Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Quản lý dịch vụ
Bạn mới bắt đầu khám phá các công cụ làm việc nhóm và lưu trữ dữ liệu online? Zoho WorkDrive chính là một trong những nền tảng đáng chú ý dành cho Newbie mà bạn không nên bỏ qua. Với giao diện thân thiện, khả năng cộng tác mạnh mẽ và mức giá hợp lý, Zoho WorkDrive không chỉ giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn đảm bảo dữ liệu được quản lý an toàn và thông minh.
Tổng quan về Zoho WorkDrive
Trong kỷ nguyên mà dữ liệu được ví như “vàng”, việc quản lý, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu một cách hiệu quả trở thành yếu tố sống còn cho mọi cá nhân và tổ chức. Giữa vô vàn các giải pháp trên thị trường, Zoho WorkDrive nổi lên như một “trợ thủ đắc lực”, một “trái tim” vững chắc giúp bạn kiểm soát mọi tài liệu, tối ưu hóa quy trình làm việc và thúc đẩy sự cộng tác liền mạch. Vậy, Zoho WorkDrive thực sự là gì và tại sao nó lại trở thành lựa chọn thông minh cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức? Hãy cùng khám phá!
Zoho WorkDrive là gì?
Zoho WorkDrive là một nền tảng quản lý và cộng tác tài liệu trực tuyến toàn diện, được phát triển bởi Zoho Corporation. Nó không chỉ đơn thuần là một nơi để lưu trữ tệp tin mà còn là một không gian làm việc chung mạnh mẽ, cho phép bạn và nhóm của mình:
- Lưu trữ tập trung: Tổ chức và quản lý tất cả các loại tài liệu (văn bản, hình ảnh, video, bản trình bày,…) một cách khoa học và dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị.
- Chia sẻ an toàn: Phân quyền truy cập chi tiết, kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống tài liệu, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu quan trọng.
- Cộng tác hiệu quả: Làm việc cùng nhau trên tài liệu theo thời gian thực, nhận xét, phê duyệt và theo dõi lịch sử thay đổi một cách minh bạch.
- Tích hợp liền mạch: Kết nối mạnh mẽ với hệ sinh thái ứng dụng Zoho (Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Mail,…) và nhiều ứng dụng bên thứ ba khác, tạo nên một quy trình làm việc thông suốt.
Nói một cách đơn giản, Zoho WorkDrive là “ngôi nhà chung” an toàn và tiện lợi cho mọi tài liệu của bạn và đội nhóm, đồng thời là “cầu nối” giúp mọi người làm việc cùng nhau một cách trơn tru và hiệu quả.
Lịch sử phát triển của Zoho WorkDrive
Zoho WorkDrive không phải là một sản phẩm “sinh sau đẻ muộn”. Nó là kết quả của quá trình nghiên cứu, phát triển và lắng nghe người dùng không ngừng nghỉ của Zoho Corporation. Ra đời với mục tiêu cung cấp một giải pháp quản lý tài liệu mạnh mẽ và tích hợp sâu sắc vào hệ sinh thái Zoho, WorkDrive đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển quan trọng:
- Những phiên bản đầu tiên: Tập trung vào khả năng lưu trữ và chia sẻ cơ bản, đặt nền móng cho một nền tảng vững chắc.
- Mở rộng tính năng: Liên tục bổ sung các tính năng cộng tác nâng cao, tích hợp với các ứng dụng khác và cải thiện trải nghiệm người dùng.
- Tối ưu hóa cho doanh nghiệp: Phát triển các công cụ quản lý nhóm, phân quyền nâng cao và các tính năng bảo mật mạnh mẽ, đáp ứng nhu cầu của các tổ chức lớn.
- Hướng tới tương lai: Tiếp tục đầu tư vào công nghệ mới, tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML) để mang đến những trải nghiệm thông minh và hiệu quả hơn nữa cho người dùng trong năm 2025 và xa hơn.
Hành trình phát triển không ngừng này chứng minh cam kết của Zoho trong việc mang đến một giải pháp quản lý tài liệu ngày càng hoàn thiện và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng.
Lý do nên sử dụng Zoho WorkDrive
Giữa vô vàn lựa chọn lưu trữ và cộng tác trực tuyến, tại sao Zoho WorkDrive lại là một “ứng cử viên” sáng giá cho người dùng? Dưới đây là một số những lý do thuyết phục mà bạn có thể tham khảo như sau:
- Tính toàn diện và mạnh mẽ: Không chỉ là nơi lưu trữ, WorkDrive cung cấp một bộ công cụ cộng tác đầy đủ, giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả từ đầu đến cuối.
