Hướng dẫn 05+ cách backup Outlook email chi tiết nhất

Trong kỷ nguyên số hóa, email không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn là kho lưu trữ vô giá chứa đựng thông tin cá nhân, công việc và những kỷ niệm quan trọng. Đặc biệt với những người dùng Outlook, việc đảm bảo an toàn cho dữ liệu email là điều rất quan trọng. Bạn có thể đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu bất cứ lúc nào do lỗi hệ thống, hỏng ổ cứng, tấn công virus, hoặc đơn giản là xóa nhầm. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về 05+ cách backup Outlook email giúp bạn bảo vệ dữ liệu của mình một cách an toàn và hiệu quả nhất.

Tầm quan trọng của việc backup Outlook email

Trong cuộc sống hiện đại, email đã trở thành một phần không thể thiếu, là nơi lưu giữ từ những thông tin cá nhân quan trọng đến các tài liệu công việc mật. Việc mất đi những dữ liệu này có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, từ gián đoạn công việc đến thiệt hại tài chính. Đó là lý do vì sao việc backup Outlook email không chỉ là một lựa chọn mà là một hành động cần thiết.

• Bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi mất mát: Email thường chứa đựng thông tin cá nhân, tài liệu công việc, hoặc những kỷ niệm quan trọng. Sao lưu giúp bảo vệ chúng khỏi các rủi ro như lỗi hệ thống, hỏng ổ cứng, tấn công virus, hoặc việc xóa nhầm.
• Giải phóng dung lượng hộp thư: Đặc biệt đối với các tài khoản POP3, việc sao lưu giúp di chuyển các email cũ ra khỏi hộp thư chính, từ đó giải phóng dung lượng và cải thiện hiệu suất Outlook.
• Dễ dàng chuyển dữ liệu: Khi bạn cần chuyển sang máy tính mới hoặc nâng cấp phiên bản Outlook, bản sao lưu sẽ giúp bạn di chuyển toàn bộ dữ liệu email một cách nhanh chóng và tiện lợi.
• Tuân thủ quy định lưu trữ dữ liệu: Đối với các doanh nghiệp, việc sao lưu email định kỳ là cần thiết để tuân thủ các quy định về lưu trữ và quản lý dữ liệu.

Nhìn chung, việc backup Outlook email là một chiến lược phòng ngừa hiệu quả, giúp bạn an tâm hơn trong việc quản lý thông tin số của mình. Đừng để đến khi sự cố xảy ra mới nhận ra giá trị của những email đã mất. Hãy chủ động để có thể bảo vệ dữ liệu của bạn an toàn ngay từ bây giờ!

Cách 1: Sao lưu bằng cách Xuất tệp PST trên Outlook Cổ điển

Để bảo vệ dữ liệu email một cách toàn diện và có thể truy cập độc lập, backup Outlook email chuyển sang tệp PST là phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, người dùng Outlook Mới cần lưu ý một số điểm quan trọng.

PST là gì?

Tệp PST (Personal Storage Table) là định dạng tệp dữ liệu được Microsoft Outlook sử dụng để lưu trữ các bản sao của email, lịch, danh bạ và các mục khác trên máy tính của bạn. Khi bạn xuất dữ liệu ra tệp PST, bạn sẽ tạo ra một bản sao lưu độc lập, có thể lưu trữ ở bất kỳ đâu và mở lại bằng Outlook bất cứ lúc nào.

Lưu ý quan trọng cho người dùng Outlook Mới

Hiện tại, Outlook Mới (Outlook for Windows) không có tính năng xuất tệp PST trực tiếp từ giao diện của nó. Để thực hiện sao lưu bằng phương pháp này, bạn có hai lựa chọn chính:

• Chuyển đổi tạm thời sang Outlook Cổ điển: Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft 365, bạn có thể dễ dàng chuyển về giao diện Outlook Cổ điển để sử dụng tính năng này.
• Sử dụng tính năng xuất dữ liệu trên nền tảng web: Một số dịch vụ email như Outlook.com hoặc Microsoft 365 cho phép bạn xuất toàn bộ hộp thư thông qua giao diện web.

