Google Calendar là gì? Hướng dẫn dùng từ A-z cho người mới

Google Calendar là một giải pháp quản lý thời gian “tuyệt vời” được tạo ra bởi Google, cũng là trợ lý thời gian được ưa chuộng nhất hiện nay bởi giao diện thân thiện và các tính năng tiện ích. Nếu người dùng đang muốn tìm hiểu Google Calendar là gì? Tính năng nổi bật, cũng như cách sử dụng hiệu quả? hãy cùng HVN Group khám phá chi tiết nội dung dưới đây.

Google Calendar là gì?

Google Calendar là một ứng dụng quản lý thời gian “thông minh” được cung cấp bởi Google, giúp người dùng có thể linh hoạt và thuận tiện hơn trong việc tạo ra các sự kiện, lịch trình hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng theo kế hoạch riêng của tổ chức và cá nhân. 

Là một phần của bộ công cụ Google G Suite, ứng dụng hiện tại được cung cấp miễn phí và có thể đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị. Điều này đồng nghĩa, người dùng có thể truy cập và quản lý lịch trình của mình ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào, giúp việc theo dõi các sự kiện và cuộc họp của tổ chức trở nên đơn giản hơn ngay cả khi đang di chuyển.

Tính năng nổi bật của Google Calendar

Kể từ khi ra mắt, Google Calendar đã nhận được rất nhiều những đánh giá và phản hồi tích cực của người dùng. Đặc biệt là với những tính năng “nổi bật”, giúp quản lý thời gian và lịch trình hiệu quả như:

Hỗ trợ tạo lịch/sự kiện

Người dùng có thể dễ dàng tạo các sự kiện, cuộc hẹn và lời nhắc với thông tin chi tiết như tiêu đề, địa điểm, mô tả, thời gian bắt đầu và kết thúc trên Google Calendar. Ngoài ra, ứng dụng còn cho phép tạo nhiều lịch phụ để quản lý các khía cạnh khác nhau của cuộc sống như công việc, cá nhân, gia đình cùng nhiều chế độ xem khác nhau (ngày, tuần, tháng, năm) để dễ dàng theo dõi lịch trình.

Quản lý và theo dõi các công việc cùng sự kiện

Với giao diện trực quan, Google Calendar giúp người dùng quản lý và xem lại các công việc, sự kiện một cách nhanh chóng. Những ngày có sự kiện đặc biệt sẽ được ứng dụng hiển thị “nổi bật”, đầy đủ thông tin và chi tiết trong lịch trình.

Tạo lời nhắc nhở

Với tính năng tạo lời nhắc nhở, người dùng có thể tùy chọn nhận thông báo qua email hoặc pop-up trên thiết bị của mình. Điều này giúp đảm bảo người dùng sẽ không bao giờ bị bỏ lỡ những lịch trình quan trọng, chẳng hạn như deadline công việc, lịch hẹn đối tác, khách hàng, hay lịch đào tạo,…. Bên cạnh đó, nhắc nhở còn có thể tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân, vài phút hoặc vài ngày trước khi sự kiện diễn ra.

Đồng bộ hóa với nhiều thiết thị

Google Calendar đồng bộ hóa với nhiều thiết bị, có ứng dụng dành cho điện thoại di động (iOS và Android) và cũng có thể truy cập từ bất kỳ trình duyệt web nào. Điều này giúp người dùng có thể quản lý lịch trình mọi lúc, mọi nơi, cực đơn giản và dễ dàng.

Tùy chỉnh sự kiện, lịch trình

Một trải nghiệm tuyệt vời là Google Calendar có thể giúp người dùng tùy chỉnh màu sắc sự kiện, thời gian và lịch trình khác nhau theo hàng giờ, hàng tuần, hàng tháng, hoặc theo chu kỳ cụ thể. Đảm bảo việc quản lý các công việc định kỳ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Chia sẻ và cộng tác linh hoạt

Người dùng cũng có thể chia sẻ lịch của mình trên Google Calendar với người khác, cho phép họ xem hoặc chỉnh sửa tùy theo phân quyền. Bên cạnh đó, việc gửi lời mời tham gia sự kiện tới người khác qua email và theo dõi phản hồi của họ cũng rất thuận tiện, đảm bảo sự tiện ích trong việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện nhóm.

Tự động đề xuất thời gian

Google Calendar có thể kết nối lịch trình của tất cả mọi người khi có thiết lập cụ thể. Khi đó, việc lên lịch cho cuộc họp hoặc các sự kiện chung cũng trở nên đơn giản hơn, vì ứng dụng có thể đề xuất thời gian tốt nhất dựa trên lịch trống của tất cả những người tham gia.