- Khả năng tích hợp tuyệt vời: Nếu bạn đang hoặc có kế hoạch sử dụng các ứng dụng khác của Zoho, WorkDrive sẽ là một mảnh ghép hoàn hảo, tạo nên một hệ sinh thái làm việc liền mạch và tối ưu.
- Bảo mật hàng đầu: Zoho đặt sự bảo mật dữ liệu của người dùng lên hàng đầu, với các biện pháp mã hóa tiên tiến, kiểm soát truy cập nghiêm ngặt và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
- Chi phí hợp lý: So với các giải pháp tương tự, Zoho WorkDrive mang đến một mức giá cạnh tranh với nhiều gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với mọi quy mô và nhu cầu.
- Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Ngay cả khi bạn là người dùng mới, bạn cũng có thể nhanh chóng làm quen và tận dụng tối đa các tính năng của WorkDrive nhờ giao diện trực quan và dễ điều hướng.
- Hỗ trợ tận tình: Zoho cung cấp đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp tất cả các thắc mắc và giúp bạn có thể giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng.
- Liên tục đổi mới và phát triển: Với tầm nhìn dài hạn và sự đầu tư không ngừng, Zoho WorkDrive hứa hẹn sẽ mang đến nhiều tính năng mới và cải tiến vượt trội trong tương lai.
Tóm lại, Zoho WorkDrive không chỉ là một công cụ lưu trữ mà là một giải pháp toàn diện giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, tối ưu hóa quy trình làm việc và thúc đẩy sự cộng tác mạnh mẽ trong năm 2025 và những năm tiếp theo. Hãy sẵn sàng khám phá sâu hơn về những “viên ngọc quý” mà WorkDrive mang lại trong các phần tiếp theo của bài viết này!
Các tính năng nổi bật của Zoho Drive
Zoho WorkDrive không chỉ đơn thuần là một “kho chứa” tài liệu trực tuyến, mà còn là một “bộ công cụ” đa năng được thiết kế để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả cộng tác. Hãy cùng khám phá những tính năng “đáng giá” nhất mà Zoho WorkDrive mang lại:
Quản lý tài liệu thông minh
Tính năng cốt lõi của mọi nền tảng quản lý tài liệu, và Zoho WorkDrive đã nâng nó lên một tầm cao mới bằng cách:
- Lưu trữ tập trung và phân cấp: Tạo các thư mục, thư mục con một cách linh hoạt, giúp bạn tổ chức tài liệu theo dự án, phòng ban, loại tệp tin,… một cách khoa học. Không còn tình trạng tài liệu “nằm rải rác” khắp nơi!
- Tải lên và đồng bộ hóa dễ dàng: Hỗ trợ tải lên hàng loạt tệp tin, kéo và thả trực quan. Tính năng đồng bộ hóa tự động giúp bạn luôn có phiên bản tài liệu mới nhất trên mọi thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng).
- Xem trước đa dạng định dạng: Mở và xem trước hơn 160 định dạng tệp tin khác nhau (văn bản, hình ảnh, video, audio, CAD,…) trực tiếp trên trình duyệt mà không cần tải xuống hay cài đặt thêm phần mềm.
- Tìm kiếm mạnh mẽ: Công cụ tìm kiếm thông minh cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết theo tên, nội dung, tác giả, ngày tạo,… Tiết kiệm thời gian “đãi cát tìm vàng” khi cần một tệp tin quan trọng.
- Quản lý phiên bản: Theo dõi lịch sử thay đổi của từng tài liệu, dễ dàng khôi phục lại các phiên bản trước đó khi cần thiết. Đảm bảo không có bất cứ thông tin quan trọng nào bị mất mát.
- Gắn thẻ (Tags) và chú thích (Annotations): Thêm các thẻ mô tả để phân loại và tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn. Chú thích trực tiếp lên tài liệu để đưa ra phản hồi, góp ý hoặc làm nổi bật các điểm quan trọng.
Cộng tác liền mạch
Zoho WorkDrive biến việc cộng tác trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết với khả năng:
- Chia sẻ linh hoạt và an toàn: Chia sẻ tài liệu hoặc thư mục với các thành viên trong nhóm hoặc người bên ngoài với các quyền truy cập khác nhau (chỉ xem, nhận xét, chỉnh sửa, quản lý). Đảm bảo thông tin được chia sẻ đúng người và đúng mục đích.
