Cách chat riêng trên Zoom: Giải pháp trao đổi kín đáo trong cuộc họp trực tuyến

Khi tham gia các cuộc họp hoặc lớp học trực tuyến trên Zoom, đôi khi bạn cần trao đổi thông tin riêng với một cá nhân mà không muốn làm làm gián đoạn cuộc trò chuyện chung. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các cách chat riêng trên Zoom đơn giản, nhanh chóng, giúp việc giao tiếp trở nên hiệu quả và linh hoạt hơn rất nhiều.

Hướng dẫn chi tiết cách chat riêng trên Zoom

Nhắn tin riêng trên Zoom là một tính năng hữu ích, đặc biệt là khi bạn cần trao đổi kín với một cá nhân cụ thể mà không làm phiền đến mọi người. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện trên cả máy tính và điện thoại để bạn dễ dàng thao tác:

Cách chat riêng trên Zoom bằng máy tính (PC/Laptop)

Bạn có thể dễ dàng nhắn tin riêng với một người bất kỳ trong cuộc họp Zoom bằng máy tính theo các bước sau, dù bạn là người chủ trì hay người tham gia:

Đối với người chủ trì cuộc họp

Nếu là người chủ trì cuộc họp, thì việc bạn chat riêng với bất kỳ ai trong tham gia cũng đều có thể thao tác nhanh chóng với 1 trong 2 cách đơn giản sau:

1. Truy cập mục Người tham gia

– Bước 1: Trong giao diện cuộc họp, trước tiên bạn hãy di chuột đến thanh công cụ ở phía dưới màn hình >> nhấp chọn mục Participants (Người tham gia).

– Bước 2: Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện ở phía bên phải, liệt kê tất cả những người đang tham gia.

– Bước 3: Hãy nhấp chọn tên người mà bạn muốn gửi tin nhắn riêng. Khi khung chat hiển thị, bạn có thể nhập tin nhắn vào ô chat và nhấn Enter.

– Bước 4: Tin nhắn sẽ được gửi và chỉ hiển thị “riêng tư” với người bạn đã chọn.

2. Truy cập mục Trò chuyện

– Bước 1: Tương tự, bạn cũng sẽ di chuột để hiển thị thanh công cụ phía dưới màn hình. 

– Bước 2: Nhấp chọn biểu tượng Chat (Trò chuyện). Hộp thoại chat lúc này cũng sẽ hiển thị ở phía bên phải màn hình.

– Bước 3: Tiếp tục nhấn chọn biểu tượng hình ô vuông và bút chì ở góc trên bên trái của khung chat để bắt đầu cuộc trò chuyện mới.

– Bước 4: Trong khung chat, hãy nhập tìm kiếm tên mà bạn muốn gửi tin nhắn riêng >> nhập tin nhắn và nhấn Gửi. Ngay lập tức, tin nhắn sẽ được gửi đến người mà muốn trao đổi thông tin.

Đối với người tham gia

Nếu bạn là người tham gia, bạn có thể dễ dàng áp dụng cách chat riêng trên Zoom với những người khác trong cuộc họp bằng việc sử dụng các công cụ có sẵn trên Zoom. Cụ thể:

1. Truy cập mục Người tham gia

– Bước 1: Trong giao diện cuộc họp Zoom, bạn hãy di chuyển chuột đến thanh công cụ và chọn Participants (Người tham gia).

– Bước 2: Một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị bên phải màn hình, bao gồm danh sách của tất cả người đang tham gia.

– Bước 3: Tìm và nhấp vào tên người bạn muốn gửi tin nhắn riêng.

– Bước 4: Khi khung chat hiện lên, bạn chỉ cần gõ tin nhắn và nhấn Enter. Tin nhắn này sẽ được gửi đi một cách riêng tư.

2. Truy cập mục Trò chuyện

– Bước 1: Di chuột xuống thanh công cụ và nhấp vào biểu tượng Chat (Trò chuyện). Hộp thoại chat sẽ hiển thị ở phía bên phải.

– Bước 2: Để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới, bạn hãy nhấp vào biểu tượng ô vuông và bút chì ở góc trên bên trái của khung chat.

– Bước 3: Tìm kiếm tên người bạn muốn nhắn tin >> gõ tin nhắn vào và nhấn Gửi. Tin nhắn sẽ được gửi riêng đến người đó.

