Hướng dẫn thay đổi mật khẩu tài khoản Email Business

Để đảm bảo tính bảo mật cho tài khoản email, một trong những cách cơ bản và hiệu quả nhất chính là thay đổi mật khẩu. Tuy nhiên khi nào thì nên thay đổi? Và thay đổi như thế nào trong webmail? Bài viết sẽ giúp bạn giải đáp các câu hỏi này một cách cụ thể và dễ hiểu nhất.

Lý do nên thay đổi mật khẩu tài khoản email

Mật khẩu giống như chìa khóa mở tài khoản email của bạn. Tội phạm có thể đánh cắp các thông tin và dữ liệu quan trọng nếu chẳng may người dùng đánh mất chiếc chìa khóa này vào tay kẻ xấu. Do đó, việc bảo mật mật khẩu đóng vai trò quan trọng đối với người sử dụng email, đặc biệt trong môi trường kinh doanh với nhiều dữ liệu bảo mật.

Tuy nhiên, không phải ai cũng chú ý đến vấn đề bảo mật password. Thật ngạc nhiên khi nhiều người vẫn còn sử dụng những kiểu mật khẩu đơn giản, dễ đoán, chẳng hạn như “123456”, “88888888” hay “matkhau”. Ngoài ra, hầu hết mọi người sử dụng cùng một mật khẩu trên nhiều tài khoản. Cả việc sử dụng mật khẩu đơn giản và sử dụng lại chúng cho các tài khoản khác đều không tốt cho bảo mật. Chính vì thế, việc thay đổi mật khẩu là thao tác cần thiết.

Bảo mật nâng cao

Mật khẩu được biết đến là tuyến phòng thủ đầu tiên chống lại sự truy cập trái phép vào tài khoản email của người dùng. Nếu ai đó có quyền truy cập vào mật khẩu, họ cũng có thể có quyền truy cập vào tất cả thông tin cá nhân và thông tin bảo mật được lưu trữ trong tài khoản email đó (chẳng hạn như bảng sao kê ngân hàng, thư từ cá nhân và thông tin đăng nhập vào các tài khoản khác). Việc thay đổi mật khẩu thường xuyên có thể giúp ngăn chặn điều này.

Bằng cách thay đổi password, bạn sẽ khiến những kẻ tấn công tiềm năng khó đoán hoặc bẻ khóa mật khẩu tài khoản, từ đó giảm khả năng ai đó có quyền truy cập trái phép vào email của bạn.

Ngăn chặn hành vi trộm cắp danh tính qua email

Tài khoản email thường chứa nhiều thông tin cá nhân có thể được sử dụng để đánh cắp danh tính người dùng. Chẳng hạn, nếu kẻ tấn công giành được quyền truy cập vào tài khoản email, họ có thể đặt lại mật khẩu cho các tài khoản trực tuyến khác được liên kết với email đó. Bằng cách thay đổi mật khẩu thường xuyên, bạn có thể giúp ngăn chặn những kẻ tấn công truy cập thông tin bảo mật này và sử dụng thông tin đó để thực hiện hành vi trộm cắp danh tính.

Bảo vệ an toàn các thông tin và dữ liệu quan trọng

Trong doanh nghiệp, tài khoản email được sử dụng để gửi và nhận thông tin quan trọng, chẳng hạn như dữ liệu tài chính, thông tin sức khỏe cá nhân hoặc thông tin kinh doanh bí mật. Nếu kẻ tấn công giành được quyền truy cập vào tài khoản email của bạn, thì chúng cũng có khả năng truy cập vào các thông tin quan trọng này.

Do đó, việc thay đổi mật khẩu giúp người dùng có thể đảm bảo rằng các thông tin và dữ liệu đó luôn an toàn và không lọt vào tay của các bên trái phép.

Tạo cảm giác an toàn cho người dùng email

Cuối cùng, việc thay đổi mật khẩu có thể giúp bạn yên tâm hơn khi biết rằng mình đang thực hiện các bước để bảo vệ tài khoản trực tuyến và dữ liệu cá nhân. Vấn đề an ninh mạng cần được xem trọng hơn khi các doanh nghiệp đang dần chuyển dữ liệu lên môi môi trường trực tuyến và đẩy mạnh các giải pháp chuyển đổi số.

Thay đổi password tuy đơn giản nhưng là cách hiệu quả để tăng cường tính vững mạnh cho hệ thống an toàn không gian mạng của doanh nghiệp.

Tạo mật khẩu email mạnh mẽ

Một mật khẩu tốt có thể khiến tin tặc khó truy cập vào tài khoản của bạn hơn. Nhưng chính xác thì điều gì tạo nên một password mạnh? Dưới đây là một số tiêu chí đáng chú ý để bạn có thể tham khảo trong khi thực hiện thay đổi mật khẩu cho tài khoản email doanh nghiệp của mình.