- Cộng tác thời gian thực: Nhiều người có thể cùng nhau chỉnh sửa một tài liệu văn bản (sử dụng Zoho Writer tích hợp) hoặc bảng tính (sử dụng Zoho Sheet tích hợp) đồng thời, theo dõi các thay đổi trực tiếp.
- Nhận xét và thảo luận: Thêm nhận xét trực tiếp vào tài liệu hoặc thư mục để trao đổi ý kiến, đưa ra phản hồi và thảo luận về các nội dung liên quan.
- Thông báo và theo dõi hoạt động: Nhận thông báo khi có ai đó chia sẻ tài liệu, nhận xét hoặc chỉnh sửa. Dễ dàng theo dõi các hoạt động mới nhất trong nhóm.
- Không gian làm việc nhóm (Team Folders): Tạo các không gian làm việc riêng cho từng nhóm hoặc dự án, với quyền truy cập và quản lý riêng biệt.
- Liên kết chia sẻ công khai và riêng tư: Tạo liên kết chia sẻ tài liệu cho những người không có tài khoản WorkDrive, với các tùy chọn bảo mật như đặt mật khẩu và thời gian hết hạn.
Tích hợp “không giới hạn”
Một trong những ưu điểm lớn của Zoho WorkDrive là khả năng tích hợp sâu rộng:
- Hệ sinh thái Zoho: Tích hợp mượt mà với các ứng dụng khác của Zoho như Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Mail, Zoho Cliq,… tạo nên một quy trình làm việc khép kín và hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể dễ dàng đính kèm tài liệu từ WorkDrive vào email hoặc liên kết tài liệu với các dự án trong Zoho Projects.
- Ứng dụng bên thứ ba: Zoho WorkDrive cũng hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến khác như Slack, Microsoft Office,… giúp bạn kết nối với các công cụ quen thuộc của mình.
- API mạnh mẽ: Cung cấp API cho phép các nhà phát triển tùy chỉnh và tích hợp WorkDrive với các ứng dụng và hệ thống khác theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Bảo mật và kiểm soát
Zoho WorkDrive luôn ưu tiên đặt sự an toàn và bảo mật dữ liệu của khách hàng lên hàng đầu. Do đó, hãng đã tập trung phát triển phần mềm với một số những tính năng bảo mật và kiểm soát nâng cao như:
- Mã hóa dữ liệu: Tất cả dữ liệu được mã hóa khi truyền tải và lưu trữ, đảm bảo an toàn tuyệt đối trước các nguy cơ tấn công mạng.
- Kiểm soát truy cập chi tiết: Quản trị viên có thể thiết lập các quyền truy cập khác nhau cho từng người dùng và nhóm, đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.
- Nhật ký hoạt động: Ghi lại mọi hoạt động trên tài khoản, giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát những thay đổi đã được thực hiện.
- Ngăn chặn mất dữ liệu: Tính năng quản lý phiên bản và thùng rác giúp bạn dễ dàng khôi phục lại các tài liệu đã xóa hoặc chỉnh sửa nhầm.
- Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật: Zoho WorkDrive tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như GDPR, SOC 2 Type II,… đảm bảo sự tin cậy và mức độ an toàn cho dữ liệu của bạn.
Trải nghiệm người dùng tối ưu
Zoho WorkDrive được thiết kế với giao diện trực quan và dễ sử dụng, ngay cả đối với người mới bắt đầu:
- Giao diện sạch sẽ và hiện đại: Dễ dàng điều hướng và tìm kiếm các tính năng cần thiết.
- Khả năng tùy chỉnh: Tùy chỉnh giao diện theo sở thích cá nhân hoặc thương hiệu của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ đa nền tảng: Truy cập WorkDrive từ mọi thiết bị (máy tính, trình duyệt web, ứng dụng di động trên iOS và Android) mọi lúc mọi nơi.
Những tính năng nổi bật trên chỉ là một phần nhỏ trong “sức mạnh” mà Zoho WorkDrive mang lại. Với khả năng quản lý tài liệu thông minh, cộng tác liền mạch, tích hợp đa dạng, bảo mật hàng đầu và trải nghiệm người dùng tối ưu, Zoho WorkDrive thực sự là một “trợ thủ đắc lực” không thể thiếu cho cá nhân và doanh nghiệp.
Lợi ích khi sử dụng Zoho WorkDrive
Sử dụng Zoho WorkDrive không chỉ đơn thuần là công cụ lưu trữ tài liệu, mà còn mang lại vô số lợi ích thiết thực cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích đặc biệt mà bạn có thể yên tâm về giải pháp này khi “chọn mặt gửi vàng”:
- Tăng cường hiệu quả cộng tác: Làm việc nhóm mượt mà trên cùng một tài liệu theo thời gian thực. Đồng thời bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ và thu thập phản hồi từ các thành viên, giảm thiểu sự nhầm lẫn và trùng lặp trong công việc.