Ưu điểm & Nhược điểm

Hướng dẫn chi tiết từng bước (trên Outlook Cổ điển)

Nếu bạn muốn triển khai phương thức backup Outlook email thông qua tệp PST thì có thể tham khảo ngay các bước triển khai chi tiết được thực hiện trên Outlook cổ điển như sau:

• Bước 1: Chuyển đổi sang Outlook Cổ điển Nếu bạn đang ở Outlook Mới, hãy tìm và tắt nút gạt “New Outlook” ở góc trên bên phải, sau đó khởi động lại ứng dụng.

• Bước 2: Mở công cụ Import/Export Trong Outlook Cổ điển, bạn vào File (Tệp) > Open & Export (Mở & Xuất) > Import/Export (Nhập/Xuất).

• Bước 3: Chọn loại tệp xuất Trong cửa sổ Import/Export, chọn Export to a file (Xuất ra tệp) rồi nhấn Next (Tiếp theo). Sau đó, bạn chỉ cần click chọn Outlook Data File (.pst) và nhấn Next.

• Bước 4: Chọn tài khoản và thư mục cần sao lưu Chọn tài khoản email hoặc các thư mục cụ thể mà bạn muốn sao lưu. Hãy nhớ tích chọn “Include subfolders” (Bao gồm các thư mục con) để đảm bảo không bỏ sót dữ liệu, tiếp đến chọn Next.

• Bước 5: Chọn vị trí lưu và đặt tên tệp Chọn nơi bạn muốn lưu tệp PST trên máy tính của mình và đặt tên tệp cho dễ nhớ. Bạn cũng có thể chọn cách xử lý các mục trùng lặp nếu có sau đó chọn vào Finish.

• Bước 6: Thiết lập mật khẩu (tùy chọn) Nếu bạn muốn bảo mật tệp PST, Outlook sẽ yêu cầu bạn đặt mật khẩu. Sau khi hoàn tất, nhấn OK để bắt đầu quá trình xuất. Quá trình này có thể mất một vài phút tùy thuộc vào dung lượng dữ liệu của bạn.

Với 06 bước được chúng tôi hướng dẫn trên đây, bạn đã có thể backup Outlook email nhanh chóng ngay trên phiên bản Outlook cổ điển. Tiếp đến, nếu bạn đang sử dụng Outlook phiên bản mới thì cũng có thể sao lưu dữ liệu bằng các bước được chúng tôi chia sẻ ở nội dung bên dưới.

Cách 2: Sử dụng tính năng backup trong Outlook Mới

Ngoài việc backup Outlook email ra tệp PST, Outlook Mới còn cung cấp tính năng “Lưu trữ” (Archive) để giúp bạn tổ chức và quản lý hộp thư một cách gọn gàng hơn. Tuy nhiên, bạn cần hiểu rõ bản chất của tính năng này để sử dụng đúng mục đích.

“Lưu trữ” trong Outlook Mới là gì?

Tương tự như với tính năng “AutoArchive” của Outlook Cổ điển, “Lưu trữ” trong Outlook Mới cũng tạo ra một tệp sao lưu độc lập. Khi đó, toàn bộ dữ liệu này cũng sẽ được lưu trữ trên thiết bị tại vị trí mà người dùng lựa chọn. 

Ưu điểm & Nhược điểm

Hướng dẫn backup Outlook email trên Outlook mới

Bạn có thể backup Outlook email một cách dễ dàng chỉ với một vài những thao tác cụ thể được chúng tôi chia sẻ như sau:

• Bước 1: Mở Outlook Mới và click chọn vào biểu tượng cài đặt ở góc trên cùng bên phải màn hình hiển thị.

• Bước 2: Giao diện của Settings sẽ hiển thị > click chọn Files > tiếp đến chọn vào Export.

• Bước 3: Lựa chọn Get started để bắt đầu tiến hành quá trình sao lưu dữ liệu. Ngoài ra, bạn có thể xem lịch sử xuất dữ liệu đã được thực hiện trước đó.

