03 bước nâng cấp Gmail cá nhân lên tài khoản doanh nghiệp

Gmail là dịch vụ email duy nhất do Google vận hành và đã trở thành một trong những ứng dụng phổ biến nhất trên toàn cầu. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang dành nhiều sự quan tâm đối với việc nâng cấp Gmail cá nhân lên tài khoản email doanh nghiệp để có thể tạo một bước tiến mới trên thị trường kinh doanh. Bài viết này sẽ giới thiệu một số lợi ích của việc nâng cấp tài khoản và hướng dẫn các bước thực hiện.

Lý do nâng cấp Gmail cá nhân sang tài khoản doanh nghiệp

Việc sử dụng tài khoản Gmail cá nhân là một cách để nhiều người tiết kiệm chi phí nhưng vẫn có thể tận dụng các tính năng cơ bản của một ứng dụng email hàng đầu cho việc trao đổi và cộng tác trực tuyến. Tuy nhiên, loại tài khoản này tiềm ẩn nhiều rủi ro bảo mật, chưa kể hạn chế người dùng đối với các tính năng cao cấp hơn.

Do đó, nâng cấp Gmail cá nhân là một bước đi khôn ngoan đối với các doanh nghiệp và người làm kinh doanh để có thể nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cũng như cải thiện năng suất. 

Cải thiện tính chuyên nghiệp

Khi nâng cấp Gmail cá nhân lên tài khoản doanh nghiệp, bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Việc có một địa chỉ email bao gồm tên miền riêng thay vì tên miền @gmail chung chung sẽ mang lại ấn tượng tích cực đối với người nhận, đồng thời giúp phân biệt với những thư spam và lừa đảo khác.

Địa chỉ Gmail doanh nghiệp cũng giúp doanh nghiệp tạo chiến lược xây dựng thương hiệu gắn kết với website, danh thiếp và các tài khoản quảng cáo khác.

Quyền truy cập vào các công cụ hỗ trợ kinh doanh

Nâng cấp Gmail cá nhân để sử dụng Gmail doanh nghiệp giúp bạn mở khóa một số công cụ và ứng dụng không có sẵn đối với tài khoản không tính phí. Người dùng sẽ có quyền truy cập vào Google Workspace, bao gồm các ứng dụng như Drive, Meet và Calendar, cùng với các tính năng khác dành cho doanh nghiệp như lưu trữ dữ liệu, hội nghị truyền hình và cộng tác nhóm. Những công cụ này có thể làm tăng đáng kể năng suất và hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên trong tổ chức.

Bảo mật và hỗ trợ nâng cao

Nhiều người dùng lựa chọn nâng cấp Gmail cá nhân lên tài khoản doanh nghiệp để được cung cấp thêm một lớp bảo mật. Bạn có thể thiết lập xác thực hai yếu tố, yêu cầu nhập mã cùng với mật khẩu để ngăn chặn truy cập trái phép. Người dùng cũng sẽ được ưu tiên hỗ trợ kỹ thuật nhanh hơn và được cá nhân hóa hơn nếu gặp bất kỳ vấn đề nào.

Cách nâng cấp Gmail cá nhân sang Google Workspace

Sau khi xem xét các lợi ích của tài khoản Gmail doanh nghiệp và đi tới quyết định nâng cấp Gmail cá nhân, có thể bạn vẫn chưa biết cách để thực hiện như thế nào. Dưới đây là các bước hướng dẫn cách để chuyển tài khoản Gmail cá nhân sang tài khoản doanh nghiệp.

Bước 1: Tạo tài khoản Google Workspace mới

Bước đầu tiên trong quá trình nâng cấp Gmail cá nhân lên tài khoản doanh nghiệp là tạo một tài khoản Google Workspace mới. Việc này sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào tất cả các tính năng liên quan đến doanh nghiệp của Gmail.

Tổ chức có thể đăng ký Google Workspace bằng địa chỉ Gmail hiện có hoặc bằng một địa chỉ email mới.

Bước 2: Chọn tên miền phù hợp

Sau khi tạo tài khoản Google Workspace, bạn sẽ cần một tên miền cho địa chỉ email doanh nghiệp của mình. Domain này phải là duy nhất cho doanh nghiệp và có thể phản ánh thương hiệu. Có hai cách cho việc lựa chọn tên miền: Sử dụng miền hiện có hoặc mua mới thông qua Google Workspace.

Bước 3: Xác minh quyền sở hữu domain

Thao tác tiếp theo trong hành trình nâng cấp Gmail cá nhân lên Gmail doanh nghiệp là xác minh quyền sở hữu tên miền. Việc này có liên quan đến thêm mã xác minh vào cài đặt DNS của miền. Đừng lo lắng nếu nghĩ rằng việc này sẽ phức tạp, Google sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn rõ ràng về cách thực hiện.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc nâng cấp Gmail cá nhân lên tài khoản doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, có một vấn đề người dùng doanh nghiệp cần lưu ý khi nâng cấp tài khoản đó là di chuyển dữ liệu.

Bạn có thể tự mình chuyển dữ liệu từ Gmail cá nhân sang tài khoản chuyên nghiệp, nhưng sẽ không đảm bảo về sự toàn vẹn và an toàn đối với lượng dữ liệu lớn. HVN Group – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – không chỉ hỗ trợ bạn nâng cấp Gmail cá nhân nhanh chóng mà còn giúp di chuyển dữ liệu an toàn với sự giám sát của đội ngũ chuyên gia được Google công nhận về kỹ năng và chuyên môn.

Bấm ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ Google Workspace này.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Cấu hình cài đặt tài khoản Gmail doanh nghiệp

Nâng cấp Gmail cá nhân sang tài khoản doanh nghiệp thành công mới chỉ là bước khởi đầu cho hành trình chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc với Google Workspace. Bạn cần phải tiến hành tùy chỉnh cài đặt tài khoản để nâng cao năng suất và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp. Dưới đây là một số mẹo để người dùng có thể tham khảo:

• Thiết lập chữ ký email: Thể hiện thương hiệu và tính chuyên nghiệp bằng cách tạo chữ ký email tùy chỉnh là một phương pháp hiệu quả. Các thông tin cần có trong chữ ký email bao gồm tên, chức danh công việc, logo công ty và thông tin liên hệ.
• Tạo label và filter mới: Sau khi nâng cấp Gmail cá nhân, người dùng nên sử dụng label và các bộ lọc để dễ dàng hơn trong việc sắp xếp email. Label giúp phân loại thư trong khi bộ lọc sẽ tự động di chuyển email đến label thích hợp.
• Định cấu hình các cài đặt khác: Các chuyên gia khuyên người dùng nên tận dụng các tùy chỉnh khác để tối ưu hóa trải nghiệm email, bao gồm tắt chế độ xem cuộc hội thoại để xem từng email riêng biệt, thay đổi mật độ hiển thị để tối ưu hóa không gian màn hình và bật phím tắt để tăng tốc tác vụ email.

Đoạn kết

Như vậy, việc nâng cấp Gmail cá nhân lên tài khoản Gmail doanh nghiệp là phương pháp hiệu quả nhất để người dùng chuyên nghiệp hóa cách làm việc của mình, qua đó có thể nâng cao hiệu quả công việc kinh doanh. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến việc tiến hành nâng cấp tài khoản hoặc cần tìm hiểu chi tiết hơn về các tính năng nâng cao của Google Workspace, vui lòng kết nối với đội ngũ chuyên gia nhiệt tình của HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777.