- Nâng cao khả năng quản lý tài liệu: Tổ chức tài liệu khoa học, dễ dàng tìm kiếm và truy cập, kiểm soát phiên bản, tránh mất mát dữ liệu quan trọng và phân quyền truy cập chi tiết, đảm bảo an toàn thông tin.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Tích hợp với các ứng dụng Zoho khác và bên thứ ba, tạo quy trình liền mạch để giảm thiểu thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng. Hơn nữa, giải pháp này còn tự động hóa một số tác vụ liên quan đến quản lý tài liệu.
- Tiết kiệm chi phí: Zoho WorkDrive loại bỏ nhu cầu về các giải pháp lưu trữ vật lý tốn kém đồng thời cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với nhiều quy mô để tối ưu hóa hiệu suất làm việc, gián tiếp tiết kiệm chi phí nhân sự.
- Truy cập mọi lúc mọi nơi: Bạn có thể làm việc trên tài liệu từ mọi thiết bị có kết nối internet và đảm bảo tính linh hoạt, không bị gián đoạn trong công việc.
- Bảo mật dữ liệu tối ưu: Mã hóa dữ liệu mạnh mẽ, bảo vệ thông tin khỏi các mối đe dọa thông qua việc tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
- Cải thiện giao tiếp và phối hợp: Tạo không gian làm việc chung trực tuyến, tăng cường giao tiếp nhóm để dễ dàng theo dõi tiến độ và đóng góp ý kiến của từng thành viên.
Như vậy, có thể thấy rằng Zoho WorkDrive khi được cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức sử dụng đều mang lại những lợi ích đặc biệt. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một số những đánh giá thực tế của phần mềm này thông qua nội dung bên dưới đây.
Đánh giá ưu và nhược điểm của Zoho WorkDrive
Mặc dù Zoho WorkDrive là một giải pháp lưu trữ và cộng tác hiệu quả, nhưng giống như bất kỳ nền tảng công nghệ nào, nó cũng có những điểm mạnh và điểm hạn chế riêng. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn để đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu của nhóm hoặc doanh nghiệp của mình.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| ✅ Tích hợp sâu với hệ sinh thái Zoho (CRM, Mail, Projects…).
✅ Hỗ trợ cộng tác nhóm mạnh mẽ thông qua Team Folders. ✅ Phân quyền truy cập chi tiết, kiểm soát tốt dữ liệu nội bộ. ✅ Bảo mật cao, tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế (ISO, GDPR…). ✅ Giá thành hợp lý, nhiều lựa chọn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. |
❌ Chưa phổ biến rộng rãi tại Việt Nam nên ít tài liệu hỗ trợ tiếng Việt.
❌ Tốc độ truy cập có thể bị ảnh hưởng nếu internet không ổn định. ❌ Giao diện hiện đại nhưng vẫn cần thời gian làm quen cho người mới. ❌ Chưa có nhiều tích hợp với các bên thứ ba ngoài hệ sinh thái Zoho. ❌ Phiên bản mobile chưa tối ưu bằng desktop về mặt trải nghiệm. |
Nhìn chung, Zoho WorkDrive là một lựa chọn lý tưởng cho các nhóm làm việc đang tìm kiếm một giải pháp lưu trữ đám mây hiện đại, bảo mật và hỗ trợ cộng tác hiệu quả. Mặc dù vẫn còn một vài hạn chế nhỏ liên quan đến mức độ phổ biến và trải nghiệm người dùng tại Việt Nam, nhưng với sự phát triển liên tục của hệ sinh thái Zoho, những điểm yếu này hoàn toàn có thể được cải thiện trong thời gian tới.
