Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Nhận tư vấn
Quản lý dịch vụ
Google Calendar là một công cụ hữu ích, giúp người dùng quản lý thời gian, lên kế hoạch và chia sẻ thông tin lịch trình một cách dễ dàng. Vậy làm thế nào để chia sẻ lịch trên Google Calendar? Bài viết này, HVN Group sẽ bật mí chi tiết đến người dùng 02 cách chia sẻ lịch trên Google Calendar đơn giản, hiệu quả có thể dễ dàng áp dụng ngay hôm nay.
02 cách chia sẻ lịch trên Google Calendar đơn giản
Google Calendar cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn để chia sẻ lịch theo nhu cầu cá nhân hoặc tổ chức. Theo đó, dưới đây là 02 cách để người dùng có thể thực hiện điều này nhanh chóng nhất:
Cách chia sẻ lịch Google Calendar với người khác
Khi người dùng muốn cộng tác hoặc chia sẻ thông tin lịch trình với một người nào đó, Google Calendar cho phép họ có thể dễ dàng chia sẻ lịch riêng của mình. Đây là một tính năng rất hữu ích, đặc biệt là trong việc tổ chức các cuộc họp hoặc sự kiện. Để thực hiện, người dùng có thể dễ dàng thao tác nhanh gọn với các bước như sau:
– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google và truy cập vào Google Calendar.
– Bước 2: Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí lịch mà mình muốn chia sẻ. Lịch thường sẽ được liệt kê bên trái của cửa sổ, phía dưới tiêu đề Lịch của tôi (My calendars).
– Bước 3: Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm ở bên phải mỗi lịch để hiển thị các tùy chọn >> chọn Cài đặt và chia sẻ (Settings and sharing).
– Bước 4: Lúc này, các thiết lập tùy chọn của lịch sẽ được mở ra trong trang mới. Di chuyển đến mục Chia sẻ với (Share with) >> chọn Thêm người hoặc nhóm (+ Add users or groups).
– Bước 5: Tại mục Thêm email hoặc tên (Add email or name), hãy nhập email của người được chia sẻ >> thiết lập quyền phù hợp với tùy chọn Quyền (Permissions).
- See all event details: Xem chi tiết lịch
- See only free/busy (hide details): Chỉ xem lịch rảnh/bận (ẩn chi tiết)
- Make changes to events: Cho phép chỉnh sửa sự kiện
- Make changes and manage sharing: Cho phép chỉnh sửa và quản lý chia sẻ lịch.
– Bước 6: Cuối cùng, nhấn Send (Gửi) để gửi email chia sẻ lịch này cho tất cả những liên hệ mà người dùng thêm vào. Những người được chia sẻ sẽ dễ dàng truy cập sự kiện/lịch trình của người dùng thông qua lời mời này.
Thiết lập lịch Google Calendar công khai
Một cách khác để chia sẻ lịch trên Google Calendar là thiết lập lịch công khai. Tính năng này cho phép mọi người có thể xem lịch dễ dàng mà không cần phải có tài khoản Google. Thao tác cụ thể như sau:
– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google và truy cập vào Google Calendar.
– Bước 2: Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí lịch mà mình muốn chia sẻ. Lịch thường sẽ được liệt kê bên trái của cửa sổ, phía dưới tiêu đề Lịch của tôi (My calendar).
– Bước 3: Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm ở bên phải mỗi lịch để hiển thị các tùy chọn >> chọn Cài đặt và chia sẻ (Settings and sharing).
– Bước 4: Lúc này, các thiết lập tùy chọn của lịch sẽ được mở ra trong trang mới. Di chuyển đến mục Quyền truy cập vào sự kiện (Access permissions) >> tích chọn ô vuông mục Chia sẻ với mọi người (Make available to public).
– Bước 5: Google Calendar lúc này sẽ đưa ra cảnh báo nhằm xác nhận lại hành động >> nhấn OK nếu người dùng chắc chắn về điều này.
– Bước 6: Sau khi hoàn tất, lịch của người dùng sẽ chuyển sang chế độ công khai. Để chia sẻ lịch, hãy nhấn chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ được (Get shareable link) >> Copy link và chia sẻ lịch dễ dàng cho bất cứ ai.
