Bỏ túi 05 cách dùng Google Biểu mẫu trong doanh nghiệp

Ngày nay, hầu hết các công ty đều lựa chọn hình thức kỹ thuật số để thu thập dữ liệu và thông tin khảo sát. Một trong những công cụ hỗ trợ tạo biểu mẫu được ưa chuộng nhất hiện nay chính là Google Biểu mẫu. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo GG Biểu mẫu với các bước cơ bản và giới thiệu một số cách sử dụng công cụ này trong môi trường làm việc.

Google Biểu mẫu là gì?

Google Biểu mẫu, hay Google Forms, là phần mềm khảo sát cho phép tạo các khảo sát khác nhau và chia sẻ chúng với đồng nghiệp cũng như thành viên trong nhóm. Người dùng có một số tùy chọn để chọn khi tạo biểu mẫu của riêng mình, qua đó có thể nhận được câu trả lời phù hợp. Các tùy chọn đó có thể kể đến Trả lời ngắn, Đoạn, Trắc nghiệm, Hộp kiểm, Phạm vi tuyến tính, Lưới trắc nghiệm,….

Trong quá trình làm GG Biểu mẫu, người dùng có thể tải hình ảnh lên để làm nổi bật form và thêm người đóng góp để có thể cộng tác với những người khác về các phản hồi nhận được. Sau khi hoàn thành tạo Google Biểu mẫu khảo sát, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào Send ở bên phải màn hình và chọn hình thức để chia sẻ.

Hướng dẫn cách tạo Google Biểu mẫu cơ bản

Vì giao diện ứng dụng thân thiện với mọi thiết bị, nên cách tạo GG Biểu mẫu trên điện thoại hoặc máy tính đều có thể được tiến hành nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể thoải mái lựa chọn phương tiện để làm Google Biểu mẫu sao cho thuận tiện với công việc, nhưng nhìn chung việc thực hiện sẽ tuân theo 05 bước cơ bản sau đây:

Để tạo biểu mẫu, trước tiên người dùng cần đăng nhập Google Biểu mẫu bằng tài khoản Google của mình.

Bước 1: Tạo biểu mẫu

Đi tới mục Start a new form và chọn mẫu từ Template Gallery ở góc phải màn hình. Google Biểu mẫu cung cấp đa dạng các template thuộc 3 danh mục: Cá nhân, Công việc và Giáo dục. Mặc dù những mẫu này chưa bao gồm mọi thứ nhưng rất có thể là một trong những gợi ý sáng tạo cho việc tạo form của bạn.

Người dùng cũng có thể nhấp vào Blank nếu muốn tạo một mẫu từ đầu và thỏa sức sáng tạo với ý tưởng của mình. Lưu ý, ngay sau khi được đưa vào giao diện chỉnh sửa mẫu, bạn nên đặt tên biểu mẫu kèm với mô tả ngắn gọn.

Bước 2: Tùy chỉnh biểu mẫu

Bước này cho phép tùy chỉnh màu sắc, phông chữ, màu nền, trang trí cho form Google Biểu mẫu. Nhấp vào Customize để tùy chỉnh, thậm chí có thể bao gồm thương hiệu và hình ảnh tiêu đề để tạo ấn tượng.

Bước 3: Tùy chọn biểu mẫu

• Nhấp vào phần Settings >> chọn Make this a quiz nếu muốn chuyển đổi Google Biểu mẫu thành một bài kiểm tra. Khi bật tính năng này, bạn có thể chỉ định câu trả lời đúng và giá trị điểm cho tất cả câu hỏi sẽ được đưa ra trong form của mình.
• Phần Responses cho phép người dùng chọn xem có thu thập địa chỉ email hay không. Nếu hộp kiểm này được bật, người trả lời sẽ được yêu cầu cung cấp địa chỉ email trước khi gửi. Đây là câu trả lời cho “Google Biểu mẫu có ẩn danh không?”.
• Cài đặt Presentation cho phép bạn thêm thanh tiến trình. Đối với GG Biểu mẫu nhiều section, cài đặt này cung cấp cho người dùng phần trăm hoàn thành ở cuối mỗi trang và có thể hữu ích để giữ người dùng tiếp tục khảo sát lâu hơn, cũng như cho phép các tùy chọn khác như xáo trộn thứ tự câu hỏi và tùy chỉnh thông báo xác nhận.
• Tiếp theo là cài đặt Default với 2 nút chuyển đổi, một là để thu thập địa chỉ email theo mặc định trên tất cả form Google Biểu mẫu được tạo, một là đặt câu hỏi theo yêu cầu mặc định trong biểu mẫu.