Tích hợp chặt chẽ các dịch vụ khác của Google

Google Calendar tích hợp mượt mà với Gmail, Google Meet, Google Task, cũng như các dịch vụ khác của Google. Email từ Gmail có thể tự động thêm sự kiện vào lịch chỉ với vài thao tác chạm đơn giản, đảm bảo mọi sự kiện đều được cập nhập đầy đủ tại ứng dụng.

Lợi ích của việc sử dụng Google Calendar

Sử dụng Google Calendar, người dùng không chỉ quản lý thời gian một cách hiệu quả, mà còn có thể gia tăng sự tương tác và phối hợp, giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Cụ thể những ưu điểm của Google Calendar có thể kể đến đó là:

Thân thiện và dễ sử dụng

Được thiết kế với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, Google Calendar đem đến trải nghiệm hoàn hảo cho cả những người dùng mới bắt đầu và không am hiểu về công nghệ. 

Vậy Google Calendar có miễn phí không? Việc cài đặt và sử dụng là hoàn toàn miễn phí, giúp người dùng có thể sắp xếp các công việc, tối ưu thời gian và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Kế hoạch trong tầm tay

Bằng cách thiết lập sự kiện và cài đặt thông báo Google Calendar qua email hoặc thông báo hiển thị trên thiết bị di động, người dùng sẽ không còn bỏ lỡ bất kỳ sự kiện quan trọng nào vì mọi thứ đều đã được lên kế hoạch và nằm trong tầm kiểm soát. Bên cạnh đó, Google Calendar còn có thể đồng bộ với Gmail, đảm bảo mọi thông tin và sự kiện từ Gmail sẽ được thêm tự động vào Calendar.

Luôn có thời gian mỗi ngày

Lập kế hoạch rõ ràng cho từng ngày, từng giờ, giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi các sự kiện quan trọng, định kỳ như họp tuần, sinh nhật, hay ngày kỷ niệm,…. Cũng có thể dễ dàng phân biệt giữa lịch trình công việc và lịch trình cá nhân, màu sắc tùy chỉnh giúp phân loại và nhận diện các sự kiện khác nhau, đảm bảo người dùng sẽ luôn có thời gian rảnh cho mỗi ngày.

Kết nối và chia sẻ

Google Calendar giúp người dùng tạo sự kiện nhóm và mời nhiều người tham gia cùng lúc, cũng có thể chia sẻ lịch trình của cá nhân cho đồng nghiệp, bạn bè, người thân để dễ dàng lên kế hoạch chung. Ngoài ra, Calendar còn tích hợp “chặt chẽ” với các công cụ quản lý dự án và làm việc nhóm khác như G Suite, cho phép người khác có thể xem hoặc chỉnh sửa lịch trình của người dùng tùy theo quyền hạn được cấp.

Trải nghiệm tích hợp

Google Calendar có thể đồng bộ hóa tự động trên nhiều thiết bị khác nhau như di động, máy tính bảng, laptop,… Kèm theo đó là khả năng tích hợp với các ứng dụng của Google như Gmail, Google Tasks, Google Meet,…. và cả các ứng dụng khác của bên thứ ba như Zoom, Slack, hay Trello,… giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng và làm việc hiệu quả.

Những ai nên dùng Google Calendar?

Google Calendar có thể nói là công cụ quản lý thời gian mạnh mẽ và hữu ích cho nhiều đối tượng người dùng, chẳng hạn như:

• Học sinh và sinh viên: GG Calendar giúp cho việc theo dõi lịch học, kỳ thi, lịch hoạt động ngoại khóa, cũng như các buổi học nhóm, cuộc họp với giáo viên, giảng viên…. trở nên đơn giản và dễ dàng.
• Nhân viên văn phòng: Sử dụng GG Calendar nhằm mục đích quản lý các cuộc họp, lịch trình công việc và các nhiệm vụ hàng ngày. Ngoài ra, còn giúp đồng bộ hóa lịch với đồng nghiệp để tránh trùng lịch họp khi phát sinh.
• Quản lý và ban lãnh đạo: Có thể đơn giản hóa công việc lên lịch họp, lịch hẹn và quản lý thời gian của các nhóm làm việc hiệu quả trên GG Calendar. Đồng thời việc theo dõi tiến độ của các dự án, các deadline quan trọng cũng vô cùng hiệu quả.
• Doanh nhân và freelancer: Google Calendar giúp quản lý thời gian làm việc và kiểm soát các dự án khác nhau, đảm bảo lên lịch hẹn phù hợp với các đối tác và khách hàng.
• Phụ huynh: Có thể sử dụng Google Calendar để theo dõi lịch trình của các thành viên trong gia đình, chẳng hạn như các buổi học thêm của con cái, lịch hoạt động ngoại khóa, du lịch, trải nghiệm, hoặc các cuộc hẹn khám sức khỏe,….
• Những người bận rộn: Sử dụng Google Calendar giúp quản lý thời gian cá nhân, các cuộc hẹn và công việc hàng ngày. Đề xuất thời gian phù hợp để lên kế hoạch cho các sự kiện, kỳ nghỉ cùng bạn bè, người thân…
• Người làm việc từ xa: Google Calendar hỗ trợ cộng tác với người dùng khác dễ dàng thông qua các tính năng chia sẻ và mời họp trực tiếp, đảm bảo tất cả mọi người đều biết được lịch trình chung và tránh bị xung đột.

Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu sử dụng Google Calendar

Google calendar sử dụng như thế nào? Tương tự như các ứng dụng khác của Google, cách sử dụng Google Calendar cũng rất đơn giản. Người dùng chỉ cần sở hữu một địa chỉ gmail là hoàn toàn có thể truy cập ứng dụng và thiết lập lịch trình. Dưới đây là những hướng dẫn sử dụng Google Calendar hiệu quả, cực chi tiết cho người mới:

Tạo lịch/sự kiện trên Google Calendar

Các sự kiện, lịch trình có thể tạo trên Google Calendar một cách đơn giản, nhanh chóng chỉ với vài thao tác, cụ thể như:

– Bước 1: Người dùng truy cập vào Google Calendar cá nhân → sau đó click chuột vào ngày + khung giờ mà mình muốn tạo hoặc thêm sự kiện.

– Bước 2: Click chọn mục + Tạo ở phía trên góc trái màn hình → chọn Sự kiện → Thêm tiêu đề cho sự kiện và điều chỉnh thời gian bắt đầu và kết thúc.

– Bước 3: Thêm mô tả hoặc các tệp đính kèm cho sự kiện (nếu có). Màu sắc sự kiện người dùng cũng có thể điều chỉnh linh hoạt để dễ dàng nhận biết.

– Bước 4: Cuối cùng, chỉ cần nhấn Lưu để hoàn tất cài đặt là xong.

*Lưu ý: Nếu làm việc trong môi trường công sở, hoặc môi trường làm việc kết hợp, người dùng cũng hoàn toàn có thể đưa thời gian đi làm của mình vào Google Calendar. Cài đặt và nhắc nhở thông báo để có thể đảm bảo quản lý lịch trình hiệu quả nhất.

Cách lên lịch họp nhóm trên Google Calendar

Nếu công việc bận rộn, thật khó khăn để sắp xếp thời gian rảnh và lên kế hoạch cho các cuộc họp nhóm, người dùng hoàn toàn có thể đơn giản hóa bằng cách sử dụng tính năng Suggested times và Find a time để hỗ trợ. Thao tác đơn giản như sau:

– Bước 1: Người dùng trước tiên cần thêm những người dùng khác vào sự kiện.

– Bước 2: Click chọn Suggested times ở bên dưới tên của người dùng khác. Google Calendar lúc này sẽ tìm khoảng trống thời gian phù hợp cho tất cả mọi người để giúp việc sắp xếp cuộc họp trở nên đơn giản hơn.

– Bước 3: Tính năng Find a time (bên cạnh mục Event Details) cho phép người dùng có thể thấy lịch của tất cả mọi người cạnh nhau, qua đó người dùng có thể xem xét và sắp xếp lịch hẹn phù hợp.

Thêm Google Meet vào sự kiện đã lên lịch

Google Calendar mang đến trải nghiệm tích hợp “hoàn hảo” khi có thể thêm Google Meet vào sự kiện đã lên lịch, biến những cuộc hẹn thành những cuộc gặp gỡ trực tuyến, trao đổi và làm việc hiệu quả hơn chỉ với 04 thao tác sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập Google Calendar và click chọn sự kiện mà mình muốn thêm Google Meet → nhấn chọn mục Add Google Meet video conferencing (Thêm hội nghị truyền hình trên Google Meet).

– Bước 2: Lựa chọn cách thức tham gia:

• • Cuộc họp tạo mới: GG Meet sẽ tự động tạo cuộc họp mới và thêm các thông tin chi tiết vào sự kiện trên lịch.
  • Cuộc họp hiện có: Người dùng chỉ cần nhập mã cuộc họp Google Meet đã có sẵn và dễ dàng kết  nối với cuộc họp đó.

– Bước 3: Nhấn Save để lưu tùy chỉnh. Khi đó, lời mời tham gia cuộc họp Google Meet từ người dùng sẽ tự động được cập nhập trong thông tin chi tiết của sự kiện.

