03 lý do chính để sử dụng GG Docs trong doanh nghiệp

Google Docs là một hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây mạnh mẽ giúp các tổ chức và doanh nghiệp thuộc mọi quy mô hợp lý hóa hoạt động của họ. Với công cụ GG Docs, người dùng có thể tạo, lưu trữ và chia sẻ tài liệu trong môi trường an toàn. 

Mục đích sử dụng GG Docs

GG Docs, hay Google Docs, là trình xử lý văn bản trực tuyến, cho phép bạn dễ dàng tạo và chỉnh sửa tài liệu ngay trong trình duyệt web của mình. Công cụ cũng có tính năng cộng tác theo thời gian thực cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến cùng lúc, từ bất kỳ thiết bị nào.

Như vậy, mục đích của GG Docs là cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản, bản trình bày slide, bảng tính, bản vẽ, khảo sát,… Các định dạng tệp được hỗ trợ trong Google Docs bao gồm: Microsoft Word, OpenDocument, Rich text format, zipped HTML và Unicode plain text. Do đó, bạn có thể sử dụng nền tảng này để mở, chỉnh sửa và lưu các tệp Microsoft Word dễ dàng.

Vì là công cụ dựa trên web, nên GG Docs có thể được sử dụng dễ dàng trên máy tính Windows hoặc Mac. Bạn có thể truy cập công cụ từ bất kỳ trình duyệt nào. Hơn nữa, nó còn cung cấp ứng dụng máy tính để bàn cho Chrome OS của Google và ứng dụng di động cho thiết bị Android hoặc iOS. Qua đó, người dùng có thể mở cửa hàng ứng dụng trên Android, iPhone hoặc iPad để tìm kiếm và tải xuống app Google Docs.

Tính năng chính của GG Docs

Google Docs cung cấp cho người dùng một số tính năng nổi bật khiến nó trở thành sự lựa chọn phổ biến cho mục đích sử dụng cá nhân và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số tính năng chính của GG Docs mà người dùng cần nắm rõ để có thể tận dụng hiệu quả cho công việc của mình:

• Cộng tác: GG Docs cho phép mọi người có thể cộng tác cùng nhau trong thời gian thực. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác và làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu. Vấn đề này sẽ được nói rõ hơn trong phần sau của bài viết.
• Dựa trên đám mây: GG Docs là phần mềm dựa trên đám mây, có nghĩa là người dùng có thể truy cập tài liệu của mình từ bất kỳ đâu, miễn có kết nối Internet.
• Kiểm soát phiên bản: Google Docs tự động lưu các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu và người dùng có thể xem các phiên bản trước đó của tài liệu và khôi phục dễ dàng về phiên bản trước nếu cần.
• Tùy chọn định dạng: GG Docs cung cấp một số tùy chọn định dạng, bao gồm kiểu và kích thước phông chữ, tiêu đề, in đậm, in nghiêng, gạch chân,…
• Tùy chọn template: GG Docs cung cấp một số template được thiết kế sẵn cho một số loại tài liệu như sơ yếu lý lịch, thư, báo cáo,…
• Add-on: GG Docs có sẵn nhiều loại add-on cho phép người dùng thêm chức năng bổ sung vào tài liệu của mình, chẳng hạn như kiểm tra chính tả, kiểm tra ngữ pháp và công cụ trích dẫn.
• Tích hợp: Là một sản phẩm của Google, GG Docs tích hợp hiệu quả với các dịch vụ khác trong hệ sinh thái Google Workspace như Drive, Sheets hay Slides. Công cụ cũng kết hợp với các dịch vụ khác của bên thứ ba như Dropbox hay Zapier.
• Ứng dụng cho thiết bị di động: GG Docs có sẵn phiên bản ứng dụng di động cho các thiết bị iOS và Android, cho phép người dùng truy cập và chỉnh sửa tài liệu dù đang di chuyển.

Hàng loạt tính năng mạnh mẽ của GG Docs khiến công cụ này trở thành một sự lựa chọn tuyệt vời cho bất kỳ ai đang cần phần mềm xử lý văn bản dựa trên đám mây đáng tin cậy, dễ sử dụng và cung cấp các tính năng năng suất, cộng tác mang tính cách mạng.