Cách chat riêng trên Zoom bằng điện thoại

Cách nhắn tin trên Zoom bằng điện thoại cũng khá đơn giản với các bước chi tiết sau:

Đối với người chủ trì cuộc họp

Tương tự như máy tính, bạn cũng có thể dễ dàng nhắn tin “riêng” cho những người tham gia khác với tư cách là người chủ trì. Cụ thể, cách chat riêng trên Zoom qua điện thoại đó là:

1. Truy cập mục Người tham gia

– Bước 1: Trong cuộc họp Zoom, trước tiên bạn hãy chạm vào màn hình để hiển thị thanh công cụ, sau đó chọn Participants (Người tham gia).

– Bước 2: Một danh sách người tham gia sẽ hiện lên. Tại đây, bạn hãy nhấp vào tên của người mà bạn muốn nhắn tin riêng.

– Bước 3: Tiếp tục nhấn chọn Trò chuyện >> nhập tin nhắn của bạn vào khung chat.

– Bước 4: Cuối cùng, nhấn Gửi để tin nhắn riêng tư cho người đó.

2. Truy cập mục Trò chuyện

– Bước 1: Tương tự, bạn hãy chạm vào màn hình điện thoại để hiển thị thanh công cụ >> nhấn chọn Chat (Trò chuyện).

– Bước 2: Khi hộp thoại chat xuất hiện, nhấp vào mũi tên bên cạnh mục trò chuyện chung.

** Nếu có nhiều người trong cuộc họp, bạn hãy nhấp chọn … Tất cả và gõ tên người đó để tìm kiếm nhanh hơn.

– Bước 3: Nhập tin nhắn vào ô chat và nhấn Gửi.

Đối với người tham gia

Trong trường hợp bạn là người tham gia cuộc họp, bạn cũng có thể nhắn tin riêng cho tất cả những ai đang tham gia, bao gồm cả người chủ trì. Cụ thể:

1. Truy cập mục Người tham gia

– Bước 1: Trong giao diện cuộc họp, bạn hãy chạm vào màn hình để thanh công cụ hiện lên.

– Bước 2: Nhấp chọn mục Participants (Người tham gia). Lúc này, bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ xuất hiện với danh sách tất cả những người tham gia, bao gồm cả người chủ trì.

– Bước 3: Click vào tên người mà bạn muốn nhắn tin riêng >> nhấn chọn Trò chuyện. 

– Bước 4: Hãy nhập tin nhắn vào khung chat phía dưới >> nhấn nút Gửi để gửi đi tin nhắn.

2. Truy cập mục Trò chuyện

– Bước 1: Tương tự, bạn cũng sẽ cần chạm vào màn hình để hiển thị thanh công cụ.

– Bước 2: Nhấn chọn Chat (Trò chuyện). Hộp thoại chat sẽ xuất hiện (thông thường sẽ hiển thị ở chế độ chat chung cho tất cả mọi người).

– Bước 3: Tiếp tục click chọn mũi tên hướng xuống bên cạnh biểu tượng dấu ba chấm.

*Mẹo hay: Nếu số lượng người tham gia lớn, bạn hãy nhấp chọn mục … Tất cả >> nhập tìm kiếm tên người mà mình muốn nhắn riêng.

– Bước 4: Nhập tin nhắn vào ô chat >> nhấn Gửi. Tin nhắn sẽ ngay lập tức được gửi đến người mà bạn muốn trò chuyện riêng trong cuộc họp Zoom.

Kiểm soát quyền truy cập cuộc trò chuyện riêng trên Zoom

Để kiểm soát quyền truy cập cuộc trò chuyện riêng trên Zoom, bạn có thể thao tác nhanh với các bước sau:

– Bước 1: Nhấp chọn biểu tượng Chat trên thanh công cụ phía dưới màn hình.

– Bước 2: Khi cửa sổ chat hiển thị, bạn sẽ thấy biểu tượng dấu ba chấm (…). Hãy nhấp chọn nó.

– Bước 3: Một menu sẽ xuất hiện với mục “Người tham gia có thể trò chuyện với:”. Lúc này, bạn có thể chọn 1 trong các tùy chọn sau:

• Không có ai: Tắt hoàn toàn tính năng chat, cả riêng tư và công khai.
• Người chủ trì và đồng chủ trì: Người tham gia chỉ có thể gửi tin nhắn riêng cho bạn (người chủ trì) hoặc người đồng chủ trì mà không thể nhắn tin cho nhau.
• Mọi người: Người tham gia chỉ được chat công khai. Tin nhắn riêng tư sẽ bị vô hiệu hóa.
• Trực tiếp với mọi người và bất kỳ ai: Đây là cài đặt mặc định, cho phép mọi người chat công khai và nhắn tin riêng cho nhau.