Bước 4: Tạo nội dung cho biểu mẫu

• Hộp công cụ chính xuất hiện ở bên phải nội dung biểu mẫu với 6 biểu tượng cho phép người dùng có thể thêm câu hỏi, nhập câu hỏi, thêm tiêu đề hoặc mô tả, thêm hình ảnh, thêm video hoặc thêm phần mới. Nếu bạn thực hiện cách làm GG Biểu mẫu trên điện thoại, hộp công cụ này sẽ nằm ở phía bên dưới màn hình.
• Phần câu hỏi cho Google Biểu mẫu gồm 11 tùy chọn, thay đổi từ Short answer ở trên cùng cho đến Time ở dưới cùng. Tùy theo loại câu hỏi và dữ liệu cần thu thập, bạn có thể lựa chọn kiểu câu hỏi sao cho phù hợp. Ở cuối mỗi hộp câu hỏi là các biểu tượng để sao chép hoặc xóa câu hỏi, nút chuyển đổi để đặt câu hỏi thành câu trả lời bắt buộc và biểu tượng menu cho bất kỳ tùy chọn bổ sung nào.

Bước 5: Chia sẻ biểu mẫu

Một số người dùng sẽ thắc mắc làm cách nào để tạo link Google Biểu mẫu và chia sẻ cho đối tượng cần khảo sát. Trong bước này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện. 

Hãy nhấp vào nút Send ở góc trên bên phải biểu mẫu. Thao tác này sẽ đưa bạn đến menu bật lên với các tùy chọn chia sẻ. Đầu menu là hộp kiểm để thu thập email của bất kỳ người trả lời nào, nếu chưa chọn tùy chọn này trong phần Settings. Điều này đặc biệt hữu ích cho người dùng doanh nghiệp đang tìm cách xây dựng danh sách gửi thư.

Có 03 phương pháp chính để phân phối GG Biểu mẫu: email, URL và mã nhúng. Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn chia sẻ lên Facebook và Twitter. Bạn cũng có thể chuyển Google Biểu mẫu sang Word để in ra và phục vụ cho việc khảo sát offline bằng cách chọn vào tùy chọn Print từ dấu 3 chấm bên cạnh nút Send.

Như vậy, bạn đã hoàn thành cách làm GG Biểu mẫu. Sau khi các đối tượng mục tiêu hoàn thành form khảo sát, bạn có thể xem kết quả tóm tắt từ tab Responses. Một số tùy chọn trong mục này cho phép bạn cài đặt nhận thông báo qua email cho tất cả câu trả lời, chọn nơi lưu dữ liệu, hủy liên kết biểu mẫu khỏi bảng tính hoặc tải Google Biểu mẫu.

Nếu gặp bất kỳ vấn đề gì trong quá trình tạo Google Biểu mẫu, bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ chuyên gia của HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – tư vấn chuyên sâu.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

05 cách sử dụng Google Biểu mẫu trong công việc

Đăng nhập GG Biểu mẫu mang lại cho người dùng doanh nghiệp nhiều lợi thế để nâng cao hiệu quả làm việc. Phần này của bài viết sẽ giới thiệu tới bạn một số cách dùng Google Biểu mẫu trong môi trường làm việc.