So sánh Zoho WorkDrive với Google Drive và OneDrive
Trên thị trường hiện nay, Google Drive và Microsoft OneDrive là hai cái tên quen thuộc với người dùng cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, Zoho WorkDrive nổi lên như một giải pháp tối ưu dành cho nhóm làm việc cần sự cộng tác sâu và quản trị linh hoạt. Dưới đây là bảng so sánh ba nền tảng nổi bật này theo nhiều tiêu chí quan trọng:
| Tiêu chí | Zoho WorkDrive | Google Drive | Microsoft OneDrive |
| Mục tiêu chính | Tối ưu cho làm việc nhóm & doanh nghiệp | Phổ biến với cá nhân và tổ chức giáo dục | Tích hợp chặt với Microsoft Office |
| Không gian lưu trữ miễn phí | Không có bản miễn phí – bắt đầu từ 1TB/người dùng | 15GB miễn phí | 5GB miễn phí |
| Tính năng cộng tác nhóm | Rất mạnh với Team Folders, phân quyền chi tiết | Cộng tác tốt qua Google Docs/Sheets | Cộng tác tốt qua Office Online |
| Khả năng phân quyền và theo dõi | Chi tiết, báo cáo đầy đủ từng hành động | Hạn chế trong theo dõi hoạt động cụ thể | Có nhưng chủ yếu qua SharePoint nâng cao |
| Tích hợp ứng dụng văn phòng | Zoho Writer, Sheet, Show – tương đương MS Office | Google Docs, Sheets, Slides | Word, Excel, PowerPoint online |
| Bảo mật & tuân thủ | ISO 27001, SOC 2, GDPR – ưu tiên bảo mật doanh nghiệp | Tốt, có xác thực 2 lớp | Mạnh, tích hợp Azure AD, MFA |
| Khả năng tích hợp hệ sinh thái | Rất sâu trong bộ Zoho Workplace (CRM, Mail…) | Rất tốt với Google Workspace | Tuyệt vời nếu bạn dùng Microsoft 365 |
| Chi phí | Hợp lý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (từ $2.5/user/tháng) | Miễn phí, gói nâng cao có chi phí cao dần | Bao gồm trong gói Microsoft 365 |
| Hạn chế chính | Chưa phổ biến rộng rãi, ít người biết đến tại VN | Dễ quá tải với nhiều file, kém kiểm soát nội bộ | Đôi khi cồng kềnh với người dùng cơ bản |
Dựa vào bảng so sánh được chúng tôi chia sẻ trên đây, có thể thấy rằng:
- Zoho WorkDrive phù hợp với các doanh nghiệp cần cộng tác nhóm mạnh mẽ, phân quyền chặt chẽ và ưu tiên bảo mật dữ liệu nội bộ.
- Google Drive thích hợp với người dùng cá nhân, nhóm nhỏ hoặc trong lĩnh vực giáo dục, nơi tính tiện lợi và miễn phí được ưu tiên.
- OneDrive là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp đã sử dụng Microsoft 365, nhờ sự tích hợp mượt mà với Word, Excel, Outlook…
Các gói dịch vụ Zoho WorkDrive bản quyền
Zoho WorkDrive cung cấp nhiều gói bản quyền linh hoạt, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp – từ nhóm nhỏ khởi nghiệp đến tổ chức lớn đang trong quá trình chuyển đổi số. Dưới đây là thông tin tổng quan về các gói dịch vụ chính mà bạn có thể tham khảo:
| Tên gói | Gói Starter | Gói Team | Gói Business |
| Dung lượng |
|
|
|
| Tính năng |
|
|
|
Mỗi gói dịch vụ Zoho WorkDrive sẽ phù hợp với từng nhóm người dùng cụ thể, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và tính năng mà gói giải pháp đang sở hữu. Để nhận được bảng báo giá chi tiết nhất về từng gói dịch vụ vui lòng click chọn NHẬN BÁO GIÁ để được hỗ trợ.
Hướng dẫn sử dụng Zoho WorkDrive cơ bản nhất
Bạn mới làm quen với Zoho WorkDrive? Đừng lo, Dưới đây là các bước hướng dẫn dễ hiểu, trực quan, dành riêng cho người mới – giúp bạn làm chủ Zoho WorkDrive chỉ trong vài phút:
Đăng nhập và tạo nhóm trên Zoho WorkDrive
Nếu bạn đã có tài khoản Zoho WorkDrive, để có thể sử dụng phần mềm này trước tiên bạn cần phải đăng nhập với hướng dẫn chi tiết như sau:
- Bước 1: Truy cập địa chỉ – https://www.zoho.com/vi/workdrive/ sau đó chọn Đăng nhập ở góc trên cùng bên phải.
- Bước 2: Nhập địa chỉ email vào ô trống < tiếp đến chọn Kế tiếp hoặc bạn có thể đăng nhập bằng cách sử dụng các tài khoản có sẵn như Apple, Google, Microsoft, Facebook…
- Bước 3: Nhập mã xác minh đã được gửi vào email sau đó click chọn Xác minh.
- Bước 4: Click chọn phiên bản dùng với nhóm và doanh nghiệp sau đó chọn Tạo Tài Khoản.
