03+ Cách chụp màn hình bằng Excel “thần tốc” cho người mới

Bạn đang làm việc trong Excel và muốn nhanh chóng chụp lại một vùng dữ liệu, biểu đồ hay bảng tính để gửi cho đồng nghiệp? Không cần mở thêm phần mềm nào khác, Excel đã tích hợp sẵn tính năng chụp màn hình cực kỳ tiện lợi mà không phải ai cũng biết. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn cách chụp màn hình bằng Excel đơn giản đến mức người mới bắt đầu cũng làm được ngay. Khám phá ngay để nâng cao hiệu suất làm việc và ghi điểm trong mắt sếp chỉ với vài cú click chuột! Khi nào nên áp dụng cách chụp màn hình bằng Excel?

Tổng hợp các cách chụp màn hình bằng Excel đơn giản

Bạn đang cần chụp lại dữ liệu, biểu đồ hay một phần giao diện trên Excel để gửi cho đồng nghiệp, sếp, hoặc đưa vào báo cáo? Có nhiều cách để làm điều này, từ việc sử dụng các tính năng tích hợp sẵn trong Excel đến tận dụng các ứng dụng bên ngoài. Nội dung dưới đây sẽ tổng hợp và hướng dẫn chi tiết từng bước các phương pháp chụp màn hình hiệu quả, giúp bạn dễ dàng lựa chọn và áp dụng cho công việc của mình.

Cách chụp màn hình bằng Excel thông qua phím tắt

Đây được xem là cách phổ biến và nhanh chóng nhất, áp dụng cho mọi ứng dụng trên máy tính, không chỉ riêng Excel. Nếu bạn muốn áp dụng cách chụp màn hình bằng Excel thông qua phím tắt thì có thể tham khảo hướng dẫn như sau:

Trên Windows

• Chụp toàn bộ màn hình:
  • Phím: Nhấn tổ hợp phím Windows + Print Screen (PrtSc) hoặc PrtScn (tên phím có thể khác nhau tùy bàn phím).
  • Kết quả: Hình ảnh toàn bộ màn hình sẽ được sao chép vào clipboard. Bạn cần dán (Ctrl + V) vào Excel hoặc một ứng dụng chỉnh sửa ảnh (như Paint, Word) để lưu lại.
• Chụp một cửa sổ hiện đang hoạt động trên máy tính:
  • Phím: Nhấn tổ hợp phím Windows + Alt + Print Screen.
  • Kết quả: Chỉ cửa sổ mà bạn đang mở và hoạt động sẽ được sao chép vào clipboard. Dán vào Excel bằng Ctrl + V.
• Chụp một phần màn hình (sử dụng Snipping Tool tích hợp):
  • Phím: Nhấn tổ hợp phím Windows + Shift + S.
  • Kết quả: Màn hình sẽ mờ đi và con trỏ chuột biến thành dấu cộng. Bạn thực hiện kéo thả chuột để lựa chọn vùng muốn chụp. Hình ảnh sẽ tự động sao chép vào clipboard và bạn có thể dán trực tiếp vào Excel bằng Ctrl + V. Ngoài ra, một thông báo sẽ hiện lên ở góc dưới bên phải màn hình, cho phép bạn click vào để chỉnh sửa hoặc lưu ảnh.

Trên macOS

• Chụp toàn bộ màn hình:
  • Phím: Nhấn tổ hợp phím Command (⌘) + Shift + 3.
  • Kết quả: Ảnh sẽ tự động lưu dưới dạng file hình ảnh (thường là PNG) trên desktop. Bạn chỉ cần kéo thả hoặc chèn ảnh này vào Excel.

• Chụp một phần tùy chỉnh của màn hình:
  • Phím: Nhấn tổ hợp phím Command (⌘) + Shift + 4.
  • Kết quả: Con trỏ chuột biến thành dấu thập. Bạn di chuyển chuột để lựa chọn vùng muốn chụp. Ảnh chụp màn hình sẽ tự động được lưu trên desktop.
• Chụp một cửa sổ cụ thể:
  • Phím: Nhấn tổ hợp phím Command (⌘) + Shift + 4, sau đó nhấn phím Spacebar (phím cách). Con trỏ chuột sẽ được biến đổi thành biểu tượng camera. Di chuyển camera đến cửa sổ bạn muốn chụp và click chuột.
  • Kết quả: Ảnh cửa sổ đó sẽ tự động lưu trên desktop.