Nhận phản hồi về quy trình mới

Khi các quy trình mới được triển khai tại nơi làm việc, thường có một khoảng thời gian mọi người cần điều chỉnh và đôi khi phát hiện ra một số vấn đề hoặc khó khăn chưa được tìm hiểu trước đó. Trong những trường hợp này, bạn có thể muốn nhận một số phản hồi về mọi việc đang diễn ra như thế nào bằng cách lập GG Biểu mẫu.

Việc tạo Google Biểu mẫu cho vấn đề này mang lại cho nhân viên cơ hội hợp lý để nói lên ý kiến của mình và cũng tạo điều kiện cho việc khắc phục vấn đề trước khi mọi thứ rắc rối hơn. 

Yêu cầu ý tưởng cho một dự án

Trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu của dự án, điều quan trọng là phải thu thập được quan điểm của nhân viên cho vấn đề mục tiêu, qua đó doanh nghiệp có thể thu thập được những ý tưởng sáng tạo và độc đáo cho dự án.

Để thu thập ý tưởng, tạo Google Biểu mẫu là phương pháp lý tưởng khi cung cấp dạng câu trả lời dài không giới hạn số từ bên cạnh các câu hỏi trắc nghiệm. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu gửi GG Biểu mẫu tới nhiều đối tượng, bạn sẽ phải xem qua rất nhiều thông tin. Tùy thuộc vào phạm vi dự án, loại khảo sát này có thể phù hợp hơn với một nhóm ít người.

Mẫu đề xuất dành cho nhân viên

Có nhiều lý do cho việc nhân viên tạo đề xuất yêu cầu trong doanh nghiệp, chẳng hạn như yêu cầu thiết bị mới, hỗ trợ kỹ thuật, họp với các bộ phận khác, tăng lương,…

Thay vì sử dụng Google Docs cho những yêu cầu này, bạn có thể lựa chọn tạo Google Biểu mẫu. Điều này sẽ cho phép lưu giữ hồ sơ tốt hơn về người đang yêu cầu và giữ tất cả ở một nơi, thay vì dàn trải trên nhiều tài liệu.

Google Biểu mẫu phù hợp nhất là sự kết hợp giữa Multiple choice, Checkbox, Short answer và Paragraph.

Gửi truy vấn và vấn đề về CNTT

Nơi làm việc của bạn có thể đã thiết lập hotline hoặc email để phản hồi các vấn đề liên quan đến CNTT nhưng việc sử dụng Google Biểu mẫu để quản lý các thông tin này có thể là một phương pháp hữu ích. Bạn không chỉ có thể đặt câu hỏi cụ thể để giúp thu thập thông tin về vấn đề mà còn có thể nhận biết xu hướng mà mọi người đang quan tâm.

Thu thập dữ liệu

Bạn có thể cần thu thập dữ liệu về các lĩnh vực cụ thể của công ty mình. Đó có thể là cách nhân viên nhìn nhận phúc lợi trong công việc hoặc khối lượng công việc hàng tuần như thế nào. Dù lý do là gì, Google Biểu mẫu là cách nhanh chóng và dễ dàng để triển khai mà không cần phải tổ chức các cuộc họp hoặc nhóm tốn kém thời gian. 

Đối với việc thu thập dữ liệu, bạn có thể xem xét sử dụng các câu hỏi yêu cầu trả lời bằng số trong Google Biểu mẫu để có thể đối chiếu dữ liệu một cách liền mạch, thay vì phải làm việc với nhiều văn bản. Vì lý do này, Linear Scale, Multi-choice và Checkbox là những lựa chọn tốt nhất. Short answer hoặc Paragraph có thể được xem xét đưa vào Google Biểu mẫu nếu bạn quan tâm đến dữ liệu định tính.

Nếu biết cách tạo và sử dụng GG Biểu mẫu, bạn có thể biến nó trở thành một công cụ lý tưởng trong môi trường làm việc. Hy vọng rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin có ích cho công việc của mình.

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến Google Biểu mẫu hoặc có nhu cầu được tư vấn chi tiết về cách khai thác các tính năng tuyệt vời của GG Biểu mẫu, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm sẽ hỗ trợ giải đáp và tư vấn nhanh chóng.