Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Một nhiệm vụ đôi khi bị bỏ qua trong giai đoạn bắt đầu kinh doanh là thiết lập email công ty chuyên nghiệp. Các chủ doanh nghiệp mới thường muốn sử dụng tài khoản email cá nhân để tiết kiệm chi phí nhưng đây không phải là một giải pháp tốt. Một địa chỉ email bao gồm tên công ty sẽ giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của tổ chức và góp phần quảng bá thương hiệu.
Email công ty là gì?
Địa chỉ email công ty là địa chỉ có tên doanh nghiệp hoặc trang web hiện thị sau dấu @. Chẳng hạn, công ty có tên “HVN Group” sẽ có địa chỉ email là abc@hvngroup.vn. Địa chỉ email như thế này hỗ trợ truyền tải thông điệp tin cậy đến các khách hàng tiềm năng hoặc đối tác khi nhận được thư trong mailbox. Thông thường, các tổ chức sẽ lấy địa chỉ website để làm tên miền cho địa chỉ email, do đó, nó cũng đóng vai trò xây dựng độ nhận diện thương hiệu.
Bên cạnh đó, email công ty còn được hiểu là tài sản mạng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Do đó, địa chỉ này sẽ gắn liền với sự phát triển của tổ chức và là phương tiện chính cho các hoạt động công việc chung như báo cao, trao đổi với đối tác, giao tiếp với khách hàng,…
Doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề từ công ty du lịch, nhà hàng, khách sạn cho tới công ty xây dựng, tài chính, trung tâm giáo dục,…đều cần có email công ty để chuyên nghiệp hóa cách thức giao tiếp và quảng bá thương hiệu. Chi tiết về các lợi ích của email công ty sẽ được phân tích trong phần sau của bài viết.
Ưu điểm của việc đăng ký email công ty
Có rất nhiều lợi ích của việc đăng nhập email công ty với tên miền tùy chỉnh. Dưới đây là 05 lý do chính để bạn tham khảo:
Tạo sự tín nhiệm ngay lập tức với khách hàng
Phản ứng thông thường của mọi người khi nhận được thư đến từ địa chỉ email có tên miền chung, chẳng hạn @gmail.com hoặc @yahoo.com, chính là sự phớt lờ khi cho rằng đó là thư spam hoặc công ty không uy tín.
Sự tín nhiệm là một loại tiền tệ vô hình và quan trọng trong thế giới kinh doanh. Nếu doanh nghiệp có vẻ đáng ngờ, khách hàng tiềm năng sẽ không mua sản phẩm và dịch vụ trên nền tảng trực tuyến. Tổ chức của bạn cũng trông thật nghiệp dư khi sử dụng những địa chỉ email cá nhân để làm việc với đối tác. Do đó, mua tên miền email công ty và sở hữu địa chỉ thư chuyên nghiệp sẽ khiến doanh nghiệp của bạn trở nên đáng tin cậy hơn.
Quản lý website và địa chỉ email ở một nơi
Mỗi giây, mỗi phút đều có giá trị đối với doanh nghiệp. Việc có quá nhiều tài khoản cần phải đăng nhập hàng ngày có thể khiến thời gian bị sử dụng không hiệu quả. Thông qua việc kết hợp email với việc mua tên miền của công ty, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách quản lý email công ty từ cùng control panel được sử dụng để giám sát website.
Hỗ trợ nâng cao độ nhận diện của thương hiệu
Doanh nghiệp có thể lập một danh sách email công ty và quản lý dễ dàng. Điều đó có nghĩa là các tài khoản email chuyên nghiệp được đăng ký bằng tên của nhân viên, bằng vai trò của họ trong tổ chức hoặc thậm chí bằng tên phòng ban. Đồng thời, người dùng nhận được nhiều đặc quyền bổ sung gồm trả lời tự động, chuyển tiếp thư, bí danh email và danh sách gửi thư.
Với danh sách tên email công ty gắn liền với tên thương hiệu, kết hợp với các mẫu chữ ký email công ty chuyên nghiệp và hấp dẫn, mỗi thư được gửi đi đều là một cơ hội để email marketing, qua đó góp phần củng cố độ nhận diện thương hiệu.
Giảm thiểu khả năng email rơi vào spam folder
Bạn có biết rằng nhiều người chặn email đến từ tài khoản thư không tính phí không? Do đó, mặc dù doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền bằng tài khoản cá nhân không tính phí đăng ký, nhưng điều đó có thể khiến doanh nghiệp mất khoản doanh thu lớn.