• Chỉ được sử dụng mật khẩu cho một tài khoản: Mặc dù có thể dễ dàng sử dụng password giống nhau cho nhiều tài khoản, nhưng tin tặc có thể xâm nhập vào các tài khoản khác của bạn sau khi có quyền truy cập vào một tài khoản.
• Tạo một mật khẩu dài: Thông thường, một password càng dài thì tính an toàn của nó càng cao, khi điều đó có thể gây khó khăn cho hacker khi cố đoán ra dãy chữ số bí mật này để xâm nhập vào tài khoản email người dùng. 
• Sử dụng một mật khẩu phức tạp: Password được sử dụng nên bao gồm ít nhất một chữ in hoa, một số và một ký hiệu đặc biệt. Máy tính có thể đoán ngay một mật khẩu có 8 chữ cái, nhưng một một dãy 12 ký tự với ít nhất một chữ hoa và một chữ thường, số và một ký tự đặc biệt sẽ mất khoản 34.000 năm để bẻ khóa. 
• Thay đổi mật khẩu khó đoán: Bạn không nên sử dụng những thông tin có liên quan đến bản thân hoặc có thể đoán được thông qua tài khoản mạng xã hội, cũng như các thông tin cá nhân như viết tắt, ngày sinh, địa chỉ, tên thú cưng. Thay vào đó, người dùng nên sử dụng những cụm từ khó đoán và có ít người sử dụng, như vậy tội phạm mạng sẽ khó khăn hơn trong việc đoán password để độc chiếm tài khoản email của bạn.

Khi nào nên thay đổi mật khẩu email?

• Sau khi xảy ra vi phạm bảo mật: Nếu bạn là đối tượng bị tấn công hoặc nhận thấy dấu hiệu đáng ngờ với tài khoản thư của mình trong thời gian gần đây, bạn cần thay đổi mật khẩu email của mình. Các doanh nghiệp tin rằng khi có sự cố rò rỉ dữ liệu xảy ra, mật khẩu người dùng sẽ không còn an toàn nữa.
• Nghi ngờ truy cập trái phép: Người dùng không nên đợi đến khi có bằng chứng rõ ràng về việc tài khoản mình đã bị tấn công rồi mới thực hiện việc thay đổi mật khẩu. Thời điểm đó là quá muộn. Ngay từ khi có mối nghi ngờ về việc ai đó đang cố gắng truy cập hoặc nhận được email thông báo rằng một người dùng trái phép đã đăng nhập vào một trong các tài khoản trên thiết bị mới, bạn hãy tiến hành thay đổi password ngay khi có thể.
• Phát hiện ra phần mềm độc hại hoặc phần mềm lừa đảo khác: Virus có thể khiến máy tính và toàn bộ mạng của người dùng gặp rủi ro. Trong trường hợp phát hiện ra phần mềm như vậy sau khi quét, hãy tiến hành thay đổi mật khẩu của mình ngay lập tức, tốt nhất là tự một thiết bị khác với thiết bị đã phát hiện ra virus.
• Truy cập được chia sẻ: Khi bạn chia sẻ thông tin đăng nhập của mình với người khác và không còn liên lạc nữa, hãy thay đổi mật khẩu email thường xuyên nhất có thể.
• Đăng nhập tại địa điểm công cộng: Nếu bạn đến thư viện hoặc sử dụng mạng công cộng để đăng nhập tài khoản, việc cần thiết là thay đổi password ngay sau đó. 
• Nếu không đăng nhập vào tài khoản trong một thời gian: Người dùng được khuyên là nên thường xuyên thay đổi mật khẩu ít sử dụng của mình.

Hướng dẫn chi tiết cách thay đổi mật khẩu cho Email Business

Để thay đổi mật khẩu (Change Password) cho tài khoản user email doanh nghiệp, bạn thực hiện theo các bước được hướng dẫn như dưới đây:

Bước 1: Tiến hành đăng nhập vào Email Business account. Sau đó, hãy bấm chọn Settings (Cài đặt) >> Account (Tài khoản) >> Change Password (Thay đổi mật khẩu).

Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết và sau đó bấm Save.

• Old Password: Mật khẩu cũ
• New Password: Mật khẩu mới
• Confirm Password: Thao tác xác nhận lại mật khẩu mới

Lưu ý: Mật khẩu mới được tạo phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Có chứa chữ in hoa
• Có chứa chữ in thường
• Không được trùng với username
• Password chứa ít nhất một số từ 0 đến 9
• Có chứa ít nhất một ký tự đặc biệt chẳng hạn như #, @, &, v.v.
• Mật khẩu dài ít nhất 8 ký tự

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc thay đổi mật khẩu cho tài khoản email trên webmail. Lưu ý rằng password là lớp bảo mật đầu tiên giúp tài khoản của bạn được an toàn trước sự tấn công từ hacker, di đó hãy đặt một mật khẩu đủ mạnh, duy nhất và khó đoán.

Thông qua bài viết, bạn đã được cung cấp một số thông tin cần biết về tầm quan trọng của việc thay đổi mật khẩu email, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào liên quan, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024 9999 7777 để được hỗ trợ giải đáp nhanh chóng.