Kích hoạt đồng hồ thế giới trên Google Calendar

Nếu thường xuyên phải làm việc với các đối tác, khách hàng người nước ngoài, thì việc người dùng kích hoạt đồng hồ thế giới trên Google Calendar sẽ là một lựa chọn hoàn hảo, giúp tìm ra thời gian thích hợp để sắp xếp các cuộc họp với họ. Cụ thể thao tác như sau:

– Bước 1: Tại giao diện chính của Google Calendar, người dùng click vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải của chế độ xem lịch. 

– Bước 2: Điều hướng đến mục World clock và click chọn tích Show World Clock → chọn múi giờ mà mình muốn xem từ chế độ xem lịch của sự kiện.

– Bước 3: Sau khi click chọn múi giờ phù hợp, người dùng hãy quay lại chế độ xem lịch để kiểm tra và xác nhận thông tin ở thanh bên trái của Google Calendar.

Thông báo về sự vắng mặt trong cuộc họp

Những cuộc họp, sự kiện quan trọng thường cần có sự tham gia của tất cả mọi người. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp bất khả kháng người dùng không thể tham gia và cần thông báo lại cho chủ quản. Điều này cũng sẽ đơn giản hơn rất nhiều với tính năng không có mặt tại văn phòng (Out of office) của Google Calendar, cụ thể như sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập Google Calendar → click chọn Out of office.

– Bước 2: Tùy chỉnh thời gian vắng mặt, từ chối tất cả các lời mời họp hoặc tham dự sự kiện trong thời gian này.

– Bước 3: Nhấn Save để lưu tùy chỉnh. Google Calendar lúc này sẽ từ chối tất cả các lời mời trong tương lai mà người dùng có thể nhận được trong khoảng thời gian đó.

Thêm tài liệu đính kèm trên Google Calendar

Đính kèm tài liệu trên Google Calendar để mọi người có thể mở và xem xét cũng là một tính năng rất hữu ích, đặc biệt là với những cuộc họp yêu cầu tham khảo tài liệu trước khi bắt đầu. Để thực hiện, người dùng có thể bắt đầu với những thao tác đơn giản sau:

– Bước 1: Click sự kiện từ chế độ xem lịch → sau đó chọn biểu tượng bút chì để dễ dàng chỉnh sửa sự kiện.

– Bước 2: Tìm kiếm biểu tượng kẹp giấy ở phía trên phần mô tả (Add description) và click chọn như hình bên dưới.

– Bước 3: Một hộp thoại lớn sẽ hiện ra, lúc này người dùng chỉ cần tải lên các tệp mà mình muốn đính kèm trực tiếp từ Google Drive.

*Mẹo hay: Khi đến cửa sổ tải lên, người dùng có thể chuyển sang mục My Drive để đính kèm tệp Google Docs, Sheets hoặc Slides có sẵn trong Google Drive. Hoặc, cũng có thể nhấp vào mục Upload (phía xa bên trái cửa sổ) để đính kèm các tệp ngoại tuyến từ máy tính và thiết bị của mình.

Email cho khách hàng tham dự sự kiện

Trong công việc, sẽ có những lúc người dùng cần gửi email cho một nhóm người tham dự sự kiện. Việc tối ưu hóa thời gian lúc này là điều rất cần thiết, đảm bảo sẽ không bỏ sót bất kỳ ai. Tính năng gửi email đồng thời cho nhiều người dùng khác trong Google Calendar khi đó sẽ là một lựa chọn hoàn hảo, đơn giản chỉ với 02 bước sau:

– Bước 1: Truy cập Google Calendar và thêm tất cả mọi người vào sự kiện cần tham gia.

– Bước 2: Click chi tiết vào sự kiện, sau đó chọn biểu tượng email (thư điện tử) để kích hoạt tính năng gửi email cho tất cả mọi người trong nhóm.

Cài đặt thông báo trên Google Calendar

Khi tạo hoặc chỉnh sửa bất kỳ sự kiện nào trên lịch, người dùng cũng có thể cài đặt thông báo để nhắc nhở lịch trình làm việc qua email, thông báo đẩy, hoặc thông báo tin nhắn trên màn hình trước một khoảng thời gian nhất định. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh thời gian thông báo và cài đặt phân loại phù hợp chỉ 03 bước sau:

– Bước 1: Truy cập Google Calendar → click sự kiện mà mình muốn nhận thông báo.

– Bước 2: Tìm kiếm biểu tượng hình chiếc chuông ☗ để cài đặt nhận thông báo.

– Bước 3: Lựa chọn 1 trong 2 hình thức, nhận thông báo qua email, hoặc thông báo đẩy hiển thị trên màn hình máy tính một cách nhẹ nhàng, tránh gây phiền nhiễu và khó chịu cho người dùng trong khi đang làm việc.