- Bước 5: Tạo tên cho nhóm của bạn > có thể tích chọn Cho phép những người sử dụng cùng tên miền tham gia nhóm của bạn > tiếp đến chọn Tạo nhóm của Bạn.
- Bước 6: Nhập địa chỉ email thành viên mà bạn muốn mời tham gia > tích chọn vai trò > sau đó chọn Mời thành viên.
Như vậy, chỉ với 06 bước được chúng tôi chia sẻ trên đây bạn đã đăng nhập và tạo nhóm thành công phần mềm Zoho WorkDrive.
Tạo và tải tệp lên
Sau khi đã đăng nhập và tạo nhóm thành công, tiếp đến bạn có thể tiến hành tạo và tải lên tệp dữ liệu dễ dàng với các bước như sau:
- Bước 1: Trên giao diện của Zoho WorkDrive click chọn Thư mục của tôi > tiếp đến chọn + Mới ở góc trên cùng bên phải.
- Bước 2: Nếu bạn muốn tạo tài liệu mới chỉ cần chọn Zoho Writer > tiếp đến chọn Tài liệu trắng hoặc Sử dụng mẫu.
- Bước 3: Nếu bạn muốn tải lên tệp hoặc thư mục chỉ cần click tùy chọn này bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F để tải lên tập tin và Ctrl + Shift + U để tải lên thư mục.
- Bước 4: Hoàn thành.
Chia sẻ và phân quyền tệp
Nếu bạn muốn chia sẻ hoặc phân quyền bất cứ tài liệu nào trên Zoho Drive thì có thể tham khảo ngay các bước được chúng tôi hướng dẫn chi tiết như sau:
- Bước 1: Mở tài liệu trên Zoho WorkDrive > tại góc trên cùng bên phải của tài liệu click chọn Chia sẻ.
- Bước 2: Nhập địa chỉ email vào ô trống > thiết lập quyền xem hoặc chỉnh sửa > tiếp đến chọn Chia sẻ.
- Bước 3: Hoàn thành.
Tải tệp tin về máy
Ngoài những tính năng được chia sẻ như trên, bạn còn có thể tải tệp tin trên Zoho WorkDrive về máy tính với các bước cơ bản như sau:
- Bước 1: Click chọn Tập tin > tiếp đến chọn Tải Xuống Dưới Dạng > tiếp đến chọn dạng mà bạn muốn tải về như .docx, .pdf…
- Bước 2: Tệp tin đã được tải về thiết bị của bạn và có thể mở để xem bất cứ lúc nào.
Với những hướng dẫn trên đây, bạn hoàn toàn có thể chinh phục phần mềm Zoho WorkDrive một cách dễ dàng và nhanh chóng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về ứng dụng của giải pháp này đối với doanh nghiệp thông qua nội dung tiếp theo.
Ứng dụng Zoho WorkDrive trong doanh nghiệp như thế nào?
Zoho WorkDrive không chỉ là công cụ lưu trữ mà còn là nền tảng hỗ trợ cộng tác, quản lý tài liệu và tăng hiệu suất làm việc cho mọi bộ phận trong tổ chức. Dưới đây là cách các phòng ban có thể khai thác tối đa WorkDrive:
Phòng Hành chính – Nhân sự (HR)
*Ứng dụng:
- Lưu trữ hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, quyết định nội bộ.
- Chia sẻ tài liệu onboarding với nhân viên mới qua liên kết có kiểm soát.
- Sử dụng Team Folders để phân quyền riêng giữa nhân sự quản lý và nhân sự chuyên môn.
*Lợi ích:
- Dễ dàng tìm kiếm và cập nhật bất cứ tài liệu hoặc hồ sơ nào.
- Bảo mật thông tin cá nhân cao, tuân thủ GDPR.
- Giao tiếp nhanh chóng với nhân viên qua các tài liệu chia sẻ tức thì.
Phòng Kế toán – Tài chính
*Ứng dụng:
- Lưu trữ chứng từ, hóa đơn, bảng lương, báo cáo tài chính.
- Chia sẻ dữ liệu kiểm toán với kế toán trưởng hoặc bên thứ ba qua liên kết có thời hạn.
- Gắn nhãn, phân loại theo tháng/quý/năm để dễ tra cứu.
*Lợi ích:
- Tránh mất dữ liệu do lỗi ổ cứng nội bộ.
- Tăng hiệu quả kiểm toán, đối chiếu số liệu minh bạch.
- Phân quyền truy cập theo cấp bậc để bảo mật tài chính nội bộ.