• Bước 4: Lựa chọn tài khoản mà bạn muốn thực hiện backup Outlook email > tiếp đến chọn Folder muốn thực hiện sao lưu > tích chọn “Include subfolders” > cuối cùng chọn vào Next.

• Bước 5: Lựa chọn cách xử lý dữ liệu khi có trùng lặp: Bỏ qua, giữ cả hai, thay thế > tiếp đến chọn vào Next.

• Bước 6: Lựa chọn vị trí mà bạn muốn lưu trữ > hệ thống sẽ chuyển sang cửa sổ thiết lập mật khẩu bạn chỉ cần nhập mật khẩu > click chọn OK và hoàn thành.

Tóm lại, tính năng backup Outlook email Mới là một công cụ tuyệt vời để giữ cho hộp thư đến của bạn luôn gọn gàng, nhưng nó không thay thế được việc sao lưu dữ liệu. Để tạo một backup Outlook email độc lập và an toàn, đặc biệt là khi bạn cần khôi phục dữ liệu sau này, hãy cân nhắc các phương pháp khác như xuất tệp PST hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng.

Cách 3: Backup Outlook email online

Đối với những người dùng sử dụng Outlook phiên bản web (như Outlook.com hoặc Outlook trong bộ ứng dụng Microsoft 365), quy trình backup Outlook email lại đơn giản hơn nhiều và gần như không cần thực hiện thủ công.

Cơ chế hoạt động

Khác với ứng dụng Outlook trên máy tính, dữ liệu email của bạn trên phiên bản web không được lưu trữ cục bộ. Thay vào đó, mọi email, danh bạ và sự kiện lịch đều được lưu trữ liên tục trên máy chủ đám mây của Microsoft. Điều này đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được đồng bộ hóa và bảo vệ.

Tại sao không cần sao lưu thủ công?

• Tự động sao lưu: Microsoft đã tích hợp cơ chế sao lưu liên tục, tự động cho tất cả dữ liệu người dùng trên nền tảng đám mây.
• Bảo vệ khỏi mất mát: Dữ liệu của bạn được an toàn khỏi các rủi ro liên quan đến phần cứng máy tính (hỏng ổ cứng, mất máy) hoặc virus. Bạn có thể tiến hành truy cập email từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
• Tích hợp với OneDrive: Các tệp đính kèm được gửi hoặc nhận thông qua Outlook web thường được liên kết hoặc lưu trữ trực tiếp trên OneDrive, nơi chúng cũng được bảo vệ và có phiên bản.

Với Outlook web, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về việc dữ liệu được bảo vệ. Trừ khi có yêu cầu đặc biệt về lưu trữ dữ liệu offline, bạn không cần phải thực hiện các thao tác backup Outlook email thủ công phức tạp như trên ứng dụng desktop.

Cách 4: Sao chép thủ công tệp OST/PST

Trong một số tình huống khẩn cấp, chẳng hạn như bạn cần nhanh chóng sao lưu dữ liệu trước khi cài lại Windows hoặc khắc phục sự cố, việc backup Outlook email thủ công các tệp dữ liệu OST/PST hiện có là một lựa chọn. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi bạn phải hiểu rõ về cách thức hoạt động của Outlook và các tệp dữ liệu.

Phân biệt tệp OST và PST

• Tệp PST (Personal Storage Table): Đây là tệp dữ liệu mà Outlook sử dụng để lưu trữ dữ liệu cục bộ. Các tài khoản POP3 thường sử dụng tệp này để lưu trữ toàn bộ email trên máy tính của bạn. Bạn có thể dễ dàng mở tệp PST trên bất kỳ máy tính nào có cài đặt Outlook.
• Tệp OST (Offline Storage Table): Đây là bản sao cục bộ của dữ liệu trên máy chủ. Các tài khoản Exchange, Outlook.com hoặc Microsoft 365 sử dụng tệp OST để đồng bộ hóa dữ liệu. Nếu không có kết nối với máy chủ gốc, bạn sẽ không thể mở tệp OST trên một máy tính khác.