Chia sẻ Google Calendar cho người khác

Tương tự như tài liệu trên GG Docs, GG Sheets, hay GG Slides, sự kiện đã thiết lập trên Google Calendar cũng có thể dễ dàng chia sẻ với những người dùng khác. Cụ thể các thao tác hướng dẫn như sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập Google Calendar và tìm kiếm sự kiện mình muốn chia sẻ.

– Bước 2: Click dấu (+) bên cạnh lịch đã chọn → chọn Cài đặt và chia sẻ như hình bên dưới.

– Bước 3: Khi cửa sổ chuyển tiếp hiện lên, người dùng có thể cài đặt bất cứ phân quyền nào theo mục đích chia sẻ của mình. Chẳng hạn như: 

• • See only free or busy (Chế độ xem rảnh hoặc bận): Người được chia sẻ có thể biết người dùng có những khoảng thời gian nào trên lịch, nhưng sẽ không thể xem chi tiết sự kiện, lịch trình đó.
  • See all event details (Chế độ xem chi tiết sự kiện): Bất kể người dùng nào được chia sẻ đều có thể xem chi tiết về sự kiện đó, trừ khi nó được đánh dấu quyền riêng tư.
  • Make changes to event (Chế độ cho phép thực hiện những thay đổi ở sự kiện): Người được chia sẻ có thể xem và chỉnh sửa tất cả các sự kiện, bao gồm cả những sự kiện được đánh dấu là riêng tư.
  • Make changes and manage sharing (Chế độ chỉnh sửa và thay đổi): Người được chia sẻ cũng có thể xem và chỉnh sửa tất cả các sự kiện, ngoài ra còn có thể xóa vĩnh viễn sự kiện trên Google Calendar của người dùng.

– Bước 4: Sau khi đã hoàn tất, người dùng chỉ cần nhấp vào mũi tên quay lại ở góc trên bên trái màn hình và kiểm tra lại chế độ xem lịch. Google Calendar sẽ tự động cập nhập và lưu cài đặt lịch mới.

Cách thêm lịch âm vào Google Calendar

Lịch âm trong văn hóa người Việt cũng là một phần không thể thiếu, đặc biệt là với những sự kiện quan trọng như Tết Nguyên Đán, Trung Thu, ngày rằm, mùng 1 hay giỗ cúng hàng năm,….  Việc tích hợp lịch âm trong Google Calendar sẽ giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi cả hai hệ thống lịch, đảm bảo sự thuận tiện cho việc lên kế hoạch, sắp xếp công việc, cũng như cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc một cách hiệu quả.

Cụ thể những hướng dẫn thêm lịch âm vào Google Calendar như sau:

– Bước 1: Người dùng vui lòng click vào https://drive.google.com/open để tải và cài đặt lịch âm tương ứng cho năm hiện tại.

– Bước 2: Đăng nhập tài khoản Gmail trên điện thoại và click xem lịch Google Calendar.

– Bước 3: Tại giao diện chính của Google Calendar, người dùng hãy nhấn chọn mục (+) với nhãn Lịch khác nằm ở cột dưới cùng bên trái màn hình → click Tạo lịch mới.

– Bước 4: Nhập tên lịch. Thao tác sau khi hoàn tất, hãy click chọn Tạo lịch để bắt đầu quá trình cài đặt bộ lịch mới.

– Bước 5: Hoàn thiện bộ lịch mới bằng cách nhập tệp lịch âm mà người dùng đã tải xuống trước đó, click chọn Nhập lịch → Nhập và Xuất. 

– Bước 6: Sau khi đã chọn được tên phù hợp cho bộ lịch, người dùng chỉ cần click Chọn tệp từ máy tính → upload file lịch âm đã tải về là xong.

*Lưu ý: Lịch âm sau khi đã cài đặt thành công, người dùng cũng có thể tùy chỉnh màu sắc riêng cho những ngày quan trọng, tạo ghi chú và lời nhắc linh hoạt trên lịch âm tương tự như lịch Google.

Xóa sự kiện đã tạo trên Google Calendar

Việc xóa những sự kiện đã hoàn thành, lặp lại, hoặc không còn phù hợp trong lịch trình sẽ giúp người dùng tối ưu thời gian, tập trung vào những mục tiêu quan trọng hơn. Theo đó, tùy nhu cầu, mà người dùng có thể cân nhắc một trong các cách sau:

Xóa một sự kiện

Nếu chỉ muốn xóa một sự kiện, người dùng chỉ cần thực hiện đơn giản với 02 thác tác sau:

– Bước 1: Truy cập Google Calendar và tìm sự kiện muốn xóa.

– Bước 2: Click chuột vào sự kiện cần xóa.

– Bước 3: Chọn biểu tượng thùng rác và nhấn xóa là hoàn tất.