Cách chụp màn hình bằng Excel App

Excel có một tính năng tích hợp rất tiện lợi cho phép bạn chụp màn hình của các cửa sổ đang mở trên máy tính và chèn trực tiếp vào trang tính Excel mà không cần phải dùng đến phần mềm ngoài. Dưới đây là các bước hướng dẫn cách chụp màn hình bằng Excel thông qua phiên bản ứng dụng được cài đặt trên máy tính.

• Bước 1: Mở file Excel.
• Bước 2: Chọn tab Insert (Chèn) ngay trên chính thanh công cụ.
• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Screenshot (Ảnh chụp màn hình) trong nhóm “Illustrations”.

• Bước 4: Excel sẽ hiển thị các cửa sổ đang mở – bạn có thể chọn một cửa sổ hoặc nhấn Screen Clipping (Cắt màn hình) để chọn vùng cụ thể.

• Bước 5: Ảnh sẽ được chèn trực tiếp vào bảng tính hiện tại.
  

*Mẹo nhỏ: Sau khi chèn ảnh, bạn có thể điều chỉnh kích thước, thêm viền hoặc đổ bóng để tạo sự nổi bật.

*Lưu ý: Hiện tại, tính năng chụp màn hình bằng Excel chỉ có sẵn trên phiên bản ứng dụng được cài đặt trên máy tính. Do đó, người dùng sẽ không thể thao tác chụp màn hình bằng Excel online.

Cách chụp màn hình Excel bằng các ứng dụng khác

Ngoài các phương pháp trên, bạn còn có thể tận dụng các ứng dụng chuyên dụng khác để triển khai cách chụp màn hình Excel một cách linh hoạt hơn, đặc biệt khi cần chỉnh sửa hoặc quản lý ảnh chụp:

• Snipping Tool (Windows): Đây là công cụ chụp màn hình mặc định và rất mạnh mẽ trên Windows. Bạn có thể tìm kiếm “Snipping Tool” trong Start Menu. Nó cung cấp nhiều chế độ chụp (Free-form, Rectangular, Window, Full-screen Snip) và cho phép bạn chỉnh sửa cơ bản, lưu ảnh dễ dàng.
• Snip & Sketch (Windows 10/11): Là công cụ thay thế hiện đại hơn cho Snipping Tool, có thể truy cập nhanh bằng Windows Key + Shift + S. Nó cung cấp thêm các tùy chọn chú thích, đánh dấu trên ảnh.
• Lightshot (Phần mềm miễn phí): Một ứng dụng nhẹ và cực kỳ tiện dụng. Sau khi cài đặt, bạn chỉ cần nhấn phím Print Screen, kéo chọn vùng muốn chụp. Lightshot cung cấp các công cụ chỉnh sửa nhanh (vẽ, đánh dấu, thêm chữ), và cho phép bạn lưu ảnh, sao chép vào clipboard, hoặc thậm chí tải lên dịch vụ đám mây của họ để chia sẻ link.
• Greenshot (Phần mềm mã nguồn mở): Tương tự Lightshot, Greenshot là một lựa chọn tuyệt vời với nhiều tính năng nâng cao hơn như chụp cửa sổ đang cuộn, chụp từ menu ngữ cảnh, và nhiều tùy chọn lưu trữ/xuất ảnh.
• Chụp màn hình trên điện thoại/máy tính bảng: Nếu bạn đang xem file Excel trên thiết bị di động, bạn có thể sử dụng tính năng chụp màn hình của chính thiết bị đó (thường là tổ hợp phím Nguồn + Giảm âm lượng hoặc các cử chỉ vuốt tùy chỉnh).

Khi nào nên áp dụng cách chụp màn hình bằng Excel?

Bạn nên áp dụng cách chụp màn hình bằng Excel (sử dụng tính năng Screenshot tích hợp trong Excel app) trong những trường hợp sau:

• Khi bạn muốn chèn ảnh chụp màn hình vào file Excel ngay lập tức: Tính năng này giúp bạn chụp và đưa ảnh vào trang tính chỉ với vài cú click, cực kỳ nhanh gọn. Bạn không cần phải mở một ứng dụng chỉnh sửa ảnh riêng, dán vào, rồi mới sao chép/chèn lại vào Excel.
• Khi bạn muốn chụp toàn bộ một cửa sổ ứng dụng đang mở trên máy tính: Excel sẽ liệt kê các cửa sổ đang hoạt động, cho phép bạn chọn và chụp toàn bộ một cửa sổ mà không cần cắt ghép thủ công.
• Khi bạn cần chụp một phần màn hình tùy chỉnh và chèn nhanh vào Excel: Tùy chọn “Screen Clipping” (Cắt màn hình) cho phép bạn kéo chọn một vùng bất kỳ trên màn hình desktop, và hình ảnh đó sẽ tự động xuất hiện trong bảng tính của bạn.
• Khi bạn làm việc chủ yếu trong môi trường Excel và muốn giữ quy trình làm việc liền mạch: Việc sử dụng tính năng tích hợp giúp bạn duy trì sự tập trung, không phải chuyển đổi giữa các phần mềm hay công cụ khác nhau, đặc biệt là khi bạn cần minh họa dữ liệu bằng hình ảnh ngay bên cạnh bảng tính của mình.
• Khi bạn không muốn cài đặt thêm phần mềm bên ngoài: Đây là một giải pháp tiện lợi vì tính năng này đã có sẵn trong Excel mà bạn đang sử dụng.

Cách chụp màn hình bằng Excel đặc biệt hữu ích khi bạn đang làm việc trực tiếp trong Excel và cần chèn nhanh chóng các hình ảnh minh họa từ các ứng dụng khác hoặc từ chính màn hình của mình, giúp quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.

Lợi ích khi chụp màn hình bằng Excel là gì?

Cách chụp màn hình bằng Excel mang lại rất nhiều lợi ích đáng kể, giúp công việc của bạn trở nên hiệu quả và thuận tiện hơn:

1. Nhanh chóng và tiện lợi

Bạn không cần phải rời khỏi môi trường Excel để mở một ứng dụng chụp màn hình khác như Snipping Tool hay Paint. Chỉ với vài cú click ngay trên thanh công cụ, ảnh chụp màn hình sẽ được chèn trực tiếp vào bảng tính của bạn. Điều này tiết kiệm đáng kể thời gian và giúp bạn duy trì luồng công việc liên tục.

2. Dễ dàng chèn trực tiếp vào bảng tính

Lợi ích lớn nhất là khả năng chèn ảnh trực tiếp vào trang tính Excel. Bạn không cần phải sao chép, dán, hoặc tải ảnh từ thư mục máy tính. Hình ảnh sẽ tự động xuất hiện tại vị trí con trỏ hoặc một vị trí mặc định, sẵn sàng để bạn điều chỉnh.

3. Tăng cường khả năng minh họa dữ liệu

Khi bạn cần giải thích hoặc minh họa một phần dữ liệu, biểu đồ, hay giao diện người dùng khác cho người xem, việc chèn hình ảnh trực tiếp vào Excel là vô cùng hữu ích. Điều này giúp tài liệu của bạn trực quan, dễ hiểu hơn, đặc biệt khi trình bày các bước hướng dẫn hoặc so sánh các ứng dụng.

4. Chọn lọc linh hoạt (chụp toàn bộ cửa sổ hoặc cắt vùng tùy chỉnh)

Tính năng này cung cấp hai tùy chọn linh hoạt:

• Chụp toàn bộ một cửa sổ ứng dụng: Nếu bạn muốn chụp toàn bộ giao diện của một chương trình khác đang mở, Excel sẽ liệt kê các cửa sổ đó để bạn chọn.
• Cắt màn hình tùy chỉnh (Screen Clipping): Cho phép bạn kéo chuột để chọn chính xác phần màn hình bạn muốn chụp, loại bỏ những thông tin không cần thiết.

5. Giảm thiểu sự phụ thuộc vào các phần mềm bên ngoài

Bạn không cần phải cài đặt thêm các ứng dụng chụp màn hình bên thứ ba, làm nặng máy hoặc phức tạp hóa quá trình làm việc. Tính năng này đã có sẵn trong bộ công cụ Excel của Microsoft.

6. Dễ dàng tùy chỉnh ảnh ngay sau khi chụp

Sau khi ảnh được chèn vào Excel, bạn có thể dễ dàng sử dụng các công cụ hình ảnh của Excel để:

• Thay đổi kích thước, xoay ảnh.
• Cắt (crop) ảnh để loại bỏ phần thừa.
• Thêm khung, hiệu ứng, hoặc điều chỉnh độ sáng/độ tương phản nếu cần.