Ưu điểm & Nhược điểm

Hướng dẫn chi tiết cách thực hiện

Vì đây là một phương pháp backup Outlook email được đánh giá là khá rủi ro. Chính vì vậy, bạn cần cân nhắc trước khi triển khai với các bước được chúng tôi chia sẻ như sau:

• Bước 1: Đóng hoàn toàn Outlook Đây là bước quan trọng nhất. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đóng hoàn toàn ứng dụng Outlook Mới hoặc Outlook Cổ điển trước khi tiến hành sao chép.
• Bước 2: Mở File Explorer Mở File Explorer (hoặc My Computer) trên máy tính của bạn.

• Bước 3: Tìm đến thư mục dữ liệu Duyệt đến các đường dẫn mặc định của tệp dữ liệu Outlook. Bạn có thể cần bật “Show hidden files, folders, and drives” (Hiển thị tệp, thư mục và ổ đĩa ẩn) trong tùy chọn Folder Options của File Explorer để thấy thư mục AppData:

• Đối với tệp PST: C:\Users\<Tên người dùng của bạn>\Documents\Outlook Files
• Đối với tệp OST: C:\Users\<Tên người dùng của bạn>\AppData\Local\Microsoft\Outlook

• Bước 4: Sao chép tệp Sao chép các tệp .pst hoặc .ost cần thiết đến một vị trí an toàn (như ổ đĩa ngoài hoặc dịch vụ đám mây) để phòng trường hợp khẩn cấp.

Mặc dù việc backup Outlook email thủ công tệp OST/PST là một giải pháp nhanh chóng và tiện lợi trong những tình huống đặc biệt, bạn cần hết sức cẩn thận. Phương pháp này tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt là nguy cơ hỏng tệp nếu bạn thực hiện sai cách hoặc không đóng Outlook hoàn toàn.

Đây không phải là một phương pháp sao lưu định kỳ được khuyến khích. Để đảm bảo an toàn và tính toàn vẹn của dữ liệu, bạn nên ưu tiên các phương pháp chính thống hơn như xuất tệp PST hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng.

Cách 5: Sử dụng Phần mềm sao lưu Outlook của bên thứ ba

Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng quan trọng, các phần mềm backup Outlook email của bên thứ ba đã trở thành một giải pháp chuyên nghiệp và toàn diện, giúp bạn tự động hóa và nâng cao hiệu quả của quy trình sao lưu email Outlook. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những người dùng cần các tính năng nâng cao và muốn giảm thiểu các thao tác thủ công.

Ưu điểm và Nhược điểm

Các tính năng cần tìm kiếm

Khi chọn một phần mềm backup Outlook email, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Tự động hóa: Khả năng sao lưu theo lịch trình (Scheduled Backup).
• Hiệu quả: Sao lưu gia tăng (Incremental Backup) để tiết kiệm dung lượng và thời gian.
• Bảo mật: Tùy chọn mã hóa để bảo vệ các tệp sao lưu.
• Khả năng khôi phục: Quy trình khôi phục dữ liệu phải đơn giản và dễ dàng.
• Giao diện: Giao diện người dùng được đánh giá là thân thiện, dễ sử dụng.

Một số phần mềm sao lưu Outlook phổ biến

Dưới đây là một số phần mềm backup Outlook email của bên thứ ba được nhiều người dùng tin tưởng và sử dụng:

• AOMEI Backupper: Một công cụ sao lưu toàn diện, không chỉ dành cho Outlook mà còn cho toàn bộ hệ thống, ổ đĩa và phân vùng. Nó cung cấp các tùy chọn sao lưu Outlook tự động và khôi phục linh hoạt.
• EaseUS Todo Backup: Tương tự AOMEI, đây cũng là một giải pháp sao lưu mạnh mẽ, cho phép bạn sao lưu email Outlook cũng như dữ liệu khác trên máy tính. Phần mềm này nổi tiếng với giao diện đơn giản và các tính năng đáng tin cậy.
• Stellar Backup for Outlook: Một phần mềm chuyên biệt được thiết kế riêng để sao lưu và khôi phục dữ liệu Outlook, bao gồm cả email, danh bạ, lịch và các mục khác. Nó hỗ trợ nhiều định dạng sao lưu khác nhau.
• Acronis: Đây là một phần mềm chuyên dụng, mang đến giải pháp đầy đủ cho việc sao chép (Clone), sao lưu (Backup) và khôi phục (Restore/Recovery) dữ liệu, tương thích và hoạt động mượt mà trên các nền tảng Windows và môi trường PE.