Xóa nhiều sự kiện cùng lúc

Xóa nhiều sự kiện cùng lúc giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức tối đa. Hơn nữa, thao tác cũng rất đơn giản, dễ dàng với các bước sau:

– Bước 1: Nhấp vào hộp kiểm tra bên cạnh các sự kiện mà người dùng muốn xóa.

– Bước 2: Người dùng click chuột vào biểu tượng ba chấm ở đầu danh sách sự kiện.

– Bước 3: Chọn Xóa từ menu, sau đó cũng sẽ xác nhận xóa khi cửa sổ hiện lên.

Xóa các sự kiện lặp lại

– Bước 1: Truy cập Google Calendar và mở các sự kiện lặp lại mà người dùng cần xóa.

– Bước 2: Chọn Chỉnh sửa sự kiện → sau đó lựa chọn Xóa sự kiện này hoặc Xóa tất cả các sự kiện.

– Bước 3: Xác nhận thao tác xóa khi cửa sổ hiện lên.

*Lưu ý: Để xóa nhanh sự kiện, người dùng cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl/Cmd + X. Ngoài ra, hãy sử dụng tính năng lọc và tìm kiếm để dễ dàng xác định vị trí sự kiện mà mình đã thiết lập.

Ẩn sự kiện chi tiết trên Google Calendar

Người dùng cũng có thể ẩn chi tiết các sự kiện của mình bằng cách cài đặt Private để thiết lập chế độ riêng tư. Lúc này, mọi người sẽ chỉ thấy sự kiện ở trạng thái Busy. Thao tác đơn giản như sau:

– Bước 1: Click vào sự kiện trên lịch → chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa. 

– Bước 2: Tìm kiếm biểu tượng chiếc cặp → chỉnh sửa thành chế độ Busy và cài đặt quyền riêng tư (Private) để ẩn chi tiết sự kiện trên lịch.

Google Calendar và Outlook có gì khác biệt?

Google Calendar và Outlook đều là 2 công cụ giúp quản lý lịch trình và thời gian biểu phổ biến với những tính năng và ưu điểm riêng. Dưới đây là một số khác biệt cơ bản giữa Google Calendar và Outlook để người dùng có cái nhìn khách quan hơn:

*Đánh giá chung: Việc lựa chọn giữa hai ứng dụng vẫn phụ thuộc chủ yếu vào nhu cầu và môi trường làm việc của người dùng. Nhưng nếu có điều kiện thì nên dùng kết hợp cả 2 nhằm linh hoạt trong mọi trường hợp công việc. 

Mẹo sử dụng Google Calendar hiệu quả

Để tận dụng tối đa khả năng của Google Calendar, người dùng đừng bỏ lỡ một số mẹo hay có thể áp dụng dưới đây:

• Tận dụng tính năng màu sắc để phân loại sự kiện: Hãy gán màu sắc cho từng sự kiện khác nhau, chẳng hạn như lịch họp màu đỏ, lịch trình gia đình màu vàng, đi gặp bạn bè màu xanh,….. Điều này sẽ giúp người dùng dễ dàng nhận biết sự kiện, lịch trình và có cách quản lý thời gian hiệu quả nhất.
• Trải nghiệm tính năng tìm kiếm thời gian: Đây có thể nói là giải pháp hoàn hảo khi người dùng cần lên lịch họp với nhiều người. Google Calendar sẽ tự động so sánh lịch trình của tất cả mọi người trong nhóm và đề xuất thời gian phù hợp để người dùng lên lịch hẹn, đảm bảo mọi người đều rảnh và tiết kiệm thời gian tối ưu.
• Đồng bộ hóa Google Calendar trên tất cả các thiết bị: Khi kích hoạt tính năng này, người dùng có thể tiện theo dõi lịch trình của mình ở bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào đang sử dụng như máy tính bảng, điện thoại di động, hay máy tính để bàn. Bằng cách này, người dùng sẽ không bao giờ bỏ lỡ các cuộc hẹn quan trọng.
• Sử dụng tính năng Goals (Mục tiêu): Người dùng chỉ cần thiết lập một mục tiêu như học tập, công tác, hoặc phát triển kỹ năng mới,… Google Calendar sẽ tự động tìm kiếm thời gian trống trong lịch trình để gợi ý thời gian phù hợp cho mục tiêu. Qua đó, người dùng có thể đảm bảo rằng mình sẽ luôn có đủ thời gian cho những điều quan trọng cần ưu tiên.

Trải nghiệm trọn vẹn Google Calendar với đăng ký Google WorkSpace 

Google Calendar là một công cụ tuyệt vời để quản lý thời gian và công việc, và khi người dùng đăng ký Google Workspace, trải nghiệm sử dụng Google Calendar sẽ càng trở nên tối ưu. Với tư cách là đại lý uỷ quyền cấp cao của Google tại Việt Nam, HVN Group sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình kết nối và sử dụng các dịch vụ của Google Workspace.