Xem thêm: Các tính năng nâng cao của Google Docs

03 lý do sử dụng GG Docs

Không thể phủ nhận được độ phổ biến của GG Docs hiện nay, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp. Không đơn giản chỉ là công cụ hỗ trợ tạo và chỉnh sửa tài liệu, ứng dụng còn tạo ra một môi trường an toàn để mọi người cùng cộng tác với nhau trong thời gian thực.

Hãy cùng chúng tôi đi sâu hơn vào một số ưu điểm mạnh mẽ của GG Docs – lý do cho việc càng ngày càng có nhiều cá nhân cũng như doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn sử dụng cho công việc hàng ngày của mình.

Cộng tác real-time hiệu quả 

Một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng GG Docs là khả năng cộng tác với người khác trong thời gian thực. Với Google Docs, nhiều người dùng có thể làm việc trên cùng một tài liệu một cách đồng thời, qua đó giúp hoàn thành dự án nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Hơn nữa, tính năng công tác của công cụ còn cho phép mọi người để lại nhận xét trên tài liệu của nhau và thực hiện các thay đổi mà không cần phải gửi qua lại nhiều phiên bản. Do đó, có thể nói cộng tác là một trong những điểm nổi bật của GG Docs so với các đối thủ khác trên thị trường bởi đây là một tính năng cần thiết cho thời đại số hóa hiện nay – khi các tổ chức và doanh nghiệp đề cao môi trường làm việc linh hoạt.

Lưu trữ và chia sẻ an toàn

Ưu điểm nổi bật khác của việc sử dụng GG Docs là cung cấp môi trường an toàn để lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Tất cả tài liệu đều được lưu trữ trên nền tảng đám mây, nghĩa là chúng có thể truy cập được từ mọi nơi, miễn thiết bị sử dụng có kết nối Internet. 

Tài liệu cũng có thể được chia sẻ dễ dàng với đồng nghiệp hoặc khách hàng, đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất. Để giữ an toàn cho tài liệu khi chia sẻ, bạn hoàn toàn có thể cài đặt quyền đối với người dùng: Viewer – chỉ xem tài liệu, Commenter – Xem, bình luận và gợi ý sửa đổi trên tài liệu, Editor – chỉnh sửa trực tiếp và toàn quyền kiểm soát tài liệu.

Tích hợp tốt với nhiều ứng dụng khác

GG Docs cũng tích hợp hiệu quả với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google Workspace như Gmail, Calendar và Drive. Điều này giúp bạn truy cập tài liệu nhanh chóng mà không cần mở thêm tab mới. Ngoài ra, người dùng có thể dễ dàng nhập tệp từ các ứng dụng khác như Microsoft Word hoặc Excel vào tài khoản Google Docs của mình. Qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi hệ thống quản lý tài liệu này sang hệ thống quản lý tài liệu khác mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu.

Nhìn chung, GG Docs là một công cụ tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một cách hiệu quả để quản lý tài liệu của mình. Với khả năng cộng tác theo thời gian thực, các tùy chọn lưu trữ và chia sẻ an toàn cũng như tính năng tích hợp với các ứng dụng phổ biến khác, doanh nghiệp có thể tận dụng tất cả tính năng mà Google Docs cung cấp để đẩy hiệu quả làm việc lên mức cao nhất.

Trên đây chỉ là 03 ưu điểm nổi bật nhất của GG Docs, để đào sâu hơn các ưu điểm của công cụ cũng như tìm hiểu cách để khai thác triệt để các tính năng của nó, bạn có thể gặp gỡ các chuyên gia của HVN bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN sở hữu đội ngũ nhân viên có hiểu biết sâu rộng về GG Docs nói riêng và hệ sinh thái Google Workspace nói chung. Vì thế, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn những góc nhìn mới hơn và sâu hơn về các ứng dụng do Google cung cấp.

Lời kết

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn bức tranh toàn diện về GG Docs và hiểu được lý do vì sao hiện nay có nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng ứng dụng. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung bài viết hoặc có nhu cầu tìm hiểu hơn về các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google Workspace, hãy kết nối với đội ngũ chuyên nghiệp của HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777.