Việc sử dụng phần mềm bên thứ ba mang lại sự tiện lợi và an toàn cao, đặc biệt đối với người dùng có nhu cầu quản lý dữ liệu email phức tạp hoặc số lượng lớn. Bằng cách chọn một công cụ uy tín và phù hợp, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về việc dữ liệu Outlook của mình luôn được bảo vệ một cách tự động và hiệu quả.

Hướng dẫn cách khôi phục email từ bản Outlook backup

Sau khi đã thực hiện backup Outlook email, việc khôi phục lại khi cần thiết cũng quan trọng không kém. Quá trình này sẽ giúp bạn lấy lại các email, danh bạ, lịch đã bị mất hoặc chuyển dữ liệu sang một máy tính khác. Các bước thực hiện cụ thể sẽ tùy thuộc vào loại tệp sao lưu mà bạn có.

Khôi phục từ tệp PST (đã xuất)

Việc khôi phục tệp PST thường được thực hiện tốt nhất trên Outlook Cổ điển vì giao diện của nó hỗ trợ rõ ràng chức năng nhập (import) dữ liệu.

• Bước 1: Chuyển sang Outlook Cổ điển: Nếu đang dùng Outlook Mới, hãy tắt nút gạt “New Outlook” và khởi động lại ứng dụng.
• Bước 2: Mở công cụ Import/Export: Trong Outlook Cổ điển, đi tới File > Open & Export > Import/Export.
• Bước 3: Chọn nhập từ tệp: Trong cửa sổ Import and Export Wizard, chọn Import from another program or file và nhấn Next.

• Bước 4: Chọn tệp PST: Chọn Outlook Data File (.pst) và nhấn Next.
• Bước 5: Duyệt đến tệp: Nhấp vào Browse… để tìm và chọn tệp PST mà bạn đã sao lưu.

• Bước 6: Chọn thư mục đích: Chọn thư mục đích mà bạn muốn khôi phục dữ liệu vào (ví dụ: hộp thư hiện tại của bạn).
• Bước 7: Hoàn tất: Nhấn Finish để bắt đầu quá trình nhập. Outlook sẽ khôi phục tất cả dữ liệu từ tệp PST vào thư mục đã chọn.

Khôi phục từ tệp Archive PST (nếu có từ Outlook Cổ điển)

Nếu bạn đã sử dụng tính năng AutoArchive của Outlook Cổ điển để tạo tệp lưu trữ, bạn có thể truy cập lại dữ liệu một cách đơn giản hơn nhiều.

• Bước 1: Mở tệp PST: Trong Outlook Cổ điển, chọn File > Open & Export > Open Outlook Data File.

• Bước 2: Tìm tệp Archive: Duyệt đến vị trí của tệp archive.pst (thường nằm trong thư mục dữ liệu mặc định của Outlook).
• Bước 3: Xem dữ liệu: Sau khi mở, một thư mục có tên “Archive” sẽ xuất hiện trong danh sách các thư mục ở bên trái của Outlook, cho phép bạn xem và quản lý các email đã lưu trữ.

Như vậy, quá trình khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu là bước cuối cùng và cũng là quan trọng nhất để đảm bảo an toàn cho thông tin của bạn. Cho dù bạn khôi phục từ tệp PST đã xuất hay tệp Archive, việc nắm rõ các bước thực hiện sẽ giúp bạn lấy lại dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Đừng quên thử nghiệm các bản sao lưu của mình định kỳ để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả khi cần thiết.