Phòng Kinh doanh – Bán hàng
*Ứng dụng:
- Lưu trữ báo giá, hợp đồng, danh sách khách hàng, tài liệu giới thiệu sản phẩm.
- Chia sẻ nhanh tài liệu với khách hàng mà vẫn kiểm soát được lượt xem.
- Kết nối trực tiếp với Zoho CRM để đính kèm tài liệu vào từng khách hàng.
*Lợi ích:
- Thời gian phản hồi khách hàng được rút ngắn đáng kể.
- Luôn có phiên bản cập nhật mới nhất của tài liệu bán hàng.
- Tăng khả năng cộng tác giữa sales và back-office.
Phòng Marketing
*Ứng dụng:
- Lưu trữ hình ảnh, video, nội dung quảng cáo, chiến dịch.
- Làm việc nhóm hiệu quả trên cùng file chiến lược, content hoặc thiết kế.
- Dùng tính năng “thu thập tập tin” để nhận tư liệu từ đối tác hoặc KOLs.
*Lợi ích:
- Luồng làm việc mượt mà giữa content, designer và digital team.
- Lưu trữ tập trung tất cả tư liệu truyền thông.
- Theo dõi ai chỉnh sửa, cập nhật nội dung, giúp kiểm soát thương hiệu.
Phòng IT – Công nghệ
*Ứng dụng:
- Quản lý tài liệu kỹ thuật, tài nguyên nội bộ, quy trình triển khai phần mềm.
- Sử dụng API, webhook để kết nối WorkDrive vào hệ thống quản trị doanh nghiệp.
- Theo dõi hoạt động truy cập, bảo mật, và khôi phục dữ liệu nếu cần.
*Lợi ích:
- Dễ dàng phân quyền theo nhóm kỹ thuật.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu hệ thống với mã hóa AES 256-bit.
- Giảm phụ thuộc vào server vật lý nội bộ.
Ban Giám đốc/Quản lý cấp cao
*Ứng dụng:
- Truy cập báo cáo, chiến lược, tài liệu nội bộ mọi lúc mọi nơi.
- Duyệt và góp ý trực tiếp vào tài liệu mà không cần gửi email qua lại.
- Xem báo cáo hoạt động, kiểm soát dữ liệu toàn doanh nghiệp.
*Lợi ích:
- Ra quyết định nhanh nhờ thông tin luôn sẵn sàng.
- Bảo mật cấp cao – chỉ người có quyền mới truy cập được tài liệu nhạy cảm.
- Dễ kiểm tra lịch sử thao tác trên từng file.
Như vậy, có thể thấy rằng Zoho WorkDrive không chỉ là một “kho lưu trữ”, mà là một trợ thủ cộng tác số toàn diện, hỗ trợ từng phòng ban theo đúng nhu cầu đặc thù. Khi được triển khai đúng cách, nó giúp tăng tốc quy trình, đảm bảo bảo mật, và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của cả doanh nghiệp.
Lưu ý quan trọng khi sử dụng Zoho WorkDrive
Mặc dù Zoho WorkDrive là một nền tảng mạnh mẽ và linh hoạt, người dùng vẫn cần lưu ý một số điểm dưới đây để đảm bảo sử dụng hiệu quả, an toàn và phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp:
- Phân quyền truy cập rõ ràng: Trước khi chia sẻ bất kỳ tài liệu hay thư mục nào, hãy đảm bảo bạn đã phân quyền đúng người, đúng nhóm để tránh rò rỉ thông tin hoặc chỉnh sửa sai lệch. Sử dụng các cấp quyền như: Viewer, Editor, Admin một cách cẩn trọng trong Team Folders.
- Đặt tên và tổ chức thư mục khoa học: Tên thư mục và tệp nên có quy ước rõ ràng theo ngày, phòng ban, nội dung để thuận tiện cho việc tìm kiếm và cộng tác. Hạn chế lưu trữ tệp cá nhân trong Team Folders nếu không liên quan đến nhóm làm việc.
- Theo dõi và bảo mật khi chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài: Khi chia sẻ liên kết cho đối tác hoặc người không thuộc tổ chức, nên bật các tính năng như: Đặt mật khẩu, thời hạn sử dụng, giới hạn số lượt truy cập. Tránh chia sẻ công khai nếu không cần thiết để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
- Quản lý phiên bản và tránh trùng lặp: Tận dụng tính năng lưu phiên bản (versioning) để theo dõi thay đổi và phục hồi nội dung cũ khi cần. Hạn chế tạo nhiều bản sao của cùng một tệp để không gây rối loạn thông tin.