Như vậy, cách chụp màn hình trong Excel là một giải pháp đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt phù hợp cho những ai thường xuyên cần kết hợp dữ liệu bảng tính với các hình ảnh minh họa trực quan.

Một số lưu ý khi chụp màn hình bằng Excel

Ngoài việc nắm rõ các cách chụp màn hình, việc biết thêm một số lưu ý quan trọng sẽ giúp bạn thực hiện tác vụ này hiệu quả và chuyên nghiệp hơn, đặc biệt khi làm việc với Excel. Dưới đây là một vài những lưu ý quan trọng mà bạn cần biết để triển khai cách chụp màn hình bằng Excel hiệu quả hơn:

1. Sắp xếp cửa sổ trước khi chụp

• Đóng hoặc thu nhỏ các cửa sổ không liên quan: Đặc biệt khi sử dụng tính năng Screenshot tích hợp trong Excel, việc này giúp danh sách các “Available Windows” (Cửa sổ có sẵn) gọn gàng hơn, dễ dàng chọn đúng cửa sổ bạn muốn chụp.
• Sắp xếp bố cục: Nếu bạn đang chụp một phần màn hình (Screen Clipping) hoặc sử dụng các công cụ như Snipping Tool, hãy đảm bảo các cửa sổ khác không che khuất phần bạn muốn chụp.

2. Chất lượng hình ảnh

• Độ phân giải màn hình: Hình ảnh chụp màn hình sẽ có độ phân giải tương đương với độ phân giải màn hình của bạn. Nếu bạn cần ảnh chất lượng cao để in ấn, hãy cân nhắc điều chỉnh độ phân giải màn hình lên cao hơn (nếu có thể) trước khi chụp.
• Phóng to/Thu nhỏ nội dung: Nếu nội dung trong Excel (hoặc ứng dụng khác) quá nhỏ, hãy thử phóng to (zoom in) trước khi chụp. Điều này giúp các chi tiết trong ảnh rõ ràng hơn khi được chèn vào.

3. Điều chỉnh kích thước và vị trí sau khi chụp

• Kéo thả để thay đổi kích thước: Sau khi ảnh được chèn vào Excel, bạn có thể kéo các góc hoặc cạnh của ảnh để điều chỉnh kích thước cho phù hợp với bố cục bảng tính.
• Di chuyển ảnh: Click và kéo ảnh để đặt nó vào vị trí mong muốn trên trang tính.
• Sử dụng các công cụ ảnh của Excel: Khi ảnh được chọn, tab Picture Format (Định dạng ảnh) sẽ xuất hiện trên thanh công cụ. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn như Crop (Cắt) để loại bỏ phần thừa, Corrections (Hiệu chỉnh) để điều chỉnh độ sáng/tối, hoặc thêm khung viền để ảnh trông chuyên nghiệp hơn.

4. Lưu ý về dung lượng file

• Ảnh có thể làm tăng dung lượng file Excel: Đặc biệt nếu bạn chụp nhiều ảnh hoặc ảnh có độ phân giải cao, file Excel của bạn có thể trở nên rất nặng.
• Nén ảnh: Để giảm dung lượng file, sau khi chèn ảnh, bạn có thể click chuột phải vào ảnh, chọn Compress Pictures (Nén ảnh). Chọn các tùy chọn nén phù hợp (ví dụ: “Web (150 ppi)” hoặc “E-mail (96 ppi)”) để giảm kích thước file mà vẫn giữ được chất lượng chấp nhận được.

5. Xem xét mục đích chụp

• Chụp cho mục đích minh họa: Nếu chỉ để minh họa nhanh, bất kỳ phương pháp nào cũng ổn.
• Chụp để báo cáo chuyên nghiệp: Bạn nên cân nhắc sử dụng các công cụ cho phép chỉnh sửa, thêm chú thích (như Snipping Tool/Snip & Sketch, Lightshot) để ảnh trông rõ ràng và chuyên nghiệp hơn trước khi chèn vào Excel.
• Chụp dữ liệu bảng tính: Nếu mục đích là sao chép dữ liệu từ Excel này sang Excel khác, hãy ưu tiên sao chép và dán trực tiếp dữ liệu (Ctrl+C, Ctrl+V) thay vì chụp màn hình để tránh việc dữ liệu bị biến thành hình ảnh không thể chỉnh sửa được.

