọng cần được lưu ý trước khi cuộc họp được ghi lại. Chỉ quản trị viên hoặc những người được phân quyền bởi máy chủ mới được phép ghi lại cuộc họp.
Ngoài ra, sau khi cuộc họp kết thúc, bản ghi sẽ được lưu trữ ở máy chủ trên Google Drive hoặc thư mục được chỉ định. Lúc này, quyền truy cập bản ghi, xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống cũng sẽ cần được quản lý nghiêm ngặt, chỉ những người được phép mới có thể truy cập.
Thông báo cho người tham gia về việc ghi lại cuộc họp
Hãy đảm bảo rằng, thông báo ghi lại sẽ được gửi đến tất cả những người dùng tham gia và nhận được sự đồng thuận từ họ. Điều này không chỉ là yếu tố về mặt pháp lý, mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với quyền riêng tư của mỗi cá nhân. Đồng thời giúp họ cảm thấy thoải mái và không cần phải lo lắng bất kỳ điều gì về việc thông tin của mình có thể bị sử dụng sai mục đích.
Tuân thủ theo chính sách và quy định của tổ chức
Mỗi tổ chức đều có những chính sách riêng về việc ghi lại cuộc họp. Do đó, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng mình đã nắm rõ các quy định và tuân thủ chính sách để tránh vi phạm. Một số tổ chức có thể yêu cầu phê duyệt từ cấp quản lý trước khi ghi lại, trong khi một số khác có thể cấm việc ghi lại hoàn toàn.
Giới hạn dung lượng lưu trữ và thời gian ghi lại
Việc giới hạn dung lượng lưu trữ và thời gian ghi lại cuộc họp cũng là một trong những yếu tố quan trọng. Google Drive có giới hạn dung lượng nhất định, do đó mà người dùng cũng nên thường xuyên kiểm tra và xóa các file không cần thiết để tránh bộ nhớ bị đầy.
Bên cạnh đó, nếu cuộc họp kéo dài trong nhiều giờ, thì việc ghi lại cuộc họp có thể sẽ xảy ra tình trạng file quá lớn, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý và chia sẻ. Với trường hợp này, người dùng có thể xử lý đơn giản bằng cách nâng cấp lên các gói đăng ký có dung lượng lớn hơn.
HVN Group tự hào là một trong những nhà cung cấp Google Workspace uy tín tại Việt Nam. Bằng cách liên hệ Hotline: 024.9999.7777 hoặc nhấp vào Đăng ký phía dưới, doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký và nâng cấp dung lượng lưu trữ ở tất cả các gói khi cần.
Khắc phục sự cố thường gặp khi ghi lại cuộc họp trong Google Meet
Trong quá trình ghi lại cuộc họp, có thể sẽ phát sinh một số sự cố mà người dùng cần biết cách khắc phục để đảm bảo việc ghi lại diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Chẳng hạn như:
Không thể ghi lại cuộc họp
Một trong những lỗi phổ biến khi ghi lại cuộc họp đó là không thể bắt đầu quá trình ghi lại. Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc tài khoản không có quyền truy cập ghi lại, hoặc chưa đăng ký gói Google Workspace phù hợp. Để khắc phục, hãy kiểm tra lại các thông tin tài khoản và đảm bảo rằng người dùng đã được cấp quyền ghi lại. Nếu vẫn gặp khó khăn, hãy liên hệ với quản trị viên của tổ chức để được hỗ trợ.
Bên cạnh đó, người dùng cũng cần chắc chắn rằng mình đang sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng Google Meet. Việc nâng cấp phần mềm không chỉ giúp cải thiện hiệu suất, mà còn giảm thiểu khả năng xảy ra sự cố khi ghi lại cuộc họp.
Hình ảnh và chất lượng âm thanh thấp
Khi ghi lại cuộc họp, nếu chất lượng âm thanh và hình ảnh không tốt, điều này có thể làm giảm giá trị của bản ghi. Để cải thiện chất lượng, người dùng hãy lưu ý kiểm tra kết nối Internet của mình trước khi bắt đầu. Bởi, kết nối Internet ổn định sẽ giúp cho việc truyền tải dữ liệu và ghi âm bản ghi mượt mà hơn rất nhiều.