>>> Xem thêm: Cách đặt lịch họp hàng tuần trên Outlook 

Các mẹo hiệu quả khi sao lưu email Outlook

Sau khi đã nắm rõ các phương pháp backup Outlook email, điều quan trọng là bạn cần áp dụng những mẹo và thực hành tốt nhất để đảm bảo dữ liệu của mình được bảo vệ một cách toàn diện và hiệu quả. Đây là những nguyên tắc vàng giúp bạn tối ưu hóa quy trình sao lưu và tránh các rủi ro tiềm ẩn.

• Sao lưu định kỳ: Việc sao lưu chỉ một lần duy nhất không đủ để bảo vệ dữ liệu mới phát sinh. Nếu bạn không sao lưu thường xuyên, mọi email và tệp đính kèm mới sẽ không có bản sao lưu, dẫn đến nguy cơ mất dữ liệu sau này. Do đó, hãy thiết lập một lịch trình cụ thể, ví dụ như hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào tần suất bạn nhận và gửi email quan trọng. Bạn có thể đặt lời nhắc trên điện thoại hoặc lịch để không bỏ lỡ.
• Lưu trữ bản sao lưu ở nhiều nơi (quy tắc 3-2-1): Việc chỉ lưu bản sao lưu trên cùng một ổ cứng với dữ liệu gốc là rất rủi ro. Nếu ổ cứng bị hỏng hoặc máy tính bị mất, bạn sẽ mất cả dữ liệu gốc lẫn bản sao lưu. Hãy áp dụng nguyên tắc 3-2-1: 3 bản sao dữ liệu (bản gốc và 2 bản sao), lưu trữ trên ít nhất 2 loại thiết bị lưu trữ khác nhau (ví dụ: ổ cứng máy tính và ổ cứng ngoài), với ít nhất 1 bản sao được lưu trữ ở một vị trí ngoại vi (offsite) như dịch vụ đám mây (Google Drive, OneDrive, Dropbox) hoặc ổ cứng cất ở một nơi an toàn khác.
• Kiểm tra bản sao lưu: Tệp sao lưu có thể bị hỏng mà bạn không biết. Nếu bạn không kiểm tra, đến khi cần khôi phục dữ liệu, bạn có thể nhận ra bản sao lưu không thể sử dụng được. Định kỳ hãy thử khôi phục một vài email hoặc danh bạ từ bản sao lưu vào một thư mục thử nghiệm. Việc này sẽ xác nhận rằng bản sao lưu của bạn còn nguyên vẹn và hoạt động tốt.
• Bảo mật tệp PST: Tệp PST có thể chứa đựng nhiều thông tin nhạy cảm. Nếu tệp này rơi vào tay kẻ xấu, tất cả dữ liệu của bạn sẽ bị lộ. Khi xuất tệp PST, hãy sử dụng tính năng đặt mật khẩu của Outlook để mã hóa dữ liệu. Mật khẩu này sẽ bảo vệ tệp của bạn khỏi truy cập trái phép.
• Không lưu trữ tệp PST/OST trên ổ đĩa mạng: Mặc dù tiện lợi, việc lưu tệp dữ liệu Outlook trên ổ đĩa mạng (Network Drive) có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng như làm hỏng tệp, mất dữ liệu, và giảm đáng kể hiệu suất của Outlook do độ trễ mạng. Thay vào đó, hãy lưu tệp trên ổ cứng cục bộ (máy tính của bạn) và chỉ sao lưu bản sao của tệp đó lên ổ đĩa mạng. Hoặc, sử dụng các phần mềm sao lưu chuyên dụng của bên thứ ba được thiết kế để làm việc với môi trường mạng.

Áp dụng các mẹo và thực hành tốt nhất này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình backup Outlook email, không chỉ đảm bảo an toàn mà còn tăng cường tính bảo mật và hiệu quả cho dữ liệu của bạn. Hãy coi đây là những nguyên tắc vàng để bảo vệ thông tin email quan trọng của mình một cách chủ động và thông minh.