Việc ghi nhớ những lưu ý này sẽ giúp bạn không chỉ chụp màn hình nhanh chóng mà còn tạo ra những hình ảnh chất lượng, phục vụ hiệu quả cho công việc của mình trong Excel.

Một số câu hỏi thường gặp

1. Sau khi chụp màn hình bằng Excel, tôi có thể chỉnh sửa ảnh không?

Có. Ngay sau khi ảnh được chèn vào bảng tính Excel, bạn có thể click chọn ảnh để kích hoạt tab “Picture Format” (Định dạng Ảnh) trên thanh công cụ. Tại đây, bạn có thể cắt (crop) ảnh, thay đổi kích thước, xoay, điều chỉnh độ sáng/tương phản, và áp dụng các hiệu ứng cơ bản khác để làm cho ảnh trông chuyên nghiệp hơn.

2. Tại sao ảnh chụp màn hình chèn vào Excel lại bị mờ hoặc không rõ nét?

Có một vài lý do có thể khiến ảnh bị mờ:

• Độ phân giải màn hình thấp: Ảnh chụp màn hình sẽ có độ phân giải tương ứng với màn hình của bạn. Nếu màn hình của bạn có độ phân giải thấp, ảnh chụp sẽ không sắc nét.

• Phóng to ảnh quá mức: Khi bạn phóng to ảnh lên quá nhiều so với kích thước gốc sau khi chèn vào Excel, ảnh có thể bị vỡ hoặc mờ đi.

• Nén ảnh không phù hợp: Nếu bạn đã nén ảnh để giảm dung lượng file Excel, có thể bạn đã chọn mức nén quá cao, làm giảm chất lượng ảnh.

Để khắc phục, hãy thử phóng to nội dung trên màn hình trước khi chụp, hoặc tránh phóng to ảnh quá mức sau khi chèn.

3. Có cách nào chụp ảnh màn hình của chính cửa sổ Excel mà tôi đang làm việc không?

Tính năng “Screenshot” trong Excel không thể tự chụp chính cửa sổ Excel mà bạn đang sử dụng. Để chụp ảnh màn hình của giao diện Excel (ví dụ: chụp thanh công cụ, bảng tính, hoặc một công thức), bạn nên sử dụng:

• Phím tắt hệ thống: Alt + Print Screen (chụp cửa sổ đang hoạt động) hoặc Windows Key + Shift + S (chọn vùng) trên Windows.
• Các ứng dụng chụp màn hình khác: Như Snipping Tool/Snip & Sketch, Lightshot, v.v.

4. Việc chèn nhiều ảnh chụp màn hình có làm nặng file Excel không?

Có, chèn nhiều ảnh chụp màn hình, đặc biệt là ảnh chất lượng cao hoặc kích thước lớn, có thể làm tăng đáng kể dung lượng file Excel của bạn. Điều này có thể khiến file tải chậm hơn và chiếm nhiều không gian lưu trữ hơn.

Để giảm thiểu vấn đề này, hãy nén ảnh sau khi chèn (click chuột phải vào ảnh, chọn Compress Pictures) hoặc chỉ giữ lại những phần ảnh cần thiết bằng cách sử dụng chức năng cắt (crop).

5. Tôi có thể chụp màn hình và dán trực tiếp vào Excel mà không cần lưu thành file không?

Hoàn toàn có thể! Đây là cách làm rất phổ biến và tiện lợi. Hầu hết các phương pháp chụp màn hình (như sử dụng phím Print Screen, Alt + Print Screen, Windows Key + Shift + S trên Windows, hoặc tính năng “Screenshot” tích hợp của Excel) đều sao chép hình ảnh vào bộ nhớ tạm (clipboard). Sau khi ảnh đã nằm trong clipboard, bạn chỉ cần mở file Excel và nhấn Ctrl + V (hoặc Cmd + V trên macOS) để dán ảnh trực tiếp vào trang tính mà không cần phải lưu ảnh thành file riêng biệt.

>>> Xem thêm: Hàm đếm có điều kiện trong Excel

Lời kết

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết về các cách chụp màn hình bằng Excel này, bạn đã trang bị thêm một kỹ năng đắc lực cho công việc của mình.  Ngoài ra, bạn cũng nên đăng ký sử dụng Microsoft Excel  bản quyền, bằng cách mua ngay gói Microsoft 365 chính hãng. 

Nếu trong quá trình triển khai, bạn cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng liên hệ ngay đến HVN Group qua địa chỉ:

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777