*Lưu ý: Việc thiết lập lịch công khai có thể giúp quảng bá các sự kiện lớn, chẳng hạn như hội thảo, webinar, buổi hòa nhạc hoặc các hoạt động cộng đồng. Tuy nhiên, người dùng cũng cần đặc biệt lưu ý về vấn đề bảo mật và an toàn thông tin.
Tại sao nên chia sẻ lịch trên Google Calendar?
Chia sẻ lịch trên Google Calendar là một tính năng hữu ích, không chỉ tăng cường sự minh bạch trong quản lý công việc, mà còn mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời cho cả cá nhân và nhóm làm việc. Cụ thể như:
Hạn chế trùng lịch
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc chia sẻ lịch là khả năng tránh trùng lặp lịch giữa các thành viên trong nhóm. Khi mọi người đều biết lịch trình của nhau, họ có thể dễ dàng điều chỉnh thời gian họp hoặc các sự kiện khác để không xảy ra trùng lặp.
Ngoài ra, việc nắm rõ lịch trình của những người khác cũng sẽ giúp người dung phân bổ thời gian tốt hơn cho các hoạt động và công việc cá nhân. Chẳng hạn như, khi biết rõ đồng nghiệp của mình sẽ không có mặt trong một khoảng thời gian nhất định, người dùng có thể lên kế hoạch cho một cuộc họp mà họ không tham gia.
Không những vậy, khi mọi người đều biết lịch trình của nhau, sự giao tiếp trong đội nhóm cũng sẽ được cải thiện. Thay vì phải hỏi từng người một về thời gian rảnh của họ, thì người dùng có thể nhanh chóng xem qua lịch và đưa ra quyết định.
Lập kế hoạch dễ dàng hơn
Bằng cách chia sẻ lịch, người dùng cũng sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn trong việc lên kế hoạch. Không còn phải gửi email qua lại để hỏi ai có thời gian rảnh, người dùng lúc này chỉ cần nhìn vào lịch chung và lên kế hoạch cho các cuộc họp hoặc sự kiện.
Thêm vào đó, việc chia sẻ lịch cũng giúp tạo ra một lịch trình chung cho tất cả mọi người, giúp họ dễ dàng theo dõi các hoạt động, cuộc họp và nhiệm vụ cần hoàn thành. Nếu ai đó chậm trễ, thì tất cả các thành viên đều có thể nhanh chóng nắm bắt và đưa ra giải pháp kịp thời.
Cập nhật thông tin kịp thời
Việc chia sẻ lịch cũng giúp người dùng cập nhật thông tin về các sự kiện và hoạt động một cách nhanh chóng. Nếu có sự thay đổi nào trong lịch trình, người dùng chỉ cần cập nhật một lần và tất cả những ai có quyền truy cập đều sẽ tự động nhận được thông báo.
Google Calendar cho phép người dùng thiết lập thông báo tự động cho những người đã được mời tham gia sự kiện. Điều này giúp họ không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào và luôn có mặt đúng giờ. Ngoài ra, khi mọi người đều thấy được lịch trình của nhau, khả năng xảy ra sai sót do thiếu thông tin hoặc hiểu lầm cũng giảm đi đáng kể, giúp nâng cao chất lượng công việc và sự chuyên nghiệp trong mỗi tổ chức.
Cộng tác nhóm hiệu quả
Khi lịch đã được chia sẻ, người dùng có thể mời đồng nghiệp tham gia vào các sự kiện hoặc cuộc họp một cách dễ dàng hơn. Họ có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Hơn nữa, khi mỗi thành viên trong nhóm đều có thể thấy lịch trình của nhau, họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Sự minh bạch này thúc đẩy một tinh thần làm việc tích cực và hỗ trợ lẫn nhau, cho phép họ dễ dàng trao đổi ý kiến, đưa ra phản hồi và làm việc cùng nhau mà không gặp phải bất kỳ khó khăn nào.
Kiểm soát quyền truy cập linh hoạt
Một trong những tính năng nổi bật của Google Calendar là khả năng kiểm soát quyền truy cập một cách linh hoạt. Người dùng có thể tùy chỉnh để ai cũng có thể xem hoặc chỉnh sửa lịch trình của mình. Điều này có thể nói là đặc biệt hữu ích khi làm việc với các nhóm lớn, nơi mà không phải ai cũng có quyền truy cập đầy đủ vào lịch trình của nhau.