Thêm vào đó, hãy sử dụng micro chất lượng tốt và đảm bảo không có tiếng ồn xung quanh. Đồng thời, cũng hãy yêu cầu mọi người tìm một không gian yên tĩnh khi tham gia cuộc họp để tránh làm gián đoạn buổi ghi. Những yếu tố này đều sẽ góp phần tạo ra một bản ghi chất lượng cao hơn.
Không tìm thấy file ghi lại cuộc họp trên Google Drive
Việc không tìm thấy file ghi lại sau khi cuộc họp kết thúc có thể sẽ gây bối rối với không ít người dùng. Để xử lý, người dùng trước tiên hãy kiểm tra thư mục Meet Recordings trong Google Drive để tìm bản ghi. Trường hợp không thấy file, có thể bản ghi vẫn đang trong quá trình xử lý, bởi đôi khi, quá trình lưu trữ có thể sẽ mất nhiều thời gian tải file tuỳ thuộc vào độ dài của cuộc họp.
Nếu sau một thời gian mà vẫn không thể tìm thấy file ghi lại, người dùng hãy xem xét lại tài khoản Google mà mình đã sử dụng để ghi âm. Việc đăng nhập nhầm vào một tài khoản khác có thể dẫn đến việc không nhìn thấy bản ghi, và điều này thường xảy ra với những người có nhiều tài khoản Google.
File ghi lại bị lỗi hoặc không thể mở
Đôi lúc, người dùng cũng có thể gặp phải trường hợp file ghi lại bị lỗi hoặc không thể mở. Điều này có thể là do sự cố trong quá trình ghi lại hoặc do kết nối Internet không ổn định. Nếu gặp phải vấn đề này, trước tiên hãy thử mở file trên một thiết bị khác hoặc sử dụng phần mềm phát lại khác nhau.
Nếu vấn đề vẫn không được giải quyết, hãy kiểm tra lại dung lượng bộ nhớ trên Google Drive. Nếu bộ nhớ đầy, file ghi lại có thể bị hỏng. Lưu ý rằng, việc thay đổi phần mở rộng của file cũng có thể giúp người dùng linh hoạt mở nó trên các ứng dụng phát lại khác nhau.
Không thể dừng ghi cuộc họp
Một số trường hợp người dùng có thể gặp khó khăn trong việc dừng quá trình ghi lại. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng, việc sử dụng giao diện chuẩn và thực hiện đúng các bước cần thiết sẽ là điều cần thiết để có thể dừng ghi lại.
Nếu vẫn không thể dừng, hãy thử thoát khỏi cuộc họp và khởi động lại ứng dụng. Đồng thời, cũng nên xem xét việc cập nhật ứng dụng Google Meet hoặc khởi động lại thiết bị của mình, vì đôi khi, việc khởi động lại có thể giúp giải quyết nhiều vấn đề kỹ thuật.
Không thể chia sẻ bản ghi cho người khác
Cuối cùng, nếu không thể chia sẻ bản ghi cuộc họp với người khác, người dùng hãy kiểm tra quyền truy cập của file trong Google Drive. Đảm bảo rằng, quyền truy cập đã được thiết lập thích hợp cho những người mà mình muốn chia sẻ. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo link chia sẻ công khai để dễ dàng gửi file cho những người tham gia khác.
Trong trường hợp gặp phải bất kỳ vấn đề nào khác liên quan đến việc chia sẻ, người dùng cũng hãy kiểm tra lại chính sách bảo mật của tổ chức. Bởi, một số nơi có thể hạn chế việc chia sẻ file nội bộ để bảo mật an toàn cho dữ liệu.
Xem thêm: Tất tần tật về Google Meet
Lời kết
Cách ghi lại cuộc họp trên Google Meet không chỉ là tính năng hữu ích, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả công việc và tăng cường sự cộng tác. Ngoài ra, với đăng ký Google Workspace, người dùng còn được cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác để doanh nghiệp có thể tối ưu mục đích lưu trữ dữ liệu, đảm bảo quyền riêng tư và an toàn cho tất cả các bên tham gia.
Nếu vướng mắc, hoặc có bất kỳ băn khoăn nào cần giải đáp, người dùng có thể trực tiếp liên hệ đến HVN Group qua một số kênh thông tin dưới đây để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ đội ngũ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực.
Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0
Hotline: 024.9999.7777