Tham khảo giá và các gói Google Workspace tại HVN Group ngay

Giải đáp những thắc mắc thường gặp về Google Calendar

Người dùng nếu muốn hiểu rõ hơn về Google Calendar, cũng có thể xem những câu hỏi thường gặp dưới đây để tìm hiểu thêm:

1. Google Calendar có trên điện thoại không?

Có. Google Calendar có sẵn trên thiết bị di động. Người dùng có thể tải ứng dụng từ cửa hàng Google Play nếu dùng điện thoại Android, hoặc từ App Store nếu dụng iPhone.

2. Tại sao không thể truy cập lịch của đồng nghiệp?

Google Calendar với tính năng cộng tác và chia sẻ, người dùng hoàn toàn có thể truy cập lịch của đồng nghiệp và theo dõi chúng một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nếu chủ sở hữu ẩn, xóa lịch hoặc xóa quyền truy cập Calendar với những người dùng khác, thì việc truy cập sẽ bị hạn chế và mọi người sẽ không thể xem lịch của họ.

3. Thông tin trên Google Calendar có được bảo mật không?

Có. Google luôn đặc biệt chú trọng đến việc bảo mật thông tin của người dùng trên Calendar. Để hỗ trợ người dùng tạo và tùy chỉnh các mục trên lịch, Google đảm bảo việc lưu trữ những mục này ở các trung tâm bảo mật dữ liệu.  Từ đó ngăn chặn các mối đe dọa như thư rác, lừa đảo và các phần mềm độc hại,…

4. Cách khắc phục vấn đề đồng bộ hóa với ứng dụng Google Calendar?

Nếu Google Calendar không đồng bộ hóa giữa các thiết bị hoặc với các ứng dụng khác của Google, người dùng có thể khắc phục đơn giản với các cách sau:

• Việc kiểm tra kết nối Internet là một điều cần thiết. Hãy chắc chắn rằng thiết bị đã bật kết nối dữ liệu hoặc Wifi, tránh đặt thiết bị ở chế độ máy bay.
• Google Calendar sẽ không thể đồng bộ hóa trên các thiết bị nếu chúng không được đăng nhập cùng một tài khoản Google.
• Hãy thử xóa bộ nhớ cache và dữ liệu của ứng dụng Google Calendar và thiết lập lại.
• Đừng quên cập nhập Google Calendar lên phiên bản mới nhất để trải nghiệm nhiều tính năng hấp dẫn.

5. Google Calendar có thể tạo lịch trong một nhóm không?

Có. Lịch trình, sự kiện đều có thể thiết lập quyền truy cập cho mọi người trong tổ chức, hoặc một nhóm nhỏ người dùng một cách đơn giản.

6. Làm thế nào khi tất cả lịch sự kiện trên Google Calendar bị mất?

Trường hợp tất cả các sự kiện trên Google Calendar bị mất, người dùng có thể thử các cách sau để khôi phục một cách nhanh chóng:

• Kiểm tra cài đặt hiển thị lịch: Hãy đảm bảo rằng, tất cả lịch trên Google Calendar đều được chọn và hiển thị đúng lịch mà người dùng mong muốn.
• Kiểm tra lại thư mục rác của lịch: Google Calendar có tính năng tự động lưu trữ các sự kiện đã xóa trong 30 ngày. Do đó, nếu vô tình xóa và làm tất cả trên Calendar biến mất, người dùng có thể truy cập My calendars → click biểu tượng ba chấm cạnh tên lịch → chọn Trash (Thùng rác) và khôi phục lại các sự kiện đã xóa.
• Kiểm tra lại tài khoản Google: Đăng nhập đúng tài khoản Google sử dụng để tạo lịch và các sự kiện, thì người dùng mới có thể thấy chúng.  
• Kiểm tra các sự kiện bị ẩn hoặc bộ lọc: Đôi khi các sự kiện bị ẩn, hoặc bị lọc khiến người dùng tưởng chúng biến mất. Vì vậy, hãy thử kiểm tra và thay đổi các cài đặt xem sự kiện có hiển thị lại hay không.
• Khôi phục sự kiện đã mất từ bản sao lưu: Nếu đã sao lưu Google Calendar trước đó, người dùng hoàn toàn có thể khôi phục nhanh các dữ liệu đã mất.
• Liên hệ bộ phận hỗ trợ của Google: Nếu các cách trên không thể giúp người dùng khôi phục được các sự kiện đã mất, thì lựa chọn tốt nhất lúc này là liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Google để được trợ giúp thêm.