Ví dụ, doanh nghiệp đang chăm sóc một khách hàng tiềm năng bằng tài khoản email cá nhân. Bạn đã gửi đi 5 email mà vẫn chưa nhận được phản hồi. Khi đó, khả năng cao tài khoản của bạn đã bị gắn cờ là spam và không bao giờ được nhận. Khi nhận ra vấn đề thì đã quá muộn, vì rất có thể khách hàng tiềm năng đó đã quyết định mua hàng của đối thủ cạnh tranh.
Do đó, đăng ký và biết cách sử dụng email công ty giúp thư gửi đi của doanh nghiệp được đánh giá cao về độ uy tín và không bị đánh dấu là spam, do đó khả năng cao lọt vào hộp thư chính của khách hàng tiềm năng.
Nhận hỗ trợ kỹ thuật khi cần
Một lợi ích khác khi đăng ký và đăng nhập email công ty là bạn sẽ không phải lo lắng về hỗ trợ kỹ thuật. Công ty cung cấp dịch vụ web hosting sẽ cung cấp hỗ trợ qua điện thoại, chat và email nếu người dùng gặp bất kỳ vấn đề nào.
Do đó, doanh nghiệp có thể yên tâm vì dữ liệu được sao lưu trên máy chủ bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ web hosting. Ngoài ra, người dùng sẽ được tham gia vào một diễn đàn cộng đồng với các video và hướng dẫn cách lập và cài đặt email công ty, cùng nhiều mẹo để khắc phục sự cố kỹ thuật có thể xảy ra trong quá trình sử dụng.
Email công ty vs email cá nhân
Các công ty mới thành lập thường phân vân không biết nên lựa chọn email công ty hay email cá nhân, khi một bên là sự tiết kiệm chi phí và một bên là sự an toàn, chuyên nghiệp. Hãy cùng chúng tôi phân tích sâu hơn để thấy sự khác biệt rõ ràng giữa hai loại tài khoản email này.
| Email cá nhân | Email công ty | |
| Đặc điểm | Địa chỉ email có tên miền mặc định, thường là tên nhà cung cấp dịch vụ, ví dụ @gmail.com hoặc @outlook.com. | Địa chỉ email có tên miền tùy chỉnh, thường là tên doanh nghiệp hoặc tên thương hiệu, ví dụ @hvngroup. |
| Chi phí | Không tính phí | Có trả phí tùy theo gói dịch vụ |
| Quảng cáo và thư spam | Không được hỗ trợ tính năng lọc thư | Cung cấp tính năng lọc thư rác để không bị lạc các email quan trọng |
| Bảo mật | Kém | Cao |
| Kiểm soát | Email thuộc quyền sở hữu của riêng cá nhân | Email công ty thuộc quyền kiểm soát và quản lý của doanh nghiệp |
| Độ uy tín và tin cậy | Không được đánh giá cao về tính tin cậy và mức độ thương hiệu là gần bằng 0 | Được đánh giá cao về độ tin cậy và có thể hỗ trợ quảng bá thương hiệu tổ chức. |
Cách tạo email công ty tại HVN
Với hơn 12 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ email hosting, HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – đảm bảo giúp bạn sở hữu địa chỉ email chuyên nghiệp với các gói giá cả phải chăng. Dưới đây là các bước hướng dẫn cách đăng ký email công ty:
- Bước 1: Liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline: 024.9999.7777 hoặc email có địa chỉ vphn@hvn.vn. Khi đó, đội ngũ nhân viên sẽ khai thác một số thông tin cần thiết về doanh nghiệp cũng như nhu cầu khi đăng ký tài khoản email công ty.
- Bước 2: Lựa chọn gói email công ty phù hợp. Bạn có thể lựa chọn tạo email công ty bằng Gmail, Zoho Mail, Microsoft Exchange hoặc email hosting. Đội ngũ chuyên gia sẽ tư vấn để đảm bảo bạn có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất và tiết kiệm nhất.
Lưu ý: Cho dù tạo email công ty bằng Google Mail hay email hosting, tên miền là yếu tố không thể thiếu. Do đó, hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp đã có sẵn tên miền hoặc có thể lựa chọn đăng ký tên miền mới với chúng tôi.
- Bước 3: Thanh toán và tiến hành tạo lập, cài đặt email công ty.
- Bước 4: Nhận hỗ trợ kỹ thuật 24/7 đến từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ.
Để được tư vấn chi tiết hơn về quy trình đăng ký email công ty, hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
Phần kết
Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quát về dịch vụ email công ty và tầm quan trọng của nó đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc có nhu cầu tư vấn chuyên sâu hơn về dịch vụ, vui lòng kết nối ngay với HVN thông qua Livechat bên dưới để nhận được sự hỗ trợ giải đáp đến từ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi.