Nếu trong một thời điểm nào đó người dùng cần thay đổi quyền truy cập, việc này cũng có thể dễ dàng thực hiện mà không gặp khó khăn. Điều này giúp việc bảo mật thông tin an toàn, và người dùng cũng có thể yên tâm hơn khi chia sẻ lịch với người khác.
Tăng cường sự minh bạch trong quản lý công việc
Google Calendar cho phép người dùng có thể chia sẻ lịch công khai, đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng trong công tác quản lý. Tất cả các thành viên trong nhóm đều thấy được lịch trình của nhau, giúp tạo ra bầu không khí tin tưởng, rõ ràng và minh bạch.
Thêm vào đó, các nhà quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi lịch trình của từng thành viên trong nhóm và đánh giá hiệu suất công việc của họ. Điều này không chỉ giúp phát hiện sớm các vấn đề, mà còn có thể hỗ trợ kịp thời để đảm bảo chất lượng công việc tốt nhất.
Một số lưu ý khi chia sẻ lịch trên Google Calendar
Mặc dù việc chia sẻ lịch trên Google Calendar khá đơn giản, nhưng người dùng cũng cần lưu ý một số vấn đề cơ bản dưới đây để bảo vệ thông tin cá nhân và đảm bảo hiệu quả công việc tối ưu:
Kiểm soát quyền truy cập
Khi chia sẻ lịch, việc kiểm soát quyền truy cập là cực kỳ quan trọng. Người dùng nên xem xét kỹ những ai có quyền truy cập và những ai không.
Ví dụ, người dùng có thể phân loại các nhóm mà mình chia sẻ lịch, chẳng hạn như đồng nghiệp, nhân viên dưới quyền, đối tác hoặc khách hàng. Nếu có sự thay đổi trong đội ngũ hoặc trong vai trò công việc của một ai đó, hãy nhanh chóng điều chỉnh quyền truy cập để đảm bảo thông tin không bị lọt ra ngoài.
Tránh chia sẻ lịch công khai nếu không cần thiết
Chia sẻ lịch công khai có thể hữu ích trong một số tình huống, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Người dùng nên cân nhắc kỹ trước khi quyết định, nhất là với những thông tin nhạy cảm hoặc lịch trình cá nhân.
Chỉ chia sẻ lịch công khai cho những hoạt động thực sự cần thiết, chẳng hạn như sự kiện lớn hoặc các hoạt động cộng đồng. Điều này sẽ giúp người dùng bảo vệ tốt thông tin cá nhân, đồng thời hạn chế những tình huống vô tình để lộ thông tin nhạy cảm không nên chia sẻ với người khác.
Cập nhật lịch trình thường xuyên
Một điểm quan trọng khác không thể bỏ qua khi chia sẻ lịch là việc cập nhật lịch trình thường xuyên. Hãy luôn theo dõi và cập nhật lịch trình để mọi người có thể nắm bắt thông tin một cách chính xác, đồng thời phản ánh đúng trạng thái của công việc hiện tại.
Nếu có sự thay đổi trong lịch trình, hãy ngay lập tức báo lại cho những người có liên quan. Điều này không chỉ giúp mọi người tránh bỏ lỡ những thông tin quan trọng, mà còn cho thấy sự chuyên nghiệp của người dùng trong công việc.
Sử dụng lịch riêng cho từng mục đích
Cuối cùng, một trong những cách tốt nhất để quản lý thông tin lịch là sử dụng lịch riêng cho từng mục đích. Với mỗi mục đích khác nhau, chẳng hạn như công việc, gia đình, hoặc các hoạt động cá nhân, người dùng có thể thiết lập các lịch trình riêng. Điều này giúp cho việc quản lý, tổ chức và sắp xếp công việc trở nên dễ dàng hơn, tránh những sự nhầm lẫn không đáng có.
Lời kết
Hy vọng, với những chia sẻ hữu ích trên, người dùng sẽ dễ dàng có được cho mình cách chia sẻ lịch trên Google Calendar đơn giản, hiệu quả. Nếu vướng mắc, người dùng cũng đừng quên có thể liên hệ trực tiếp HVN Group qua các kênh thông tin dưới đây để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ và giải đáp tận tình từ chuyên gia.
Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0
Hotline: 024.9999.7777