- Sao lưu định kỳ và khôi phục dữ liệu: Dù WorkDrive có tính năng khôi phục, bạn nên đặt lịch sao lưu định kỳ (đặc biệt với dữ liệu quan trọng). Các tệp bị xóa vẫn có thể khôi phục trong thùng rác trong thời gian nhất định (tùy gói dịch vụ).
- Đảm bảo đồng bộ và cập nhật ứng dụng: Cài đặt ứng dụng Zoho WorkDrive trên máy tính & điện thoại để làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi. Đảm bảo ứng dụng luôn được cập nhật phiên bản mới để có đầy đủ tính năng và bản vá bảo mật.
- Đào tạo người dùng nội bộ: Tổ chức các buổi training cơ bản để nhân sự làm quen với nền tảng, nhất là khi chuyển đổi từ Google Drive hoặc OneDrive sang. Có thể sử dụng các video hướng dẫn từ Zoho hoặc tài liệu nội bộ tùy chỉnh.
Việc sử dụng Zoho WorkDrive không chỉ là lưu trữ – mà là cách tổ chức, chia sẻ và bảo vệ tài sản số của doanh nghiệp. Tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp bạn khai thác tối đa hiệu suất của nền tảng này và đảm bảo an toàn dữ liệu dài hạn.
Một số câu hỏi thường gặp
- Zoho WorkDrive có miễn phí không?
Zoho WorkDrive không có bản miễn phí vĩnh viễn, nhưng cung cấp bản dùng thử miễn phí trong 15 ngày với đầy đủ tính năng. Sau đó, bạn cần chọn một trong các gói trả phí phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
- Tôi có thể sử dụng Zoho WorkDrive khi không có Internet không?
Có. Bạn có thể làm việc offline với ứng dụng WorkDrive Sync trên máy tính. Khi có kết nối Internet trở lại, hệ thống sẽ tự động đồng bộ các thay đổi lên đám mây.
- Zoho WorkDrive có bảo mật không?
Rất an toàn. Nền tảng này sử dụng mã hóa AES-256, kết nối SSL/TLS, hỗ trợ xác thực hai lớp (2FA) và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật như SOC 2, ISO 27001, GDPR.
- Tôi có thể chuyển dữ liệu từ Google Drive hoặc OneDrive sang không?
Có. Zoho hỗ trợ công cụ nhập dữ liệu (migration tool) để bạn dễ dàng di chuyển tài liệu từ các nền tảng khác sang WorkDrive mà không mất dữ liệu.
- Zoho WorkDrive có tích hợp với các phần mềm khác không?
Có. WorkDrive tích hợp chặt chẽ với bộ ứng dụng Zoho như CRM, Projects, Mail, Sign… Đồng thời hỗ trợ API và Webhook để kết nối với hệ thống bên thứ ba như Slack, Microsoft Teams, Zapier…
- Tôi có thể khôi phục tập tin đã xóa trong Zoho WorkDrive không?
Có. Tất cả tệp bị xóa sẽ được lưu trong thùng rác và có thể khôi phục trong khoảng thời gian tùy theo gói dịch vụ (ví dụ: lên đến 120 ngày ở gói Business). Sau khoảng thời gian này, dữ liệu nếu không được khôi phục sẽ bị xóa vĩnh viễn.
- Zoho WorkDrive có ứng dụng cho điện thoại không?
Có. Bạn có thể tải ứng dụng Zoho WorkDrive trên iOS và Android, cho phép xem, chỉnh sửa, chia sẻ và tải lên tài liệu mọi lúc mọi nơi.
- Có thể đồng bộ dữ liệu giữa máy tính và WorkDrive không?
Có. Ứng dụng WorkDrive Sync cho phép đồng bộ 2 chiều giữa máy tính cá nhân và WorkDrive – giúp bạn làm việc trên file như bình thường và hệ thống tự đồng bộ lên đám mây.
Lời kết
Nếu bạn là một “newbie” trong hành trình số hóa doanh nghiệp, thì Zoho WorkDrive chính là một điểm khởi đầu thông minh, dễ làm quen, nhưng đủ mạnh mẽ để đồng hành lâu dài. Đừng để dữ liệu của bạn nằm rải rác – hãy để WorkDrive giúp bạn quy chuẩn hóa, bảo vệ và tối ưu toàn bộ quy trình làm việc của mình ngay từ hôm nay.
Để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất, bạn chỉ cần liên hệ ngay đến HVN Group qua địa chỉ:
- Fanpage: HVN Group
- Hotline: 024.9999.7777