Một số câu hỏi thường gặp

1. Tệp PST và tệp OST khác nhau như thế nào?

Tệp PST (Personal Storage Table) là tệp dữ liệu độc lập, dùng để sao lưu và lưu trữ email cục bộ. Bạn có thể mở tệp này trên bất kỳ máy tính nào. Ngược lại, tệp OST (Offline Storage Table) là bản sao dữ liệu trên máy chủ, chỉ có thể được truy cập bởi tài khoản email đã đồng bộ hóa trên máy tính đó.

2. Tôi có thể khôi phục email từ bản sao lưu tệp OST không?

 Bạn không thể khôi phục email từ tệp OST một cách trực tiếp trên một máy tính khác. Tệp OST chỉ hoạt động như một bộ nhớ đệm (cache) cho tài khoản đã được thiết lập. Để khôi phục dữ liệu, bạn cần sử dụng tệp PST đã xuất.

3. Tại sao tôi không thấy tính năng xuất tệp PST trong Outlook Mới?

Outlook Mới (Outlook for Windows) hiện chưa hỗ trợ tính năng xuất tệp PST trực tiếp. Để thực hiện, bạn cần chuyển sang Outlook Cổ điển (phiên bản desktop của Microsoft 365, Outlook 2019, 2021) hoặc sử dụng các công cụ sao lưu của bên thứ ba.

4. Có cần phải sao lưu email khi tôi dùng Outlook phiên bản web không?

Đối với Outlook phiên bản web (Online), Microsoft đã tự động sao lưu dữ liệu của bạn trên máy chủ đám mây. Do đó, bạn không cần phải thực hiện sao lưu thủ công trừ khi có nhu cầu đặc biệt về việc lưu trữ dữ liệu offline.

5. Việc sao lưu email có giúp giải phóng dung lượng hộp thư của tôi không?

Việc xuất email sang tệp PST trên Outlook Cổ điển có thể giúp giải phóng dung lượng hộp thư trên máy chủ (đối với tài khoản POP3). Tuy nhiên, tính năng “Lưu trữ” (Archive) trong Outlook Mới chỉ di chuyển email vào một thư mục khác trong cùng một hộp thư, nên không giúp giảm dung lượng tổng thể.

6. Phương pháp sao lưu nào là tốt nhất cho tôi?

Phương pháp tốt nhất sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu của bạn.

• Nếu bạn cần một bản sao lưu độc lập, có thể di chuyển và khôi phục dễ dàng, hãy sử dụng cách xuất ra tệp PST (trên Outlook Cổ điển).
• Nếu bạn muốn một giải pháp tự động, không cần thao tác thủ công, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm của bên thứ ba.
• Nếu bạn sử dụng Outlook web, dữ liệu của bạn đã được sao lưu tự động trên đám mây, do đó bạn không cần phải sao lưu thủ công.

7. Tôi nên sao lưu email Outlook bao lâu một lần?

Tần suất sao lưu phụ thuộc vào mức độ quan trọng và tần suất bạn sử dụng email.

• Đối với người dùng cá nhân hoặc những người không thường xuyên nhận email quan trọng, hàng tháng là một tần suất hợp lý.
• Đối với người dùng doanh nghiệp hoặc những người thường xuyên nhận các thông tin quan trọng, việc sao lưu hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày là cần thiết.
• Hãy luôn áp dụng quy tắc 3-2-1 để đảm bảo dữ liệu của bạn an toàn nhất.

Lời kết

Việc backup Outlook email không chỉ là một thao tác kỹ thuật mà còn là một biện pháp bảo vệ dữ liệu thiết yếu trong thế giới số hóa ngày nay. Dù bạn đang sử dụng phiên bản Outlook Cổ điển hay đã chuyển sang Outlook Mới với những thay đổi đáng kể, việc chủ động sao lưu sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro mất mát thông tin không đáng có. 

Ngoài ra, nếu bạn chưa sở hữu phiên bản Outlook chính hãng thì hãy nhanh tay đăng ký ngay gói Microsoft 365 bản quyền ngay.

Bắt đầu ngay hôm nay để bảo vệ kho tàng thông tin quý giá trong hộp thư Outlook của bạn! Mọi thông tin cần được giải đáp về chủ đề này vui lòng gửi tới HVN Group qua:

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777