– Bước 4: Khi hoàn tất, quy tắc cuộc họp và quyền truy cập cuộc trò chuyện riêng trên Zoom sẽ được kiểm soát theo cách mà bạn muốn.

>>> Xem thêm: Cách làm mờ background Zoom

Phân biệt giữa chat riêng và chat chung trên Zoom

Trên Zoom, chat riêng và chat chung là hai tính năng trò chuyện khác nhau, phục vụ cho các mục đích tương tác riêng biệt trong một cuộc họp. Việc hiểu rõ sự khác nhau này sẽ giúp bạn sử dụng công cụ một cách hiệu quả và phù hợp với từng tình huống. Cụ thể, dưới đây là bảng so sánh chi tiết hai tính năng chat để bạn có thể phân biệt:

Lưu ý:

• Tính năng chat riêng có thể bị vô hiệu hóa bởi người chủ trì cuộc họp.
• Khi chat chung, tất cả tin nhắn sẽ được lưu lại trong bản ghi chat của cuộc họp (nếu được người chủ trì cho phép).
• Chat riêng chỉ hiển thị với hai người trong cuộc trò chuyện, nhưng bản thân người chủ trì có thể có tùy chọn quản lý và xem toàn bộ nội dung chat, tùy thuộc vào cài đặt tài khoản.

Lợi ích của tính năng chat riêng trên Zoom 

Cách chat trên Zoom bằng máy tính hay điện thoại cũng mang đến nhiều lợi ích, giúp tạo sự riêng tư và hiệu quả trong giao tiếp, đặc biệt là với những cuộc họp đông người. Dưới đây là những 05 lợi ích nổi bật của tính năng này:

Giữ bí mật & bảo mật thông tin

Cách chat riêng trên Zoom cho phép bạn gửi tin nhắn chỉ hiển thị với một người cụ thể, đảm bảo sự riêng tư của nội dung. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn trao đổi các thông tin nhạy cảm, cá nhân hoặc bí mật mà không muốn chia sẻ với cả nhóm.

Tương tác cá nhân hóa

Tính năng Chat riêng trong Zoom giúp bạn tương tác trực tiếp với một người tham gia khác, ví dụ như hỏi riêng người chủ trì một câu hỏi mà bạn ngại đặt công khai, hoặc trao đổi với một đồng nghiệp, bạn bè về một vấn đề cụ thể liên quan đến công việc của cả hai mà không làm gián đoạn cuộc họp.

Hỗ trợ và giải quyết “nhanh chóng” vấn đề 

Nếu có một người tham gia gặp sự cố kỹ thuật hoặc có thắc mắc cần giải quyết ngay, bạn có thể chat riêng để hướng dẫn họ mà không làm phiền đến diễn giả và những người khác trong cuộc họp. Điều này giúp duy trì sự trôi chảy của buổi họp và không làm mất thời gian của cả nhóm.

Quản lý tương tác hiệu quả

Khi có nhiều người tham gia, cách chat riêng trên Zoom giúp giảm bớt sự lộn xộn trong khung chat chung. Thay vì gửi một tin nhắn chỉ dành cho một người, bạn có thể chat riêng để giữ cho kênh chat chung được gọn gàng và chỉ dành cho các thông báo quan trọng.

Xây dựng mối quan hệ

Chat riêng có thể là công cụ hữu ích để kết nối với một người tham gia khác một cách thân mật hơn. Bạn có thể gửi một lời chào hoặc một lời nhận xét mang tính cá nhân, giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn với đồng nghiệp hoặc đối tác trong môi trường trực tuyến.

Tóm lại, cách chat riêng trên Zoom không đơn giản chỉ là một công cụ giao tiếp, mà còn là một tính năng mạnh mẽ giúp cá nhân hóa, bảo mật và tối ưu hóa các tương tác của bạn trong cuộc họp trực tuyến.

Một số lưu ý khi áp dụng cách chat riêng trên Zoom

Khi sử dụng tính năng trò chuyện riêng tư trên Zoom, bạn cần lưu ý một số điều sau để đảm bảo cuộc trò chuyện diễn ra an toàn và hiệu quả:

• Tính riêng tư không tuyệt đối: Tin nhắn riêng tư chỉ hiển thị với người bạn gửi. Tuy nhiên, nếu người chủ trì cuộc họp (host) hoặc đồng chủ trì (co-host) lưu lại toàn bộ cuộc trò chuyện, họ vẫn có thể xem được tất cả các tin nhắn, bao gồm cả tin nhắn riêng tư.
• Kiểm tra người nhận: Trước khi gửi tin, bạn nên cẩn thận kiểm tra lại xem mình đang gửi cho ai. Đã có rất nhiều trường hợp gửi nhầm tin nhắn riêng tư thành tin nhắn chung, gây ra những tình huống dở khóc dở cười. Vậy nên, bạn hãy luôn chắc chắn rằng mình đã chọn đúng tên người nhận trong danh sách.
• Tránh dùng cho nội dung nhạy cảm: Mặc dù tính năng chat riêng trên Zoom khá tiện lợi, nhưng bạn không nên sử dụng nó để trao đổi những thông tin quá nhạy cảm, bí mật hoặc mang tính chất cá nhân. Vì thông tin vẫn có thể được lưu lại bởi người chủ trì.

• Sử dụng cho các mục đích công việc: Bạn có thể dùng chat riêng để trao đổi nhanh với đồng nghiệp về một vấn đề liên quan đến cuộc họp, đặt câu hỏi cho một người cụ thể, hoặc gửi một đường link riêng tư mà không muốn mọi người cùng thấy.
• Hạn chế sao chép và dán: Khi sao chép và dán nội dung từ nơi khác vào khung chat, bạn cũng nên cẩn thận. Đôi khi, bạn có thể vô tình gửi nhầm hoặc gửi những thông tin không cần thiết.

Câu hỏi thường gặp

1. Làm thế nào để nhận biết một tin nhắn là chat riêng?

Khi bạn nhận được một tin nhắn riêng, Zoom sẽ hiển thị nhãn Privately (Riêng tư) ngay bên cạnh tên người gửi. Cửa sổ chat cũng sẽ có thông báo nổi bật để bạn dễ dàng nhận biết.

2. Người chủ trì có thể xem tin nhắn riêng tư của mọi người không?

Có thể. Mặc dù tin nhắn riêng tư không hiển thị cho tất cả mọi người, nhưng người chủ trì vẫn có quyền truy cập vào bản ghi chat đầy đủ, bao gồm cả các cuộc trò chuyện riêng tư.

3. Tôi có thể chat riêng với người tham gia đã rời cuộc họp không?

Không. Bạn chỉ có thể chat riêng với những người vẫn đang có mặt trong cuộc họp. Một khi họ rời đi, tên của họ sẽ không còn xuất hiện trong danh sách người tham gia.

4. Tin nhắn riêng tư có được lưu lại trong bản ghi cuộc họp không?

Tin nhắn chat riêng không được lưu lại trong bản ghi chat công khai của cuộc họp. Tuy nhiên, người chủ trì có thể có quyền truy cập vào bản ghi chat đầy đủ, bao gồm cả các cuộc trò chuyện riêng tư, tùy thuộc vào cài đặt tài khoản của họ.

5. Chat riêng trên Zoom có an toàn không?

Về cơ bản, chat riêng trên Zoom được coi là an toàn. Zoom sử dụng các công nghệ bảo mật như mã hóa TLS và AES 256-bit để bảo vệ dữ liệu truyền đi, bao gồm cả nội dung tin nhắn. Tuy nhiên, mức độ “an toàn” còn phụ thuộc vào cài đặt của người quản lý cuộc họp và việc tin nhắn có bị lưu lại hay không.

6. Chat riêng tư trên Zoom có bị giới hạn ký tự không?

Có. Giới hạn cho một tin nhắn chat trong cuộc họp Zoom là 4000 ký tự. Nếu bạn vượt quá giới hạn này, tin nhắn sẽ bị cắt bớt hoặc không thể gửi đi. Để gửi nội dung dài hơn, bạn nên chia nhỏ tin nhắn thành nhiều phần hoặc sử dụng các công cụ khác như Google Meet.

Lời kết

Tính năng chat riêng trên Zoom là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn giao tiếp linh hoạt, riêng tư và hiệu quả hơn trong các cuộc họp trực tuyến. Tuy nhiên, cách chat riêng trên Zoom như thế nào hiệu quả, an toàn, bạn cũng cần phải nắm rõ để tận dụng tối đa lợi ích của tính năng này mang lại, đồng thời duy trì sự chuyên nghiệp và trật tự của cuộc họp.

Ngoài ra, Người dùng nên đăng ký ngay gói Zoom Workspace để sở hữu ngay bộ công cụ làm việc hiện đại nhất.

Trường hợp vẫn có những vướng mắc cần giải đáp, bạn đừng quên có thể trực tiếp liên hệ HVN Group qua một trong các kênh liên lạc phía dưới để nhận được sự hỗ trợ chu đáo nhất.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777