7. Thêm địa điểm vào lời mời sự kiện trên Google Calendar như thế nào?

Nếu tài khoản Google do cơ quan, trường học, hoặc các nhóm cung cấp, người dùng cũng có thể thêm phòng họp và các tài nguyên khác vào sự kiện của mình một cách đơn giản. Đồng thời, chỉ cần nhấp vào mục “Địa điểm” khi tạo sự kiện đó, người dùng sẽ có thể thêm bất kỳ địa điểm nào sự kiện.

8. Làm gì khi Google Calendar lại bị thiếu một sự kiện?

Nếu Google Calendar của người dùng bị thiếu một sự kiện, hãy kiểm tra một trong các lỗi dưới đây để có cách giải quyết kịp thời:

• Kiểm tra người tạo sự kiện, hoặc những người tham dự khác để chắc chắn rằng sự kiện đó vẫn đang được thiết lập đúng kế hoạch và không bị xóa.
• Kiểm tra cài đặt trên ứng dụng khách, hãy đảm bảo việc đồng bộ Google Calendar trên nhiều thiết bị diễn ra an toàn và sự kiện sẽ không bị xóa tự động từ ứng dụng khách để tiết kiệm dung lượng.
• Đối với các thiết bị Blackberry, người dùng cần lưu ý chấp nhận lời mời và không xóa thư tự động trên thiết bị. Vì nếu thư mời bị xóa, hệ thống sẽ mặc định là người dùng muốn xóa sự kiện ra khỏi thiết bị.

Trường hợp đã thử tất cả các cách trên nhưng vẫn không được, người dùng hãy thu thập đầy đủ thông tin như: tệp có đuôi .ics từ một người dùng khác khi nhận thư mời, tên sự kiện, ngày tháng, chủ sở hữu, cũng như các vấn đề liên quan để khắc phục nhanh nhất.

9. Google Calendar bị lỗi 404 xử lý thế nào?

Trường hợp người dùng truy cập Google Calendar trên web nhưng không tìm thấy trang, thì khả năng cao là hệ thống đang gặp sự cố, lỗi phổ biến thường sẽ là lỗi 404. Khi đó, để giải quyết vấn đề, người dùng có thể tham khảo các cách sau:

• Kiểm tra lại đường dẫn: Nếu nhập sai đường dẫn, dù chỉ là một lỗi nhỏ thì cũng có thể dẫn đến lỗi 404. Vì vậy khi truy cập, hãy đảm bảo rằng mình đã nhập đúng và chính xác địa chỉ web cũng như đường dẫn của Google Calendar.
• Cập nhập trình duyệt mới: Việc trình duyệt không tương thích với Google Calendar cũng có thể là nguyên nhân gây ra lỗi 404 khi truy cập. Cách giải quyết đơn giản lúc này là chỉ cần cập nhập trình duyệt lên phiên bản mới, tương tích với lịch Google.
• Xóa bộ nhớ cache và cookie: Trong một vài trường hợp, người dùng truy cập Google Calendar và gặp lỗi 404 cũng có thể là do sự cố ở bộ nhớ cache và cookie. Để xử lý, người dùng hãy thử xóa chúng và đăng nhập lại để kiểm tra.
• Quyền truy cập bị hạn chế: Truy cập vào một liên kết Google Calendar chưa có sự cho phép của chủ sở hữu, người dùng cũng sẽ không thể kết nối. Cách xử lý lúc này là người dùng chỉ cần liên hệ với chủ sở hữu lịch và đề xuất họ chia sẻ cũng như mở quyền truy cập.
• Lỗi 404 xuất phát từ hệ thống: Trang dịch vụ của Google Workspace đôi khi cũng không tránh khỏi những sự cố dẫn đến lỗi 404, vậy nên người dùng sẽ cần phải kiểm tra và khắc phục để đảm bảo trải nghiệm lịch tốt nhất.

10. Google Calendar có thể tương thích với các ứng dụng lịch khác không?

Có. Google Calendar có thể kết nối linh hoạt với một số ứng dụng lịch, chẳng hạn như Outlook, hay Apple Calendar. Hơn nữa, người dùng còn có thể nhập/xuất các sự kiện, lịch trình ở định dạng CSV hoặc iCal một cách dễ dàng. 

11. Có thể di chuyển và đồng bộ hóa tất cả các lịch không?

Tất nhiên là Có. Người dùng hoàn toàn có thể lựa chọn di chuyển lịch trên nhiều ứng dụng lịch khác, bao gồm cả lịch của Microsoft và IBM. Điều này giúp gia tăng sự kết nối và làm việc linh hoạt hơn giữa nhiều cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về Google Calendar là gì? Lợi ích, tính năng, cũng như hướng dẫn sử dụng chi tiết. Nếu quan tâm đến Calendar, hoặc các dịch vụ của Google Workspace, khách hàng có thể trực tiếp liên hệ HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.